李琴

摘要 煙草企業(yè)在經(jīng)過一系列的改革后，雖然綜合實力和市場競爭力有所增強，但是隨著宏觀經(jīng)濟形勢的發(fā)展特點來看，依舊需要改革傳統(tǒng)的運行及管理模式，來獲得發(fā)展活力。會計檔案電子化管理就是煙草企業(yè)深化現(xiàn)代化管理中的重要一環(huán)，隨著最新版《會計檔案管理辦法》的實施，煙草企業(yè)會計檔案電子化管理顯得更為迫切。本文主要分析煙草企業(yè)會計檔案電子化管理的特點，闡明目前遇到的主要問題，并就問題給出針對性建議。

關(guān)鍵詞 煙草企業(yè);會計檔案電子化;特點;問題及建議

一、引言

財政部于2016年開始實行新修訂的《會計檔案管理辦法》，該辦法允許符合條件的會計資料以電子檔案的形式保存，而且不需要再另外打印成紙質(zhì)檔案歸檔。隨著煙草企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，對會計核算的需求也隨之增加，因此會計歸檔涉及的檔案資料也越來越多，充分利用會計檔案電子化管理技術(shù)，可以最大限度地提高會計檔案管理的效率，強化會計檔案管理對財務(wù)管理的支持作用。

二、煙草企業(yè)會計檔案電子化管理的特征

（一）會計檔案電子化依附的載體不同

在煙草企業(yè)會計檔案的傳統(tǒng)管理方式下，紙質(zhì)檔案的存檔不僅要占用較大的空間還需要專門的保管與維護人員進行日常的歸檔與保存，在取用會計檔案時，還要去實地進行查看，尤其是規(guī)模較大的煙草企業(yè)，檔案數(shù)量極其龐大，有些早期年份的檔案可能已經(jīng)調(diào)存到其他辦公地點，這就需要去別的地方取用會計資料之后再原樣送回，這使得檔案的管理、取用、歸還等工作變得十分麻煩。而在電子化管理中，這些檔案都以數(shù)據(jù)的形式存儲在硬盤或者云端數(shù)據(jù)庫等媒介上。電子媒介載體使得檔案的管理與調(diào)用更為便捷，也不需要占用實際的存儲空間。

（二）電子檔案的維護在某種程度上更具脆弱性

由于電子檔案的依附媒介是存儲媒介，一旦發(fā)生媒介損壞或者是計算機病毒入侵，那么在沒有提前備份的情況下，這些電子檔案就會被永久性破壞且無法恢復(fù)。而且由于數(shù)據(jù)的電子化特征，使得這些信息在被篡改后，不容易留下痕跡，容易造成電子會計檔案的失真。

（三）會計檔案的電子化使得會計信息更具擴展性、共享性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案主要是原始憑證、記賬憑證和報表，但是隨著電子化管理的興起，會計檔案不再局限于這些形式，可以根據(jù)煙草企業(yè)管理的需求來進行擴展，甚至一些非財務(wù)信息也可以作為會計信息加以存儲，為財務(wù)管理提供了更為豐富的決策依據(jù)。另外，電子檔案的數(shù)字化形式?jīng)Q定了其可以通過簡單的計算機調(diào)用或者系統(tǒng)共用實現(xiàn)信息共享，極大地提高了會計檔案的整合與管理效率。網(wǎng)絡(luò)共享性是會計檔案電子化相比于傳統(tǒng)的管理方式最為顯著的特征。

三、目前煙草企業(yè)會計檔案電子化管理存在的現(xiàn)實問題

目前，我國的煙草企業(yè)很多都在實施會計檔案從紙質(zhì)化到電子化的轉(zhuǎn)變，在積累經(jīng)驗的同時也發(fā)現(xiàn)了一些不足。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案電子化管理的意識不強，不夠重視

很多煙草企業(yè)雖然已經(jīng)實現(xiàn)了會計檔案的電子化管理，但是依舊處于形式化的工作狀態(tài)，按部就班地進行檔案儲存與管理。很多企業(yè)的檔案管理只是為了應(yīng)付外部審計或者是上級部門的檢查，很少將檔案電算化管理的價值與財務(wù)部門管理結(jié)合起來。財務(wù)部門自己不重視會計檔案電子化管理的重要性，就很難說服其他部門配合執(zhí)行電子信息的共享或者上傳，也很難說服上級領(lǐng)導(dǎo)引導(dǎo)整個公司加強檔案信息化管理。

（二）企業(yè)工作人員缺乏進行會計檔案電子化管理的專業(yè)技能

由于企業(yè)的員工大多是從傳統(tǒng)的會計檔案管理向信息化的檔案管理轉(zhuǎn)變，有很多人還不能適應(yīng)或者掌握該項技能，也不容易發(fā)現(xiàn)信息化管理中可能存在的漏洞和問題。會計檔案的電子化管理的實施時間相對來說還較短，尚不成熟，所以很多煙草企業(yè)的相關(guān)工作經(jīng)驗也較為缺乏，需要借助于培訓(xùn)、招聘等手段來補足這方面的人員專業(yè)技能缺陷。在具體的工作實踐中還可能存在著故意破壞或者是人為疏忽等問題，這也可能造成會計電子檔案真實性的缺失。

