寧鳳霞

摘要：信息化技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”是近些年大眾可以經(jīng)常聽到的新穎詞匯，隨著我國經(jīng)濟(jì)及科技水平的高速發(fā)展，信息化技術(shù)走進(jìn)大眾視野，已與人們生活工作密切相關(guān)，人們的日常生活及工作處處都已經(jīng)離不開“互聯(lián)網(wǎng)+”及信息化技術(shù)。所謂信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力。信息化時代下，信息化技術(shù)與人社局檔案管理的結(jié)合給人社局辦公帶來了極大的改變。人社局全稱人力資源和社會保障局，是公共管理職能部門，負(fù)責(zé)促進(jìn)就業(yè)，維護(hù)勞動關(guān)系穩(wěn)定和完善社會保障體系，是社會管理和公共服務(wù)的職能部門。人社局掌握著國家人民的檔案和重要人事信息，是人民群眾核心信息的專業(yè)大管家，人事檔案、大學(xué)生畢業(yè)檔案等全部歸為人社局管理。人社局在社會發(fā)展中，對人們生活工作尤為重要。

關(guān)鍵詞：信息化時代;人社局;檔案管理

我國人社局檔案管理的含義是收集人民自身及相關(guān)的檔案信息，并加以整理和保管。我國人口眾多，多達(dá)14億，雖然日常的辦公中，已經(jīng)根據(jù)不同的地區(qū)分設(shè)人社局，但依舊改變不了中國人口眾多、事物繁瑣的事實(shí)。信息內(nèi)容之多、工作量之大導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今人社局檔案管理需要。隨著信息化技術(shù)的深入，人社局檔案管理工作開始改革，人社局檔案管理開始融合信息化技術(shù)。信息化技術(shù)與人社局檔案管理的融合加快了人社局辦公效率，提升了人社局信息管理的安全性、系統(tǒng)性、清晰性。通過信息化技術(shù)與檔案管理的融合提高人社局檔案管理的質(zhì)量。信息化時代下，通過信息化技術(shù)管理人事檔案是時代所需。

一、現(xiàn)階段我國人社局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理模式傳統(tǒng)

新時代下，中國經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)開始迅速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”及信息化技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)，無紙化辦公一詞躍然紙上。無紙化辦公字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計算機(jī)上開展。這一想法符和世界的可持續(xù)發(fā)展理念，被人們所推崇。但是在實(shí)際生活中無紙化辦公并沒有實(shí)現(xiàn)。甚至在很多領(lǐng)域紙質(zhì)辦公及紙質(zhì)辦公用品仍扮演者主角的身份，包括當(dāng)今我國的人力資源和社會保障局的檔案管理。信息化技術(shù)雖然已經(jīng)融入人社局檔案管理，但紙質(zhì)文件仍然很多，人事檔案，大學(xué)生畢業(yè)檔案，社保、醫(yī)保等業(yè)務(wù)檔案仍然以紙質(zhì)文件保管為主[1]。紙質(zhì)檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質(zhì)版文件全部由人工整理，人工管理不同于機(jī)器，機(jī)器可以在電量充足的情況下不知疲憊地工作，且很少出錯。人工不同，人工難免因?yàn)樽呱?、疲憊等其他情況增加工作管理錯誤。并且人工專注力時間本身有限，即使我們工作能力很強(qiáng)也避免不了出現(xiàn)誤差。此外，我們紙質(zhì)辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現(xiàn)錯誤，工作人員就必須仔細(xì)審核和檢查，以保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性、對應(yīng)性。而且檔案管理部門辦公不止一人，檔案在被抽調(diào)放回時被多人整理，這也間接增加了查找難度。由此可見，傳統(tǒng)的管檔案管理模式完全不能滿足檔案管理的準(zhǔn)確性需求。

（二）網(wǎng)絡(luò)辦公技能薄弱

雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電腦辦公已經(jīng)成為主流。但人們還是忽視了一點(diǎn)：需要人工操作電腦。在傳統(tǒng)的工作體制下，各企事業(yè)單位并沒有對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行要求。現(xiàn)今信息化技術(shù)已經(jīng)全方面普及，但各大單位仍然沒有足夠重視信息化時代下電腦的操作能力，在辦公中主要依托的仍然是傳統(tǒng)工作模式。所以對于信息時代的到來，很多工作人員計算機(jī)技術(shù)根本不達(dá)標(biāo)，計算機(jī)技術(shù)的生疏會給人們一個錯覺，就是計算機(jī)技術(shù)也沒有那么實(shí)用，所以在計算機(jī)技術(shù)上的學(xué)習(xí)主動性不強(qiáng)[2]。此外，依賴于信息化技術(shù)應(yīng)用計算機(jī)辦公也沒有受到強(qiáng)制要求，所以盡管我們的工作人員計算機(jī)技術(shù)不成熟也沒有足夠的培訓(xùn)。這就導(dǎo)致了我們的信息化技術(shù)雖然快捷，但是在實(shí)際的辦公中仍然沒有被全面應(yīng)用。

二、信息化技術(shù)與檔案管理的融合

（一）改善檔案管理工作人員素質(zhì)

改善工作人員素質(zhì)可以兩個角度進(jìn)行調(diào)整。其一，從人社局在職工作人員角度考慮，我們可以加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)。培訓(xùn)中我們可以根據(jù)工作人員對計算機(jī)的掌握程度進(jìn)行分層培訓(xùn)。將已經(jīng)熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計算機(jī)的工作人員分到一組?，F(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及千家萬戶，絕大多數(shù)工作人員都對計算機(jī)技術(shù)有一定的掌握，所以我們分成兩組即可，不用擔(dān)心有完全不會電腦操作的。同時對于計算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員，我們可以安排他作為內(nèi)部講師對我們工作人員的計算機(jī)技能進(jìn)行培訓(xùn)。計算機(jī)講師我們也可以從外部聘請，聘請專業(yè)人員對我們的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在時間安排上我們可以每周拿出一個小時的時間進(jìn)行培訓(xùn)，或者集中培訓(xùn)。

