盛磊 王爽

（浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司浙江杭州310000）

一、煙草行業(yè)差旅現(xiàn)狀和問題

作為擁有50多萬名職工的中國煙草，主要從事卷煙生產(chǎn)、經(jīng)營與專賣管理等，行業(yè)不但組織架構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)類型多樣，而且員工數(shù)量巨大、差旅需求旺盛。但一直以來行業(yè)的差旅業(yè)務(wù)缺少統(tǒng)一的管理，也沒有搭建統(tǒng)一的商旅平臺，差旅申請、預(yù)訂、報銷以及審核均采用傳統(tǒng)方式：由員工選擇自行或通過第三方票務(wù)公司訂購火車票、機票，員工自行墊付資金，行程結(jié)束后憑各種票據(jù)報銷差旅費。期間由財務(wù)人員對報銷業(yè)務(wù)進行人工審核，主要核查業(yè)務(wù)的真實性、票據(jù)的合規(guī)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等。這種方式下，差旅制度和標(biāo)準(zhǔn)不能精準(zhǔn)貫徹到位、出差預(yù)訂不夠便捷、人工審核的誤差率客觀存在、工作效率偏低、報銷周期較長等問題凸顯。從浙江中煙的實際情況來看，具體存在以下問題：

（一）報銷流程較長，墊資成本較大

據(jù)統(tǒng)計，單個員工差旅報銷從行程結(jié)束至財務(wù)報銷審核結(jié)束一般需要14天以上；常駐外業(yè)務(wù)員由于出差時間長，自行墊資金額高達數(shù)萬元。由于整個報銷過程需要通過手工填報、線下審核，財務(wù)人員無法事先規(guī)范和指導(dǎo)員工報銷信息填寫，容易造成因制度理解不同產(chǎn)生的信息溝通問題，從而影響流程效率；同時財務(wù)審核工作量大，審核效率和規(guī)范性難以兼顧。

（二）機票價格明顯高于市場價

員工自行或者委托第三方票務(wù)公司購買的機票價格往往遠高于互聯(lián)網(wǎng)公共平臺的價格。零散采購無法發(fā)揮企業(yè)集中采購的規(guī)模效應(yīng)，預(yù)訂過程無法痕跡化，員工缺乏比質(zhì)比價的手段，無法在落實差旅標(biāo)準(zhǔn)、降低總體費用的同時，為員工提供更多有性價比的選擇。

（三）審核住宿價格、合理性判定缺乏依據(jù)

財務(wù)人員審核時由于酒店價格和房型信息的不透明導(dǎo)致難以甄別酒店發(fā)票與實際入住酒店是否相符等問題。員工差旅過程不夠透明，各級審核和管控受拘于復(fù)雜的現(xiàn)實狀況往往流于紙面，對不合規(guī)的差旅行為難以一一發(fā)現(xiàn)。

（四）差旅缺乏全流程整體管控

企業(yè)對員工的差旅行為缺乏事前、事中的管控，往往采用事后檢查的手段。而事后檢查的方式雖然可以發(fā)現(xiàn)部分問題，但對既成事實的經(jīng)濟行為管控力度明顯不夠。面對事后發(fā)現(xiàn)的各種不規(guī)范問題，由于存在部分具有合理理由的例外事件，不能采用不予報銷的“一刀切”進行簡單處置，還要依靠財務(wù)審核人員的職業(yè)判斷和專業(yè)水平來進行合理處置，難免發(fā)生審核權(quán)威受到質(zhì)疑、被核事項無法落實等情況，甚至可能給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失和負面影響。因此，對出差事項實施全流程的管控對于規(guī)范員工的差旅行為、保障員工合法權(quán)益、控制企業(yè)報銷風(fēng)險顯得尤為關(guān)鍵。

二、浙江中煙探索建設(shè)商旅平臺的實踐

浙江中煙是一家主營卷煙生產(chǎn)和銷售的煙草工業(yè)企業(yè)，隸屬于中國煙草總公司，下屬兩個卷煙廠。業(yè)務(wù)范圍遍布全國32個省、直轄市、自治區(qū)的310多個地級市以及東南亞、中東、南美等海外市場，年營業(yè)收入超過800億元。近年來隨著公司業(yè)務(wù)不斷外延，超過六成業(yè)務(wù)量發(fā)生在省外市場和境外市場，公司常駐外的業(yè)務(wù)團隊也隨之不斷壯大，全年有超過四百員工長期駐外，超過一千員工有差旅需求，因此伴隨而來的差旅出行問題和矛盾也越來越突出。

