徐蕾

摘 要：檔案管理作為各個企業(yè)在運行過程當中不可或缺的工作之一，對我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展有著非常重要的意義。隨著時代的不斷向前發(fā)展，水文技術(shù)檔案管理工作也必須要隨著時代不斷變化。

關(guān)鍵詞：水文技術(shù);檔案管理;科學化管理;路徑選擇

引言：

所謂的檔案管理工作實質(zhì)上指的就是檔案部門直接對檔案實體檔案信息采取科學合理的方式進行有效的管理，與此同時還需要提供各種利用服務的工作。該項工作在實際進行的過程當中，屬于我國檔案事業(yè)當中最基本的一個組成部分。因此在檔案管理工作實際進行的過程當中，也要不斷采取積極措施跟上時代的發(fā)展步伐?；谶@方面原因有必要對如何提高水文技術(shù)檔案科學化管理的路徑進行探討，本文針對水文資料檔案管理系統(tǒng)設計提出了一套思路。

1項目介紹

水文資料檔案管理系統(tǒng)是專門針對水文資料檔案管理的特點所研制開發(fā)的集系統(tǒng)操作、檔案數(shù)據(jù)采集、檔案管理、修改流程、光盤刻錄與管理、系統(tǒng)維護、檔案利用等功能于一體的電子和紙質(zhì)檔案綜合管理系統(tǒng)。

2水文資料檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)計劃

2.1系統(tǒng)功能架構(gòu)

水文資料檔案管理系統(tǒng)是專門針對水文資料檔案管理的特點所研制開發(fā)的電子和紙質(zhì)檔案綜合管理系統(tǒng)，它集系統(tǒng)操作、檔案數(shù)據(jù)采集、檔案管理、修改流程、光盤刻錄與管理、系統(tǒng)維護、檔案利用等功能于一體。系統(tǒng)功能模型見圖一。

2.2系統(tǒng)核心技術(shù)

2.2.1權(quán)限控制

因為檔案是具有保密性，所以權(quán)限的管理就是即要保證檔案的利用，又要保證相關(guān)密級的檔案受到訪問限制。權(quán)限的開放需根據(jù)檔案管理工作的實際情況進行設計，可分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、兼職檔案管理員、普通用戶、臨時用戶等。所有的檔案利用，必須在權(quán)限范圍內(nèi)操作。

2.2.2操作日志

針對所有人員的業(yè)務操作行為進行詳細記錄，登記操作人、操作內(nèi)容、操作時間、IP地址等。每一筆業(yè)務操作都記錄在案，做到有案可查，為業(yè)務的追溯和審計提供依據(jù)。

2.3.3 OCR識別

系統(tǒng)支持OCR識別，對上傳的文件自動進行OCR處理;掃描件通過OCR文字識別后能自動索引，支持快速模糊檢索，并能高級檢索。該OCR功能不支持手寫字體的識別。

2.2.4統(tǒng)計分析

支持數(shù)據(jù)透視引擎，用戶可以根據(jù)自身需要自由選擇分組項、統(tǒng)計項，快速生成統(tǒng)計圖表。要求簡便操作，使用戶自己也能設計報表，能高效直觀的進行統(tǒng)計分析。包括但不限于統(tǒng)計文件檔案數(shù)量、目錄數(shù)量、訪問量排名、借閱量排名，可以按文件檔案類型統(tǒng)計、按時間段統(tǒng)計、按部門統(tǒng)計等。

2.2.5系統(tǒng)安全

支持結(jié)合U盾、 MAC地址綁定進行安全認證;并能基于崗位進行權(quán)限管理，實現(xiàn)模塊、業(yè)務、功能、數(shù)據(jù)級別的訪問控制;能支持不同用戶間，上下級間數(shù)據(jù)操作和查閱權(quán)限的嚴格控制。

2.2.6數(shù)據(jù)備份

自帶備份工具，可以設置按小時、天、周進行周期性的本地或遠程備份，備份內(nèi)容包括系統(tǒng)內(nèi)的所有系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)和電子檔案文件，同時支持手動備份。

2.3系統(tǒng)采用的國家相關(guān)技術(shù)標準

系統(tǒng)的開發(fā)與管理應遵循相應的國家標準和相關(guān)行業(yè)標準，包括：《中華人民共和國檔案法》、《檔案館工作通則》、《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、等。

