摘要：黨校檔案是黨校辦學(xué)實(shí)踐和教學(xué)科研中總結(jié)的精華，黨校的檔案管理是一項(xiàng)具有政策性、機(jī)密性和專業(yè)性的工作，對(duì)黨校的發(fā)展和建設(shè)也有著重要的歷史意義。本文根據(jù)黨校信息化檔案管理特點(diǎn)，重點(diǎn)闡述了黨校信息化檔案管理出現(xiàn)的問題和加強(qiáng)黨校信息化檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：黨校;信息化;檔案管理

黨校檔案一方面它記錄了學(xué)校歷史發(fā)展的軌跡，同時(shí)也是學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各方面工作的長(zhǎng)期積累，是黨校歷史發(fā)展的結(jié)晶。伴隨著當(dāng)今世界信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，以及電子政務(wù)的逐步推進(jìn)，黨校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，在新形勢(shì)下，黨校檔案工作必須緊跟我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展步伐，并與黨校教學(xué)、科研同步建設(shè)與發(fā)展。黨校的檔案管理應(yīng)該與信息化相結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

一、黨校檔案管理信息化存在的問題

1、缺乏專業(yè)性的技術(shù)人員。

如何加強(qiáng)黨校的信息化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的問題，所以要想更加有效地對(duì)黨校信息化進(jìn)行建設(shè)，專業(yè)性的技術(shù)人員是必不可少的。而現(xiàn)在，我國(guó)各級(jí)黨校在信息化檔案管理方面缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，這對(duì)黨校進(jìn)行信息化檔案管理是十分不利的，所以應(yīng)該對(duì)信息化檔案管理人員提出更高的要求，即要求信息工作部門的人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并且能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作和會(huì)使用專用性較強(qiáng)的軟件，熟練地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的收集、整理等工作。這樣的專業(yè)性人才可以對(duì)檔案文獻(xiàn)的資料做到更好的收集和整理，并且可以使檔案管理的質(zhì)量提升，更利于檔案的保管和使用。

2、檔案文獻(xiàn)資料收集不全。

在黨校進(jìn)行科研和教學(xué)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)需要進(jìn)行歸檔的資料進(jìn)行收集，這一項(xiàng)工作是十分重要的，因?yàn)槿绻麤]有了文件資料的收集也就沒有了檔案，而資料收集得是否完全也直接對(duì)檔案工作的管理起著重要影響，即文件資料

收集不全，就會(huì)使之后的整理工作無法順利進(jìn)行，以及檔案在利用的過程中起不到實(shí)際的效果，這會(huì)使檔案的管理工作大打折扣，所以，學(xué)會(huì)利用信息化的檔案管理是十分必要的，這樣可以利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)和軟件來進(jìn)行文件資料的傳遞和備份，減少部分文件的丟失，保證檔案文獻(xiàn)資料的齊全，方便檔案管理人員的管理。

3、管理設(shè)施落后。

現(xiàn)在還有一部分基層黨校檔案管理設(shè)施落后，因?yàn)樘幵诮?jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，所以他們的檔案管理設(shè)施十分落后，檔案室的環(huán)境不佳，設(shè)施不完備，對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存和管理十分不利，所以，應(yīng)該對(duì)這部分還沒有重視起檔案管理的黨校進(jìn)行交流，并對(duì)想要而沒辦法引進(jìn)設(shè)備的黨校進(jìn)行大量支持。因?yàn)辄h校檔案管理的重要性不僅僅只針對(duì)本黨校，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也起著十分重要的作用，所以要使這小部分黨校認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，并對(duì)信息化管理重視起來。

4、檔案管理的制度不夠完善。

在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，首先要制定檔案管理的具體制度，因?yàn)橹贫仁菍?shí)施管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有了明確的制度可以提高檔案管理的質(zhì)量。所以在這一制度里要明確地提到歸檔的各項(xiàng)要求（時(shí)間、完整度、數(shù)量等）和對(duì)檔案管理者具體的獎(jiǎng)懲措施，這樣可以使檔案管理更加具有規(guī)范性，防止缺乏檔案管理制度所引起的收集、分類、整理等工作混亂的狀態(tài)。

