李艷波

摘要：近年來，隨著我國工程建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，地震行業(yè)也出現(xiàn)了一定程度的變化，使得地震重點(diǎn)工程項(xiàng)目持續(xù)增多，為地震局的工程檔案管理信息化建設(shè)工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。基于此，需要地震局的相關(guān)工作人員積極探索可以提升地震工程檔案管理的策略。在信息化時(shí)代背景下，檔案信息化管理的優(yōu)勢已經(jīng)得到了一定突顯，需要地震局工作人員提高對于信息化管理的關(guān)注，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，強(qiáng)化對于信息化管理重要性的認(rèn)知，以提升自身的檔案管理水平，讓工程檔案信息得到有效利用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;工程檔案管理;信息化建設(shè)

檔案信息化管理是以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)為前提的一種管理辦法，將檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)視作檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，關(guān)注檔案信息資源建設(shè)，強(qiáng)化對于檔案信息資源的開發(fā)利用，通過檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合有關(guān)政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理制度實(shí)現(xiàn)對于信息化工作體制的保障。開展檔案信息化是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，需要結(jié)合信息資源、信息化法規(guī)、信息化人才、信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息產(chǎn)業(yè)等內(nèi)容，需要檔案管理者積極擔(dān)負(fù)起檔案管理和保護(hù)的職責(zé)。此外，檔案工作者的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的效率和質(zhì)量具有直接影響，需要檔案管理工作人員積極提升自身的素養(yǎng)，以更好適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需求，讓檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化，就是由國家檔案管理機(jī)構(gòu)展開統(tǒng)一的規(guī)劃和組織，通過檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效運(yùn)用，展開對于檔案信息資源的數(shù)字化管理，以促進(jìn)檔案信息資源的運(yùn)用。通過檔案信息化管理，可以讓檔案管理模式實(shí)現(xiàn)一定程度的轉(zhuǎn)變，將檔案從實(shí)體保存的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，逐步發(fā)展為檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)形式，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供良好的依據(jù)，推動(dòng)檔案工作的社會(huì)化和數(shù)字化進(jìn)程[1]。

二、新時(shí)期開展工程檔案信息化管理的意義

（一） 切實(shí)提升工程檔案管理水平

由于有關(guān)工作人員在工程開展過程中經(jīng)常缺乏對于工程檔案管理工作的高度關(guān)注，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，限制了工程檔案管理整體質(zhì)量的提升。為應(yīng)對此類狀況，需要在工程檔案管理的過程中強(qiáng)化信息技術(shù)的融合，借助先進(jìn)的技術(shù)展開對于工程檔案的收集、管理和存儲(chǔ)，在保障信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性和規(guī)范性的前提下，將基礎(chǔ)的檔案管理工作進(jìn)行完善，既可以實(shí)現(xiàn)對于檔案信息的深度開發(fā)，以推動(dòng)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)變更，又可以實(shí)現(xiàn)對于工程項(xiàng)目的后期維護(hù)，讓工程檔案管理工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化程度得以切實(shí)提升。

（二）將工程檔案資源進(jìn)行有效共享

當(dāng)前階段，我國的工程檔案信息資源通常得不到有效利用，并且缺乏比較完善和穩(wěn)定的工程檔案資源體系，限制了資源的共建和共享。開展工程檔案信息化建設(shè)的過程就是借助信息管理軟件實(shí)現(xiàn)對于檔案信息的管理和開發(fā)的過程，讓網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理和服務(wù)方法得以保障，通過權(quán)限范圍和規(guī)則制度，推動(dòng)信息資源的共享，讓工程檔案信息管理的有效性得到切實(shí)提升，讓工程檔案信息可以得到充分利用。系統(tǒng)化的工程信息檔案對于有關(guān)單位而言參考價(jià)值較大，充分體現(xiàn)了在資源共享背景下檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。

（三） 有效降低了檔案資源的空間占用

檔案信息化借助光盤、硬盤等形式，實(shí)現(xiàn)對于信息時(shí)代背景下存儲(chǔ)介質(zhì)的優(yōu)化，針對信息展開高密度的存貯，讓檔案信息呈現(xiàn)出小體積、大容量的優(yōu)勢。在微電子技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，信息密度得到了顯著提升，相比于傳統(tǒng)模式下的介質(zhì)，通過檔案信息化管理可以有效減少檔案資源的空間占用[2]。

（四） 切實(shí)提升了檔案管理的維護(hù)效率

檔案信息化管理是將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子文檔，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開對于文檔的管理的一種管理形式，可以保障將文檔進(jìn)行定期歸檔。同時(shí)，結(jié)合具體的事項(xiàng)將檔案資料進(jìn)行分類，可以有效避免文件出現(xiàn)漏歸，讓檔案的完整率得到切實(shí)保障。此外，采取檔案信息化管理的方式，可以有效避免以往紙質(zhì)檔案資料的眾多缺陷，避免因蟲蛀、物理老化、溫濕度、介質(zhì)化學(xué)性質(zhì)蛻變等因素而對檔案資料造成損傷，降低了檔案管理人員的維護(hù)工作強(qiáng)度，讓檔案管理的維護(hù)效率得到切實(shí)提升。

