文/山東省千佛山醫(yī)院 秦靜

文件在歸檔前是雜亂、無(wú)序、存放在各個(gè)部門的，比如收發(fā)文，比如工程在竣工前的基建歸檔文件，比如在結(jié)題前的科研課題文件、安裝驗(yàn)收以前的設(shè)備歸檔文件等等，都是分別存放在各個(gè)相關(guān)人員處，而且也不可能保證他們都有很好的檔案意識(shí)，不可能考慮到文件的最終是要?dú)w檔的。特別是重大活動(dòng)，如新冠肺炎疫情防控工作的歸檔文件涉及各個(gè)部門，且包含紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實(shí)物等類別，若不及時(shí)做好歸檔前的控制，很容易造成文件的丟失，造成歸檔文件不齊全、不完整，從而降低了歸檔文件的價(jià)值，影響了歸檔文件的利用。

那么怎樣做才能保證文件在平時(shí)工作中既能正常運(yùn)行又能安全完好地歸檔呢？下面從收發(fā)文件、科技檔案、照片、重大活動(dòng)、實(shí)物等方面，來(lái)談?wù)勎覀儦w檔文件的前端控制。

一、關(guān)于收文的歸檔前端控制

收文工作一般由綜合辦公室進(jìn)行，收文的運(yùn)行涉及各個(gè)部門。歸檔工作一般是來(lái)年初才進(jìn)行，在文件入檔案庫(kù)房前有較長(zhǎng)的時(shí)間存放在各處，如果不考慮文件的專人專管，收文的歸檔率會(huì)不言而喻。多年前我單位的收文在管理上就不盡人意，每年歸檔時(shí)各部門總是有找不到的文件。

針對(duì)此問(wèn)題，檔案科協(xié)調(diào)辦公室及各兼職檔案員制定了收文領(lǐng)取流程，即由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門收文的領(lǐng)取、保管。辦公室一名專職人員負(fù)責(zé)處理單位的收文，制定年度收文登記表格，在平時(shí)工作中，當(dāng)收文由分管領(lǐng)導(dǎo)閱完后，先將收文轉(zhuǎn)至相關(guān)部門的兼職檔案員（各部門兼職檔案員名單由檔案科提供），兼職檔案員在登記表上注明科室、簽名，然后轉(zhuǎn)交本部門辦理人員，完畢后再轉(zhuǎn)交到兼職檔案員保管歸檔。由于兼職檔案員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，這種收文工作程序運(yùn)行至今，基本上保證不丟失。

為了進(jìn)一步地做好收文及歸檔工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，檔案科建立了檔案管理工作微信群，專職及各部門的兼職檔案員、綜合辦公室負(fù)責(zé)處理收文的同事為微信群成員。為了方便領(lǐng)取文件，要求各位將本群昵稱改為部門+姓名，辦公室人員在本群@相關(guān)人員領(lǐng)取收文。為了不影響工作，要求兼職檔案員收到@后及時(shí)領(lǐng)取文件，并及時(shí)做好本部門的收文登記。各部門收文的運(yùn)行過(guò)程：兼職檔案員領(lǐng)取文件→做好本部門的收文登記→轉(zhuǎn)交給辦理工作人員→回到兼職檔案員保管歸檔。既保證了文件的正常運(yùn)行，也避免了文件的丟失，保障了歸檔文件的安全歸檔。

二、關(guān)于發(fā)文歸檔前端控制

例如，我們單位的發(fā)文分千醫(yī)黨字、行字、院字、人字、工字、團(tuán)字。行字、院字，由綜合辦公室統(tǒng)一簽發(fā)、核稿、打印、登記備案。黨字、人字、工字、團(tuán)字經(jīng)綜合辦公室秘書科審核后分別由相關(guān)部門按要求編號(hào)、登記、保管、歸檔（包括正式紅頭文件、簽發(fā)頭、底稿）。千醫(yī)行字、院字發(fā)文，一般由起草形成部門保管、歸檔，但必須在辦公室登記、備案。如千醫(yī)院字發(fā)文登記：

