黎婉冰

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息處理技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案管理成為新時(shí)代檔案管理的主要特征。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案管理在信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整理、歸類、共享、存儲(chǔ)方面具有極大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的全面提升。筆者在麻涌人力資源服務(wù)中心從事就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案管理工作，經(jīng)歷了傳統(tǒng)檔案管理到電子檔案管理的演變，切實(shí)感受到電子檔案管理帶來(lái)的便利。當(dāng)然，電子檔案管理在應(yīng)用中也存在一些不足，對(duì)此，本文在分析就業(yè)創(chuàng)業(yè)電子檔案管理優(yōu)勢(shì)基礎(chǔ)上，對(duì)其存在問(wèn)題予以論述，并提出對(duì)應(yīng)優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;人力資源服務(wù);問(wèn)題;策略

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展讓我國(guó)快速進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量信息的搜集、傳遞、處理、保存也讓事業(yè)單位面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理是人力資源服務(wù)中心業(yè)務(wù)的核心因素，影響到就業(yè)創(chuàng)業(yè)政策的實(shí)施質(zhì)量和效率，所以，提升人力資源服務(wù)就業(yè)創(chuàng)業(yè)電子檔案管理水平尤為重要。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理優(yōu)勢(shì)

1.檔案管理效率高

電子檔案管理主要以計(jì)算機(jī)為載體，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化、智能化、高效化管理。這種管理轉(zhuǎn)變了以手工檔案搜集、整理為主的傳統(tǒng)檔案管理模式，節(jié)約了數(shù)據(jù)搜集時(shí)間、成本，提高了檔案數(shù)據(jù)信息利用率，挖掘了更多價(jià)值信息，實(shí)現(xiàn)了檔案管理效益的最大化。人力資源服務(wù)中心擁有海量數(shù)據(jù)資料，在電子檔案管理技術(shù)應(yīng)用下，實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量的提升，讓檔案管理工作變得更加輕松、高效。

2.檔案管理保密性強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子信息檔案主要利用檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化處理，并將電子檔案文件集中存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)，在查閱檔案時(shí)，用戶需要登錄平臺(tái)獲得登錄權(quán)限，且級(jí)別不同調(diào)閱的文檔信息內(nèi)容不同，這些通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)能夠設(shè)定。同時(shí)，在檔案查閱時(shí)，有專門(mén)的檢索路徑，通過(guò)檢索能夠精準(zhǔn)查閱到對(duì)應(yīng)的檔案信息，不僅提升了檔案信息使用效率，而且避免了檔案信息泄露等問(wèn)題，畢竟在傳統(tǒng)檔案查閱中，涉及關(guān)聯(lián)內(nèi)容較多，很容易在查閱中導(dǎo)致其他信息的泄露，而電子檔案有效規(guī)避了這一問(wèn)題，增強(qiáng)了檔案管理的保密性。

3.檔案信息更新速度快

檔案信息內(nèi)容的完整性、更新及時(shí)性決定著檔案信息的使用質(zhì)量，對(duì)于人力資源服務(wù)中心而言，每天都有大量的文件信息需要?dú)w檔，尤其是就業(yè)創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼申請(qǐng)檔案，更需要不定時(shí)的進(jìn)行更新，這就增加了檔案管理的難度，在傳統(tǒng)檔案管理模式下不僅耗時(shí)耗力，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。電子信息檔案管理則有效解決了這些問(wèn)題，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，在電子信息檔案管理系統(tǒng)輔助下可以查漏補(bǔ)缺，提高檔案信息的完整度、精準(zhǔn)性，更好滿足人力資源服務(wù)需求。

4.檔案管理規(guī)范化

電子信息檔案管理主要依賴信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、整理，為確保檔案管理的效率，通常制定了規(guī)范、統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)操作流程的規(guī)范化，有效保障了檔案管理的效率和質(zhì)量，最大程度的降低了管理成本，實(shí)現(xiàn)了管理效率的大幅提升。筆者在人力資源服務(wù)中心檔案管理工作當(dāng)中，同樣遵循著嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范，通過(guò)規(guī)范化操作，不僅降低了檔案管理失誤率，而且實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升，減輕了工作負(fù)擔(dān)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子檔案管理體系不健全

電子檔案管理發(fā)揮的作用是不言而喻的，尤其是在人力資源服務(wù)過(guò)程中，更需要健全完善的電子檔案信息來(lái)滿足工作需求，但在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，由于電子檔案管理要求體系不完善，導(dǎo)致電子檔案信息難以及時(shí)有效更新，實(shí)際數(shù)據(jù)與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)之間存在出入，限制了檔案信息數(shù)據(jù)的利用。例如，在人力資源服務(wù)當(dāng)中，每天都會(huì)有新的信息需要?dú)w檔，但由于監(jiān)管機(jī)制存在缺失，一些部門(mén)或人員并沒(méi)有在規(guī)定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的錄入、存檔，同時(shí)，缺乏專業(yè)的檔案管理核查人員對(duì)存儲(chǔ)信息與實(shí)際信息作出對(duì)比核實(shí)，造成實(shí)際檔案信息與電子檔案信息之間存在差異，電子檔案遺漏信息較多，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量。