（五） 可以切實(shí)提升檔案資料的利用率

通過檔案信息化管理的形式，可以在歸檔期間使用主題詞進(jìn)行標(biāo)注，從多個(gè)角度展開對于檔案資料的檢索，以簡化檢索和查詢過程。在此背景下，檔案管理人員可以自由開展檔案管理，讓其可以不受時(shí)間和地點(diǎn)限制進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，讓檔案查詢過程更加及時(shí)有效，提升了檔案管理過程的系統(tǒng)性，有效節(jié)約了人力、物力和財(cái)力資源。最后，借助檔案信息化管理，可以讓電子信息易復(fù)制的特征得到有效發(fā)揮，讓不同用戶群體可以將電子檔案信息進(jìn)行合理運(yùn)用，以避免出現(xiàn)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，讓檔案資料的利用率得到了切實(shí)提升[3]。

三、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一） 檔案管理模式難以滿足信息化管理的需求

當(dāng)前階段，許多單位的檔案管理機(jī)構(gòu)未能將檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，繼續(xù)使用以往的檔案管理模式，采取手工操作的形式進(jìn)行管理，由人工負(fù)責(zé)檔案的收集、鑒定、編輯、整理、保管、統(tǒng)計(jì)及提供利用等程序。該方法具有如下缺點(diǎn)：首先，強(qiáng)調(diào)檔案的保管過程，但是忽略了檔案利用的重要性，未能讓檔案資源在科研、管理及生產(chǎn)工作中的重要性得到充分發(fā)揮;其次，采取了封閉發(fā)展的形式，難以主動(dòng)創(chuàng)新，不能迎合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢，無法走進(jìn)大眾的視野;再次，通常采用閉架借閱的形式，你查我調(diào)，限制了工作效率的提升。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以有效保障檔案信息資源的開放度和利用度，通過有效的技術(shù)支持，為檔案管理人員提供全新的途徑，提升檔案管理人員的開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，通過管理理念的優(yōu)化，推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（二）可以滿足信息化管理需求的人才數(shù)量較少

為切實(shí)滿足檔案信息化管理的需求，需要有大量可以適應(yīng)信息化管理技術(shù)的人才作為支撐。當(dāng)前階段，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)仍然無法滿足這一需求，許多從業(yè)人員都是基于傳統(tǒng)發(fā)展模式而不斷成長的，他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系通常較為陳舊，不具備熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，無法培養(yǎng)新型檔案管理人才，同時(shí)，沒有提高對于檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的關(guān)注，導(dǎo)致人才數(shù)量不足逐漸成為了限制信息化檔案管理的重要問題。

（三） 信息化網(wǎng)絡(luò)的安全性能有待提升

作為信息化檔案管理工作中的重要一環(huán)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用是其中的關(guān)鍵主題。在任何一個(gè)地方，只要有網(wǎng)絡(luò)存在，就會(huì)有網(wǎng)絡(luò)安全問題，這一問題始終無法回避。當(dāng)前階段，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中具有非常多的安全隱患，對檔案管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行造成了一定程度的限制，嚴(yán)重者甚至可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓。在科技持續(xù)發(fā)展的背景下，病毒已經(jīng)逐漸向高級(jí)化和復(fù)雜化的方向轉(zhuǎn)變，隨著網(wǎng)絡(luò)病毒形式的增加，造成了嚴(yán)重的安全隱患，讓許多網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都遭到了一定程度的攻擊，引發(fā)了人們的損失。基于此，需要提高對于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全問題的關(guān)注，從網(wǎng)絡(luò)安全、管理安全和信息安全等多個(gè)角度提升數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的安全性[4]。

四、檔案管理信息化建設(shè)的措施和建議

（一） 打造完善的規(guī)范機(jī)制

完善的制度是實(shí)施管理的先決條件，為實(shí)現(xiàn)對于項(xiàng)目檔案信息的信息化管理，需要有完善的制度作為支撐。在制定有關(guān)檔案管理制度時(shí)，需要嚴(yán)格遵循以下原則：首先，需要積極把控制定有關(guān)管理制度的時(shí)間。在工程項(xiàng)目立項(xiàng)階段建立對于項(xiàng)目有關(guān)情況的深刻理解，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況確定項(xiàng)目檔案管理的計(jì)劃，并將其納入項(xiàng)目管理計(jì)劃的范疇，從項(xiàng)目整體管理的視角提升檔案管理工作的有效性;其次，需要在管理制度中將具體的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，通過明確檔案管理部門、項(xiàng)目承擔(dān)部門和項(xiàng)目管理部門等不同單位的責(zé)任，對項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任予以細(xì)化處理，打造完善的責(zé)任體系，將不同職工的職責(zé)范圍進(jìn)行明確;再次，需要在管理制度中將簽訂的合同和協(xié)議進(jìn)行切實(shí)明確，通過專門的項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l款，將項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等承建單位的職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，同時(shí)，需要合同審定部門積極擔(dān)負(fù)起自身的審定職責(zé);最后，通過明確的歸檔范圍，將檔案整理、驗(yàn)收及立卷過程中的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化和統(tǒng)一，通過專門的移交程序，讓有關(guān)部門可以實(shí)現(xiàn)對于文件資料的有序整理。借助規(guī)范、合理的檔案管理制度，將不同部門的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，為檔案管理信息化的高效開展創(chuàng)造前提[5]。

