朱慧娟

內(nèi)容摘要 檔案管理工作是基層企業(yè)管理工作中的一項關(guān)鍵內(nèi)容，關(guān)系到基層企業(yè)其他各項工作的順利進行。文章對基層企業(yè)勘測檔案管理現(xiàn)狀進行了分析，并針對當前存在的問題提出了加強基層企業(yè)檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞 基層企業(yè) 檔案管理 措施

1 引言

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對電力的需求日益增加，基層企業(yè)的檔案管理也得到了迅猛發(fā)展。在基層企業(yè)運行中，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，加強基層企業(yè)檔案管理能夠有效地提高基層企業(yè)的工作效率，促進各項工作的正常開展。但是，當前我國基層企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

2 檔案管理新模式給勘測檔案管理帶來的益處

2.1 提高了工作效率

目前，一些地方仍然采用人工整理的方式來進行檔案管理工作，存在很多弊端，如浪費時間，易出現(xiàn)一些錯誤等。隨著計算機的不斷發(fā)展，檔案管理通過計算機軟件系統(tǒng)就可以將檔案進行分類、整理、儲存等，利用計算機進行檔案管理具有簡單、方便、快捷等特點，節(jié)約了勞動力和時間。在進行文件建立和辦業(yè)務時也可以使用計算機，如此可以大大地提高辦公效率。

2.2 使檔案管理更具保密性

由于每個人的檔案中都含有很多資料，有些資料一直放在檔案袋中而得不到很好地利用，造成了空間浪費、資源浪費，進而導致了金錢的浪費，甚至有的長期存放的檔案信息因氧化等原因造成損壞，而不能翻閱。利用計算機技術(shù)對檔案管理進行管理后，人們可以輕松地把文件進行逐級存放，易查詢，還不宜損壞。檔案管理將進入系統(tǒng)管理時代，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，極大地提高了檔案管理系統(tǒng)的完善性，大大增強了檔案管理的保密性能，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供了有利的資源。

2.3 檔案的保存期變得長久

紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉，還有丟失的風險，但是如果利用計算機技術(shù)對檔案進行管理，將不僅延長檔案的壽命，還可以將檔案保存好，不丟失。紙質(zhì)紙張壽命取決于紙張的抗耐性，而紙的抗耐性與做紙的材料的纖維素有很大的關(guān)系，有時纖維素在一定的外在環(huán)境下容易導致?lián)p壞。例如，纖維素在高溫條件下容易變糊，甚至燃燒;當遇到酸或者堿的時候，纖維素會被燒壞等。因此，在檔案保管的過程中，常常因為人們的一不小心就可能導致檔案信息被銷毀，長時間保存檔案具有一定的難度。隨著創(chuàng)新檔案管理的不斷發(fā)展，電子文件的保存、查詢設(shè)備日趨成熟，不易受其他環(huán)境的影響，因此人們可以用一些電子設(shè)備將電子檔案儲存起來，如U盤、移動硬盤等。這些設(shè)備具有儲存和讀取方便快速的特點，可以方便地傳遞信息，能長時間地保存，受外界環(huán)境的影響很小，穩(wěn)定性比較強，而且不容易被破壞。

2.4 保證檔案的安全

在平時辦公的過程中，一些素質(zhì)較低的工作人員會不小心弄丟一些文件。有時候當事人需要檔案中的信息，在檔案信息借用過程中不慎將其丟失，造成文件不能正常歸檔，這給當事人和工作人員帶來了很大的不便和麻煩。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

3 加強基層企業(yè)勘測檔案管理的有效措施

3.1 改善檔案管理安全措施

檔案管理也是由工作人員來完成的工作，因此工作人員是檔案安全性管理的第一個保障。工作人員對電子文件管理可以隨意進行更改，而且還可以隨意地進行傳遞，從中謀取個人利益。為此，提高檔案人員的警惕性可以從本質(zhì)上防止某些不懷好意的人對信息系統(tǒng)造成威脅，所以可以用防火墻或者備份數(shù)據(jù)等方式，對檔案進行安全保護。

