王兵

對多條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系進(jìn)行排序，應(yīng)優(yōu)先使用羅列、歸納等簡單方法，和短語、短句進(jìn)行陳述，而盡量少使用推理、演繹等復(fù)雜方法，及長句、復(fù)句進(jìn)行陳述

每年畢業(yè)季，大學(xué)生就業(yè)的話題就會被更多討論。其中，公關(guān)行業(yè)以相對旺盛的用人需求吸引了不少新人。不過，一些基礎(chǔ)能力準(zhǔn)備不足，比較典型的如溝通能力，這個公關(guān)人最常用、最重要的工作能力，卻讓部分行業(yè)新人感到頗有挑戰(zhàn)。

要知道，公關(guān)人幾乎是全天候地與各種工作對象保持溝通狀態(tài)。來說兩個溝通實(shí)例：實(shí)例1，有一次我去一所大學(xué)給學(xué)生做分享，開場時請幾位同學(xué)介紹自己，這個看起來比較簡單的互動卻讓我挺意外，因?yàn)榇蟛糠滞瑢W(xué)連自己名字都沒提到。實(shí)例2，一位行業(yè)新人申請加入我創(chuàng)建的群，我讓他進(jìn)群后介紹一下自己，然而他的介紹不僅沒有提到自己是誰，也沒有就職公司、負(fù)責(zé)什么工作等信息。

在近幾年的實(shí)際工作接觸中，我發(fā)現(xiàn)類似的情況并非個案或少數(shù)，而是有一定的普遍性。為此，圍繞行業(yè)新人如何培養(yǎng)自己的溝通能力，我談幾點(diǎn)個人心得。

第一個工具是關(guān)鍵信息管理：一是對關(guān)鍵信息點(diǎn)或者信息條進(jìn)行梳理，即我們在溝通中要表達(dá)的關(guān)鍵信息包括哪幾點(diǎn)或者哪幾條？二是上述若干點(diǎn)或者條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系是什么？然后根據(jù)關(guān)系進(jìn)行邏輯排序。三是從文字陳述上檢查單點(diǎn)或單條信息所要表達(dá)意思的準(zhǔn)確性與完整性。

當(dāng)中，我有一點(diǎn)比較深切的體會，對多條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系進(jìn)行排序，應(yīng)優(yōu)先使用羅列、歸納等簡單方法，和短語、短句進(jìn)行陳述，而盡量少使用推理、演繹等復(fù)雜方法，及長句、復(fù)句進(jìn)行陳述。用一個A、B組對比的陳述例子來具體說明。A組的陳述：對于某某事，因?yàn)槭裁矗€有什么，以及什么，但是什么，又如何，所以……;B組的陳述：對于某某事，我有幾個看法：1是什么，2是什么，3是什么……總的來說，就是什么……這個對比中，A組屬于使用推理和復(fù)句，而B組則使用的是羅列、歸納和短句。很顯然，對大部分人來說，B組會更容易準(zhǔn)確表達(dá)，也更方便被理解。

第二個溝通工具是主謂賓檢驗(yàn)。所謂主謂賓檢驗(yàn)，就是當(dāng)我們把一組或一段文字寫好后，可以用劃分它的主語、謂語和賓語來檢驗(yàn)、對照與我們真正想要表達(dá)的意思是不是一致的。它的使用場景，更適合使用了推理、演繹，和長句、復(fù)句進(jìn)行陳述的情況，會是更有助于提高溝通質(zhì)量和效率的補(bǔ)充方法。我曾經(jīng)多次遇到的一種情況是，不少有行業(yè)資深經(jīng)驗(yàn)的人，在日常工作文件中寫出來的文字、語句，和其原本要表達(dá)的意思恰恰相反。這不僅會讓溝通不順暢，更會帶來一系列的不良影響。主謂賓檢驗(yàn)這個方法，就是我應(yīng)對這種教訓(xùn)而采用的。

第三個工具是“5W1H”，即“何時何地何人因何如何做了何事”。它是幫助我們把關(guān)鍵信息點(diǎn)或者信息條陳述準(zhǔn)確、完整的最常用、最有效工具。我以前帶新人的時候，第一件事是讓其參與項(xiàng)目會議并寫會議紀(jì)要。如果事先不提供會議紀(jì)要模板，往往會寫得比較凌亂，諸多關(guān)鍵信息漏掉，寫錯的情況更多。而提供了會議紀(jì)要模板后，哪怕是新人，基本上也能在會后半小時到一小時就完成會議紀(jì)要，而熟悉會議背景或有經(jīng)驗(yàn)的人，能在會議結(jié)束后即時完成紀(jì)要的撰寫，會議溝通的有效性能得到充分保障。這個會議紀(jì)要模板，就是采用了“5W1H”方法設(shè)計的，包括什么人參加了何時何地召開的什么主題內(nèi)容的會議，不同的人在會中分別承擔(dān)了什么角色，就什么事項(xiàng)進(jìn)行了討論，結(jié)論有哪些？后續(xù)需要由誰去做什么、什么時間完成……