（二）推動(dòng)檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)變

計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤等現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供了發(fā)展方向。同時(shí)，信息化社會(huì)下的管理模式和決策方式也推動(dòng)了檔案信息管理的發(fā)展。高效利用檔案信息，將信息的內(nèi)涵進(jìn)行豐富，可以讓社會(huì)交流的質(zhì)量得到切實(shí)提升。當(dāng)前階段，開展檔案管理工作需要以信息數(shù)字化管理為切入點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)變，展開對于檔案資料的數(shù)字化加工，將不同軟硬件技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對于檔案信息資源的有效整合，通過信息化的檔案資源，讓信息資源實(shí)現(xiàn)可重復(fù)運(yùn)用。借助信息化的背景，讓檔案信息資源的利用價(jià)值得到充分呈現(xiàn)，以推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，讓科技得到進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)的繁榮發(fā)展。為社會(huì)創(chuàng)造出最大化的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，讓檔案資源成為信息社會(huì)背景下發(fā)展國民經(jīng)濟(jì)，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略性資源。

（三） 持續(xù)優(yōu)化檔案從業(yè)人員的知識(shí)體系

為更好滿足新時(shí)期檔案管理工作的技術(shù)要求，需要積極引入信息技術(shù)，不斷發(fā)展信息技術(shù)，以推動(dòng)檔案管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新。通過無紙化辦公系統(tǒng)，讓多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)廣泛普及，推動(dòng)信息載體的發(fā)展。需要檔案管理者和檔案從業(yè)人員積極適應(yīng)新時(shí)期的變化，強(qiáng)化對于檔案從業(yè)人員的教育，加快檔案從實(shí)體向信息化的轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，優(yōu)化他們的知識(shí)體系，讓他們可以盡快學(xué)習(xí)新知識(shí)、新理論和新技能，通過有計(jì)劃的人才引進(jìn)工作，實(shí)現(xiàn)對于檔案人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)的有效調(diào)整，讓人才可以更好適應(yīng)信息化管理工作的需求[6]。

（四） 提高數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理強(qiáng)度

構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，需要關(guān)注病毒防治問題，提升傳輸過程的安全性，避免出現(xiàn)惡意攻擊的現(xiàn)象，處理好信息貯存問題，將數(shù)據(jù)進(jìn)行合理備份。首先，需要展開病毒防治工作，與檔案機(jī)構(gòu)的具體情況相結(jié)合，在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、工作站和文件服務(wù)器之中進(jìn)行防毒軟件安裝，以實(shí)現(xiàn)多層次防御的目標(biāo);其次，需要檔案管理人員持續(xù)提升自身的防范意識(shí)，可以通過防火墻設(shè)置和安全島設(shè)置的形式規(guī)避惡意攻擊行為。從功能和實(shí)現(xiàn)原理的角度而言，防火墻技術(shù)有著大眾化的優(yōu)勢，可以幫助檔案管理部門減少經(jīng)濟(jì)壓力。至于安全島，則有著更強(qiáng)的安全性，但是其價(jià)格相對而言較高;再次，針對信息存貯及傳輸問題，可以借助加密機(jī)制予以處理，當(dāng)前階段，質(zhì)量最好、應(yīng)用最廣的一種加密機(jī)制就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，可以將其應(yīng)用于數(shù)字化檔案館的貯存和傳輸過程中，以保障其安全性;第四，需要保障操作系統(tǒng)的安全性，以實(shí)現(xiàn)對于安全問題的有效防御。借助身份認(rèn)證等手段，讓操作系統(tǒng)的安全性得到有效保障，以實(shí)現(xiàn)對于操作系統(tǒng)的安全防治;最后，需要提高對于數(shù)據(jù)備份過程的關(guān)注，沒有任何一種安全措施可以完全保障檔案的安全性，由于黑客病毒和惡意程序的存在，可能會(huì)在一定程度上引發(fā)資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，可以借助靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的形式實(shí)現(xiàn)對于數(shù)字信息化檔案數(shù)據(jù)的備份，并且制定相應(yīng)的應(yīng)急相應(yīng)裝置[7]。

結(jié)束語：在我防震減災(zāi)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的背景之下，有關(guān)科研機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模得到了一定程度的提升，為地震局的檔案管理工作提出了更高的要求。在新時(shí)期背景下，必須加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，以應(yīng)對形勢的新挑戰(zhàn)。需要地震局檔案管理工作者積極探索信息化管理的路徑，將工程檔案信息資源進(jìn)行有效整合，讓工程檔案可以更好地適用于工程建設(shè)的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)我國防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展。

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