李曉秋?王磊?武斌

摘 要：通過對工會會員檔案概念、材料、管理等的認(rèn)識，分析建立工會會員檔案的可行性，提出工會會員檔案管理模式及建立方法。

關(guān)鍵詞：新時代;工會;會員檔案;模式

基金項目：安徽省社科創(chuàng)新發(fā)展研究課題攻關(guān)項目“新時代工會檔案及檔案工作研究”（項目編號：2018CX081）、三項課題成果。

我國處于新時代，經(jīng)濟(jì)繁榮、社會穩(wěn)定，從業(yè)人員流動正常，工會組織廣泛建立。工會組織創(chuàng)新發(fā)展、職工普惠性工作需要會員信息規(guī)范管理，職工在工會參與中形成的原始記錄需要妥善保存。建立工會會員檔案并進(jìn)行專業(yè)化管理是保證工會會員會籍材料安全、準(zhǔn)確，會員信息規(guī)范管理的必然選擇。

1 工會會員檔案

工會會員檔案是工會在會籍管理等工作中形成并保存的涉及會員信息的歷史記錄。工會會員檔案以會員入會申請、會員情況登記表等文件材料為主，是會員會籍、參與工會活動的憑證，是工會工作的憑證，是工會工作、會員管理的參考。工會會員檔案是反映工會“專門領(lǐng)域活動的檔案”[1]，屬于工會專業(yè)檔案，具有較強(qiáng)的專門性：在會籍管理中形成;形成的入會申請、會員登記表等材料具有特定形式;在會員會籍及工會參與情況證明中具有專用性。工會會員檔案管理是收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用、鑒定、銷毀會員檔案材料的信息管理工作。對會員檔案資料進(jìn)行專業(yè)化管理，是工會創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)職工、維護(hù)職工權(quán)益、會籍規(guī)范管理的需要。

2 工會會員檔案管理概況

會員檔案是工會組織內(nèi)部掌握會員情況，方便工會工作的重要依據(jù)。我國基層工會會員檔案工作概況如下。

2.1 工會會員檔案處于自發(fā)建立狀態(tài)

全總及地方工會未制定工會會員檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定，國家檔案主管部門沒有工會會員檔案相關(guān)規(guī)定及規(guī)范，沒有列入國家檔案局的國家基本專業(yè)檔案制定計劃，各地方工會普遍未開展基層工會會員檔案建立推進(jìn)工作，會員檔案處于基層工會自發(fā)建立的狀態(tài)。新時代建會與入會工作廣泛，龐大的會員數(shù)量，多種職業(yè)類型的會員，需要工會會員會籍的科學(xué)化、精細(xì)化管理，但對檔案工作重視程度、工作規(guī)范程度的不同，各基層工會會員檔案建立、管理呈現(xiàn)不同水平。

2.2 工會會員檔案管理處于初級階段

基層工會的工會會員檔案工作普遍沒有按檔案管理規(guī)范建立與管理，處于收集并保管入會申請、會員登記表的初級階段。管理狀況較好的工會對檔案材料進(jìn)行了分類整理，主要有以下兩種：按會員分類，一個會員一個檔案盒（袋），保存會員入會申請、登記表、困難幫扶等涉及個人情況的材料;按材料種類分類，分為會員信息統(tǒng)計表、會員入會申請、會員登記表、困難幫扶材料及其它材料，按類存放在檔案盒中。會員檔案材料的保管方式主要有兩種：保存在基層工會辦公室的文件柜中;每年將會員信息統(tǒng)計表、新增的困難幫扶等重要材料整理歸檔到單位文書檔案，保存在單位綜合檔案室，其余材料工會留存。工會保存的會員檔案材料中，退休及離職會員的檔案材料單獨(dú)存放，定期銷毀。

2.3 對工會會員檔案的認(rèn)識處于檔案概念泛用階段

目前，工會組織內(nèi)廣泛使用的“工會會員檔案”不是檔案專業(yè)管理中嚴(yán)格意義上的檔案，是工會人員對“檔案”概念的泛用。“工會會員檔案”概念泛用是工會管理“實(shí)踐與認(rèn)識統(tǒng)一作用的結(jié)果”，是借用“檔案”對工會工作中留存資料的特指，提示資料的重要性，需要妥善保管，不能丟棄，是工會組織對會員檔案材料重視的表現(xiàn)，是工會會員檔案意識形成的標(biāo)志[2]。

3 建立工會會員檔案的可行性分析

檔案是社會實(shí)踐的歷史記錄。基層工會已具備建立工會會員檔案的思想、政策、材料、技術(shù)、人員素質(zhì)、利用需求的條件。

3.1 具有建立會員檔案的思想準(zhǔn)備及政策保障

工會會員檔案的泛化使用使建立工會會員檔案的意識逐漸形成，為工會會員檔案專業(yè)化建設(shè)提供了思想準(zhǔn)備。全總制發(fā)《工會會員會籍管理辦法》《工會組織和工會會員實(shí)名制管理工作方案》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)<中華全國總工會會員證>管理工作的通知》《推進(jìn)基層工會組織和工會會員實(shí)名制管理工作方案》等規(guī)范性文件，要求會員會籍實(shí)名制、動態(tài)管理，到2020年底建成省級數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)工會組織和會員實(shí)名信息統(tǒng)計，基層工會要建立工會會員檔案，為會員檔案的建立提供了政策保障。