（一）探索建設(shè)商旅平臺的過程

基于上述問題，浙江中煙積極探索基于互聯(lián)網(wǎng)的商旅平臺建設(shè)，通過整個差旅過程的數(shù)字化、自動化和智能化處理，在為員工提供高效便捷的差旅體驗的同時，有效落實差旅制度和標(biāo)準(zhǔn)，提高差旅費用的控能力。平臺建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點如下：

1.全面籌劃未來差旅。對差旅系統(tǒng)的全面規(guī)劃和設(shè)計關(guān)系到平臺的管理力度和應(yīng)用成效，必須要結(jié)合企業(yè)的實際情況，充分考慮未來業(yè)務(wù)發(fā)展需求，著眼當(dāng)前、放眼未來?？傮w來說，對于未來的差旅管理，需要全面覆蓋行前、行中和行后三個環(huán)節(jié)，分別包括差旅申請管理、差旅預(yù)訂和執(zhí)行管理、差旅報銷管理、商旅結(jié)算管理以及差旅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理五個方面。具體如圖1所示。

圖1

2.實地調(diào)研業(yè)務(wù)需求。要建立一個全方位、高效率的差旅管理平臺，既要滿足企業(yè)規(guī)范管理的要求，又要給員工以滿意的差旅報銷體驗，必須充分征求業(yè)務(wù)部門的意見，有效解決出差人員的合理訴求。平臺建設(shè)實施部門需要深入業(yè)務(wù)一線，在市場營銷、物資采購等出差人員較為集中的業(yè)務(wù)部門開展實地調(diào)研，了解業(yè)務(wù)人員特別是外勤團隊在行程設(shè)計、交通安排、酒店預(yù)訂、報銷流程等方面的差旅需求，在此基礎(chǔ)上，梳理商旅平臺的預(yù)訂、結(jié)算、報銷等流程，并對商旅平臺的規(guī)則配置進行深入探討，初步搭建平臺建設(shè)雛形。

3.重新設(shè)計差旅流程。結(jié)合對差旅管理的全面籌劃以及實地調(diào)研的結(jié)論，在正式開展平臺建設(shè)之前，需要重新梳理并確定差旅申請、預(yù)訂、行程變更、報銷、財務(wù)審核、結(jié)算等流程，以保障系統(tǒng)運行的高效性、合規(guī)性，提高用戶的體驗感。此時，根據(jù)實地調(diào)研的結(jié)果，實施部門已經(jīng)擁有了較為詳細的基礎(chǔ)資料、設(shè)計思路和藍圖。針對差旅管理的總體框架，形成具體流程：（1）行前：差旅申請管理。建立企業(yè)內(nèi)部差旅管理平臺，從差旅計劃的申報、審批到行程的變更，實現(xiàn)差旅事前管理的線上審批。（2）行中：差旅預(yù)訂和執(zhí)行管理。差旅預(yù)訂：員工可直接登錄互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺進行預(yù)訂。商旅平臺可按照企業(yè)差旅管理的具體要求設(shè)置預(yù)訂控制規(guī)則和預(yù)訂審批規(guī)則，例如：無法預(yù)訂超過2個月的訂單、預(yù)訂機票鎖定本次航班的最低價、預(yù)訂酒店超標(biāo)時超標(biāo)部分需要自行支付等，在員工預(yù)訂時校驗是否符合管控要求，在預(yù)訂提交后依據(jù)審批規(guī)則發(fā)送審批任務(wù)。執(zhí)行管理：在互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺進行機票退改簽、酒店退房、離退員工預(yù)訂處理等各類預(yù)訂變更管理。同時互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺提供各類預(yù)訂、變更等信息的查詢、導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的清單格式能夠?qū)隕RP系統(tǒng)，支持財務(wù)人員按差旅預(yù)訂進行勾對。（3）行后：財務(wù)報銷管理和商旅結(jié)算管理。財務(wù)報銷管理：員工填制差旅行程單，標(biāo)注互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺預(yù)訂信息，并在資金支付系統(tǒng)中申請支付差旅費。財務(wù)人員審批并根據(jù)行程單在ERP差旅預(yù)訂核銷程序中核銷本次行程預(yù)訂信息。財務(wù)人員定期檢查未核銷訂單，及時發(fā)現(xiàn)未報銷行程并提醒員工及時報銷。商旅結(jié)算管理：各個卷煙廠成本費用均獨立結(jié)算，商旅平臺預(yù)訂的住宿發(fā)票、機票行程單等票據(jù)也分別郵寄給各個成本中心。商旅平臺提供“30+30”天的賬期，每個點的財務(wù)人員根據(jù)上月已出行的預(yù)訂清單分別與商旅服務(wù)商進行結(jié)算。詳見圖2。

