趙鑫強(qiáng) 方路

摘? 要：本文提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)想，在明確現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀并闡明建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫意義的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的相關(guān)策略，以期促進(jìn)新型冠狀病毒疫情檔案的提供和利用并獲得更好的社會效益。

關(guān)鍵詞：新型冠狀病毒疫情檔案; 檔案專題數(shù)據(jù)庫; 專題數(shù)據(jù)庫

Abstract： This article puts forward the idea of establishing a special database for the COVID-19 epidemic archives. On the basis of clarifying the current status of the work of the COVID-19 epidemic archives and clarifying the significance of the establishment of the new COVID-19 epidemic archives thematic database， this paper proposes COVID-19 archives. Suggestions for construction to promote the provision and use of COVID-19 epidemic archives and obtain better social benefits.

Keywords： COVID-19 epidemic archives; Archives thematic database; Thematic database

本文通過建立疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫，解決疫情檔案由于其分散、成套性不強(qiáng)、深加工不足等特點(diǎn)帶來的問題，為疫情檔案的提供利用和今后解決類似突發(fā)公共安全事件和重大衛(wèi)生事件產(chǎn)生的檔案提供經(jīng)驗(yàn)。

1 現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀

本文通過對全國（除臺灣、香港特別行政區(qū)和澳門特別行政區(qū)）31個(gè)省級行政區(qū)檔案局（館）官方網(wǎng)站、官方微博和微信公眾號（簡稱“兩微一端”）進(jìn)行調(diào)查，將現(xiàn)階段疫情檔案工作現(xiàn)狀總結(jié)為兩點(diǎn)。

1.1 積極開展疫情檔案的收集和征集工作

全國多地檔案局（館）都在積極開展有關(guān)檔案的收集工作。從各地檔案局（館）向社會征集疫情檔案通知的發(fā)布渠道和發(fā)布時(shí)間可以看出，截至2020年5月5日，全國25個(gè)省級行政區(qū)的28家檔案局和檔案館，自2020年2月中旬，陸續(xù)通過“兩微一端”平臺向社會發(fā)布檔案信息的征集通知。2020年2月7日，國家檔案局發(fā)布通知，要求對疫情防控期間產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。[1]遼寧省檔案局通知表示，要求積極開展本地區(qū)疫情檔案的收集指導(dǎo)工作，確保疫情防控檔案收集工作順利開展。[2]

1.2 初步開展疫情檔案的整理和歸檔工作

在積極開展檔案收集和征集工作的基礎(chǔ)上，各地也開始了對疫情檔案的整理和歸檔工作。遼寧省檔案局明確疫情防控工作材料涉及的范圍和類型，以及不同類型材料的保管期限。[3]云南省檔案局發(fā)布通知，明確了19類歸檔材料的類型。[4]雖然部分檔案局（館）明確了疫情檔案類型并制定了疫情檔案保管期限表，但是對于疫情檔案類型和保管期限的劃分還不夠細(xì)致。在對2003年“非典”疫情檔案進(jìn)行分類和整理過程中，有學(xué)者提出將這部分檔案按照綜合類、醫(yī)療救治類、疫情類和物資保障類等9種類型進(jìn)行細(xì)分。[5]因此對歸檔類型無法正確劃分的檔案局（館）可以參照此劃分類型進(jìn)行疫情檔案的歸檔。

2 建立新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的意義

2.1 有利于為各學(xué)科科學(xué)研究提供系統(tǒng)依據(jù)

目前，疫情檔案保存還具有分散性。[6]這種分散的保存狀況不利于基于大量數(shù)據(jù)開展研究。

通過建立疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫，將疫情檔案匯集起來，可以完整地反映疫情防控期間我國政治、經(jīng)濟(jì)、科研和患者救治等各方面信息，同時(shí)為科研人員提供一個(gè)更具有系統(tǒng)性和多元性[7]的檔案數(shù)據(jù)平臺。

2.2 有利于為突發(fā)事件的應(yīng)對提供藍(lán)本

突發(fā)事件的處置具有政治性、突發(fā)性、系統(tǒng)性和探索性，[8]這種情形下，發(fā)揮檔案的情報(bào)價(jià)值就顯得尤為重要。疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立不僅使得一個(gè)范圍內(nèi)反映新型冠狀病毒防治和處理的檔案可以有效地集中在一起，還可以為其他國家在防治和應(yīng)對新型冠狀病毒的工作方面提供經(jīng)驗(yàn)。并且，在未來遇到類似突發(fā)公共安全事件時(shí)，可以通過檔案專題數(shù)據(jù)庫中的檔案信息獲得相關(guān)處置方式，對突發(fā)事件做出處理。

