摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，檔案管理也從傳統(tǒng)的被動(dòng)模式向知識(shí)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也由信息收藏中心轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心，能夠更有效的為需求者提供知識(shí)服務(wù)。在本文中，筆者從這種新模式的發(fā)展情況、作用、意義、實(shí)際管理當(dāng)中的一些策略等方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;理論分析;知識(shí)服務(wù)

檔案管理在以前只是單純的信息保存，供需求者查閱和調(diào)用，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了更重要的作用，即知識(shí)資源的提供者，基于知識(shí)服務(wù)的管理能夠更有效發(fā)揮知識(shí)管理的作用。檔案實(shí)際上是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)之一，而傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)這種資產(chǎn)的利用效率非常低，無(wú)法進(jìn)行隱性知識(shí)的挖掘和利用，造成了信息資源的極大浪費(fèi)，基于知識(shí)服務(wù)的管理模式能夠有效提升信息資源的使用效率。

一、檔案管理模式的發(fā)展

檔案管理的最初模式是紙質(zhì)檔案的管理，在這種情況下，檔案管理只是對(duì)檔案進(jìn)行錄入和紙質(zhì)文件的保存，以需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用的時(shí)候，能夠迅速找出所需要的檔案文件就可以被看作檔案管理的高水平，而如果需要相關(guān)檔案的內(nèi)容與其他檔案的聯(lián)系程度進(jìn)行分析時(shí)，往往比較困難，這需要檔案管理這對(duì)檔案內(nèi)容做到非常熟悉，盡管如此，還是很難對(duì)其進(jìn)行更深度的信息挖掘。隨著計(jì)算機(jī)的使用更加普遍，檔案管理也步人了電子化時(shí)代，更多的檔案采用了電腦文本儲(chǔ)存的形式，在檔案的搜索和調(diào)用方面極大提升了效率，但是在知識(shí)進(jìn)行挖掘和利用方面還存在一些缺陷。隨著自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和人力信息系統(tǒng)的電子化，信息以級(jí)數(shù)速度的增長(zhǎng)，面對(duì)海量的信息，電子化的檔案管理在信息的挖掘和面向知識(shí)需求進(jìn)行服務(wù)的能力很難跟上時(shí)代發(fā)展的需求，因此基于知識(shí)服務(wù)來(lái)進(jìn)行檔案管理的模式成為企業(yè)發(fā)展一個(gè)重要的需求。

二、基于知識(shí)服務(wù)管理模式的意義

基于知識(shí)服務(wù)而實(shí)行的檔案管理模式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相比具有更為明顯的優(yōu)勢(shì)也能夠在企業(yè)的管理當(dāng)中發(fā)揮更大的作用，促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

（一）充分利用隱性知識(shí)

知識(shí)對(duì)于企業(yè)來(lái)講，無(wú)論是在生產(chǎn)還是經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中都具有重要的作用，可以說(shuō)是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)中最核心的一種資產(chǎn)。知識(shí)有顯性和隱性之分，二者之間存在很大的區(qū)別，例如顯性的知識(shí)容易使用文字或者數(shù)字來(lái)進(jìn)行表現(xiàn)，而且經(jīng)過(guò)了編輯和系統(tǒng)化的處理，而隱性知識(shí)是具有高度個(gè)性化的，很難被格式化。檔案管理和知識(shí)管理在很多領(lǐng)域有相似之處，例如檔案管理的內(nèi)容有各種文件、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、商業(yè)數(shù)據(jù)等等，這也是一種顯性知識(shí)的體現(xiàn)形式，在檔案的管理流程和技術(shù)方面也是如此。而隱性知識(shí)在檔案中的體現(xiàn)由于管理模式的落后就比較少，而基于知識(shí)服務(wù)的新型管理模式能夠更好的強(qiáng)調(diào)隱性知識(shí)的交換，提升隱性知識(shí)的使用效率。

