趙鑫強 方路

摘? 要：本文提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的設想，在明確現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀并闡明建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫意義的基礎上，進一步提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的相關策略，以期促進新型冠狀病毒疫情檔案的提供和利用并獲得更好的社會效益。

關鍵詞：新型冠狀病毒疫情檔案; 檔案專題數(shù)據(jù)庫; 專題數(shù)據(jù)庫

Abstract： This article puts forward the idea of establishing a special database for the COVID-19 epidemic archives. On the basis of clarifying the current status of the work of the COVID-19 epidemic archives and clarifying the significance of the establishment of the new COVID-19 epidemic archives thematic database， this paper proposes COVID-19 archives. Suggestions for construction to promote the provision and use of COVID-19 epidemic archives and obtain better social benefits.

Keywords： COVID-19 epidemic archives; Archives thematic database; Thematic database

本文通過建立疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫，解決疫情檔案由于其分散、成套性不強、深加工不足等特點帶來的問題，為疫情檔案的提供利用和今后解決類似突發(fā)公共安全事件和重大衛(wèi)生事件產(chǎn)生的檔案提供經(jīng)驗。

1 現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀

本文通過對全國（除臺灣、香港特別行政區(qū)和澳門特別行政區(qū)）31個省級行政區(qū)檔案局（館）官方網(wǎng)站、官方微博和微信公眾號（簡稱“兩微一端”）進行調(diào)查，將現(xiàn)階段疫情檔案工作現(xiàn)狀總結為兩點。

1.1 積極開展疫情檔案的收集和征集工作

全國多地檔案局（館）都在積極開展有關檔案的收集工作。從各地檔案局（館）向社會征集疫情檔案通知的發(fā)布渠道和發(fā)布時間可以看出，截至2020年5月5日，全國25個省級行政區(qū)的28家檔案局和檔案館，自2020年2月中旬，陸續(xù)通過“兩微一端”平臺向社會發(fā)布檔案信息的征集通知。2020年2月7日，國家檔案局發(fā)布通知，要求對疫情防控期間產(chǎn)生的檔案材料應收盡收、應歸盡歸。[1]遼寧省檔案局通知表示，要求積極開展本地區(qū)疫情檔案的收集指導工作，確保疫情防控檔案收集工作順利開展。[2]

1.2 初步開展疫情檔案的整理和歸檔工作

在積極開展檔案收集和征集工作的基礎上，各地也開始了對疫情檔案的整理和歸檔工作。遼寧省檔案局明確疫情防控工作材料涉及的范圍和類型，以及不同類型材料的保管期限。[3]云南省檔案局發(fā)布通知，明確了19類歸檔材料的類型。[4]雖然部分檔案局（館）明確了疫情檔案類型并制定了疫情檔案保管期限表，但是對于疫情檔案類型和保管期限的劃分還不夠細致。在對2003年“非典”疫情檔案進行分類和整理過程中，有學者提出將這部分檔案按照綜合類、醫(yī)療救治類、疫情類和物資保障類等9種類型進行細分。[5]因此對歸檔類型無法正確劃分的檔案局（館）可以參照此劃分類型進行疫情檔案的歸檔。

2 建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的意義

2.1 有利于為各學科科學研究提供系統(tǒng)依據(jù)

目前，疫情檔案保存還具有分散性。[6]這種分散的保存狀況不利于基于大量數(shù)據(jù)開展研究。

通過建立疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫，將疫情檔案匯集起來，可以完整地反映疫情防控期間我國政治、經(jīng)濟、科研和患者救治等各方面信息，同時為科研人員提供一個更具有系統(tǒng)性和多元性[7]的檔案數(shù)據(jù)平臺。

2.2 有利于為突發(fā)事件的應對提供藍本

突發(fā)事件的處置具有政治性、突發(fā)性、系統(tǒng)性和探索性，[8]這種情形下，發(fā)揮檔案的情報價值就顯得尤為重要。疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立不僅使得一個范圍內(nèi)反映新型冠狀病毒防治和處理的檔案可以有效地集中在一起，還可以為其他國家在防治和應對新型冠狀病毒的工作方面提供經(jīng)驗。并且，在未來遇到類似突發(fā)公共安全事件時，可以通過檔案專題數(shù)據(jù)庫中的檔案信息獲得相關處置方式，對突發(fā)事件做出處理。