2.3 有利于充分地發(fā)揮檔案的社會價(jià)值

在疫情檔案的征集和收集過程中，除了囊括大量的政府文件和救治方案，一些公眾在社交媒體中產(chǎn)生的檔案也被歸入檔案館，因此它具有更高的社會價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理目錄、指南或報(bào)道性檢索工具，[9]無法適應(yīng)用戶及時(shí)有效地獲取全面的檔案信息的需求。疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫向用戶提供利用疫情檔案的專門平臺，可以滿足這一需求，充分發(fā)揮疫情檔案的參考價(jià)值和社會作用。

3 新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)策略

3.1 明確建設(shè)目的與用戶利用需求

明確以為政府科學(xué)決策提供依據(jù)[10]的疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的，有助于檔案部門更好地開展疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫相關(guān)工作。[11]檔案部門在構(gòu)建疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫時(shí)需要了解用戶的具體需求，通過線上調(diào)查和線下發(fā)放問卷的形式知曉用戶對數(shù)據(jù)庫使用習(xí)慣，以便為用戶提供更加友好和高效的檔案服務(wù)。

3.2 開展檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)

“新型冠狀病毒疫情”檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)實(shí)際上應(yīng)該是國家層面的建設(shè)項(xiàng)目。構(gòu)建一個(gè)國家統(tǒng)一的檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺是解決目前疫情檔案整合困難和各地信息化建設(shè)水平存在差異等問題的有效方式。作為國家統(tǒng)一的檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)平臺，其主導(dǎo)機(jī)關(guān)應(yīng)該是國家機(jī)構(gòu)，如國家檔案局，因?yàn)橹挥羞@樣才可以更加全面、多元視角看待檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)問題，提高其適用性。

3.3 確保檔案專題數(shù)據(jù)庫信息安全

疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫上的檔案信息主要是以電子形式存儲于磁盤等介質(zhì)上，但是由于外部環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的影響，會存在介質(zhì)老化以及技術(shù)落后等問題，從而間接地影響數(shù)據(jù)的可用性和可讀性。因此，在疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，需要時(shí)刻注意檔案信息的安全問題。首先，為保證檔案信息的長期可讀可用，除了在歸檔時(shí)保存形成檔案的系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備并及時(shí)進(jìn)行遷移、仿真或封裝外，還需選擇一種可以穩(wěn)定存儲檔案信息的介質(zhì)和載體。其次，疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)當(dāng)積極通過物理隔離和邏輯隔離的方式，在防止網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲的同時(shí)，可以最大限度地阻擋來自網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊。

3.4 動(dòng)態(tài)維護(hù)檔案專題數(shù)據(jù)庫信息

疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容需要不斷地進(jìn)行更新。并且疫情檔案現(xiàn)在仍處于收集和整理階段，其數(shù)量和范圍還在不斷增長和擴(kuò)大，疫情檔案這個(gè)整體還處于一個(gè)不穩(wěn)定狀態(tài)。所以，在構(gòu)建疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫時(shí)，在保證對現(xiàn)有疫情檔案信息共享的前提下，還要不斷更新和補(bǔ)充新的疫情檔案信息，以保證疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中信息的完整，并通過檔案信息組織的動(dòng)態(tài)性以增強(qiáng)檔案專題數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)展性。在動(dòng)態(tài)維護(hù)疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況選擇實(shí)時(shí)或定期更新信息的方式，逐步完善其中的疫情檔案信息，以獲得最佳的開發(fā)利用效果。與此同時(shí)，檔案部門可以通過對用戶需求的分析和有關(guān)反饋，及時(shí)補(bǔ)充和完善疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫中已有的檔案信息內(nèi)容，甚至檔案部門可以進(jìn)一步調(diào)整疫情檔案信息的組織和開發(fā)利用方式，從而形成用戶需求與檔案信息之間的良性互動(dòng)。

3.5 制定檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)中其標(biāo)準(zhǔn)仍然缺失。各地檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)過程中存在差異，這使得各地檔案數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)不同，因而會進(jìn)一步引起不同專題數(shù)據(jù)庫之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問題。許多地方檔案館在建設(shè)過程中，并沒有按照國家檔案局所規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行，各地在建設(shè)的過程中也沒有進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督，使得很多檔案信息及其數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中存在不規(guī)范的問題。因此，在檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分考慮到現(xiàn)今疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)際情況，制定出合理并易于共享和利用的檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)模式和方法。其次，檔案行政部門應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中加強(qiáng)對有關(guān)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，對于在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行糾正和調(diào)整。

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（作者單位：趙鑫強(qiáng)，河北大學(xué)管理學(xué)院;方路，鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院? 來稿日期：2020-05-10）