孫慧宇 錢詩萌 葉琛

[摘 要] 傳統(tǒng)用印管理因過程無法有效管控，導(dǎo)致存在管理風(fēng)險(xiǎn)，且易受到時(shí)間、地點(diǎn)的約束，用印效率有待提升。方案結(jié)合高校用印審批流程的個(gè)性化需求，制定科研審批用印管理信息化建設(shè)方案，以信息化、數(shù)字化手段，解決傳統(tǒng)用印管理中存在的問題，切實(shí)提高了高校科研審批用印的規(guī)范化程度及用印效率，是高校信息化建設(shè)的重要支撐。

[關(guān)鍵詞] 科研;用印管理;信息化

[作者簡介] 孫慧宇（1988—），女，黑龍江大慶人，碩士，上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院科研辦科員，研究方向是科研項(xiàng)目管理;錢詩萌（1986—），男，黑龍江哈爾濱人，在讀碩士，上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院科研辦副主任，研究方向是科研項(xiàng)目管理;葉 琛（1988—），女，福建南平人，碩士，上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院科研辦主任，研究方向是科研項(xiàng)目管理。

[中圖分類號] G463 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A ? ? [文章編號] 1674-9324（2020）39-0373-02 ? ?[收稿日期] 2019-12-23

一、概述

印章是一個(gè)單位身份和權(quán)力的證明。蓋有印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時(shí)意味著該單位對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任，因此，對于印章的管理是單位行政管理中的重中之重，上海交通大學(xué)為規(guī)范印章管理，制定的《上海交通大學(xué)印章管理規(guī)定》，充分體現(xiàn)了學(xué)校對于印章管理的高度重視。傳統(tǒng)用印申請一直采用紙質(zhì)版用印申請單的模式，需填寫用印單后攜帶所需蓋章的文件及佐證材料到學(xué)院主管部門審批蓋章，然后到校級職能部門審批蓋章，最后到學(xué)校黨政辦用印[1]。這種方式在實(shí)際操作中存在許多問題。

1.用印管理存在風(fēng)險(xiǎn)。首先，用印的申請和審批過程痕跡無處可查，主要體現(xiàn)在兩方面，一是用印申請審批人無處追查，二是用印文件內(nèi)容無處追查;其次，由于辦公室每個(gè)業(yè)務(wù)人員對口的業(yè)務(wù)都有用印需求，為便捷辦理各類業(yè)務(wù)，通常印章會(huì)存放在公共區(qū)域，無法做到印章專人專管，這使得用印管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2.用印受到時(shí)間及地點(diǎn)的嚴(yán)重制約。傳統(tǒng)用印申請僅限于日常工作時(shí)間內(nèi)，并且必須在規(guī)定的辦公場所進(jìn)行，節(jié)假日期間、尤其是寒暑假期間，由于部分審批人員輪休等原因，造成了審批業(yè)務(wù)的擱置。

3.用印效率低。由于項(xiàng)目申報(bào)等原因，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致用印申請出現(xiàn)擁堵，有的申請者需排隊(duì)等候較長時(shí)間才能完成用印流程，也有申請者會(huì)因?yàn)椴牧喜积R全而往返多次，導(dǎo)致了時(shí)間和精力的浪費(fèi)，這些都嚴(yán)重影響了用印效率[3]。

本方案針對傳統(tǒng)用印管理存在的問題，將信息化技術(shù)融入到用印管理業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)用印信息化管理，將有效提升用印安全，提高用印效率，同時(shí)，用印信息化管理，將作為我?！耙婚T式服務(wù)”在我院的一個(gè)具體實(shí)踐，能夠?yàn)閷W(xué)校信息化建設(shè)提供有力的支持，也為“我的數(shù)字交大”系統(tǒng)在相關(guān)領(lǐng)域的拓展應(yīng)用提供良好的經(jīng)驗(yàn)。

二、工作思路與原則

1.創(chuàng)建思路。為了提升學(xué)院管理服務(wù)水平，將信息化技術(shù)融入到用印管理中，實(shí)現(xiàn)用印管理的信息化建設(shè)，解決傳統(tǒng)用印管理中存在的管理安全風(fēng)險(xiǎn)、用印申請流程復(fù)雜、受時(shí)間與地點(diǎn)限制等問題，提高用印效率，達(dá)到無紙化、移動(dòng)辦公的目的，改變過去復(fù)雜和低效的辦公方式，節(jié)省科研人員的寶貴時(shí)間。

2.主要原則。①整體規(guī)劃、分步實(shí)施。采用整體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，設(shè)計(jì)完成科研審批用印信息化建設(shè)方案，覆蓋用印申請審批確認(rèn)的全過程，實(shí)現(xiàn)全流程閉環(huán)管理，同時(shí)，在方案實(shí)施過程中，擬采用階段式推廣方式，逐步使老師們掌握軟件模塊操作方法，達(dá)到傳統(tǒng)用印方式與信息化用印方式的無縫過渡。②技術(shù)融合，創(chuàng)新應(yīng)用?？蒲袑徟糜⌒畔⒒ㄔO(shè)方案是將信息化技術(shù)融入用印管理的信息化管理產(chǎn)物，通過應(yīng)用工作流、軟件工程等信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用印管理的電子化、信息化與移動(dòng)化，為今后科研用印管理的數(shù)字化創(chuàng)新應(yīng)用，奠定良好的基礎(chǔ)。