二、加強(qiáng)黨校信息化檔案管理的有效途徑

1、加快信息化檔案管理的建設(shè)。

大部分黨校都已經(jīng)采用了信息化檔案管理，但并沒有實(shí)現(xiàn)完全的信息化檔案管理，其中仍然保留著傳統(tǒng)的檔案管理方式，即利用紙張、照片、錄像等，手工操作進(jìn)行檔案的收集、整理、編目等，所以應(yīng)該加快現(xiàn)代化的檔案管理，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和機(jī)械設(shè)備。要想加強(qiáng)黨校的信息化檔案管理，其中一條有效途徑就必須是加快信息化的建設(shè)，在引進(jìn)設(shè)備的同時(shí)，吸收具有專業(yè)性的現(xiàn)代化檔案管理人員也是十分重要的，他們作為現(xiàn)代化的主力軍可以帶動(dòng)老的檔案管理人員，讓他們能夠早日跟上現(xiàn)代化的信息化檔案管理。現(xiàn)代技術(shù)促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展，使實(shí)體檔案管理變?yōu)榱诵畔①Y源管理，信息化的檔案資源是可以進(jìn)行重復(fù)利用的，它大大地彌補(bǔ)了實(shí)體檔案的不足。所以我們應(yīng)該加快信息化檔案管理建設(shè)的步伐。

2、搞好總體規(guī)劃，建立黨校信息化檔案管理系統(tǒng)。

對(duì)于黨校信息化檔案管理我們要先建立起具有黨校特色的實(shí)用價(jià)值的數(shù)據(jù)倉庫，合理地開發(fā)新型資源：對(duì)檔案的管理我們要進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，動(dòng)員各方面的力量，統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，分別存儲(chǔ)并進(jìn)行高度共享和協(xié)同開發(fā)，構(gòu)建統(tǒng)一的黨校信息化檔案管理，有利于對(duì)檔案進(jìn)行管理，例如，可以對(duì)應(yīng)用服務(wù)進(jìn)行整合，為各類需要信息的用戶和想要查看檔案的用戶提供一個(gè)統(tǒng)一的信息服務(wù)綜合人口，并且可以讓想要瀏覽黨校檔案的人能夠統(tǒng)一進(jìn)行瀏覽，這樣可以方便對(duì)檔案進(jìn)行管理，如果發(fā)現(xiàn)意外情況也可得到及時(shí)的處理。實(shí)現(xiàn)黨校檔案管理要先建起黨校信息檔案管理系統(tǒng)，首先要改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下的檔案管理的工作流程，然后，設(shè)計(jì)屬于自己黨校的專門的檔案管理系統(tǒng)，并且還要建立起完善的內(nèi)部控制制度。并且我們也應(yīng)該保證電子檔案的安全，所以要設(shè)置防火墻，防止黑客的入侵，保證電子文檔的真實(shí)性和法律效應(yīng)。從上述可以看出建立黨校檔案管理系統(tǒng)對(duì)黨校的檔案起到了保護(hù)的作用，所以，在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)建立起檔案管理系統(tǒng)也是信息化檔案管理的關(guān)鍵途徑。

3、提高黨校信息化檔案管理人員的素質(zhì)。

黨校信息化檔案管理是隨著科技水平發(fā)展起來的現(xiàn)代管理制度，所以其檔案管理人員也應(yīng)該要具備高素質(zhì)，黨校檔案管理工作本就是一項(xiàng)需要具備多元化知識(shí)的人才能勝任的工作，并且檔案管理人員能力的高低也直接地影響了檔案管理的水平，所以信息化的檔案管理工作者更是要具有高素質(zhì)，首先，黨校信息化檔案管理人員要具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因?yàn)楝F(xiàn)代的科學(xué)成果中包含了大量的學(xué)科知識(shí)，例如，數(shù)學(xué)、生物學(xué)、科技等等，它們對(duì)檔案的管理都十分重要，并且信息化檔案管理人員也需要具備專業(yè)知識(shí)，這樣才可以在工作中熟練操作，得心應(yīng)手。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷的豐富自己，提高自身的能力和素質(zhì)，并且還要注意引進(jìn)豐富地專業(yè)知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。這樣的專業(yè)性黨校檔案管理人員組成的高品質(zhì)檔案管理人員，可以為黨校創(chuàng)作更多的收益，促進(jìn)黨校的快速發(fā)展。提高黨校信檔案人員的素質(zhì)和水平直接促進(jìn)了黨校信息化檔案管理的發(fā)展。