序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)發(fā)文部門文件標(biāo)題(包括附件標(biāo)題)主送機(jī)關(guān)或部門打印份數(shù)備注1 3 2 0 1 8年2月9日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 3號(hào) 教育處 關(guān)于印發(fā)《山東省千佛山醫(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)專業(yè)基地管理辦法》（修訂）等制度的通知各部門、科室 3 1 4 2 0 1 8年2月2 5日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 4號(hào) 財(cái)務(wù)處 山東省千佛山醫(yī)院財(cái)務(wù)收支情況審計(jì)整改工作方案 各部門、科室 5 1 5 2 0 1 8年2月2 6日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 5號(hào) 運(yùn)營(yíng)辦 2 0 1 8年度綜合目標(biāo)管理修訂方案 各部門、科室 5

三、檔案科負(fù)責(zé)年度收發(fā)文登記的整理

每年底，年度工作結(jié)束后，檔案科負(fù)責(zé)將一年的收發(fā)文登記用Excel表格按部門順序排列整理，剔除不歸檔的文件，如會(huì)議、培訓(xùn)等通知，并將整理好的各部門的收發(fā)文登記表發(fā)給各部門兼職檔案員，以方便其對(duì)照本部門的收發(fā)文件，查全、補(bǔ)齊，以備文件的歸檔工作，而且此項(xiàng)工作也是責(zé)任到人，保證做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。如整理后的財(cái)務(wù)處部分收文登記：

序號(hào)收文日期收文字號(hào)來(lái)文單位文件標(biāo)題分管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)至部門簽收備注1 2 0 1 8年1月5日魯衛(wèi)函〔2 0 1 8〕2號(hào)山東省衛(wèi)計(jì)委（下載）關(guān)于政府采購(gòu)、公開招標(biāo)、集體決策等規(guī)章制度落實(shí)情況督導(dǎo)檢查的通知 張某某 財(cái)務(wù)處 朱某某2 2 0 1 8年1月9日魯財(cái)會(huì)便〔2 0 1 8〕1號(hào)山東省財(cái)政廳關(guān)于上報(bào)2 0 1 7年度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作總結(jié)的通知 張某某 財(cái)務(wù)處 朱某某3 2 0 1 8年1月1 7日山東省衛(wèi)計(jì)委（下載）關(guān)于請(qǐng)?zhí)峁? 0 1 7年省級(jí)對(duì)下專項(xiàng)績(jī)效考核評(píng)價(jià)結(jié)果的通知 張某某 財(cái)務(wù)處 朱某某

四、關(guān)于基建、科研、設(shè)備等科技檔案的前端控制

基建項(xiàng)目在竣工前形成了大量的文件資料，并且工期長(zhǎng)，如果不及時(shí)收集、保管，極易造成文件的丟失。因此，在施工期間檔案科要經(jīng)常和基建科相關(guān)工作人員、兼檔員交流、溝通，制定相關(guān)措施、收集管理方法，嚴(yán)格按照基建檔案歸檔范圍收集。每個(gè)施工階段的歸檔文件責(zé)任到人，即在施工過(guò)程誰(shuí)負(fù)責(zé)哪項(xiàng)基建工作誰(shuí)就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時(shí)督促檢查基建兼檔員對(duì)文件的保管情況，如因工作需要借資料的，必需履行借閱登記。例如，立項(xiàng)的可行性研究報(bào)告、相關(guān)申請(qǐng)、批復(fù)等工程準(zhǔn)備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負(fù)責(zé)收集保管，工作需要借閱的，登記簽字，并負(fù)責(zé)催還。其他施工階段的歸檔文件，均由負(fù)責(zé)此階段工程的責(zé)任人負(fù)責(zé)收集保管，并按歸檔范圍、時(shí)間歸檔，保證齊全、完整。

