張霞

摘要：隨著信息化程度的不斷加深，以往依靠人工進行檔案管理的方式已經(jīng)無法滿足當前檔案管理的需求。近年來，由于信息量的爆發(fā)式增加，使得檔案管理工作越來越繁重，為提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，順應時代發(fā)展全面實施檔案數(shù)字化管理是必然的趨勢。但是，在檔案數(shù)字化管理體系建設過程中仍然存在著一定問題，需要有關工作人員加強檔案數(shù)字化管理工作規(guī)劃，以此保證檔案管理工作的安全與穩(wěn)定。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;體系建設;問題分析

在現(xiàn)代化信息時代，各種電子科技、人工智能及先進的計算機軟件得以廣泛應用。在檔案管理工作中，運用信息技術手段，創(chuàng)新檔案管理工作模式，對于提升檔案管理工作效率與質(zhì)量具有十分重要的作用。檔案數(shù)字化管理是將紙質(zhì)信息資料經(jīng)文字、圖像、音頻或者是視頻等多種處理，在掃描編輯后將電子檔案資料存儲于數(shù)據(jù)庫當中。檔案數(shù)字化管理構(gòu)建過程中，由于計算機軟硬件系統(tǒng)以及管理方面的不足，在一定程度上影響著檔案數(shù)字化管理工作的實施效果，需要檔案管理工作人員高度注意。

一、檔案數(shù)字化管理的好處

（一）規(guī)范檔案管理流程

信息化時代，各類信息數(shù)量與日俱增，一定程度上增加了檔案管理人員的工作負擔，而檔案數(shù)字化管理可準確快速收集、整理、歸納各類檔案信息資料，與此同時，還可完整儲存相應的信息資料。構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，有利于實現(xiàn)檔案信息的集中管理，更有利于提升檔案管理工作效率。數(shù)字化檔案管理可實時傳遞信息資料，在此基礎上，借助信息化技術可遠程監(jiān)管相關的檔案資料。

（二）降低成本投入

以往的檔案管理以人工為主，如此在檔案資料整理歸檔中會消耗大量的成本費用，隨著信息資源及信息量的迅速擴充，需要匹配更多的檔案管理工作人員來進行檔案信息資料。實施檔案數(shù)字化管理，可將海量紙質(zhì)檔案信息資料轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，在數(shù)據(jù)庫中進行集中管理，不需要更多檔案管理人員配備，這在一定程度上節(jié)約了成本費用，也提升了檔案管理的經(jīng)濟效益。

（三）便于查詢檢索

區(qū)別于以往依靠人工統(tǒng)計的紙質(zhì)檔案資料管理，數(shù)字化檔案管理極大地提升了檔案信息資料的整理歸檔效率。在數(shù)據(jù)庫或者是專門的信息共享平臺上實施檔案資料的數(shù)字化管理，檔案管理人員可隨時查詢并檢索所需的信息資料，如此既可節(jié)省檔案資料搜索時間，又可提升信息資料使用效率。

（四）檔案更新及時準確

運用信息技術手段將各類檔案信息資料錄入到計算機系統(tǒng)當中，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系。檔案管理人員可及時上傳并更新各種檔案信息資料，以此保證檔案資料的完整性與時效性。

二、檔案數(shù)字化管理體系建設存在的問題

實現(xiàn)檔案數(shù)字管理、構(gòu)建完整的管理體系，有利于檔案信息資源共享，與此同時，檔案數(shù)字化管理需要一定的制度保障，制定一整套完善的檔案數(shù)字化管理規(guī)范及標準，方可保證檔案數(shù)字化管理工作的順利落實。就當前檔案數(shù)字化管理體系建設而言，缺少完善的制度保障，相應的也不具備統(tǒng)一、規(guī)范的管理程序流程，這樣既不利信息資源共享，也不利于信息的交換。相比較而言，紙質(zhì)檔案管理具備較好的安全性與穩(wěn)定性，便于檔案信息資料的長時間保存。對于檔案數(shù)字化管理來說，需要借助技術設備，并以數(shù)據(jù)庫為載體進行檔案信息資料的存儲，如果計算設備或者數(shù)據(jù)庫發(fā)生任何問題，都有可能影響檔案信息資料的正常使用，比如計算機系統(tǒng)死機或者數(shù)據(jù)庫讀取發(fā)生讀取失誤，檔案信息資料使用者都無法及時獲取所需的信息資料，這則說明檔案數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性。