2.電子檔案共享水平有限

檔案管理的目的是為使用者提供及時(shí)、完整、有效的數(shù)據(jù)信息，以發(fā)揮檔案文件的價(jià)值，更好服務(wù)社會(huì)。雖然電子檔案管理已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的主要檔案管理模式，但是電子檔案數(shù)據(jù)的共享水平相對(duì)有限，往往同一單位不同部門(mén)之間缺乏共享平臺(tái)，導(dǎo)致檔案信息利用率低。電子檔案共享水平有限的原因主要包括這幾方面：首先，檔案查閱流程復(fù)雜，尤其是跨部門(mén)之間進(jìn)行檔案信息的查閱，難以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行申請(qǐng)、批復(fù)，往往需要申請(qǐng)，在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可查閱，增加了文檔共享實(shí)施難度;其次，檔案管理人員缺乏數(shù)據(jù)共享意識(shí)，多數(shù)情況下將檔案信息化作為自己檔案信息化管理的全部?jī)?nèi)容，沒(méi)有及時(shí)將檔案信息進(jìn)行云端共享，造成數(shù)據(jù)無(wú)法有效共享。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的優(yōu)化策略

1.完善管理機(jī)制，提高管理效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代下必須要對(duì)電子檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化，通過(guò)制度體系健全實(shí)現(xiàn)管理效率的全面提升，更好滿足檔案管理需求，挖掘檔案信息價(jià)值。在電子檔案管理機(jī)制完善過(guò)程中，可以從這些方面入手：

其一，完善電子檔案數(shù)據(jù)管理流程。在人力資源服務(wù)中心檔案管理活動(dòng)中，信息更新速度快，每天都需要新的信息錄入到電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，盡管現(xiàn)有階段電子檔案數(shù)據(jù)錄入有對(duì)應(yīng)的操作規(guī)范，但在數(shù)據(jù)傳輸效率、上傳效率、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面存在不足，因此需要對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，確保數(shù)據(jù)及時(shí)有效的更新;

其二，明確崗位職責(zé)，建立責(zé)任追究機(jī)制。針對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的及時(shí)、精準(zhǔn)、安全性，可以派遣專門(mén)的電子檔案管理人員對(duì)對(duì)數(shù)據(jù)信息的更新?tīng)顩r予以核查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，同時(shí)，可以通過(guò)獎(jiǎng)罰機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案管理人員的自主能動(dòng)性，不斷提高電子檔案錄入時(shí)效性;

其三，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)目錄，提高檢索能力。在電子檔案使用當(dāng)中，檢索是獲取檔案數(shù)據(jù)信息的有效途徑，只有具備高效的檢索水平才可以提升信息數(shù)據(jù)的價(jià)值性。人力資源服務(wù)中心檔案管理的多樣性、繁雜性，更需要對(duì)這些方面予以完善。

2.增強(qiáng)共享意識(shí)，提升共享水平

電子檔案共享可以更好發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高信息利用率，針對(duì)電子檔案共享水平不足問(wèn)題，可以通過(guò)增強(qiáng)共享意識(shí)等途徑予以解決。首先，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，將檔案共享理念貫徹到培訓(xùn)體系當(dāng)中，通過(guò)培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員的共享意識(shí);其次，加強(qiáng)部門(mén)之間的信息共享力度，建立規(guī)范化的信息共享平臺(tái)，對(duì)于非機(jī)密性檔案信息，通過(guò)云端共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的共享，有效發(fā)揮檔案信息的價(jià)值;再次，加強(qiáng)與外界之間的信息共享，尤其是要注重與本單位有密切業(yè)務(wù)來(lái)往的部門(mén)進(jìn)行合作，通過(guò)雙方共享機(jī)制的構(gòu)建，挖掘信息價(jià)值，提升信息利用率，實(shí)現(xiàn)彼此的互利共贏。人力資源服務(wù)中心更要充分發(fā)揮自我在信息數(shù)據(jù)搜集、整理方面的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的充分共享，提升服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。

四、結(jié)語(yǔ)

電子信息檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，必須要充分借助其優(yōu)勢(shì)提升檔案管理效率，滿足單位檔案管理需求。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理存在的問(wèn)題，本文主要從完善電子檔案管理機(jī)制、增強(qiáng)共享意識(shí)等方面提出了優(yōu)化策略，希望能夠?yàn)閱挝浑娮訖n案管理水平的提升提供依據(jù)。

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