（二）提升員工的學(xué)習(xí)效率

知識(shí)獲取渠道的靈活性和高效性是對(duì)于員工學(xué)習(xí)最重要的，基于知識(shí)服務(wù)新型管理模式能夠高效的將顯性知識(shí)（工作紀(jì)律、工作內(nèi)容等）與隱性知識(shí)（以前崗位上個(gè)性化的工作經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、工作中的難點(diǎn)、工作中的不足等）進(jìn)行分門別類的收入，能夠?yàn)樾聠T工獲取知識(shí)來(lái)適應(yīng)新工作崗位的學(xué)習(xí)過(guò)程提供了良好的條件，并且能夠顯著提升新員工的學(xué)習(xí)效率，使新員工能夠更快適應(yīng)工作崗位，客觀上降低了企業(yè)的人力成本。對(duì)于老員工的學(xué)習(xí)，同樣是如此，在過(guò)去的檔案管理模式中，不注重隱性知識(shí)的集中，員工很難從檔案中得到所需要的內(nèi)容，因此往往不重視檔案的學(xué)習(xí)，基于知識(shí)服務(wù)的新型管理模式能夠成功解決這一難題，從檔案中獲得工作崗位所需要的全面資。

（三）提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力不僅僅取決于企業(yè)所擁有的知識(shí)量，還與知識(shí)的使用效率密切相關(guān)，過(guò)去的檔案管理只是讓企業(yè)擁有了知識(shí)，但是很難做到知識(shí)的“沉淀”和進(jìn)一步的“規(guī)范”“創(chuàng)新”和“再應(yīng)用”這四個(gè)知識(shí)管理的核心內(nèi)容，而基于知識(shí)服務(wù)的新型管理模式能夠更好的實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程，提高企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中各方面能力。

（四）有效提高檔案管理工作的地位

基于知識(shí)服務(wù)的全新業(yè)務(wù)工作管理模式能夠良好地與企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程信息進(jìn)行直接無(wú)縫相互對(duì)接，能夠?yàn)槠髽I(yè)的各種業(yè)務(wù)管理活動(dòng)流程提供業(yè)務(wù)信息綜合支持，特別是在企業(yè)知識(shí)檔案服務(wù)管理方面，幫助企業(yè)的知識(shí)檔案管理業(yè)務(wù)工作不斷變得高效。甚至將開展企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理這種工作的重要地位也提升了一個(gè)新檔次，主要作用體現(xiàn)在能夠有效使得企業(yè)檔案管理這種屬于后臺(tái)性的管理工作能夠上升到成為一種前臺(tái)性的管理工作，甚至為開展企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)和付出一份力量，因此，不僅可以有效的提升企業(yè)檔案管理工作的重要地位，其中的作用也能輻射更廣的范圍。

（五）有助于整個(gè)檔案管理工作的進(jìn)步

區(qū)別于其他傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理服務(wù)模式，基于知識(shí)服務(wù)的模式在服務(wù)管理對(duì)象、服務(wù)策略理念、服務(wù)管理策略三個(gè)方面都已經(jīng)有了十分明顯的變化，由于服務(wù)管理對(duì)象的日益特殊性，以及服務(wù)策略理念的不斷變化，其最終的工作效率大大促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率的提升。事業(yè)機(jī)關(guān)單位管理可通過(guò)借鑒這種管理模式，將知識(shí)服務(wù)的管理模式直接放進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，可以直接使事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)工作流程變得更加高效，從管理技術(shù)上到方法管理方面也會(huì)帶來(lái)大的革新，對(duì)推動(dòng)整個(gè)的單位檔案管理業(yè)務(wù)工作發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義。