2.4系統(tǒng)對接

水文資料信息管理平臺需要開發(fā)發(fā)布與水文局現(xiàn)有的水（雨）情、水資源、地下水、水質(zhì)共4個系統(tǒng)對接的4個web service接口，以供4個業(yè)務系統(tǒng)根據(jù)需要分別調(diào)用接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。;和水文局正在建設的大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)單點登錄，并在大數(shù)據(jù)平臺的WEB主界面上實現(xiàn)URL的鏈接到檔案管理系統(tǒng)的web界面。

2.5軟件核心功能

2.5.1 檔案管理

軟件可以根據(jù)不同的文件分類自定義檔案類型，針對不同類型的檔案可設置不同的著錄項，支持檔案目錄的創(chuàng)建、修改、刪除等操作。采用分級管理，支持案卷級、文件級管理;支持對檔案添加自定義屬性快速檢索;

2.5.2 電子文件庫

軟件支持所有文件格式; 系統(tǒng)支持發(fā)起文件借閱、審批、查閱等業(yè)務流程;系統(tǒng)支持自定義文件屬性并實現(xiàn)電子文件一鍵歸檔;系統(tǒng)支持自定義文件屬性并實現(xiàn)電子文件一鍵歸檔;

2.5.3 數(shù)據(jù)搜索

支持檔案數(shù)據(jù)搜索，可以輸入關(guān)鍵字進行全文搜索，也可以組合查詢條件進行高級搜索;能夠以列表的形式呈現(xiàn)搜索結(jié)果，并能根據(jù)權(quán)限瀏覽原文或跳轉(zhuǎn)到文件存儲目錄;

2.5.4 在線預覽

檔案附件支持常見格式（支持word 、Wps、ppt、 pdf、excel、png、jpg、dwg、文件格式）在線預覽以及音視頻在線播放;支持水印設置、多形式下載和在線打印;

2.5.5 借閱審批、電子簽章及簽名

各部門兼職檔案員對于要查閱的檔案資料及其電子全文，先在線辦理申請手續(xù)，檔案管理員進行反饋或授權(quán)，才能在網(wǎng)上查閱、下載、打印檔案資料及其電子全文，或者去檔案室借閱檔案實物;檔案管理員可瀏覽查/借閱、已歸還、應歸還和逾期未還信息，可辦理歸還登記、續(xù)借、催還等業(yè)務，對于逾期未還的檔案，系統(tǒng)自動提醒歸還;針對于查閱、下載和打印檔案，可以設置顯示動態(tài)水印（顯示用戶姓名和預覽時間等）;

2.5.6 庫房管理

記錄實體檔案與電子檔案的對應關(guān)系，方便查找到該文件在庫房中的位置; 可自定義維護檔案庫、檔案柜、排列層、檔案盒等相關(guān)位置信息;

2.5.7 業(yè)務系統(tǒng)對接

具備開放接口或自定義接口，與辦公自動化平臺、協(xié)同系統(tǒng)等在用或新建信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一鍵歸檔或?qū)徟ㄟ^后自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。

2.5.8 權(quán)限控制

系統(tǒng)在限制不同角色的功能權(quán)限的同時，具有對不同目錄的文件進行訪問限制。首先將具體的用戶設置到不同的用戶組（系統(tǒng)管理員、檔案管理員、兼職檔案管理員、普通用戶），然后不同的目錄（向下兼容的原則）對不同的用戶組開放不同的權(quán)限（瀏覽、創(chuàng)建、刪除、編輯、預覽、下載、打印、維護目錄）截圖如下：

2.5.9 操作日志

針對所有人員的業(yè)務操作行為進行詳細記錄，登記操作人、操作內(nèi)容、操作時間、IP地址等。每一筆業(yè)務操作都記錄在案，做到有案可查，為業(yè)務的追溯和審計提供依據(jù);

2.6.10 OCR識別

系統(tǒng)在服務器端部署OCR識別插件，對上傳的文件自動排隊進行OCR處理，處理完成后的文件支持全文檢索、模糊查詢、高級檢索并自動索引。

3結(jié)束語

采取更加積極有效的措施，讓水文技術(shù)檔案管理工作進行的更加科學化。時代發(fā)展的一個必要然趨勢。要想使得這一目標能夠如期的達成。關(guān)鍵的一項工作在于以更加科學合理的管理模式對現(xiàn)有的水文技術(shù)檔案進行管理。不難預見，在不久的未來水文技術(shù)檔案管理的作用將會變得更加重要。會逐漸的融入到社會方發(fā)展中的方方面面。對人們的日常工作以及生活正常進行將會起到更加重要的作用。

參考文獻：

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[2]胡卿鳳.新時期檔案管理科學化管理策略探討[J].赤子（上中旬），2016（19）：165.