周敏

摘要：隨著我國社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，我國也逐漸邁入到老年化社會(huì)，老年人所占比例越來愈大，同時(shí)對檔案管理也面臨更為嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，因此我們要建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，把信息化的建設(shè)和事業(yè)部門聯(lián)系起來。結(jié)合檔案管理工作也是一個(gè)值得注意的部分。老干部為我們國家的發(fā)展作出了較大的貢獻(xiàn)，做好老干部檔案管理工作是重中之重，信息化技術(shù)也為其提供了足夠的條件。基于此，本文首先闡述了老干部檔案的組成，分析了加強(qiáng)老干部檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出幾點(diǎn)老干部檔案管理信息化建設(shè)的措施，以此為有關(guān)的研究人員提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：老干部;檔案管理;信息化建設(shè);對策

一、引言

要想做好針對老干部的服務(wù)工作，最值得重視的就是做好相應(yīng)的檔案管理工作，對于老干部檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足人們對于檔案管理工作效率的需求，同時(shí)，由于不可避免的因素，檔案丟失的情況也同樣容易出現(xiàn)，這對老干部服務(wù)工作造成了一定的阻礙。除此之外，有一些老干部檔案管理人員，在工作中由于過度關(guān)注管理工作所花費(fèi)的時(shí)間，從而大大地忽視了老干部檔案管理的問題，這也使老干部檔案管理進(jìn)展的步伐受到很大阻礙。因此，隨著年代的不斷發(fā)展，為了改變現(xiàn)狀，相關(guān)的研究者開始探尋一種具有更高創(chuàng)新的思路，充分認(rèn)識(shí)到老干部檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并采取了相應(yīng)對策，以此為其發(fā)展奠定足夠的基礎(chǔ)。

二、老干部檔案的組成

老干部檔案的組成內(nèi)容主要包括以下四個(gè)方面，第一是老干部的個(gè)人家庭信息，比方說老干部的身體健康情況、家庭住址以及家庭的聯(lián)系方式等等，同時(shí)還要獲取老干部的家人具體情況，這些都能夠很好的幫助相關(guān)檔案管理人員對老干部的情況進(jìn)行全面的掌握。第二是老干部的學(xué)習(xí)活動(dòng)資料，也就是在對老干部的檔案信息進(jìn)行收集的時(shí)候，要注重老干部參加的學(xué)習(xí)活動(dòng)和會(huì)議等等，包括有關(guān)的照片和視頻等等，這些都屬于老干部活動(dòng)的佐證材料。第三是相關(guān)的政策文件，這些文件屬于老干部檔案信息管理工作開展中不可或缺的重要依據(jù)。第四是檔案建設(shè)資料，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該重視檔案建設(shè)資料的收集整理工作，這些資料能夠很好地反映出我國目前老干部管理工作的建設(shè)水平。

三、加強(qiáng)老干部檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）方便信息查詢

對于傳統(tǒng)的老干部檔案管理，它采用了各種方法來讓工作人員收集和整理紙版檔案，這些檔件都存在許多不足，比如字跡模糊、文件內(nèi)容不完整或者是不準(zhǔn)確，等等。這些對老干部檔案的管理造成了很大阻礙。在老干部檔案管理工作的展開過程中，將信息化技術(shù)與其進(jìn)行有效的融合能夠幫助紙質(zhì)化檔案管理向無紙化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，如果將老干部的檔案信息都轉(zhuǎn)入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行保存，并放置到數(shù)據(jù)庫之中就能夠很好地對他們的檔案信息加以有效的保管，也不用擔(dān)心信息資料丟失的情況發(fā)生。使用信息化管理模式能夠更加便捷的為工作人員們提供相應(yīng)的檔案信息，同時(shí)還能在線閱讀和保存，特別是目前存檔人員較多時(shí)，信息化管理模式能夠在很大程度上節(jié)約工作人員的時(shí)間，減少工作的流程，從而進(jìn)一步使信息查詢更加便捷化，提高老干部檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理規(guī)范化

就目前來看，我國的老干部檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理工作較為混亂的現(xiàn)象，這在很大程度上是由于我國的檔案管理制度不明確，值得注意的是，檔案管理工作如果沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，就只能按照過往的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行工作的開展，使得檔案管理工作難以正常進(jìn)行。首先，如果檔案管理制度不明確和不嚴(yán)格，則會(huì)使得檔案的收集、整理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，對后期檔案的借閱、轉(zhuǎn)出工作也有許多的不利。其次，檔案管理的客觀標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到或者是檔案移交手續(xù)不夠完整都在一定程度上對檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了不利的作用，使用電子技術(shù)能夠很好地幫助檔案信息的管理的規(guī)范化，紙質(zhì)材料的要求較高，在整理的過程中容易出現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，如果使用電子資料來代替能夠很好地避免其他的問題，這主要是由于電子材料的填寫較為規(guī)范，并且有著明確的字體要求和格式要求，這樣能夠很好地避免在錄入階段出現(xiàn)的各種問題。除此之外，檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)該積極結(jié)合目前技術(shù)層面的需求，定期對檔案數(shù)據(jù)庫里面的內(nèi)容進(jìn)行整理和更新，使得老干部檔案管理更加地規(guī)范化。

