王潤(rùn)潔

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，已經(jīng)拓展到全方位的競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)于企業(yè)而言，開(kāi)源節(jié)流更是管理領(lǐng)域中重要的基本功，費(fèi)用控制則是最為關(guān)注領(lǐng)域。報(bào)銷是費(fèi)用控制中頻率最高的工作，對(duì)報(bào)銷制度的合理規(guī)劃也是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制的一個(gè)重要方面，尤其是涉及每位員工的報(bào)銷流程。傳統(tǒng)報(bào)銷工作周期較長(zhǎng)，審批流程冗長(zhǎng)，手工操作的局限性、是否預(yù)算外支出無(wú)法簡(jiǎn)潔明了地展現(xiàn)，這些都難以滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理的發(fā)展需求，在這種手工報(bào)銷模式下，費(fèi)用控制儼然無(wú)法有效實(shí)施，要想有所作為，必須在模式上尋求新的突破。

因此，為解決日益突出的財(cái)務(wù)報(bào)銷問(wèn)題，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)線下報(bào)銷缺陷與不足，通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性，同時(shí)能夠不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范。

1.S公司報(bào)銷模式的演變

S公司是一家主營(yíng)施工監(jiān)理服務(wù)的公司，主要特點(diǎn)為工地項(xiàng)目分散，員工大多分布在國(guó)內(nèi)外各地且員工年齡普遍偏大，半數(shù)為經(jīng)驗(yàn)豐富的現(xiàn)場(chǎng)管理人員。以往S公司傳統(tǒng)報(bào)銷模式流程為報(bào)銷人員手工填寫報(bào)銷單據(jù)，通過(guò)郵寄方式將未簽字報(bào)銷單給到相關(guān)后勤人員，由后勤人員完成相關(guān)審批手續(xù)，最后由后勤人員將相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字后的匯總報(bào)銷單或差旅單、相關(guān)發(fā)票、明細(xì)單等材料交給財(cái)務(wù)專管員審核，整個(gè)流程約需要5-7個(gè)工作日。但隨著公司近年來(lái)業(yè)務(wù)量的不斷增大，由于提供材料的不完整或簽字不合格等現(xiàn)象而導(dǎo)致的報(bào)銷失敗，報(bào)銷人員反復(fù)郵寄報(bào)銷材料，這也容易引起報(bào)銷人員對(duì)財(cái)務(wù)審核工作的不滿，財(cái)務(wù)審核供給與報(bào)銷需求發(fā)生嚴(yán)重的供需不平。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，財(cái)務(wù)也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化和智能化，S公司財(cái)務(wù)部門也開(kāi)始推行網(wǎng)上報(bào)銷模式。在此模式下，報(bào)銷人員登錄財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化表單內(nèi)容填寫項(xiàng)目編碼、金額、票據(jù)張數(shù)等信息，再把相應(yīng)的原始票據(jù)掃描上傳至該系統(tǒng)，再提交這些單據(jù)至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可在網(wǎng)上或者手機(jī)端上審批，后期的財(cái)務(wù)專管員初審以及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和相關(guān)公司管理層簽字審批均在網(wǎng)上或者手機(jī)上完成;待審批程序完成，報(bào)銷人員打印出網(wǎng)上報(bào)銷單，將紙質(zhì)票據(jù)和網(wǎng)上報(bào)銷單投遞至財(cái)務(wù)部門的投遞箱，財(cái)務(wù)專管員根據(jù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中的審批結(jié)果復(fù)審報(bào)銷單，隨后完成人工完成制單、記賬及付款工作。對(duì)于有問(wèn)題的業(yè)務(wù)，直接可以通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與報(bào)銷人員進(jìn)行溝通，通知對(duì)方進(jìn)行相關(guān)更改或完善，從而實(shí)現(xiàn)了“程序多走路，人員少走路”的新模式。每一個(gè)合理的報(bào)銷單據(jù)都可以按相應(yīng)審批類型在標(biāo)準(zhǔn)化的流程中自動(dòng)流轉(zhuǎn)，員工不再為找不到領(lǐng)導(dǎo)簽字犯愁，還可實(shí)時(shí)查看單據(jù)審批狀態(tài)，越權(quán)審批的現(xiàn)象也徹底得到杜絕。

