劉曉峰

摘要：在新時(shí)期，審計(jì)檔案管理的地位越來越重視，社會需求日益增加。審計(jì)監(jiān)督由于涉及到許多部門的經(jīng)濟(jì)實(shí)際運(yùn)行情況，其檔案管理與利用具有較強(qiáng)的特殊性。目前基層審計(jì)檔案管理者必須要深入探究分析怎樣科學(xué)管理和利用所有的審計(jì)檔案?；诖?，本文詳細(xì)分析了基于信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用，希望可以為同行業(yè)的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：信息化條件;基層審計(jì);檔案管理;利用

在新時(shí)期下，伴隨著信息化的日益普及與應(yīng)用，審計(jì)工作包含不同部門、不同行業(yè)和不同領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)，部門運(yùn)用大數(shù)據(jù)運(yùn)作以及決策等等，慢慢成為新常態(tài)，而且審計(jì)機(jī)關(guān)也運(yùn)用大數(shù)據(jù)對存在的主要問題進(jìn)行準(zhǔn)確分析診斷。審計(jì)工作在具體實(shí)踐過程中產(chǎn)生很多檔案資料，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，要求基層審計(jì)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理和利用。尤其是在信息化條件下，基層審計(jì)機(jī)關(guān)必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，合理利用檔案，否則就會影響自身的穩(wěn)定發(fā)展。

一、基層審計(jì)檔案具有一定的多樣性

在審計(jì)工作開展過程中，依照有關(guān)的法律法規(guī)，不僅要審閱關(guān)于查閱和被審計(jì)事項(xiàng)的資料以及開實(shí)施必要的調(diào)查，而且要獲取有關(guān)證明材料，由此出現(xiàn)很多審計(jì)檔案。在進(jìn)行審計(jì)檔案管理時(shí)，與其他部門檔案除了有共性，也有特定，其一直都存在多樣性的特質(zhì)。

（一）審計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存

剛剛成立審計(jì)機(jī)關(guān)時(shí)，審計(jì)工作形成的檔案主要是紙質(zhì)檔案，很多檔案都是采用繪制以及手抄的方法，在檔案管理中紙質(zhì)檔案時(shí)不可或缺的組成部分。在信息化社會背景下，信息技術(shù)逐漸在審計(jì)檔案工作中普遍應(yīng)用，利用多樣化的手段，比如：網(wǎng)上采集以及計(jì)算機(jī)錄入等等，在審計(jì)檔案中普遍運(yùn)用，形成審計(jì)檔案處理數(shù)字化、檔案內(nèi)容迅速化，所以檔案管理也必須要智慧化。在信息技術(shù)的支持下，審計(jì)檔案管理形態(tài)有了顯著的改變，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而且有影像檔案和電子檔案，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案長時(shí)間并存。此基本態(tài)勢，對基層審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理者提出越來越高的要求，不只是要根據(jù)有關(guān)法律規(guī)章制度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，也要全面了解信息化利用技術(shù)，優(yōu)化審計(jì)檔案信息的立卷歸檔以及收集，甚至要重視電子檔案和紙質(zhì)檔案的綜合服務(wù)以及利用，在部門工作與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，需要將審計(jì)檔案的重要作用全面發(fā)揮出來。

（二）經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案和工作檔案共存

就審計(jì)工作來講，其職責(zé)是專門的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督，與經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)有不可分割的聯(lián)系。地方財(cái)政預(yù)算、執(zhí)行和部門運(yùn)用公共資源開展的經(jīng)濟(jì)活動，全部是結(jié)合經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)充分體現(xiàn)的[1]。審計(jì)機(jī)關(guān)采用多樣化方法收集的有關(guān)證明材料很多都是經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)范圍，而且根據(jù)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)對問題進(jìn)行分析和判斷，形成有關(guān)的文字材料，比如：審計(jì)報(bào)告等等。部門工作很多都是利用數(shù)據(jù)將工作績效充分反映出來，結(jié)合數(shù)據(jù)做出科學(xué)的決策。并且審計(jì)機(jī)關(guān)在服務(wù)地方工作大局以及國家治理中，也會出現(xiàn)各類工作檔案。對于基層審計(jì)機(jī)關(guān)而言，經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案和各種類型工作檔案組成統(tǒng)一的檔案，在檔案內(nèi)容中成為彼此關(guān)聯(lián)以及共有互補(bǔ)，二者都是十分重要的。因此，作為基層審計(jì)機(jī)關(guān)，在檔案管理過程中，必須要做到工作檔案和經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案同等重要，特別是全面收集且整理經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案信息，進(jìn)而確保經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性以及完整性，進(jìn)而方便經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)對地方經(jīng)濟(jì)以及部門工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)且服務(wù)。

二、基層審計(jì)檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性

（一）審計(jì)檔案管理出現(xiàn)質(zhì)的改變

在審計(jì)工作的早期階段，審計(jì)檔案管理手段是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，只要根據(jù)檔案有關(guān)法律規(guī)定，定期進(jìn)行立卷歸檔，就必定與檔案管理的有關(guān)要求相符[2]。然而在新時(shí)期下，審計(jì)檔案管理工作有了質(zhì)的改變，除了紙質(zhì)檔案規(guī)范管理有較高的規(guī)范要求，必須要根據(jù)有關(guān)法律加強(qiáng)管理，還要大力推廣且運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，甚至要徹底摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式。伴隨著服務(wù)內(nèi)容的延伸以及審計(jì)工作的不斷發(fā)展，審計(jì)檔案管理內(nèi)容與業(yè)務(wù)的日益擴(kuò)展，審計(jì)檔案管理類型與業(yè)務(wù)量越來越多，而且必須要分類管理電子檔案與紙質(zhì)檔案，造成立卷歸檔工作難以開展，新要求和新任務(wù)導(dǎo)致審計(jì)檔案管理更加復(fù)雜。

