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        淺談如何做好幼兒園檔案管理工作

        2020-10-09 09:35:14雷常琴
        速讀·下旬 2020年1期
        關(guān)鍵詞:管理制度檔案管理幼兒園

        雷常琴

        摘要:本文圍繞幼兒園檔案管理工作展開論述,分析探討此方面管理工作的優(yōu)化策略的相關(guān)問(wèn)題。檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的資料存儲(chǔ),其需要對(duì)園內(nèi)多方面的資料進(jìn)行整理,不僅要服務(wù)于園內(nèi)還要服務(wù)于園外,不僅要科學(xué)歸納,亦要快速調(diào)取。文章圍繞幼兒園檔案管理工作中職工意識(shí)培養(yǎng)、制度規(guī)范化、管理時(shí)效性等三個(gè)方面闡述具體的管理策略,力求提升此方面管理工作的質(zhì)量與效率。

        關(guān)鍵詞:幼兒園;檔案管理;管理制度

        在信息化時(shí)代下,各種信息化技術(shù)的沖擊對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。各種信息化設(shè)備、技術(shù)的大量運(yùn)用直接提升了此項(xiàng)管理工作的專業(yè)性,對(duì)這一崗位提出了更高的要求,這就要求對(duì)此項(xiàng)管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善,不僅僅是人員專業(yè)性,還包含管理方式、管理制度等多個(gè)方面。本文就幼兒園檔案管理工作的優(yōu)化展開研究。

        一、培養(yǎng)職工管理意識(shí),增強(qiáng)管理人員專業(yè)性

        幼兒園看似只是一個(gè)小小的單位,但其檔案資料種類和數(shù)量也是相當(dāng)多的,如,黨政、園務(wù)、安全、衛(wèi)生、財(cái)務(wù)等方面,其均會(huì)不定期地產(chǎn)生大量資料,將其進(jìn)行系統(tǒng)的分類、歸納即所謂的檔案管理。在管理過(guò)程中應(yīng)有層次、有邏輯,確保檔案管理有條理、科學(xué)地進(jìn)行。具體可從以下兩方面進(jìn)行:第一,樹立全員管理意識(shí),調(diào)動(dòng)全員參與管理工作?,F(xiàn)如今,幼兒園的檔案管理不僅僅是對(duì)內(nèi),還要對(duì)外,如,向社會(huì)宣傳、邀請(qǐng)他人參觀等等均需要一定的檔案資料做支撐,要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)外進(jìn)行宣傳與介紹就需要對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作高度重視,組織園內(nèi)各崗位職工,了解檔案管理、認(rèn)識(shí)檔案管理,并積極參與其中,共同協(xié)作,實(shí)現(xiàn)園內(nèi)檔案管理工作的科學(xué)管理;第二,依據(jù)崗位職責(zé)需求,合理篩選管理人員。檔案管理并不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的收納,而是科學(xué)分類、細(xì)致歸類,專業(yè)性較強(qiáng),因此,園方在招納該崗位時(shí)應(yīng)嚴(yán)格篩選,對(duì)崗位要求、職責(zé)清晰化、明確化,并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn),不斷提高其專業(yè)性,從而更好地服務(wù)于檔案管理工作。

        二、優(yōu)化健全檔案管理制度與相關(guān)管理流程

        檔案管理工作要科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化就需要相應(yīng)的制度與流程來(lái)約束,具體如下:第一,規(guī)章制度方面。園方應(yīng)結(jié)合園內(nèi)實(shí)際情況,綜合多方因素制定相應(yīng)的檔案管理制度,如,保管制度、查閱制度、保密制度等等,對(duì)各個(gè)部分的制度的制定要嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì),并組織園內(nèi)職工學(xué)習(xí),借助制度約束和管理相關(guān)職工的行為。同時(shí),制度制定方要以身作則,積極履行義務(wù),做好“先行者”;第二,管理流程方面。園方對(duì)檔案管理流程作以規(guī)定,為管理人員提供一個(gè)參考,并要求其嚴(yán)格按照流程進(jìn)行,這樣一來(lái),能夠有效避免部分管理者僅憑借主觀意識(shí)管理的問(wèn)題,使得檔案管理工作更加規(guī)范化;第三,檔案格式方面。由于幼兒園資料類型較多,呈現(xiàn)出“雜亂無(wú)章”的狀態(tài),因此,對(duì)相應(yīng)的格式應(yīng)予以統(tǒng)一化,如,字體為宋體,字號(hào)為小三,行距1.5、A4紙等等,這樣讓原本“雜亂無(wú)章”的檔案資料在格式方面統(tǒng)一化,使得整體的美觀性更強(qiáng)。這樣一來(lái),不僅有助于檔案管理工作條理化,還有利于后期的查詢使用,有效簡(jiǎn)化檔案整理工作,使得檔案管理工作規(guī)范化、精細(xì)化,有助于這一工作的優(yōu)化與改進(jìn)。

