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        研究醫(yī)院圖書館如何做好電子檔案管理工作

        2020-10-15 09:48:45沈蕊芳
        健康大視野 2020年12期
        關(guān)鍵詞:圖書館醫(yī)院對(duì)策

        沈蕊芳

        【摘要】 本文主要針對(duì)醫(yī)院圖書館加強(qiáng)電子檔案管理工作展開深入研究,通過闡述醫(yī)院圖書館電子檔案管理工作中存在的問題,重點(diǎn)提出了幾點(diǎn)完善對(duì)策,主要包括完善電子檔案管理制度、加大檔案管理投入力度、注重網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)、加強(qiáng)醫(yī)院圖書館電子檔案隊(duì)伍建設(shè)等,不斷提高電子檔案管理工作效率。

        【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院;圖書館;電子檔案管理工作;對(duì)策

        【中圖分類號(hào)】R572 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1005-0019(2020)12-282-02

        在醫(yī)院日常工作中,醫(yī)院檔案管理是重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容,醫(yī)院電子檔案,所涵蓋的醫(yī)院工作內(nèi)容比較多,借助其檔案數(shù)據(jù),可以對(duì)醫(yī)院的發(fā)展予以一定的預(yù)測(cè)和判斷,并為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供一定的依據(jù)。因此,加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作是至關(guān)重要的。但是在當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理工作中,仍然存在著較多不完善的地方,所以醫(yī)院圖書館必須要予以高度重視,制定行之有效的完善對(duì)策,促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

        一、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的重要性分析

        在醫(yī)院檔案管理中,基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔和醫(yī)院內(nèi)部人士信息等,是重要的內(nèi)容,可以對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史進(jìn)行有效監(jiān)控和分析,并為人員了解檔案資料信息提供便利性。比如在設(shè)備檔案信息方面,相關(guān)人員可以對(duì)設(shè)備的型號(hào)和性能等進(jìn)行充分了解,及時(shí)更新?lián)p壞的設(shè)備,不斷提高醫(yī)院整體運(yùn)行效率。因此,必須要加強(qiáng)醫(yī)院全面檔案管理建設(shè)。同時(shí),通過加強(qiáng)電子檔案管理,有助于檔案管理水平的提升。在傳統(tǒng)檔案管理過程中,工作人員在整理資料時(shí),主要借助手工操作方式來進(jìn)行,在收集和整理方面,所需的時(shí)間量比較龐大,而且也無法將文書檔案信息的準(zhǔn)確性提升上來。而借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可以促進(jìn)醫(yī)院檔案的整理錄入工作的順利進(jìn)行,將檢索功能的便利性和迅速性提升上來,從而進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案檢索效率。

        二、醫(yī)院圖書館電子檔案管理中存在的不足之處

        (一)缺少完善的電子檔案管理制度

        醫(yī)院在實(shí)際工作過程中,并沒有對(duì)電子檔案管理制度予以高度重視,而且監(jiān)督管理機(jī)制也嚴(yán)重缺失,無法對(duì)電子檔案管理制度予以有效約束。在相關(guān)檔案的格式和內(nèi)容方面,統(tǒng)一要求尚未落實(shí),整體工作狀態(tài)較不嚴(yán)謹(jǐn)[1]。此外,傳統(tǒng)手工記錄方式,仍然在檔案資料中得到了充分體現(xiàn),這對(duì)查找資料產(chǎn)生了一定的不利影響,而且極容易導(dǎo)致資源浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn),一旦無法落實(shí)檔案電子化,很難有效提高醫(yī)院圖書館電子檔案管理效率。

        (二)檔案存儲(chǔ)的安全性缺失

        對(duì)于電子檔案而言,與紙質(zhì)檔案之間具有著較大的差距,無需進(jìn)行防潮和防蟲等處理,但是由于其媒介為電磁信號(hào),在磁場(chǎng)干擾的影響之下,極容易損壞到數(shù)據(jù),或者在突發(fā)斷電的影響下,極容易對(duì)電子檔案產(chǎn)生威脅。此外,在電子檔案中,諸多信息都是保密的,甚至商業(yè)價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值顯著,而且在醫(yī)院電子檔案聯(lián)機(jī)的影響下,黑客嚴(yán)重威脅著電子檔案。計(jì)算機(jī)病毒和木馬等出現(xiàn),對(duì)電子檔案信息產(chǎn)生了極大的破壞力,出現(xiàn)電子檔案信息盜取現(xiàn)象,無法將電子檔案的原始價(jià)值發(fā)揮出來,而且由于出現(xiàn)機(jī)密數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象,其損失是不可估量的。