（三）保證信息的安全性

在提高老干部文件管理保密度方面，信息技術(shù)不可忽略的作用，該技術(shù)可以很好地加密文件，防止內(nèi)容的泄露。因此，有關(guān)檔案管理者應(yīng)積極運(yùn)用當(dāng)前的新技術(shù)，緊跟時(shí)代的步伐，爭取以先進(jìn)管理方法代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的絕對優(yōu)勢?，F(xiàn)階段老干部檔案管理工作還存在著投入工作不足的現(xiàn)象，在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，有許多的地區(qū)仍然沒有將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，其檔案管理模式依然屬于人工管理，但是就算這樣也沒有配發(fā)足夠的檔案管理人員，缺乏一定的先進(jìn)性，同時(shí)管理的方式過于傳統(tǒng)化，這也使得老干部檔案管理工作出現(xiàn)越來越多的問題。檔案管理人員可以使用信息技術(shù)來對老干部的檔案信息加以整合和分類，這樣能夠保證數(shù)據(jù)的及時(shí)呈現(xiàn)，同時(shí)也能夠保護(hù)當(dāng)事人的隱私，比方說設(shè)定查閱時(shí)限等等，老干部檔案信息技術(shù)的使用在一定程度上提高了檔案信息的保密性以及使用價(jià)值。相關(guān)的檔案管理人員可以使用信息化管理手段來對檔案的信息進(jìn)行保密設(shè)置，以此實(shí)現(xiàn)安全化的信息管理，這樣一來，老干部的檔案資料內(nèi)容也不會(huì)出現(xiàn)泄露的情況，更不用說被人為的修改。

四、老干部檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）構(gòu)建老干部醫(yī)療檔案信息平臺(tái)

由于老干部的年齡較大，身體素質(zhì)也不如年輕人，因此對老干部的身體健康加以關(guān)注是十分重要的，在進(jìn)行干部檔案管理信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該構(gòu)建老干部醫(yī)療檔案信息平臺(tái)。我國目前的老干部醫(yī)療就診往往是集中管理的， 他們需要去指定醫(yī)院就診，但是實(shí)際上這些指定醫(yī)院并沒有較為完整的資料，因此為了對老干部的醫(yī)療信息加以完善，構(gòu)建出一個(gè)相應(yīng)的醫(yī)療檔案信息平臺(tái)是十分關(guān)鍵的。有關(guān)的工作人員在對老干部的醫(yī)療檔案信息加以采集的時(shí)候，就應(yīng)該做好相應(yīng)的登記工作，這些內(nèi)容包括老干部的體檢信息、病史信息以及就診信息等等。值得注意的是，為了對老干部的身體狀況有一個(gè)全面的了解，相關(guān)的檔案管理人員還應(yīng)該對他們的生活飲食習(xí)慣加以了解，并做好相應(yīng)的登記工作，保證信息的真實(shí)性和有效性，這樣才能夠更好的保障他們的權(quán)益。比方說，在收集檔案資料的過程中，工作人員就應(yīng)該對當(dāng)事人的身體情況以及醫(yī)院提供的信息進(jìn)行結(jié)合，做好相應(yīng)的身體健康檔案。

（二）構(gòu)建老干部業(yè)績信息平臺(tái)

加強(qiáng)老干部檔案管理的信息化建設(shè)在很大程度上能夠提高檔案管理的工作效率和管理質(zhì)量，所以相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該做好信息化建設(shè)工作，最重要的就是構(gòu)建老干部業(yè)績信息平臺(tái)，對于已經(jīng)退休的老干部來說，雖然他們已經(jīng)不在崗位工作，但是幾十年的工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)都是一筆珍貴的財(cái)富，因此應(yīng)該對其進(jìn)行有效的應(yīng)用。要想充分發(fā)揮老干部的作用，就應(yīng)該做好老干部業(yè)績信息平臺(tái)的建設(shè)，將老干部曾經(jīng)做出的工作成績做好記錄，這樣也能夠充分展現(xiàn)老干部的特長，為未來相關(guān)工作的開展提供必要的參考依據(jù)。首先，我們應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)的專家平臺(tái)建設(shè)以及對工作人員的技術(shù)指導(dǎo)，其次，還應(yīng)該加強(qiáng)參政議政平臺(tái)的建設(shè)，讓已經(jīng)退休的老干部積極參與相關(guān)的工作會(huì)議，同時(shí)采取他們所提出的相關(guān)工作建議，這樣才能夠有效提高工作的質(zhì)量，同時(shí)還可以成立相應(yīng)的老干部小組。