其二，針對人社局的新鮮血液，為保證信息化時代下，人社局檔案管理與信息化技術(shù)的高質(zhì)量融合，以提高工作效率和工作質(zhì)量，我們在新人招聘上同樣要注意人才素質(zhì)。在招聘中，我們要對應(yīng)聘人員的辦公軟件使用的熟練程度上進(jìn)行要求。根據(jù)人社局具體情況，我們也可以招聘計算機(jī)能力較強(qiáng)的應(yīng)聘者，或者直接要求應(yīng)聘者的專業(yè)。這樣人社局在信息化時代下才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理辦公。

（二）完善檔案管理機(jī)制

完善管理制度是解決信息化辦公的根本，為真能能夠保證信息化技術(shù)結(jié)合檔案管理提高我們的工作效率，我們可以規(guī)避以往信息化技術(shù)應(yīng)用的不足，完善檔案管理機(jī)制。在信息化技術(shù)引進(jìn)過渡中，對于工作人員進(jìn)行合理分工[3]。在工作中，對于計算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員主要負(fù)責(zé)計算機(jī)操作，進(jìn)行電子檔案的管理。對于計算機(jī)能力相對較弱的，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的管理。對于分類能力較強(qiáng)的，可以在檔案管理分配中發(fā)揮重要力量。在檔案管理中，每個人的能力和擅長的內(nèi)容各有不同，我們便可以根據(jù)能力的不同取長補(bǔ)短。

在人社局中，檔案管理融融合計算機(jī)技術(shù)是時代所必需，但是信息化技術(shù)同樣存在不足，信息化技術(shù)依賴于互聯(lián)網(wǎng)。黑客、木馬、病毒是信息化技術(shù)今天我們可以經(jīng)常聽到的詞語，在整個互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)甚至在整個國家，黑客的計算機(jī)技術(shù)都是過硬的，他們可以利用自己超強(qiáng)的計算機(jī)技術(shù)改變其他計算機(jī)程序。人社局檔案是國家人員的基本信息，是機(jī)密。在檔案管理中，避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露，我們就要在利用計算機(jī)技術(shù)的同時設(shè)置計算機(jī)專業(yè)技術(shù)部門這也是我們信息化時代下人社局檔案管理非常急需解決的問題。

（三）檔案管理中積極融入信息化技術(shù)

檔案管理中積極融入信息化技術(shù)也是人社局高效檔案管理工作的需要。在人社局日常檔案管理辦公中，若想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，首先就要將紙質(zhì)化文件轉(zhuǎn)換成電子信息文件，我們可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)軟件，在不需要人為錄入的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子信息文件轉(zhuǎn)換。

其次，人社局信息極多，跨地區(qū)全國信息統(tǒng)一共享同樣需要專業(yè)化的信息技術(shù)平臺。專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺能夠減少人們在跨地區(qū)辦事中來回跑，浪費(fèi)時間金錢的情況。但專業(yè)化數(shù)據(jù)平臺引進(jìn)檔案管理辦公的同時，我們在日常的應(yīng)用中也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，以避免數(shù)據(jù)丟失。

最后，紙質(zhì)文件向電子信息化文件轉(zhuǎn)換以及專業(yè)化數(shù)據(jù)的平臺的應(yīng)用都離不開更專業(yè)的信息化技術(shù)，這就需要我們在應(yīng)用新軟件平臺時進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。我們可以在引進(jìn)專業(yè)化平臺和技術(shù)軟件時請合作方對員工進(jìn)行培訓(xùn)，同時安排自己的技術(shù)部門專門負(fù)責(zé)信息技術(shù)相關(guān)工作，包括軟件、平臺的使用、維護(hù)、升級、優(yōu)化等[4]?？傊谌松鐧n案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，就必須保證我們的工作人員真正地能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術(shù)名副其實(shí)的幫助我們提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、信息化檔案管理的意義

信息化技術(shù)的今天，各行各業(yè)發(fā)展迅速，任何一個組織和部門都不能停滯不前，人社局也是一樣，人力資源和社會保障局本身就是為人民服務(wù)的政府機(jī)關(guān)部門，更要跟上時代的步伐，跟上人民的腳步，全方位全面化為人民服務(wù)。在人社局檔案管理中融入信息化技術(shù)，高效利用先進(jìn)技術(shù)和高水平信息化技術(shù)平臺，構(gòu)建精準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理及檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。對于人社局檔案管理意義非凡，信息化技術(shù)辦公減小了辦公失誤，提高了辦公效率。

四、結(jié)語

本文從現(xiàn)階段我國人社局檔案管理存在的問題，信息化技術(shù)與檔案管理的融合以及人力資源和社會保障局信息化檔案管理的意義三大方面對信息化時代下人社局檔案管理進(jìn)行了簡要的探析。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代下，信息化技術(shù)與人社局檔案管理的融合無疑為我們?nèi)肆Y源和社會保障局的辦公插上翱翔的翅膀，加快了人社局現(xiàn)代化辦公的進(jìn)程。對于我國人社局來說，檔案信息的采集和管理是其快速適應(yīng)高效辦公的基礎(chǔ)。因此，科學(xué)改善檔案管理工作勢在必行。為保障人社局在未來的發(fā)展中健康前行，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)就是信息化時代下人社局最好的檔案管理辦法。

參考文獻(xiàn)：

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