4.合理完成系統(tǒng)配置。經(jīng)過前序準(zhǔn)備，系統(tǒng)建設(shè)已初具條件。根據(jù)之前調(diào)研形成的結(jié)果，預(yù)訂流程、差旅規(guī)則、結(jié)算流程等均已經(jīng)明確，通過選定的商旅平臺開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)初始化、創(chuàng)建賬戶、配置規(guī)則等一系列工作，同時根據(jù)實際需要開發(fā)商旅預(yù)訂核銷程序及差旅費管理平臺，實現(xiàn)與企業(yè)管理系統(tǒng)（ERP）的有效對接，確保差旅行程審批、差旅預(yù)訂、報銷、審核、銷賬等標(biāo)準(zhǔn)固化、程序到位、流程順暢、形成閉環(huán)。

圖2

5.有序推進平臺應(yīng)用。考慮到差旅管理涉及到業(yè)務(wù)面比較廣，并且直接與員工切身感受相關(guān)，在平臺上線應(yīng)用前，需要進行應(yīng)用培訓(xùn)及推廣宣傳。借助企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)部刊物、辦公平臺等渠道進行全面深入的宣傳，并組織各個層級、各個部門的線下培訓(xùn)，以進一步加深員工的認同感，提高員工的認知度。推行過程中采取分步走的方式，分部門分類型逐步推進，平穩(wěn)過渡，減少變革阻力，同時有助于針對實施過程中暴露的問題及時調(diào)整、及時修正、及時完善，以實現(xiàn)制度、流程、數(shù)據(jù)和系統(tǒng)平臺的平穩(wěn)過渡。

6.充分吸納大客戶協(xié)議。商旅平臺涵蓋機票、火車票、酒店、用車等預(yù)訂功能，企業(yè)的差旅消費實現(xiàn)了集中管理、集中統(tǒng)計和集中反饋，企業(yè)的集團化優(yōu)勢得以充分體現(xiàn)。企業(yè)可以利用商旅平臺服務(wù)商龐大的客戶規(guī)模，與各大航司、酒店、網(wǎng)約車平臺等供應(yīng)商簽訂大客戶協(xié)議并納入商旅平臺。通過協(xié)商，往往能夠在原有折扣的基礎(chǔ)上享受不同程度的折上折。在夯實規(guī)范基礎(chǔ)、提高管理效率的同時，有效地控制企業(yè)的運營成本。

（二）平臺初步成效

商旅平臺不但能實現(xiàn)采購直接成本的降低，而且能通過減少粘貼票據(jù)的時間、降低填報錯誤率、提高采購價格透明度、壓縮報銷周期等從而大幅降低采購的間接成本，實現(xiàn)了“雙降”，基本上達到了商旅平臺建設(shè)的初衷。具體成效如下：

1.提高員工體驗感與滿意度。從員工使用的總體情況來看，互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺操作簡便、價格透明單一；員工無需再提供機票行程單、登機牌，住宿發(fā)票、清單、刷卡小票等票據(jù)，也避免了票據(jù)遺失、開票信息有誤、票據(jù)粘貼等麻煩，報銷更加便利；員工無需墊資，節(jié)約了資金成本。原線下模式報銷至少需要14個工作日，目前在商旅平臺預(yù)訂單筆訂單不超過2分鐘，訂單確認后直接出票，無需付款，財務(wù)審核亦無需加記，報銷減少到10個工作日內(nèi)。

