李姝穎 焦翔宇 王智靈 吳旋 邱銘

(中國(guó)人民解放軍陸軍特色醫(yī)學(xué)中心，重慶 400042)

《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》立法以來，國(guó)家就采購(gòu)方面出臺(tái)了一系列法規(guī)和制度，并不斷完善[1]。財(cái)政部2020年2月26日公開“財(cái)政部2020年立法工作安排”，將政府采購(gòu)法（修訂）和政府采購(gòu)法實(shí)施條例（修訂）列入其中。依據(jù)國(guó)家的法規(guī)和制度，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，建章立制，并采用信息化手段規(guī)范制度的落實(shí)，使采購(gòu)管理信息化、數(shù)據(jù)化已成為必然趨勢(shì)。近年來，醫(yī)療設(shè)備發(fā)展態(tài)勢(shì)迅猛，新技術(shù)層出不窮，醫(yī)院對(duì)購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備的需求量大，特別是在此次新型冠狀病毒肺炎爆發(fā)后，對(duì)急搶救類設(shè)備、生命支持類設(shè)備、消毒類設(shè)備需求極大，出現(xiàn)了供不應(yīng)求的情況，相關(guān)部門在管理過程中更需要科學(xué)、合理的統(tǒng)籌資源分配。因此，根據(jù)醫(yī)院采購(gòu)管理的實(shí)際情況，研究設(shè)計(jì)一套采購(gòu)管理系統(tǒng)，由采購(gòu)立項(xiàng)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、評(píng)審、合同簽訂、項(xiàng)目歸檔、供應(yīng)商管理等構(gòu)成的多維度數(shù)據(jù)，可為醫(yī)院采購(gòu)管理提供支持[2]，優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理，從而提高采購(gòu)工作效率，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

1 采購(gòu)管理系統(tǒng)需求分析

隨著醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)一步深入，物資采購(gòu)室也進(jìn)入了快速、專業(yè)發(fā)展的新階段，作為醫(yī)院職能部門，負(fù)責(zé)全院醫(yī)療設(shè)備、通用物資、工程及服務(wù)的采購(gòu)工作。當(dāng)前，醫(yī)院采購(gòu)管理工作存在一些問題，本文以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)為例進(jìn)行分析。

1.1 采購(gòu)工作涉及部門多且流程復(fù)雜

在采購(gòu)管理工作中，需要與計(jì)劃管理部門、使用部門、聯(lián)合監(jiān)管部門等進(jìn)行溝通，而各部門對(duì)于采購(gòu)工作的要求各有不同。計(jì)劃管理部門隨時(shí)掌握項(xiàng)目推進(jìn)程度，需求部門關(guān)心設(shè)備配置情況，醫(yī)學(xué)工程科關(guān)注售后維保情況，聯(lián)合監(jiān)管部門關(guān)心采購(gòu)過程是否合法合規(guī)，供應(yīng)商關(guān)注何時(shí)收到貨款等，上述每一步都是采購(gòu)過程中必不可少的環(huán)節(jié)[3-4]。因此，采購(gòu)工作具有跨部門多、專業(yè)涉及廣泛、流程復(fù)雜等特點(diǎn)，對(duì)于采購(gòu)及時(shí)性要求較高的項(xiàng)目造成了一定困難。各環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)斷檔，則采購(gòu)工作推進(jìn)就會(huì)受到影響，使得采購(gòu)效率降低。

1.2 信息化建設(shè)較為滯后

傳統(tǒng)管理模式是以紙質(zhì)版手工登記或 Excel記錄為基礎(chǔ)，方式方法較為落后，并需要存儲(chǔ)大量紙質(zhì)材料，如采購(gòu)計(jì)劃、各類審批文件、采購(gòu)公告、采購(gòu)文件、評(píng)審資料、合同等[5]，所占空間大，存放環(huán)境要求嚴(yán)格，整理工作繁雜，效率低，也不利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析。評(píng)審前，采購(gòu)人員將花大量的時(shí)間制作、復(fù)印評(píng)審表格。評(píng)審中，因?yàn)楸砀?、?bào)告繁多，易造成評(píng)審專家的漏簽和錯(cuò)簽。評(píng)審后，采購(gòu)人員還需要對(duì)評(píng)審資料進(jìn)行核對(duì)和梳理，不僅花費(fèi)大量時(shí)間，還消耗了大量人力。