        三、優(yōu)化檔案管理的服務(wù)、歸納,增強(qiáng)職工責(zé)任感

        檔案管理工作的初衷是服務(wù)于園方的各種行為活動(dòng)??梢姍n案管理工作不僅僅在于存儲(chǔ)管理,還包含調(diào)用管理。能夠及時(shí)將靜態(tài)化的檔案資料以動(dòng)態(tài)化的形式服務(wù)于園方,充分發(fā)揮檔案的價(jià)值,這才是新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)。這就為檔案管理員提出了更高的要求,具體可從以下幾方面進(jìn)行:第一,要樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)地進(jìn)行服務(wù)。作為檔案管理的一線人員,要主動(dòng)調(diào)研各部門的相關(guān)情況,做到求真務(wù)實(shí),在調(diào)研中完善各部分檔案。同時(shí).要積極主動(dòng)地為檔案使用者推薦和指導(dǎo)檔案使用,為其解疑答難,并積極聽取其使用感受與建議。此外,檔案管理者要熟悉檔案的存放位置、種類,這樣能夠及時(shí)準(zhǔn)確地為被服務(wù)者提供相應(yīng)的服務(wù);第二,要勤收集、勤積累、勤更新,增強(qiáng)檔案的時(shí)效性。檔案種類以及來(lái)源的多樣性決定這一管理工作勢(shì)必復(fù)雜、煩瑣,管理人員要勤收集,對(duì)園內(nèi)舉行的一系列活動(dòng)的相關(guān)信息進(jìn)行收集、積累,并做好來(lái)源、日期等標(biāo)注,便于歸檔。同時(shí),對(duì)相應(yīng)檔案要做好更新,由于多方面原因,一些檔案會(huì)發(fā)生變化,管理人員要及時(shí)剔除“過(guò)期”檔案,填補(bǔ)新檔案,確保檔案的時(shí)效性;第三,嚴(yán)格依照相關(guān)制度履行崗位職責(zé)。上述談到檔案管理的相關(guān)制度,檔案管理者要積極遵守相關(guān)制度,如,借閱制度,依據(jù)該制度為借閱者辦理相關(guān)手續(xù),要求借閱者遞交相應(yīng)的材料,并進(jìn)行登記;保密制度,依據(jù)該制度進(jìn)行管理,嚴(yán)禁私自對(duì)外透漏相關(guān)檔案??傊獜亩喾矫嬷痔嵘芾砉ぷ鞯馁|(zhì)量與效率。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        幼兒園檔案管理涉及面相對(duì)較廣,管理工作異常重要,其服務(wù)于周內(nèi)建設(shè)發(fā)展,不得弄虛作假,崗位之重要,相關(guān)管理人員要對(duì)此有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。園方可通過(guò)培養(yǎng)職工管理意識(shí),增強(qiáng)管理人員專業(yè)性、優(yōu)化健全檔案管理制度與相關(guān)管理流程,并優(yōu)化檔案管理的服務(wù)、歸納,增強(qiáng)職工責(zé)任感,以此來(lái)改善當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀,提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率,更好地服務(wù)于園內(nèi)、園外。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]羅芳,構(gòu)建一個(gè)能夠提升幼兒園管理質(zhì)量的檔案管理體系[J].科教導(dǎo)刊(中旬刊),2017(10):130-132.

        [4]張潔,規(guī)范辦園行為提升保教質(zhì)量——新《幼兒園工作規(guī)程》內(nèi)涵與特點(diǎn)分析[J].陜西學(xué)前師范學(xué)院學(xué)報(bào),2016,32 (10):124-130.

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