三、優(yōu)化檔案數(shù)字化管理體系建設的有效措施

（一）加強檔案管理部門基礎建設

檔案數(shù)字化管理是新時期檔案管理工作發(fā)展的必然要求，要想實現(xiàn)檔案集中高效率管理，就必須加強檔案管理部門基礎建設，如此可為檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建提供強有力的保障。重點可從計算機軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡工程入手，以此完善相關的基礎性工作。一方面，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理硬件設施設備，保證機房內(nèi)計算機設備與其他辦公設備與檔案數(shù)字化管理需求相匹配，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的檔案管理辦公環(huán)境。另一方面，根據(jù)現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建要求，應用具備一定專業(yè)性的軟件系統(tǒng)進行不同類別的檔案信息資料管理，以此滿足不同檔案資料使用者的需求。優(yōu)化檔案數(shù)字化管理軟件與硬件系統(tǒng)建設，比如在計算機系統(tǒng)中輸入檔案資料關鍵詞，便可在數(shù)據(jù)庫中快速準確搜索到相應的檔案信息資料，為使用者提供便利，從而有效落實檔案數(shù)字化管理工作。

（二）構(gòu)建標準化檔案數(shù)字化管理體系

保證檔案數(shù)字化管理的良好效果，需要構(gòu)建標準化檔案數(shù)字化管理體系。首先，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)規(guī)劃設計中，應當充分考慮檔案信息資料專業(yè)化管理的標準要求，以實際需求為出發(fā)點，確定檔案數(shù)字化相關功能模塊的設計意圖，將檔數(shù)字化管理的各個職能加以全方位具體化呈現(xiàn)，比如在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，明確檔案信息資料收集整理、分類歸檔以及組卷編目等功能設置。除此之外，在功能模塊設計環(huán)節(jié)中，技術人員應當結(jié)合各類檔案信息資料的管理要求、檔案信息資料分類與卷宗目錄等多種因素，在此基礎上，進行各個功能模塊的設計，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與實施在檔案信息資料管理相匹配。例如，各類檔案信息資料的管理，技術人員需要在計算機系統(tǒng)中，設置好輸入、查詢檢索等功能模塊，便于檔案管理人員及時更新檔案信息資料，同樣也方便檔案資料使用者查閱或是獲取相關的信息資料。

（三）強化安全管理

構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，需要在計算機系統(tǒng)中吸納大量的檔案信息資料，并將其錄入到數(shù)據(jù)庫當中。從某種角度說，各類檔案信息資料在錄入與使用過程中存在一定的風險，比如檔案信息資料錄入中途，一旦發(fā)生計算機死機跌宕，可能造成檔案信息資料的丟失，基于此，檔案管理工作人員應當采取相應的保護措施。對于重要的檔案信息資料，需要進行多次重復備份處理，將核心檔案信息資料分別存儲于不同的設備中或者是計算機系統(tǒng)中，有效避免檔案資料的丟失。另外，在計算機系統(tǒng)中安裝安全防護軟件、設置高密度防火墻，切實做好檔案信息資料的安全管理，防止計算機病毒和黑客的非法入侵，以此保證數(shù)據(jù)庫檔案信息資料的安全性。

（四）提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

在高速發(fā)展的網(wǎng)絡信息時代，保證檔案數(shù)字化管理工作的順利落實，負責有關工作的檔案管理人員必須掌握基礎性的計算機應用技術。檔案管理部門可定期組織開展員工技術及專業(yè)知識培訓，提高檔案管理工作人員的重視程度，幫助檔案工作人員在培訓中了解檔案數(shù)字化管理工作重點，并幫助其掌握一定應急處理技術，以此提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。另外，從優(yōu)化檔案管理人才隊伍建設著手，選用具備一定極端及操作技術技能的高素質(zhì)人才進行檔案數(shù)字化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理，數(shù)字化檔案管理具備成本投入、便于查詢檢索、檔案更新及時準確、檔案及管理流程規(guī)范等優(yōu)勢。為保證檔案數(shù)字化管理工作的完整性與規(guī)范性，需要加強檔案管理部門基礎建設、構(gòu)建標準化檔案數(shù)字化管理體系，并重點關注檔案信息資料的安全管理。在此基礎上，優(yōu)化檔案管理人員隊伍建設，不斷提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案數(shù)字化管理工作的有效落實。

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