2.有效降低差旅成本?；ヂ?lián)網(wǎng)商旅平臺可按照公司管控要求自動推薦低折扣機票，設(shè)置最低價、折扣、提前預(yù)訂天數(shù)以及艙位等管控條件，降低機票折扣；可通過預(yù)設(shè)分城市差別化標(biāo)準(zhǔn)，只可預(yù)訂滿足差旅標(biāo)準(zhǔn)的酒店，從而降低差旅機票、住宿費用的總體規(guī)模。就浙江中煙而言，全年全員預(yù)訂機票平均折扣保持在六折以下；通過商旅平臺預(yù)訂酒店比重超過三成，累計為員工墊付差旅資金超過千萬元，總差旅費用與線下采購相比累計降低將近10%。

3.規(guī)范差旅管理。通過互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺預(yù)訂，價格構(gòu)成將比通過其他途徑預(yù)訂更加透明，并可自動根據(jù)公司差旅管控要求進行預(yù)訂校驗和審批，從源頭上控制員工差旅超標(biāo)問題，同時可以建立黑名單制度，將出現(xiàn)過問題的酒店加入黑名單。另外，對因業(yè)務(wù)需要造成的例外情形，制定相關(guān)事前授權(quán)審批的規(guī)則，痕跡化管理，便于事后定期對比與分析，提高業(yè)務(wù)部門的管理自覺性。

4.為差旅精益管理提供數(shù)據(jù)支撐。傳統(tǒng)模式下，員工的差旅數(shù)據(jù)只能依靠手工統(tǒng)計，工作量大，且存在滯后性。商旅平臺可實時獲取所有員工的差旅數(shù)據(jù)，為提升差旅費管理水平，進一步加強差旅支出的控制、分析和優(yōu)化等提供了完整的數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)。

三、結(jié)語

基于浙江中煙“互聯(lián)網(wǎng)+”商旅平臺探索的成功實踐，為煙草行業(yè)全面開展商旅平臺管理積累了豐富的經(jīng)驗，排除了零基本的障礙。筆者認為，除了企業(yè)規(guī)模和地域分布的差異，行業(yè)內(nèi)的企業(yè)組織架構(gòu)基本一致、業(yè)務(wù)類型較為統(tǒng)一、出差標(biāo)準(zhǔn)完全相同，具備了在行業(yè)內(nèi)建立統(tǒng)一平臺的基礎(chǔ)和條件：一是技術(shù)可行性。商旅平臺能支持極其復(fù)雜的企業(yè)體系，實現(xiàn)多層級法人組織架構(gòu)的差旅預(yù)訂，實現(xiàn)煙草行業(yè)幾十萬人規(guī)模的差旅預(yù)訂和差旅報銷業(yè)務(wù)集中化、在線化、系統(tǒng)化管理。商旅平臺可以提供單點登錄接口、人事接口、提前審批接口、訂單取數(shù)接口、結(jié)算接口等接口，這些接口均支持集團下屬各級單位現(xiàn)有系統(tǒng)與集團商旅平臺進行對接。二是制度可行性。煙草行業(yè)下屬企業(yè)統(tǒng)一接受中國煙草總公司的垂直管理，差旅標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一執(zhí)行中國煙草總公司標(biāo)準(zhǔn)。有利于集團商旅平臺的規(guī)則的統(tǒng)一化配置和費用管控。三是效益可行性。中國煙草總公司旗下的各種類型酒店百余家遍布全國各地，從高檔到中檔。另外行業(yè)各級商業(yè)公司和工業(yè)公司有眾多協(xié)議酒店，建立統(tǒng)一的商旅平臺將自營酒店和協(xié)議酒店納入集團商旅平臺，不但可以降低整體住宿價格，還可以擴大自營酒店品牌影響力，減少行業(yè)內(nèi)單位摩擦，實現(xiàn)資源共享。另外，煙草行業(yè)的整體規(guī)?？梢晕{更多優(yōu)質(zhì)低價資源，從價格、服務(wù)等層面多維度降低差旅成本。

綜上所述，筆者認為“互聯(lián)網(wǎng)+”商旅平臺作為差旅管理的一部分，不但能充分發(fā)揮煙草行業(yè)的規(guī)模效應(yīng)和集中采購的價格優(yōu)勢，還可以從提高效率、落實規(guī)范、降低費用、提高員工滿意度等方面，實現(xiàn)行業(yè)差旅費透明合規(guī)、降本增效、全流程管控的目標(biāo)。