網(wǎng)上報(bào)銷可以大幅提高所有員工工作效率。網(wǎng)上報(bào)銷模式突破了手工報(bào)銷的時(shí)空局限，不管身處何地，只要能夠上網(wǎng)就可以提交、審批和審核單據(jù)，員工拿著報(bào)銷單到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字的情景不再出現(xiàn)，只需要在系統(tǒng)提交單據(jù)，即使出差外地，領(lǐng)導(dǎo)也可以及時(shí)審批，從而大大縮短了報(bào)銷周期，員工的效率和滿意度自然也可以得到提高。

2.S公司推行網(wǎng)上報(bào)銷存在的問(wèn)題

看上去有利于所有人的網(wǎng)上報(bào)銷，在實(shí)踐中遇到一定的阻力，給財(cái)務(wù)人員提出了新的問(wèn)題。

2.1員工配合度低

在網(wǎng)上報(bào)銷模式下，報(bào)銷人員需要通過(guò)工號(hào)和密碼登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)后，自行填制報(bào)銷單，這需要報(bào)銷人員有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，也就意味著報(bào)銷人員需要花費(fèi)時(shí)間和精力去認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)文件，并且能夠熟練使用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，嚴(yán)格按照費(fèi)用報(bào)銷的具體內(nèi)容與具體項(xiàng)目精準(zhǔn)填報(bào)，這尤其對(duì)于年長(zhǎng)員工來(lái)說(shuō)增加了難度，因此積極性不高。

2.2網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

使用網(wǎng)上報(bào)銷模式，網(wǎng)絡(luò)信息安全顯得格外重要，這意味著對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。面對(duì)層出不窮的網(wǎng)上病毒和黑客攻擊等行為，公司需要配備具有極強(qiáng)系統(tǒng)安全能力的系統(tǒng)人員，以及對(duì)所涉及的電腦進(jìn)行安全監(jiān)控，建立網(wǎng)絡(luò)信息安全預(yù)警機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視和資源支持仍需要一個(gè)過(guò)程。

3.推動(dòng)網(wǎng)上報(bào)銷的實(shí)踐

3.1工地設(shè)立兼職報(bào)賬人員

以項(xiàng)目為單位設(shè)立一名兼職財(cái)務(wù)專管員，負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行財(cái)務(wù)政策宣傳、預(yù)算編制、財(cái)務(wù)分析和項(xiàng)目費(fèi)用的報(bào)銷、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。這樣由人人參與改成關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)參與，兼職財(cái)務(wù)專管員也起到了橋梁作用。

3.2網(wǎng)上報(bào)銷的通過(guò)率納入考核

將網(wǎng)上報(bào)銷填報(bào)表單的準(zhǔn)確率、發(fā)票的合規(guī)性、報(bào)銷單的退回率作為績(jī)效考核目標(biāo)，按季度或者半年度或年度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)由財(cái)務(wù)專管員進(jìn)行橫向?qū)Ρ龋ㄟ^(guò)率最高的項(xiàng)目可考慮績(jī)效考核獎(jiǎng)勵(lì)或指標(biāo)達(dá)成獎(jiǎng)勵(lì)等以資鼓勵(lì)，從制度上提升線上報(bào)銷的質(zhì)量及推動(dòng)多方的重視。

3.3功能需求建設(shè)更合理化，增設(shè)多元化表單

財(cái)務(wù)專管員協(xié)同網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員對(duì)報(bào)銷員工進(jìn)行深入調(diào)研，從原本單一標(biāo)準(zhǔn)化、強(qiáng)控設(shè)置多的表單改進(jìn)為多元化表單。例如差旅費(fèi)表單，只需填寫出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)、回程時(shí)間等基礎(chǔ)信息，差旅補(bǔ)貼、住宿費(fèi)、交通工具等標(biāo)準(zhǔn)會(huì)自動(dòng)計(jì)算，不用員工查詢相關(guān)財(cái)務(wù)政策。再例如費(fèi)用借支單，借支金額與授權(quán)權(quán)限直接掛鉤，總是有員工臨了到了財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)借支金額過(guò)大，授權(quán)權(quán)限不足以支撐完成報(bào)銷，延長(zhǎng)了報(bào)銷周期。越是以員工為主的改變?cè)绞鞘艿綒g迎。