2.3 有利于充分地發(fā)揮檔案的社會價值

在疫情檔案的征集和收集過程中，除了囊括大量的政府文件和救治方案，一些公眾在社交媒體中產(chǎn)生的檔案也被歸入檔案館，因此它具有更高的社會價值。傳統(tǒng)檔案管理目錄、指南或報道性檢索工具，[9]無法適應用戶及時有效地獲取全面的檔案信息的需求。疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫向用戶提供利用疫情檔案的專門平臺，可以滿足這一需求，充分發(fā)揮疫情檔案的參考價值和社會作用。

3 新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設策略

3.1 明確建設目的與用戶利用需求

明確以為政府科學決策提供依據(jù)[10]的疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設目的，有助于檔案部門更好地開展疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫相關工作。[11]檔案部門在構建疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫時需要了解用戶的具體需求，通過線上調(diào)查和線下發(fā)放問卷的形式知曉用戶對數(shù)據(jù)庫使用習慣，以便為用戶提供更加友好和高效的檔案服務。

3.2 開展檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設

“新型冠狀病毒疫情”檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設實際上應該是國家層面的建設項目。構建一個國家統(tǒng)一的檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺是解決目前疫情檔案整合困難和各地信息化建設水平存在差異等問題的有效方式。作為國家統(tǒng)一的檔案專題數(shù)據(jù)庫建設平臺，其主導機關應該是國家機構，如國家檔案局，因為只有這樣才可以更加全面、多元視角看待檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設問題，提高其適用性。

3.3 確保檔案專題數(shù)據(jù)庫信息安全

疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫上的檔案信息主要是以電子形式存儲于磁盤等介質(zhì)上，但是由于外部環(huán)境和技術環(huán)境的影響，會存在介質(zhì)老化以及技術落后等問題，從而間接地影響數(shù)據(jù)的可用性和可讀性。因此，在疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設過程中，需要時刻注意檔案信息的安全問題。首先，為保證檔案信息的長期可讀可用，除了在歸檔時保存形成檔案的系統(tǒng)和相關設備并及時進行遷移、仿真或封裝外，還需選擇一種可以穩(wěn)定存儲檔案信息的介質(zhì)和載體。其次，疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設應當積極通過物理隔離和邏輯隔離的方式，在防止網(wǎng)絡病毒侵襲的同時，可以最大限度地阻擋來自網(wǎng)絡的惡意攻擊。

3.4 動態(tài)維護檔案專題數(shù)據(jù)庫信息

疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容需要不斷地進行更新。并且疫情檔案現(xiàn)在仍處于收集和整理階段，其數(shù)量和范圍還在不斷增長和擴大，疫情檔案這個整體還處于一個不穩(wěn)定狀態(tài)。所以，在構建疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫時，在保證對現(xiàn)有疫情檔案信息共享的前提下，還要不斷更新和補充新的疫情檔案信息，以保證疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中信息的完整，并通過檔案信息組織的動態(tài)性以增強檔案專題數(shù)據(jù)庫的擴展性。在動態(tài)維護疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案部門應當根據(jù)實際情況選擇實時或定期更新信息的方式，逐步完善其中的疫情檔案信息，以獲得最佳的開發(fā)利用效果。與此同時，檔案部門可以通過對用戶需求的分析和有關反饋，及時補充和完善疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中已有的檔案信息內(nèi)容，甚至檔案部門可以進一步調(diào)整疫情檔案信息的組織和開發(fā)利用方式，從而形成用戶需求與檔案信息之間的良性互動。

3.5 制定檔案專題數(shù)據(jù)庫建設標準

在檔案專題數(shù)據(jù)庫建設中其標準仍然缺失。各地檔案數(shù)據(jù)庫在建設過程中存在差異，這使得各地檔案數(shù)據(jù)庫的邏輯結構不同，因而會進一步引起不同專題數(shù)據(jù)庫之間轉換困難、難以共享等問題。許多地方檔案館在建設過程中，并沒有按照國家檔案局所規(guī)定的有關標準和規(guī)范進行執(zhí)行，各地在建設的過程中也沒有進行及時的監(jiān)督，使得很多檔案信息及其數(shù)據(jù)庫建設過程中存在不規(guī)范的問題。因此，在檔案專題數(shù)據(jù)庫建設標準制定的過程中，檔案管理部門應當充分考慮到現(xiàn)今疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的實際情況，制定出合理并易于共享和利用的檔案專題數(shù)據(jù)庫建設模式和方法。其次，檔案行政部門應當在數(shù)據(jù)庫的建設過程中加強對有關工作的監(jiān)督和指導，對于在建設過程中出現(xiàn)的問題應當及時進行糾正和調(diào)整。

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（作者單位：趙鑫強，河北大學管理學院;方路，鄭州大學信息管理學院? 來稿日期：2020-05-10）