楊昱

摘 要：我國人口基數(shù)大，做好人口計劃生育工作是非常有必要的。人口計劃生育檔案管理程序復(fù)雜，數(shù)據(jù)多，加上檔案管理人員的專業(yè)水平不高，管理制度不完善，存在保存的卷宗資料真實性無法保證等問題，因此需要對人口計劃生育檔案加強(qiáng)管理，不斷完善相關(guān)管理方面的制度建設(shè)。在我國目前社會發(fā)展的新形勢下，提高信息化建設(shè)的水平對人口與計劃生育檔案管理有著至關(guān)重要的作用，因此一定要重視信息化建設(shè)。本文將對我國人口計生檔案信息化管理的必要性及對策做簡單的探討。

關(guān)鍵詞：人口與計劃生育;檔案管理信息化;必要性及對策

1 人口與計劃生育檔案信息化管理的必要性

1.1是我國人口與計劃生育工作逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展的必然結(jié)果

國家人口計生委明確提出要在我國人口計劃生育事業(yè)中將信息化作為優(yōu)先發(fā)展的領(lǐng)域，不斷提高信息化水平，促使人口計生工作在新形勢下實現(xiàn)新的跨越。在當(dāng)前科技快速發(fā)展的背景下，人口計生部門在復(fù)雜、程序化的檔案管理中要充分地利用信息化技術(shù)，享受科技帶來的高效、便捷性服務(wù)，不斷提高檔案工作的管理水平，從而更好地促進(jìn)我國人口計生工作的發(fā)展，使計生部門的工作由被動的管理逐漸過渡到主動地為社會大眾服務(wù)。

1.2是各級政府資政和維護(hù)群眾利益的現(xiàn)實需要

我國計劃生育政策隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要、人口結(jié)構(gòu)的不斷變化等需要調(diào)整時，計劃生育檔案在參與國家制定新的計劃生育政策中將發(fā)揮重要的參考作用。同時，也隨著社會保障制度的不斷完善，人們參與的各種保險業(yè)務(wù)種類越來越多，例如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、勞動保險等。計劃生育檔案為廣大人民在各種保險業(yè)務(wù)問題上提供可靠、有利的幫助。計劃生育政策作為我國長期堅持的一項基本國策，勢必對人們的生產(chǎn)、生活、教育、就業(yè)等各方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，建立科學(xué)高效的計劃生育檔案信息化系統(tǒng)，就可以滿足廣大人民群眾對計劃生育檔案信息的利用需求。

1.3是實現(xiàn)計生工作科學(xué)化規(guī)范化管理的技術(shù)平臺

信息技術(shù)具有容量大、更新快、時效性長、使用便捷的獨特優(yōu)勢，隨著公民法律意識和維權(quán)意識的不斷增強(qiáng)，計劃生育、優(yōu)生優(yōu)育、育嬰方面的醫(yī)療糾紛時有發(fā)生。建立好計劃生育檔案信息庫，對妥善解決醫(yī)療糾紛和因計劃生育問題產(chǎn)生的醫(yī)療事故，是最有效的依據(jù)和憑證。

1.4是開展技術(shù)服務(wù)和行政技術(shù)管理的有效手段

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展進(jìn)步和計劃生育政策不斷深入，人們對計劃生育、優(yōu)生優(yōu)育越來越重視，以計生、婦幼為專業(yè)的專門服務(wù)機(jī)構(gòu)點多面廣，建立可靠的計劃生育檔案系統(tǒng)，可以有效加強(qiáng)對計生部門的監(jiān)管，為解決一些醫(yī)療糾紛的提供醫(yī)療憑證，也是為廣大患者提供跟蹤服務(wù)和指導(dǎo)的可靠依據(jù)。

2 提高人口與計劃生育檔案信息化管理水平的對策

2.1建立高權(quán)威性的人口檔案數(shù)據(jù)庫，提高采集的人口與計生數(shù)據(jù)的質(zhì)量

政府要牽頭，發(fā)揮部門的優(yōu)勢作用，改變各地在采集、維護(hù)、使用計生檔案資料等方面各自為政的情況，建立起高效運轉(zhuǎn)的權(quán)威性的信息數(shù)據(jù)庫，在此數(shù)據(jù)庫中，個人唯一的識別標(biāo)志為居民身份證號。各地的計生部門全面、準(zhǔn)確地采集人口與計劃生育工作中的各類檔案資料，經(jīng)過仔細(xì)核實，確定其真實性后輸入到計算機(jī)中，上傳到人口檔案數(shù)據(jù)庫，避免出現(xiàn)重復(fù)采集信息、重復(fù)建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫等而造成的浪費。計生檔案的信息化管理要將提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量作為其生命線，從采集、審核、錄入等多個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，在及時采集資料的同時也要確保資料信息的完整、準(zhǔn)確。明確相關(guān)人員的職責(zé)，建立起問責(zé)制度、質(zhì)量考評制度等，提高工作人員的責(zé)任心。