（三）會計檔案電子化后可能存在著失真、被破壞等風(fēng)險

對于紙質(zhì)檔案來說，會計數(shù)據(jù)的篡改很容易被發(fā)現(xiàn)，原始憑證上的字跡、印章、紙張材質(zhì)等都可以用于判斷會計檔案有沒有被篡改。但是電子檔案由于其存在形式與具體內(nèi)容是相互獨立的，這就使得會計檔案的內(nèi)容容易被篡改或替換，且形式上也失去了固定的形式，失去了“原始狀態(tài)”的會計檔案，很難對其“原始性”進行認(rèn)定，容易出現(xiàn)失真風(fēng)險。同時，由于電子檔案的儲存媒介較為單一，依托于數(shù)據(jù)庫或者是硬盤等媒介，一旦這些媒介遭受破壞，所有的數(shù)據(jù)都可能丟失。且電子檔案的易更改、易銷毀特征也給非法操作提供了便利，直接損害了會計檔案電子數(shù)據(jù)的真實性。

四、解決當(dāng)前煙草企業(yè)會計檔案電子化管理現(xiàn)實問題的對應(yīng)方法

（一）企業(yè)管理層要充分重視會計檔案電子化管理的重要意義，尤其是其對于企業(yè)財務(wù)戰(zhàn)略管理的重要意義

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定，要求各單位務(wù)必加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保其內(nèi)部的會計檔案能夠被妥善保管、有序存放，杜絕可能存在的“毀損、散失和泄密”問題。由此可見，會計檔案的管理工作必須被各個單位加以重視，而且要以嚴(yán)肅的制度要求行為。煙草企業(yè)的性質(zhì)決定了其應(yīng)當(dāng)高度重視會計檔案管理辦法，切實將會計檔案的電子化管理納入各個部門領(lǐng)導(dǎo)工作的重要議程當(dāng)中。所有的工作只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能有條不紊地在單位內(nèi)部加以推進與改善。會計檔案的電子化管理，對于規(guī)范企業(yè)的日常管理，提高企業(yè)財務(wù)管理的戰(zhàn)略性指導(dǎo)意義有著不可替代的作用。

（二）完善企業(yè)的硬件與軟件設(shè)施，加強員工培訓(xùn)，為電子化、信息化管理提供良好的運營環(huán)境

盡管煙草企業(yè)是注重生產(chǎn)與銷售的企業(yè)，但是也應(yīng)當(dāng)充分重視計算機硬件與軟件設(shè)施系統(tǒng)的鋪墊，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息管理時代的到來，與計算機技術(shù)相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施直接決定了其能否很好地融入信息化管理時代。硬件設(shè)備如電計算機、互聯(lián)網(wǎng)井設(shè)備、掃描儀、打印機等等，軟件系統(tǒng)如ERP管理系統(tǒng)等，企業(yè)要構(gòu)建完善、高效的會計電子信息化管理系統(tǒng)，充分實現(xiàn)會計檔案的文檔能夠在系統(tǒng)中被一體化管理，并且在檔案從紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)化的過渡期，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的有效索引。會計電子信息化系統(tǒng)要能自動記錄會計信息的各類背景元素及原始數(shù)據(jù)來源，有效地控制會計文件等生產(chǎn)廣域的運行處理，實現(xiàn)其向會計電子檔案的轉(zhuǎn)變。除了高效、準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)，還需要一批專業(yè)的操作人員或者管理人員，不僅要能確保會計文件能夠準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為可以有效保存的有價值的信息，還要保證這些信息不會被隨意篡改或刪除，尤其是要加強人員對電子檔案管理過程中風(fēng)險點的排查與控制。最后，管理人員應(yīng)當(dāng)研究如何才能確保獲得高效、實用的會計文件，并將其轉(zhuǎn)換為可用于深入戰(zhàn)略管理的會計信息與檔案，只有這樣，會計檔案電子化的戰(zhàn)略意義才得以突顯。

（三）制定完善的內(nèi)部控制制度，加強內(nèi)部監(jiān)督與管理，明確權(quán)責(zé)制度，確保會計電子檔案真實完整

會計檔案電子化管理能否實現(xiàn)其管理意義，最終取決于其形成的會計檔案是否有效，如果會計檔案被隨意篡改、刪除，則會給企業(yè)管理帶來非常嚴(yán)重的損失，也會形成監(jiān)管風(fēng)險與審計風(fēng)險。所以企業(yè)內(nèi)部有必要建立內(nèi)部控制制度，并在參照管理過程中出現(xiàn)的問題不斷地完善已有的內(nèi)部控制制度，同時加強對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度，要求明確相關(guān)責(zé)任，做到獎懲有據(jù)，明確對造成會計檔案損壞的人員與管理不盡責(zé)的人員進行嚴(yán)厲的處罰，只有這樣才能在源頭上杜絕會計電子檔案的失真。

五、結(jié)語

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會計檔案的日常管理已經(jīng)逐漸向形式虛擬化方向發(fā)展，會計檔案電子化管理能夠有效地提高煙草企業(yè)信息管理與查詢的便捷度，也能夠為管理層戰(zhàn)略管理調(diào)取財務(wù)數(shù)據(jù)提供便利。各個企業(yè)務(wù)必要注重提高會計檔案電子化管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其應(yīng)有的管理作用，推動企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為邵陽市煙草公司）

參考文獻

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