三、傳統(tǒng)專業(yè)檔案管理服務(wù)模式和基于知識(shí)服務(wù)的現(xiàn)代檔案管理服務(wù)模式的主要區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式已不能適應(yīng)我們當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，存在管理技術(shù)和業(yè)務(wù)管理方面的諸多弊端，難以完全滿足當(dāng)前客戶對(duì)檔案管理信息的更多需求。通過(guò)不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，進(jìn)而不斷提高企業(yè)檔案管理工作效率，滿足用戶不斷日益增長(zhǎng)的檔案信息管理需求，是做好檔案管理工作的根本目的。知識(shí)服務(wù)的檔案管理服務(wù)模式則也正是基于這個(gè)主要目的而產(chǎn)生的，它將知識(shí)檔案相關(guān)信息重新進(jìn)行整理歸類，以滿足用戶需求為服務(wù)中心環(huán)節(jié)，按照市場(chǎng)需求發(fā)展為市場(chǎng)導(dǎo)向，通過(guò)不斷加大對(duì)知識(shí)檔案相關(guān)信息的重視管理程度，把知識(shí)檔案中的信息管理作為一種重要無(wú)形資產(chǎn)，從而不斷充分發(fā)揮和突出它的重要作用。知識(shí)管理服務(wù)的這種檔案管理系統(tǒng)模式，在檔案管理知識(shí)、檔案管理評(píng)價(jià)、檔案管理服務(wù)以及人力資源檔案管理制度上需要進(jìn)行不斷完善，通過(guò)用戶對(duì)知識(shí)檔案管理服務(wù)模塊進(jìn)行編碼，把檔案?jìng)€(gè)人信息合理科學(xué)地進(jìn)行劃分，建立企業(yè)用戶個(gè)人信息管理檔案。以企業(yè)用戶具體個(gè)人信息和內(nèi)部檔案文件、外部檔案信息整合為主要檔案管理信息內(nèi)容。而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只是在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的各類檔案文檔信息進(jìn)行合理歸類，缺少對(duì)企業(yè)用戶具體個(gè)人信息性質(zhì)的準(zhǔn)確分類;基于知識(shí)管理服務(wù)的這種檔案管理系統(tǒng)模式，還需要能夠?qū)Ω鞣N人力資源信息進(jìn)行有效整合，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只是簡(jiǎn)單地把所有資源分類進(jìn)行合理分類，而不能對(duì)所有資源分類進(jìn)行有效的合理整合;在服務(wù)檔案管理方面，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式就是對(duì)所有檔案的簡(jiǎn)單進(jìn)行歸類和合理排放，當(dāng)一些個(gè)人或其他企業(yè)在其中找尋有關(guān)檔案管理信息的來(lái)源時(shí)候，往往非常浪費(fèi)時(shí)間，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)檔案管理服務(wù)模式則通過(guò)系統(tǒng)搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)用戶在遇到有利于檔案信息利用者的需求時(shí)，能夠高效便捷地快速找到自己服務(wù)所需，用戶服務(wù)體驗(yàn)度大大得到提升。

四、實(shí)際管理當(dāng)中的一些策略

（一）通過(guò)檔案管理的領(lǐng)域拓展來(lái)實(shí)現(xiàn)管理模式的改變

過(guò)去的檔案管理在工作中對(duì)檔案與文件、圖書情報(bào)之間的區(qū)別過(guò)于嚴(yán)格，管理的方式也過(guò)于僵硬，通過(guò)將文件以及圖書情報(bào)等知識(shí)以排除的方式進(jìn)行有意識(shí)的屏蔽，因此檔案管理的活動(dòng)的范圍和作用受到了極大的限制。而且是將歷史記錄作為檔案管理的核心任務(wù)，而不是將現(xiàn)實(shí)的工作需要和發(fā)展需求作為核心服務(wù)，嚴(yán)重脫離了企業(yè)創(chuàng)造的過(guò)程?；谥R(shí)服務(wù)的新型管理模式要求將更多的包含各種知識(shí)的文件納入到檔案管理的范圍之內(nèi)，并其以不同的載體進(jìn)行知識(shí)的整合從而融入一個(gè)更加廣闊的領(lǐng)域當(dāng)中。成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等工作中不可或缺的一個(gè)重要部分。