3.4優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

為保證報(bào)銷系統(tǒng)安全性的同時(shí)不影響員工使用，在系統(tǒng)中建立權(quán)限控制、信息加密等安全措施。同時(shí)加強(qiáng)備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全性。

4.S公司網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的影響

4.1轉(zhuǎn)變管理模式

網(wǎng)上報(bào)銷促使財(cái)務(wù)管理由粗放逐步轉(zhuǎn)向集約。提高了會(huì)計(jì)核算的效率和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理實(shí)現(xiàn)了“人機(jī)”結(jié)合。原有手工式的管理模式已不能滿足財(cái)務(wù)的需求，財(cái)務(wù)管理中必須充分利用信息技術(shù)手段，向智能型管理方式轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的記賬功能向支持型和智能型轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上報(bào)銷是轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工作，隨之進(jìn)一步推動(dòng)會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)管理等的自動(dòng)化工作。隨著管理模式的轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的管理思維也發(fā)生潛移默化的變化，讓所有人員意識(shí)到信息化的趨勢(shì)和帶來(lái)的高效率，起到了統(tǒng)一思想的作用。

4.2在崗位職能與檔案基礎(chǔ)工作方面的改進(jìn)

以往會(huì)計(jì)工作全部依賴于手工操作，造成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理效率低，差錯(cuò)率高。網(wǎng)上報(bào)銷把財(cái)務(wù)專管員從繁重的手工算賬、結(jié)賬的工作中解放出來(lái)，能夠有更多的時(shí)間和精力對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理等管理工作。

直接受影響的還有財(cái)務(wù)檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案的安全、完整事關(guān)重大，直接體現(xiàn)著財(cái)務(wù)部門的管理水平和服務(wù)理念。啟用A4版式票據(jù)粘貼單等財(cái)務(wù)表單，停止使用原非A4版式票據(jù)粘貼單等財(cái)務(wù)表單。減少了因版式不符造成的原始單據(jù)的折疊，節(jié)省了員工粘貼原始單據(jù)時(shí)間。

4.3為深度推進(jìn)信息化奠定了基礎(chǔ)

建立在網(wǎng)上報(bào)銷成功推行基礎(chǔ)上，公司將加大對(duì)信息系統(tǒng)集成的研究和開(kāi)發(fā)應(yīng)用，加快推進(jìn)與OA、NC、預(yù)算系統(tǒng)的整合，保證企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地跨職能部門與組織邊界實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源和信息的最優(yōu)配置，達(dá)成數(shù)據(jù)信息一體化，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，更是讓數(shù)據(jù)信息發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

4.4 財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力的培養(yǎng)

財(cái)務(wù)已經(jīng)成了受信息化影響變化最大的一個(gè)職業(yè)，也是推動(dòng)信息化最合適的崗位，所以加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息化復(fù)合型人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)有崗位財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)以提高其信息化技能。同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，開(kāi)展如稅法、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、審計(jì)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，以滿足企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息化的要求。

5.網(wǎng)上報(bào)銷的進(jìn)一步改進(jìn)

相比實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷之前的傳統(tǒng)報(bào)銷方式，現(xiàn)階段的半自動(dòng)化網(wǎng)報(bào)方式節(jié)省了報(bào)銷人員等待審批時(shí)間、反復(fù)郵寄時(shí)間、提升了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率、突破了手動(dòng)查看預(yù)算控制支出的局限、可以生成各類財(cái)務(wù)管理報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。在此基礎(chǔ)上將推動(dòng)幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。

首先是電子發(fā)票的識(shí)別與管理，尤其是解決存在的重復(fù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn);其次是紙質(zhì)報(bào)銷資料的處理流程，容易受報(bào)銷人員所在時(shí)間、空間的影響而無(wú)法做到實(shí)時(shí)化和高效化;再次是標(biāo)準(zhǔn)化表單的設(shè)計(jì)通常只能滿足大多數(shù)情況，需要考慮對(duì)特殊情況的容納;最后是需要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的全方位對(duì)接預(yù)算系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、資金管理等系統(tǒng)，達(dá)到信息互聯(lián)互通。例如與集團(tuán)商旅管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，為了提升出差效率，降低差旅成本，由專業(yè)商旅管理服務(wù)公司訂票、訂酒店等，在不影響業(yè)務(wù)辦理情況下優(yōu)化差旅路線。