2.2建立健全計生檔案信息化管理機(jī)制

在計生檔案信息化建設(shè)實踐中，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際，建立規(guī)范的管理機(jī)制，使管理工作能夠落實到人，以保證信息網(wǎng)絡(luò)以及檔案信息資料的應(yīng)用安全可靠性。同時，還要根據(jù)目前計生檔案管理條件，制定切實可行的檔案管理機(jī)制，細(xì)化檔案記錄環(huán)節(jié)，明確相關(guān)業(yè)務(wù)流程、技術(shù)要求以及操作步驟;采取有效的措施來保護(hù)電子文件和檔案資料，確保信息的全面性、安全性以及完整性。對于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)具備高度的責(zé)任感，對待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)。

在管理工作中，應(yīng)當(dāng)有質(zhì)量、效率意識，積極參與和推動計生檔案管理工作的信息化建設(shè)。正所謂無規(guī)矩不成方圓，計生檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。計生檔案管理工作的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，即檔案整理、記錄、服務(wù)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)在一定程度上反映出檔案管理人員的工作態(tài)度、質(zhì)量和效率。如果每一個單位都不按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，則檔案信息資料就會變成孤立的資源，難以發(fā)揮檔案的作用，其存在也就失去了價值和意義。由此可見，計生檔案信息化管理過程中，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，以此來約束管理人員的行為。

2.3建設(shè)專業(yè)的、科學(xué)的管理團(tuán)隊

實現(xiàn)計劃生育檔案信息化建設(shè)最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到當(dāng)前的計算機(jī)信息化保存，一直都比較重視對計劃生育檔案的管理工作。不僅應(yīng)該對相關(guān)的工作流程進(jìn)行規(guī)范，還應(yīng)該不斷加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)。首先必須要讓檔案管理人員對信息化管理有一個清楚的認(rèn)識，其次需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識。當(dāng)前很多信息都是通過計算機(jī)來儲存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計算機(jī)上實現(xiàn)的。因此檔案管理人員不但要對電子檔案的整個過程的規(guī)范管理有熟悉的認(rèn)識，還應(yīng)該具備計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的防護(hù)知識，保證管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積極參加信息化教育培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)知識和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責(zé)，做好檔案記錄和保管工作，還應(yīng)該為基層和群眾提供最完善的檔案服務(wù)，同時還應(yīng)該加強(qiáng)自己的檔案信息化意識。檔案部門也應(yīng)該定期給管理人員提供一些專業(yè)的培訓(xùn)，或是找一些檔案學(xué)專家來進(jìn)行新知識的講解和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對具體工作中的收集、整理、保管等方面進(jìn)行詳細(xì)的分類指導(dǎo)，同時對檔案員提出的問題進(jìn)行針對性地講解。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經(jīng)驗，共同進(jìn)步，共同提高。

2.4統(tǒng)一計劃生育檔案管理設(shè)備

隨著人口數(shù)量的變化、各項惠民政策的落實以及流動性大，檔案數(shù)量的快速增長，計劃生育檔案機(jī)構(gòu)面臨著存儲空間大、保管壓力大，這就需要高容量的存儲硬件。利用計算機(jī)的移動硬盤、磁盤存儲和光盤存儲可以緩解存儲壓力，同時也減緩了檔案管理人員的工作量，提高工作人員的工作效率。存儲還要注意的是要保證數(shù)據(jù)的安全，做好加密以及系統(tǒng)安全，保證數(shù)據(jù)的安全性，防止不法分子的篡改和竊取。最后，要實現(xiàn)檔案信息的共享交流和傳遞。在計劃生育檔案管理工作中，高效率的信息傳遞以及豐富的資源可以給用戶新穎的服務(wù)方式，更是現(xiàn)在信息交流和共享的重要工具。計劃生育的檔案管理也要適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，不斷的規(guī)范和科學(xué)、高效的來進(jìn)行信息的共享和交流。

結(jié) 語

人口與計劃生育檔案管理對我國計劃生育工作的順利開展提供了有利的保證，隨著社會科技的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)的信息化程度越來越高，人口及計劃生育檔案的管理工作同樣也需要不斷提高信息化程度，以促使管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高工作的效率。

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