三、工作方案

1.需求分析。結(jié)合學(xué)校的用印流程、業(yè)務(wù)人員的審批經(jīng)驗(yàn)及老師（用戶）的使用習(xí)慣等，細(xì)化對軟件的要求，描述軟件要處理的數(shù)據(jù)流，并給開發(fā)團(tuán)隊(duì)提供一種可轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和過程設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)和功能表示，確保用印申請信息化的有效實(shí)施，業(yè)務(wù)流程如圖1所示。用印申請首先傳送至普通的業(yè)務(wù)人員處，業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型及相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行初審，符合規(guī)定的申請會(huì)直接通過。如果在審批過程中，審批人員認(rèn)為某用印申請需請示領(lǐng)導(dǎo)，則將審批傳送至辦公室領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行復(fù)審，如果辦公室領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該用印申請必須請示院領(lǐng)導(dǎo)，則將審批傳送至院領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行最終審核。審核同意之后就可以在審批單上用印，然后到上級職能部門審批。

2.軟件開發(fā)。開發(fā)團(tuán)隊(duì)依據(jù)前期需求分析的結(jié)果進(jìn)行軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)，并且，為了便于用戶的使用，軟件同步開發(fā)APP版本。

3.調(diào)試迭代。在主界面完成基礎(chǔ)上，經(jīng)過軟件的初步效果反饋，為了更好的提高管理服務(wù)效能，增加了短信和郵件提醒功能，使老師們可以在第一時(shí)間掌握用印申請的審批進(jìn)度，及時(shí)辦理后續(xù)業(yè)務(wù)。當(dāng)老師接到辦理成功的短信/郵件通知時(shí)，可直接登錄郵箱，在郵箱中找到隨郵件一同發(fā)送的用印申請單，直接打印辦理后續(xù)業(yè)務(wù)即可;當(dāng)老師接到辦理失敗的短信/郵件通知時(shí)，可根據(jù)修改意見對用印申請進(jìn)行調(diào)整，以符合審批的相關(guān)規(guī)章制度。同時(shí)，針對有的老師不熟悉后續(xù)業(yè)務(wù)操作流程的問題，在業(yè)務(wù)人員審批步驟中，增加選擇后續(xù)審批的具體職能部門的操作，即業(yè)務(wù)人員在審批時(shí)，標(biāo)注出用印申請審批接下來需流轉(zhuǎn)的職能部門，該標(biāo)注會(huì)同時(shí)打印在用印單上，以提醒老師如何辦理后續(xù)流程。

4.試運(yùn)行。采用分階段試運(yùn)行的方式推廣，即首先在科研辦公室內(nèi)部進(jìn)行測試使用，形成初步反饋（內(nèi)部測試）;其次是針對辦事老師群體的試運(yùn)行，進(jìn)一步總結(jié)完善（真實(shí)用戶測試）;最后向全院老師推廣使用，在使用過程中根據(jù)用戶反饋不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)。

5.維護(hù)。軟件產(chǎn)品發(fā)布后，將繼續(xù)針對可能存在的問題進(jìn)行修正，同時(shí)不斷進(jìn)行擴(kuò)充功能和改善性能的完善性維護(hù)，確保軟件能夠持續(xù)、穩(wěn)定、高效運(yùn)行。

四、方案成效

1.完成“用印申請”模塊開發(fā)部署。本方案開發(fā)的軟件將嵌入至“我的數(shù)字交大”系統(tǒng)，方便老師和學(xué)生們使用，同時(shí)具有界面友好，易操作等特點(diǎn)。

2.實(shí)現(xiàn)不等候用印，有效提升管理服務(wù)效能。用印申請審批不再受固定場所、固定方式的制約，改善用印申請審批的工作效率，提升師生滿意度。

3.用印記錄強(qiáng)制備案。實(shí)現(xiàn)審批流程可查看、審批結(jié)果可追溯，使得用印申請審批更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.實(shí)現(xiàn)印章專人專管。在實(shí)現(xiàn)用印申請信息化工作后，科研辦印章將由專人負(fù)責(zé)，辦理用印申請的老師，憑用印申請審批單，到“用印處”用印即可。

5.形成軟件設(shè)計(jì)開發(fā)修改日志。在軟件模塊開發(fā)過程中，積極思考老師們提出的有益建議，并配合開發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，在此過程中，詳細(xì)記錄軟件每一次修改的原因及內(nèi)容，為以后學(xué)院的信息化建設(shè)積累經(jīng)驗(yàn)。

6.前期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后，終極目標(biāo)在于打通上級職能部門的審批環(huán)節(jié)，使用印申請可以在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)到上級職能部門進(jìn)行審批，最終審批結(jié)果直接傳送至學(xué)校黨政辦用印處，老師們直接前往用印即可，進(jìn)一步提高用印效率，提升管理服務(wù)效能。

五、總結(jié)

本方案的實(shí)施，將實(shí)現(xiàn)“印章專人專管、網(wǎng)絡(luò)流程化審批、不等候用印、用印強(qiáng)制備案”，杜絕因隨意簡化手續(xù)或違規(guī)用印，造成的印章管理混亂現(xiàn)象，為學(xué)院乃至學(xué)校用印管理提供良好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳中林，蔣雪梅.安全可信的電子印章體系與關(guān)鍵技術(shù)研究[J].中國人民公安大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2019（3）：52-59.

[2]何文上，魏繼昌，雒淑珍.加強(qiáng)研究所印章管理的幾點(diǎn)思考[J].中國市場，2018（30）：115-117.

[3]郭珊珊.淺談如何完善企業(yè)印章管理制度[J].四川建材，2018（6）：242-243.