科研成果的研究也是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，兼職檔案員要及時(shí)跟進(jìn)文件的保管，比如任務(wù)書、研究計(jì)劃、變更課題負(fù)責(zé)人的發(fā)文等，及時(shí)歸入課題卷宗內(nèi)。根據(jù)研究進(jìn)度，兼職檔案員還要督促指導(dǎo)課題秘書整理、保管好歸檔文件，結(jié)題后及時(shí)收集、整理好相關(guān)資料。

設(shè)備檔案，也要充分發(fā)揮兼職檔案員完全負(fù)責(zé)的作用。在設(shè)備開箱安裝驗(yàn)收前，歸檔文件完全按照歸檔范圍積極主動(dòng)收集齊全完整，保證保管無(wú)缺。尤其是安裝驗(yàn)收單的填寫，一定要按規(guī)定將設(shè)備名稱、金額、廠家、型號(hào)、合同號(hào)、進(jìn)貨單位、使用科室、驗(yàn)收情況、說(shuō)明書及保管人等內(nèi)容填寫完整。因此，設(shè)備檔案，要求兼職檔案員做個(gè)有心人，從設(shè)備申請(qǐng)、招標(biāo)材料、開箱、到安裝驗(yàn)收，整個(gè)過(guò)程的文件都要收集齊全、完整，并保管好。

五、關(guān)于照片檔案

單位的拍照工作一般由宣傳部門的專人負(fù)責(zé)。并由拍照者按照歸檔范圍和要求負(fù)責(zé)照片的整理、歸檔工作。首先，要求對(duì)照片的有效性和完整性進(jìn)行審核，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，對(duì)同一場(chǎng)景有多張圖像的，盡量只保留一至二張，對(duì)圖像不清晰、角度不佳的要剔出，以保證質(zhì)量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。其次，要求每件事要保存一套完整的電子照片，并精選出有代表性的若干張沖洗以備插冊(cè)保存。最后，所拍事件結(jié)束一周內(nèi)必須完成電子照片的整理工作。

六、關(guān)于重大活動(dòng)檔案

按照《山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法》，根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定重大活動(dòng)管理方案，保證按要求及時(shí)、完整地收集整理每一次重大活動(dòng)檔案。如2019年的新冠肺炎疫情防控工作，檔案科在檔案管理工作微信群里，通知每一位兼職檔案員，要及時(shí)收集新冠肺炎疫情防控工作中形成的文件和收到的文件。檔案科按照上級(jí)關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的要求，根據(jù)本單位工作的實(shí)際情況，及時(shí)制定新冠肺炎疫情防控工作歸檔范圍，歸檔范圍包括在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價(jià)值的各種門類和載體記錄的紙質(zhì)文件、聲像、電子文件和實(shí)物等。建議兼職檔案員單獨(dú)存放疫情防控工作文件，以方便整理，待疫情過(guò)后，按要求集中整理歸檔。

七、關(guān)于實(shí)物檔案

為確保實(shí)物檔案的安全，我們單位的實(shí)物檔案實(shí)行按月移交制度。各處、科室一般在每月的上旬將上月接收的實(shí)物檔案由兼職檔案員移交檔案科，并在OA系統(tǒng)辦理移交手續(xù)。為確保實(shí)物應(yīng)歸盡歸，檔案科工作人員會(huì)通過(guò)多種渠收集有保存價(jià)值的實(shí)物信息，如在醫(yī)院工作群、網(wǎng)站、院報(bào)等看到發(fā)表彰、獲獎(jiǎng)的信息，檔案科工作人員會(huì)主動(dòng)和相關(guān)部門聯(lián)系，提醒移交實(shí)物。

綜上所述，只要做好歸檔文件的前端控制環(huán)節(jié)，歸檔工作不可能做不到齊全完整；只要有兼職檔案員很好的前端參與，歸檔文件肯定會(huì)做到應(yīng)收盡收；只要檔案科工作人員積極主動(dòng)與各部門配合、溝通，檔案工作一定能做到應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管。因此，做好歸檔文件的前端控制工作，是做好檔案工作的有力保障。