（二）通過(guò)使用模式的簡(jiǎn)化實(shí)現(xiàn)管理模式的改變

傳統(tǒng)的檔案管理模式在檔案的調(diào)取當(dāng)中往往采用借閱的方式進(jìn)行，偶爾會(huì)使用復(fù)印的方式，這種服務(wù)模式在檔案的使用者看來(lái)往往比較麻煩，而且只能提供比較淺層的知識(shí)服務(wù)。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)是由檔案管理當(dāng)中“重保管”但是“輕使用”或者“嚴(yán)格管理”的管理理念所帶來(lái)的基于知識(shí)服務(wù)的新型管理模式強(qiáng)調(diào)的是通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)的建立實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和人性化，為需求者提供高級(jí)和更深層次的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的給企業(yè)應(yīng)該帶來(lái)的價(jià)值，因此使用模式的簡(jiǎn)化能夠更好的促進(jìn)檔案的管理工作?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱當(dāng)中調(diào)閱時(shí)間的限制、企業(yè)當(dāng)中崗位的限制等來(lái)實(shí)現(xiàn)有資格調(diào)閱文件者能夠輕松調(diào)閱的同時(shí)，保護(hù)企業(yè)的核心知識(shí)，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格管理的效果。

（三）知識(shí)交流平臺(tái)的建立

知識(shí)交流平臺(tái)的建立使隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化過(guò)程有了更高的效率，知識(shí)交流平臺(tái)可以實(shí)行“多人參與、獨(dú)立管理”的方式來(lái)進(jìn)行，例如企業(yè)文化的交流平臺(tái)可以由大家共同參與提供相關(guān)的檔案材料，抽調(diào)檔案管理的人員進(jìn)行單獨(dú)的管理，對(duì)于其中的檔案進(jìn)行劃分和整理、定性工作;企業(yè)的生產(chǎn)部門也可以建立生產(chǎn)技術(shù)的交流平臺(tái)，對(duì)于生產(chǎn)工藝、環(huán)節(jié)流程、生產(chǎn)當(dāng)中容易出現(xiàn)的問(wèn)題、機(jī)械設(shè)備容易出現(xiàn)的故障等問(wèn)題形成檔案，并且有檔案管理的專人進(jìn)行管理，給新崗位的員工提供一手的學(xué)習(xí)材料，使之更好的適應(yīng)自己的新工作崗位。

（四）知識(shí)庫(kù)的建立和管理

每個(gè)企業(yè)都有比較重要的知識(shí)內(nèi)容作為核心資產(chǎn)，這包括了相關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)文檔、生產(chǎn)和銷售的原始圖表、企業(yè)的專利、等等內(nèi)容，這些核心資產(chǎn)是可以帶來(lái)比較大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的知識(shí)內(nèi)容，具有一定的保密性。企業(yè)比較核心的知識(shí)可以通過(guò)檔案管理當(dāng)中的“知識(shí)庫(kù)”模塊來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，同時(shí)將每項(xiàng)檔案設(shè)置保密權(quán)限，這些權(quán)限能夠有效避免核心知識(shí)遭受泄漏的同時(shí)，給有權(quán)利調(diào)閱檔案的使用者更多的便利，也可以以這種方式作為員工的一種激勵(lì)政策，將檔案系統(tǒng)的調(diào)閱權(quán)限作為一種員工獎(jiǎng)勵(lì)，從而提高企業(yè)的凝聚力。

五、結(jié)束語(yǔ)

知識(shí)管理成為一種重要的企業(yè)管理趨勢(shì)，而實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的最佳途徑就是檔案管理的知識(shí)服務(wù)能力，這就要求檔案管理的作用不僅是保存和再現(xiàn)歷史，而是需要將歷史沉淀的知識(shí)進(jìn)行進(jìn)一步的使用，提高企業(yè)的凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)能力，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)提升員工的知識(shí)儲(chǔ)備水平。

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作者簡(jiǎn)介

苑伊彬（1989. 03-），河南鄭州籍，碩士研究生學(xué)歷。