3.2 具有建立會員檔案的材料基礎(chǔ)

基層工會已具有建立會員檔案的材料基礎(chǔ)。全總對《入會申請書》《工會會員登記表》進(jìn)行了規(guī)范，基層工會開展了老會員重新登記、新入會會員嚴(yán)格履行入會手續(xù)工作，會籍材料齊全。職工工會參與、普惠性工作中，基層工會累積了大量會員參與活動的材料。

3.3 具備建立會員檔案的技術(shù)支持、人才支撐

在建省級分工會實(shí)名數(shù)據(jù)庫工作中各基層工會收集、保存會員的數(shù)字化信息，具備信息化管理條件。我國高等教育從大眾化向普及化發(fā)展過程中，國民素質(zhì)普遍提高，工會工作人員文化素質(zhì)、信息技術(shù)技能、檔案意識、檔案工作能力不斷提高，具備建立并管理會員檔案的人才支撐。

4 工會會員檔案建立建議

工會會員檔案是工會的專業(yè)檔案，沒有既成的管理制度和管理模式。工會需要遵循檔案管理規(guī)律，結(jié)合相關(guān)法規(guī)規(guī)章及工會工作實(shí)踐，建立適合工會發(fā)展的會員檔案管理體制機(jī)制、管理模式、管理方法，依法、科學(xué)建立及管理工會會員檔案。

4.1 建立工會會員檔案管理體制機(jī)制

建立專人負(fù)責(zé)制，明確分管主席、專人管理工會會員檔案。建立工會會員檔案多元參與機(jī)制：請會員參與會員檔案管理監(jiān)督;納入單位檔案管理體系，接受檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo);納入工會工作及工會檔案工作管理及考核。制定會員檔案管理制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)管理。制定工會會員檔案歸檔文件材料范圍，制定制度規(guī)范檔案立卷歸檔、檔案保管、檔案利用、檔案移交、檔案鑒定與銷毀、會籍檔案材料轉(zhuǎn)遞，制定檔案人員崗位職責(zé)，規(guī)范工作人員行為。

4.2 “獨(dú)立立卷，單獨(dú)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理模式

工會會員檔案需要在工會會籍等工作中使用、動態(tài)管理，是工會的專業(yè)檔案，涉及會員保密信息，宜采取工會專人立卷、工會專人管理，接受檔案管理部門統(tǒng)一監(jiān)督、指導(dǎo)的管理模式，按檔案專業(yè) 要求嚴(yán)格管理。

4.3 工會會員檔案實(shí)體管理方法

收集：專人負(fù)責(zé)，隨時收集;材料范圍為會員入會申請、會員登記表、會員卡信息、困難幫扶申請及幫扶記錄、會員參與工會活動相關(guān)材料、會員關(guān)系變動記錄等;收集紙質(zhì)及電子材料。整理：按會員分類、組卷，材料按“種類+時間”分類排序，按“卷號+類號+流水號”編號。編目：制作會員檔案歸檔文件目錄，在通用的序號、責(zé)任者、題名、時間、頁數(shù)、備注欄的基礎(chǔ)上，增加“轉(zhuǎn)遞”欄，用于填寫會籍材料轉(zhuǎn)遞去向。裝訂：活頁式裝訂或封套（檔案袋）法收裝。歸檔：隨時收集隨時歸檔，確保會員信息及時更新、會籍動態(tài)管理。編制檢索工具：按會員姓氏漢語拼音先后順序編制人名索引，或按在本工會建立會員關(guān)系先后編制人名索引;編制會員檔案案卷目錄。保管：按“八防”要求保管，存放在工會的檔案室或配備有密碼鎖的檔案柜。利用：原則上不外借，原則上僅對本單位、工會及本人提供利用;檔案利用需遵守保密規(guī)定，不擅自發(fā)布、傳播、公布檔案涉密信息。鑒定與銷毀：鑒定需經(jīng)分管主席同意，由單位檔案部門負(fù)責(zé)人、工會檔案工作人員、工會領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定組鑒定;經(jīng)鑒定不需要保存的檔案需登記造冊，分管主席批準(zhǔn)后銷毀，不少于兩人監(jiān)銷。

4.4 開展工會會員檔案數(shù)字化管理

實(shí)行工會會員檔案數(shù)字化管理，向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。工會會員檔案按照國家“雙套制”要求，采取“雙套制”形成及管理。在會籍管理及工會其它工作中，超前控制，注意形成、收集電子文件，保存電子文件和紙質(zhì)文件材料。

4.5 加強(qiáng)工會會員檔案工作人員管理

選擇政治覺悟高，品行端正、遵紀(jì)守法、職業(yè)能力強(qiáng)、具有服務(wù)意識的人員從事工會會員檔案管理。

建立并完善工會會員檔案是工會實(shí)踐的需要，是新時代工會發(fā)展的必然?；鶎庸?yīng)提高認(rèn)識，加大投入，加強(qiáng)檔案意識宣傳、檔案知識普及，確保工會會員檔案及時、規(guī)范建立，在服務(wù)工會創(chuàng)新發(fā)展、維護(hù)職工權(quán)益、職工普惠性工作中發(fā)揮積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.檔案工作基本術(shù)語[S].國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，2001：2000.

[2]閆鵬.檔案概念泛用的動因分析[J].上海檔案.2018，000（004）：30-32.