1.3 對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理缺乏有效的方法

在采購(gòu)工作中，供應(yīng)商的管理是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及的企業(yè)多、文件多、交互處理內(nèi)容多。采購(gòu)人員將花費(fèi)大量的精力審查、更新供應(yīng)商的資質(zhì)材料。以醫(yī)療設(shè)備為例，除營(yíng)業(yè)執(zhí)照外，還要對(duì)醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊(cè)證或備案憑證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證或備案證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證（含登記表）有效性進(jìn)行核對(duì)，臨近效期的還需要聯(lián)系供應(yīng)商更新資質(zhì)材料。更需要花費(fèi)大量的時(shí)間匯總各個(gè)供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息、股東及出資信息、主要人員信息、經(jīng)營(yíng)異常情況、黑名單信息、財(cái)務(wù)狀況等，并挖掘潛在供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)信息。這些工作重復(fù)性高、事務(wù)繁瑣、容易出錯(cuò)。因此，為進(jìn)一步提高醫(yī)院采購(gòu)效率、提升采購(gòu)管理水平、規(guī)范流程、加強(qiáng)監(jiān)督，設(shè)計(jì)一套以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的信息化、公開化、流程化，具有十分重要的意義。

2 采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

采購(gòu)管理系統(tǒng)是基于瀏覽器/服務(wù)器模式(Browser/Server,B/S)，以LINUX CentOS 6.5以上操作系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，采用MySql作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，通過PHP開源腳本語言進(jìn)行設(shè)計(jì)，具有采購(gòu)中心端、專家評(píng)審端、供應(yīng)商端的三端模式[3]，如圖1所示。該系統(tǒng)不僅可以通過信息化手段對(duì)采購(gòu)任務(wù)下達(dá)到項(xiàng)目歸檔的全過程進(jìn)行監(jiān)管，還可以對(duì)供應(yīng)商、評(píng)審進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，三端數(shù)據(jù)還能進(jìn)行交互，以實(shí)現(xiàn)高效、多維度的工作提醒，提高采購(gòu)任務(wù)執(zhí)行的整體工作效率，保障采購(gòu)物資的及時(shí)到位，優(yōu)化傳統(tǒng)工作流程，形成采購(gòu)管理系統(tǒng)化和自動(dòng)化。

2.2 各模塊主要功能

2.2.1 采購(gòu)中心端

圖1 采購(gòu)管理系統(tǒng)總體架構(gòu)

采購(gòu)中心端主要功能是結(jié)合醫(yī)院采購(gòu)流程，如圖2所示，不僅能從采購(gòu)任務(wù)、資質(zhì)審查、評(píng)審組織、合同簽約、項(xiàng)目驗(yàn)收、資金結(jié)算、項(xiàng)目歸檔等方面實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全過程中電子檔案資料構(gòu)建[4]，還能支持抓取專家評(píng)審端、供應(yīng)商端的信息。完整的采購(gòu)全過程存檔體系，為資料云存儲(chǔ)和便捷查詢提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，不僅可以支持項(xiàng)目進(jìn)度提醒功能以及采購(gòu)計(jì)劃變更、廢標(biāo)、質(zhì)疑等異常情況處理，還可以按月份對(duì)不同項(xiàng)目的進(jìn)展情況自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并隨時(shí)查詢當(dāng)天項(xiàng)目進(jìn)展情況，同時(shí)根據(jù)不同項(xiàng)目階段自動(dòng)分列導(dǎo)出、匯總數(shù)據(jù)。采購(gòu)中心端功能應(yīng)用實(shí)現(xiàn)如圖3所示。

2.2.2 專家評(píng)審端

專家評(píng)審端主要功能是通過內(nèi)網(wǎng)一體機(jī)或平板電腦。評(píng)審專家登陸后進(jìn)行在線評(píng)審，不僅可以自動(dòng)匯總分?jǐn)?shù)、計(jì)算供應(yīng)商排名，還可以對(duì)異常評(píng)分情況設(shè)置提醒。同時(shí)紀(jì)檢、審計(jì)部門、物資采購(gòu)室在不接觸評(píng)審專家的情況下，通過采購(gòu)端可以實(shí)時(shí)監(jiān)督、查看專家評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)情況，實(shí)現(xiàn)公開透明、公正公平的評(píng)審。專家評(píng)審端架構(gòu)如圖4所示。

首先，系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要預(yù)設(shè)有評(píng)審細(xì)則與標(biāo)準(zhǔn)；然后，評(píng)審專家憑身份信息登錄系統(tǒng)后，將獲得相應(yīng)權(quán)限，并根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)文件要求，選擇最低價(jià)法、基準(zhǔn)價(jià)法、性價(jià)比法和綜合評(píng)分法等評(píng)審方法[5-7]；最后，根據(jù)選擇的評(píng)審方法，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)不同的評(píng)審表格，專家按照表格要求進(jìn)行評(píng)審。以采用綜合評(píng)分法評(píng)審為例，專家會(huì)對(duì)資格性與符合性、價(jià)格、技術(shù)、商務(wù)分別進(jìn)行評(píng)審，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算供應(yīng)商分項(xiàng)得分、平均分，及時(shí)統(tǒng)計(jì)總分和排名情況，出具評(píng)審報(bào)告。評(píng)分及涉的因素及內(nèi)容見表1。