        (三)缺少專業(yè)的電子檔案管理人員

        現(xiàn)階段,一些醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)性難以保證,大都由醫(yī)院科室內(nèi)部的員工予以兼任。其工作人員的檔案管理知識(shí)尚未與專業(yè)性要求相符,在電子檔案的強(qiáng)大推動(dòng)之下,由于人員專業(yè)性的缺失,無法將獲取檔案資料的規(guī)范性體現(xiàn)出來,嚴(yán)重影響到查找后期資料,而且相應(yīng)的參考價(jià)值也嚴(yán)重缺失,無法將檔案自身的價(jià)值發(fā)揮出來。

        三、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的完善對(duì)策

        (一)完善電子檔案管理制度

        在開展醫(yī)院電子檔案管理工作過程中,加強(qiáng)制度建設(shè)非常重要,醫(yī)院要加強(qiáng)電子檔案管理制度的構(gòu)建,尤其對(duì)于電子檔案收集和歸檔等,有效利用和保管好電子檔案,明確電子檔案的保管期限和歸檔范圍等[2],將制度在醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核方法中體現(xiàn)出來,不斷提高醫(yī)療電子檔案管理制度的動(dòng)態(tài)性和完善性,進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院電子檔案管理工作。

        (二)加大檔案管理投入力度

        電子檔案管理,與醫(yī)療安全和檔案信息是否完整之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的,也對(duì)醫(yī)院教學(xué)和科研產(chǎn)生了很大的影響,不斷提高檔案利用效率。對(duì)于醫(yī)院而言,要提高對(duì)檔案管理硬件和軟件投入的高度重視,對(duì)防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)予以配置和安裝,不斷提高網(wǎng)絡(luò)安全性,確保電子檔案運(yùn)行效率的穩(wěn)步提升。

        (三)注重網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)

        首先,要加強(qiáng)電子檔案信息備份,在備份以后,一旦出現(xiàn)電子檔案現(xiàn)象,及時(shí)予以備份恢復(fù)。其次,加密和權(quán)限設(shè)置電子檔案信息,避免黑客和病毒攻擊現(xiàn)象的出現(xiàn),將數(shù)據(jù)泄露的出現(xiàn)幾率降至最低[3]。此外,要加強(qiáng)高等級(jí)防火墻的設(shè)置,定期對(duì)病毒庫予以更新,避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī) 病毒問題。同時(shí),通過全面排查所有外源數(shù)據(jù),一旦發(fā)現(xiàn)病毒,可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)屏蔽,給予信息安全強(qiáng)有力的保證。

        (四)加強(qiáng)醫(yī)院圖書館電子檔案隊(duì)伍建設(shè)

        醫(yī)院圖書館電子檔案管理,作為系統(tǒng)化工程之一,具有較強(qiáng)的復(fù)雜性,也對(duì)檔案管理人員提出了較高的要求。對(duì)于醫(yī)院電子檔案管理人員而言,必須要樹立正確的價(jià)值觀念,規(guī)范自身的工作行為,加強(qiáng)檔案管理意識(shí)的滲透,對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)予以靈活運(yùn)用。因此,醫(yī)院要定期開展專業(yè)技能培訓(xùn),如同行業(yè)之間的技術(shù)交流、專家講座、課程再培訓(xùn)以及進(jìn)修深造等,不斷提高人員的綜合素養(yǎng),這對(duì)于提高檔案管理水平具有很大的幫助。

        四、結(jié)束語

        總之,對(duì)于醫(yī)院圖書館而言,加強(qiáng)電子檔案管理工作尤為關(guān)鍵,確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,防止遭受到意外攻擊和偷襲,并將電子檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化等優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].農(nóng)家參謀,2019(21):170.

        [2]王興玲.面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(20):143.

        [3]劉瀟.醫(yī)院電子檔案管理與檔案信息安全防護(hù)研究[J].信息記錄材料,2019,20(08):169-170.

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