4、重視硬件設(shè)施，提高設(shè)備的利用效率。

現(xiàn)在是一個(gè)信息化的時(shí)代，而硬件建設(shè)是信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，所以，各市級(jí)黨校都對(duì)其硬件建設(shè)十分重視。要想加強(qiáng)黨校信息化檔案管理，首先最重要的一條途徑就是加強(qiáng)各黨校的硬件設(shè)施，并且提供設(shè)備的利用效率，據(jù)材料顯示，各黨校在近幾年中不斷地強(qiáng)化投入硬件設(shè)施，從幾十萬的投入現(xiàn)已達(dá)到了上百萬，并且已經(jīng)初步建成了黨校教學(xué)的硬件平臺(tái)。在重視硬件的基礎(chǔ)上提高設(shè)備的利用效率也是十分必要的，目前，大部分黨校都是一臺(tái)機(jī)器執(zhí)行一個(gè)任務(wù)，一款軟件配一臺(tái)電腦，這樣的配置顯然是嚴(yán)重地浪費(fèi)了硬件資源。所以要想加強(qiáng)黨校信息化檔案管理必須要提高設(shè)備的利用效率，要把硬件設(shè)施合理地進(jìn)行組合利用，適當(dāng)增加電腦軟件在電腦里的應(yīng)用，從而提高硬件設(shè)備的利用效率，要想提高設(shè)備效率還應(yīng)該對(duì)硬件使用實(shí)施具體的量化標(biāo)準(zhǔn)，建立起對(duì)硬件設(shè)備使用和管理的專門管理制度，重視更新和維護(hù)與信息資源之間的開發(fā)利用，防止使用績(jī)效不高造成的硬件設(shè)備資源閑置的現(xiàn)象。

5、黨校領(lǐng)導(dǎo)的重視和投入。要想提高黨校的信息化檔案管理建設(shè)最為重要的一點(diǎn)就是黨校領(lǐng)導(dǎo)的重視和投入，如果黨校的領(lǐng)導(dǎo)沒有看到信息化快速發(fā)展這一趨勢(shì)和信息化帶來的優(yōu)點(diǎn)，可能就不會(huì)進(jìn)行信息化的檔案管理，所以黨校領(lǐng)導(dǎo)的重視和投入對(duì)其發(fā)展十分重要，也是黨校信息化檔案管理得到加強(qiáng)的有效途徑。我們現(xiàn)在正處于信息化的時(shí)代，黨校作為我國(guó)基層干部教育培訓(xùn)的重要基地，必須要加快信息化檔案管理的建設(shè)，并且建立健全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，以便更好地為我國(guó)基層干部的教育培訓(xùn)打好基礎(chǔ)。所以黨校領(lǐng)導(dǎo)在近些年不斷地加大信息化檔案管理的建設(shè)，以達(dá)到促進(jìn)黨校信息化檔案管理建設(shè)的目的。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化時(shí)代的快速發(fā)展，信息化的檔案管理已經(jīng)成為各黨校發(fā)展的重點(diǎn)，如何加強(qiáng)各黨校的信息化檔案管理建設(shè)，其有效途徑是什么已然成為黨校關(guān)注的焦點(diǎn)，所以要充分地加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣才能更好地進(jìn)行檔案管理建設(shè)，才能更好地為我國(guó)基層干部的教育培訓(xùn)打好基礎(chǔ)，從而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳璐.當(dāng)前高校檔案管理者應(yīng)具備素質(zhì)及培養(yǎng)方法[J].時(shí)代教育，2010（4）

[2]蔣超美.信息化時(shí)代高校檔案管理者的素質(zhì)要求[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（4）

[3]李宏.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（1）

作者簡(jiǎn)介：付能英（1973.11-），女，漢，湖南衡陽人，檔案管員

（衡陽縣委黨校 湖南衡陽 421200）