2.2.3 供應(yīng)商端

圖2 醫(yī)院采購(gòu)流程

表1 綜合評(píng)分涉及的因素及內(nèi)容

圖3 采購(gòu)中心端功能實(shí)現(xiàn)

圖4 專家評(píng)審端架構(gòu)

供應(yīng)商端主要功能是支持供應(yīng)商在線報(bào)名、提交資質(zhì)及文件，采購(gòu)人員可以通過在線預(yù)覽或下載，審核供應(yīng)商報(bào)名材料。采購(gòu)中心端通過數(shù)據(jù)交互，可對(duì)抓取到的供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、股東及出資信息、主要人員信息、黑名單管理、成交記錄等信息進(jìn)行綜合管理，并對(duì)供應(yīng)商證件到期、關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報(bào)名、資質(zhì)預(yù)審進(jìn)度等情況設(shè)置提醒，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商采購(gòu)行為的評(píng)估，有效追蹤供應(yīng)商的履約執(zhí)行情況，以加大供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理力度，提高采購(gòu)工作效率。該系統(tǒng)還可根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目需要，隨機(jī)抽取供應(yīng)商。

3 應(yīng)用體會(huì)

該系統(tǒng)經(jīng)過測(cè)試后，已正式上線運(yùn)行。該系統(tǒng)具有以下8個(gè)特點(diǎn)：①能全面覆蓋、實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)過程，從采購(gòu)任務(wù)下達(dá)到項(xiàng)目歸檔，監(jiān)管到每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)內(nèi)控機(jī)制，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，充分利用信息化實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的全程監(jiān)管。②供應(yīng)商可以選擇在線報(bào)名、線上提交資料文件，評(píng)審專家可以采取線上評(píng)審模式，實(shí)現(xiàn)無接觸電子評(píng)審。③采購(gòu)工作流程化，解決一人多崗、監(jiān)管難度大的問題。④項(xiàng)目完成自動(dòng)歸檔、多維度歸檔項(xiàng)目查詢，提高了工作效率。⑤完整的采購(gòu)全過程存檔體系，為資料云存儲(chǔ)和便捷查詢提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。⑥供應(yīng)商證件到期、關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報(bào)名、資質(zhì)預(yù)審進(jìn)度、到貨時(shí)間、付款時(shí)間等提醒功能，降低了人為出錯(cuò)率，加大了供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理力度。⑦統(tǒng)計(jì)功能全面，支持多條件、多維度的查詢，提高數(shù)據(jù)可追溯性。⑧統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目執(zhí)行天數(shù)，各環(huán)節(jié)工作天數(shù)及工作量，提高了采購(gòu)執(zhí)行率和效率。

4 討論

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生改革的進(jìn)一步深入，遠(yuǎn)程醫(yī)療信息系統(tǒng)和區(qū)域醫(yī)療信息平臺(tái)建設(shè)將是未來發(fā)展趨勢(shì)，各家醫(yī)院都在完善 HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)，但是由于具有專門采購(gòu)部門的醫(yī)院不多，而且重視程度不夠，使得大部分醫(yī)院還未開發(fā)或引進(jìn)采購(gòu)管理系統(tǒng)。

在新型冠狀病毒肺炎爆發(fā)后，財(cái)政部頒發(fā)了《關(guān)于疫情防控期間開展政府采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財(cái)辦庫(kù)〔2020〕29號(hào)），推進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目電子化實(shí)施，將使采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用得到大力發(fā)展。本采購(gòu)管理系統(tǒng)較為全面地覆蓋采購(gòu)過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，掌握到醫(yī)療設(shè)備配置情況，加強(qiáng)資源整合配置應(yīng)用，為醫(yī)院購(gòu)置新設(shè)備、發(fā)展重點(diǎn)學(xué)科群提供依據(jù)。通過系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，進(jìn)一步優(yōu)化流程，提高采購(gòu)工作效率，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)程序的公開、公正、高效、透明[8-10]。盡管該系統(tǒng)功能較為全面，但是由于采購(gòu)工作流程復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，部分功能仍需進(jìn)一步優(yōu)化。采購(gòu)計(jì)劃審批后，由計(jì)劃管理部門下達(dá)給物資采購(gòu)室，仍需人工錄入系統(tǒng)，移交手續(xù)復(fù)雜,周期較長(zhǎng)，下一步將加強(qiáng)HIS系統(tǒng)與采購(gòu)管理系統(tǒng)的對(duì)接，逐步完善計(jì)劃在線審批，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的動(dòng)態(tài)管理，在線追蹤、查詢計(jì)劃審批狀態(tài)，降低各環(huán)節(jié)人為出錯(cuò)率，提高工作效率。