（二）審計(jì)檔案對服務(wù)社會有很大的期望

全面發(fā)揮在社會治理中審計(jì)檔案的促進(jìn)作用，就必須要建立服務(wù)型檔案以及服務(wù)型審計(jì)。在服務(wù)型政府建設(shè)過程中，既要結(jié)合社會需求增設(shè)服務(wù)供給，又要擴(kuò)大政務(wù)透明度。在現(xiàn)代化社會，檔案不只是簡單的管理，也要合理利用且服務(wù)。伴隨著審計(jì)工作的作用日益重要，社會對審計(jì)有了越來越大的期望值。社會既要發(fā)揮在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中審計(jì)工作的促進(jìn)作用，又要求及時(shí)向社會公開審計(jì)事項(xiàng)，要想做到這些，必須要重視審計(jì)檔案所發(fā)揮的作用。由此可以得出，在新時(shí)期下，檔案管理的根本任務(wù)是審計(jì)檔案服務(wù)[3]。然而因?yàn)楹芏嘁蛩氐募s束，審計(jì)工作并沒有完全對外開放，運(yùn)用審計(jì)檔案服務(wù)發(fā)展的整體水平和社會需求的沖突仍舊相當(dāng)突出。

三、加強(qiáng)檔案利用的針對性

（一）促進(jìn)檔案和實(shí)施審計(jì)監(jiān)督之間的配合

對于地方預(yù)算而言，基層行政單位扮演著執(zhí)行者的角色，還是審計(jì)機(jī)關(guān)的主要監(jiān)督對象，監(jiān)督的主要目的是促進(jìn)部門工作穩(wěn)定發(fā)展。審計(jì)范圍相當(dāng)廣，主要包括部門的經(jīng)濟(jì)活動以及預(yù)算部門，還有在經(jīng)濟(jì)決策中領(lǐng)導(dǎo)干部承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，而這些全部是部門歸檔不可或缺的主要內(nèi)容，審計(jì)具有周期性規(guī)律，是計(jì)劃性組織實(shí)施，而過程中的有關(guān)資料已經(jīng)都?xì)w檔。在新形勢下，全新的職責(zé)是部門檔案與審計(jì)監(jiān)督想配合，需要長期的堅(jiān)持[4]。只要審計(jì)機(jī)關(guān)明確進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，財(cái)務(wù)工作人員與部門檔案工作人員要積極配合，在第一時(shí)間提供歸檔的有關(guān)資料，保證提供資料的全面性以及準(zhǔn)確性，為保證審計(jì)工作順利開展打下良好的基礎(chǔ)。并且要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)歸檔審計(jì)機(jī)關(guān)所出具的有關(guān)審計(jì)文書資料，確保審計(jì)事項(xiàng)檔案內(nèi)容的全面性以及一致性。此外，檔案管理者履行職務(wù)的內(nèi)容也包括主動配合審計(jì)機(jī)關(guān)做好審計(jì)監(jiān)督工作，合理利用既有檔案，真正實(shí)現(xiàn)檔案在管理以及利用過程中的內(nèi)在價(jià)值。

（二）幫助部門做好預(yù)算執(zhí)行

部門的預(yù)算執(zhí)行直接影響財(cái)政預(yù)算的績效，而且是經(jīng)濟(jì)活動的充分體現(xiàn)。在改革日益深入以及政府績效管理不斷推進(jìn)的背景下，預(yù)算績效受到普遍關(guān)注，已經(jīng)成為審計(jì)監(jiān)督的根本目標(biāo)。其實(shí)，不管是預(yù)算執(zhí)行情況，還是其績效水平，全部是利用有關(guān)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)來反映，而檔案的內(nèi)容是以這些數(shù)據(jù)為主。作為部門檔案管理者，了解檔案的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，在履職中必須要善于運(yùn)用經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)對部門的實(shí)際預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，而且根據(jù)審計(jì)機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)的問題和提出的審計(jì)建議，將部門工作自身的參謀功能更好的發(fā)揮出來，幫助幫助加強(qiáng)才真預(yù)算執(zhí)行以及審計(jì)整改[5]。具體來講，部門檔案管理者必須要合理運(yùn)用管理以及了解經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的各項(xiàng)優(yōu)勢，借助網(wǎng)絡(luò)比較分析歸納經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)和當(dāng)前預(yù)算執(zhí)行以及經(jīng)濟(jì)的實(shí)際運(yùn)行情況，迅速找到負(fù)面情況，相互協(xié)調(diào)配合，盡快將問題有效解決，進(jìn)而為部門做好預(yù)算執(zhí)行和保證預(yù)算績效打下良好的基礎(chǔ)。

結(jié)語：

總而言之，在信息化條件下，對于基層審計(jì)機(jī)關(guān)來說，這是一把雙刃劍，既帶來很多發(fā)展機(jī)遇，又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而基層審計(jì)機(jī)關(guān)在工作中往往會產(chǎn)生很多檔案，檔案信息又直接影響機(jī)關(guān)的發(fā)展水平，所以隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理與利用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉繼紅.淺談信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用[J].財(cái)政監(jiān)督，2017（03）：73-75.

[4]安兆芳.縣級審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理措施分析[J].黑龍江檔案，2014（02）：118.