3.2 完善檔案管理規(guī)章制度

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理也要有健全的規(guī)章制度。要想建立檔案規(guī)章制度，必須滿足以下條件：第一，規(guī)章制度要簡明扼要，符合公司需求。建立規(guī)章制度是為了管理公司，所以可使用性是必須要有的，以簡單應用為主，可以使制度正常執(zhí)行，并得到很好的應用。第二，規(guī)章制度的建立要合理，要有科學性。要根據(jù)公司的情況進行規(guī)章制度的建立，使它符合公司的需求。第三，規(guī)章制度要有雙向的約束性，規(guī)章制度用來規(guī)范員工的行為，也來規(guī)范領(lǐng)導的行為。員工是公司的主要組成者，他們是規(guī)章制度主要的約束者，也是規(guī)章制度主要的行動者，而領(lǐng)導的舉措直接影響著制度的順利進行。第四，要遵守制度，保持制度的嚴肅性。在公司檔案的管理部門負責制定檔案的規(guī)章制度，因此在制度面前要規(guī)范自己的行為，遵守規(guī)章制度，要將制度的權(quán)威性表現(xiàn)出來。

3.3 建立高效的懲罰機制

檔案其實和人的身份證一樣，是每個人必不可少的東西，它記錄著人們的成長。檔案可以很客觀地記錄事情的真實，充分表現(xiàn)出信息的真實性。隨著網(wǎng)絡(luò)時代迅速崛起，檔案信息隨用隨取，無論何時何地，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以把檔案信息獲取。所以，建立健全檔案管理信息化服務，輕松搞定信息檔案的上網(wǎng)檢索、查詢，也是檔案管理信息化必不可少的組成部分[1]。作為和檔案每天接觸的工作人員，其更應該看清楚新形勢下的變化，轉(zhuǎn)變老觀念，學會創(chuàng)新，不斷充實自己，從而更好地服務于社會。在新形勢下創(chuàng)造一個積極的工作環(huán)境，檔案管理部門可以設(shè)置有效的獎懲機制，根據(jù)工作人員的責任合理分配工作，確保每個員工都能在職責范圍內(nèi)把工作做得更好，以此來激發(fā)工作人員的工作熱情和使命感。

3.4 提高檔案管理技術(shù)水平

勘測檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)是技術(shù)，如果技術(shù)不夠過硬，那么勘測檔案管理就不能很好地進行，不能得到充分的利用。第一，盡量找到損害的源頭，從源頭避免損害的發(fā)生。為此要選擇優(yōu)良的設(shè)備，質(zhì)量一定要有保障。第二，在設(shè)計軟件時盡量讓軟件具有通用性，這樣就能使其與辦公系統(tǒng)有效地貫通起來。第三，在計算機運行時既要確保軟件的正常運行，也要保障硬件的安全。在設(shè)計軟件系統(tǒng)時最好選用集成的系統(tǒng)，因為這樣可以增大檔案的存儲量，豐富存儲的檔案。開發(fā)的系統(tǒng)使其能多方面、多層次地對檔案進行收集，使檔案的資料齊全。

勘測檔案管理是一項巨大的工程，是一項長期而細致的工作，需要工作人員樹立正確的創(chuàng)新意識和服務意識，從而在科技發(fā)達的時代更好地服務于社會。在檔案管理信息化的實踐中，檔案管理人員不僅要立足于本職工作，還要時刻保持著一顆積極上進的心態(tài)，努力學習，提高自己的知識水平，公司也要經(jīng)常組織關(guān)于勘測檔案管理的培訓活動，讓員工通過培訓更加了解勘測檔案管理的知識，并且知道其重要性，從而將學到的知識很好地運用到工作中，既方便了自己，也讓工作能夠順利進行，并且給公司帶來效益[2]。

4 結(jié)語

綜上所述，當前基層企業(yè)檔案管理工作中仍存在著許多問題，檔案管理水平較低，這對基層企業(yè)的發(fā)展十分不利。因此，基層企業(yè)要采取有效的措施，完善檔案管理體系制度，加強檔案工作的建設(shè)，提高檔案管理工作水平，從而使檔案管理規(guī)范化、科學化，促進基層企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]宿偉偉.基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].傳媒論壇，2020，3（6）：105+107.

[2]薛敏.企業(yè)干部人事檔案管理專項審核問題研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：80-81.