（三）提高檔案信息平臺(tái)協(xié)同管理

在過去，傳統(tǒng)的老干部檔案管理的手段較為落后，往往需要管理人員花費(fèi)較長的時(shí)間才能夠完成工作，這樣一來其工作效率顯得較為低下，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)該積極結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，真正將其落實(shí)到老干部檔案管理的工作之中，值得注意的是，相關(guān)的老干部檔案管理人員也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成老干部檔案的收集整理和分類的工作，這也能夠在很大程度上節(jié)約老干部檔案管理的工作時(shí)間。在提高檔案信息平臺(tái)協(xié)同管理的過程中，應(yīng)該注意多個(gè)部門的共同作用，包括衛(wèi)生部門以及財(cái)政部門等等。老干部檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性，且跨度較大，同一個(gè)單位不同部門在執(zhí)行工作的過程中，很可能由于交流出現(xiàn)偏差而使得執(zhí)行力下降，間接影響了老干部檔案管理工作的服務(wù)水平。因此，在進(jìn)行了干部檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該對他們的檔案信息加以分類化管理，而構(gòu)建出相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來讓各個(gè)部門之間共享信息，以此提高檔案管理的工作效率。提高檔案信息平臺(tái)協(xié)同管理是重中之重，它也能夠幫助各個(gè)部門在共享平臺(tái)上收獲到有效的信息，從而節(jié)約時(shí)間成本。

（四）加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)的服務(wù)理念

在當(dāng)前的形勢下，老干部檔案管理的信息化建設(shè)值得人們重視，相關(guān)的老干部檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，爭取將檔案管理工作做到最好，注重具有創(chuàng)新思路的檔案管理方法，只有這樣才能不斷的促使自我進(jìn)步，將全新的創(chuàng)新理念與檔案管理工作進(jìn)行有效的融合。值得注意的是，管理者也應(yīng)該相互學(xué)習(xí)，不斷提高水平，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)下，管理者還可以主動(dòng)學(xué)習(xí)自我專業(yè)，把新的管理方式帶到工作中，積極與同事合作。老干部管理工作有著服務(wù)性，因此在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該提高大家的服務(wù)理念，老干部檔案管理工作雖然較為平淡，但意義重大，做好相應(yīng)的檔案管理工作能夠體現(xiàn)出對老干部的重視，所以相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，建立相應(yīng)的服務(wù)機(jī)制，幫助了干部檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。就目前來看，要想對老干部檔案管理工作加以信息化建設(shè)，同時(shí)也應(yīng)該關(guān)注其檔案管理人員的水平，老干部檔案管理人員也應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務(wù)系統(tǒng)向其他的部門發(fā)送有關(guān)的檔案信息，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，老干部檔案管理人員也可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行有效的整理和歸納，并且能夠檢索和查找有關(guān)的檔案，對資料以及文件加以分析等等。因此，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理需要對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。

（五）完善檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)

在早期，老干部檔案管理過程中往往缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度和監(jiān)管機(jī)制，這使管理者很難在最短時(shí)間內(nèi)對檔案進(jìn)行歸納、整理，許多文件的放置都較為雜亂，在需要的時(shí)候很難做到快速查找，這在一定程度上影響著文件的查找效率，而且對文件的管理效果和文件的管理影響也會(huì)有一定的不良影響。因此，我們要落實(shí)檔案管理體系，主要包括以下幾方面：首先，在進(jìn)行老干部檔案管理工作之前，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)的工作量制定獨(dú)立的工作計(jì)劃，同時(shí)在整理檔案的過程中，對于表現(xiàn)十分出色的工作人員應(yīng)該給予一定的鼓勵(lì)，這樣才能夠真正調(diào)動(dòng)老干部檔案管理人員的工作積極性。其次，工作人員在進(jìn)行管理時(shí)也應(yīng)該按照相應(yīng)的管理流程來進(jìn)行工作，對于違反規(guī)定的人員應(yīng)該按照有關(guān)的依據(jù)對其處以相應(yīng)的處罰，這樣才能夠剛剛做好老干部檔案管理工作。

五、結(jié)語

綜上所述，好干部檔案管理工作是基礎(chǔ)，優(yōu)勢的老干部的管理工作能夠?yàn)槠渌ぷ魈峁┯行У男畔⒅?，在一定程度上體現(xiàn)了我們國家對于老干部的人文關(guān)懷，老干部檔案管理工作較為復(fù)雜，就目前來看，隨著時(shí)代的發(fā)展，某些傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無法滿足人們的需求，在新時(shí)期下，傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸被人們拋棄，老干部檔案管理信息化建設(shè)急需進(jìn)行?；诖耍疚氖紫汝U述了老干部檔案的組成，從方便信息查詢、檔案管理規(guī)范化以及保證信息的安全性三個(gè)方面分析了加強(qiáng)老干部檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出幾點(diǎn)老干部檔案管理信息化建設(shè)的措施，包括構(gòu)建老干部醫(yī)療檔案信息平臺(tái)、構(gòu)建老干部業(yè)績信息平臺(tái)、提高檔案信息平臺(tái)協(xié)同管理、加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)的服務(wù)理念以及完善檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)。

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