李劍

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)水平得到了有效提升，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了新的要求。人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義，理應(yīng)受到事業(yè)單位的重視。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí);制定現(xiàn)代化的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化;促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;根據(jù)工作實(shí)踐，優(yōu)化檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;規(guī)范化管理;提升策略

事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理工作的重要性日益突出，事業(yè)單位管理人員可以通過(guò)管理人事檔案，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的了解，以便于對(duì)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行準(zhǔn)確規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。在當(dāng)前時(shí)代背景下，以往的人事檔案管理已經(jīng)不能完全符合時(shí)代的需求，對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理已是大勢(shì)所趨。

一、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的意義

（一）有利于了解事業(yè)單位發(fā)展情況

事業(yè)單位人事檔案對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動(dòng)具有詳細(xì)地記錄，能夠知曉事業(yè)單位在某一時(shí)間段內(nèi)的實(shí)際狀況。事業(yè)單位的發(fā)展是循序漸進(jìn)日益強(qiáng)壯的過(guò)程，隨著事業(yè)單位不斷積累實(shí)力，無(wú)論是內(nèi)部工作人員還是單位發(fā)展規(guī)模，都會(huì)出現(xiàn)不同程度的擴(kuò)張。而規(guī)范化的單位人事檔案記錄在一定程度上能夠反映出事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況。對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)該定期開(kāi)展人才培訓(xùn)工作，以便于培養(yǎng)出符合事業(yè)單位發(fā)展需求的人才，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供人才支撐。

（二）有利于提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際效率

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部所使用的制度也發(fā)生了相應(yīng)的改變。在事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位以合同制的人才管理方式留住人才，但是依舊存在一定的人才流動(dòng)。而事業(yè)單位認(rèn)識(shí)和了解人才基本情況的主要來(lái)源就是檔案材料，通過(guò)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，提升人事材料的使用效率。在日常工作中，管理人員能夠依照相關(guān)流程查閱資料，在較短的時(shí)間內(nèi)找到所需資料，了解需要的人事信息，提高查閱效率。同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，在一定程度上能夠確保人事檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）有利于優(yōu)化人才選擇體系

在人事檔案管理相應(yīng)資料中，每位工作人員在事業(yè)單位內(nèi)的發(fā)展軌跡都被記錄在冊(cè)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位挑選人才提供參考依據(jù)。并且，事業(yè)單位管理人員還可以根據(jù)人事檔案歸納總結(jié)自身所需人才應(yīng)該具備的特點(diǎn)和技能，以此作為招聘人才的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，事業(yè)單位能夠根據(jù)規(guī)范化檔案資料中的信息發(fā)現(xiàn)人才管理的不足之處，再針對(duì)不足之處制定科學(xué)合理的彌補(bǔ)對(duì)策，以提高事業(yè)單位工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。另外，人事檔案對(duì)事業(yè)單位工作人員的工作情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，事業(yè)單位可以根據(jù)記錄篩選人才，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人才進(jìn)行鼓勵(lì)和升職，對(duì)表現(xiàn)較為差強(qiáng)人意的人員進(jìn)行再次培訓(xùn)，以提高事業(yè)單位工作人員的整體工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

（一）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)

提升事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化管理水平，首先，需要檔案相關(guān)管理人員具備規(guī)范管理的意識(shí)，使其正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，才能確保檔案管理工作人員嚴(yán)格規(guī)范自身行為，避免出現(xiàn)違規(guī)管理的情況。其次，需要事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提高對(duì)檔案工作的收集的重視，將檔案信息的搜集放在首位，多渠道收集信息，增強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。為此，檔案管理工作人員應(yīng)該拓寬檔案信息的收集方式，建立健全檔案信息收集制度，以事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)分部為工作中心，做好各個(gè)部門(mén)人事檔案的信息管理工作，以提高人事檔案信息收集效率。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的規(guī)范化統(tǒng)一管理，需將事業(yè)單位人員的基本信息納入檔案收集范疇之內(nèi)，再將人事檔案管理工作劃分到事業(yè)單位年度考核體系當(dāng)中，以此增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理人員的管理意識(shí)。

（二）制定現(xiàn)代化的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代化的檔案管理體系，對(duì)提升事業(yè)單位人事檔案管理水平起到積極促進(jìn)作用。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行資源投入過(guò)程中，應(yīng)對(duì)儲(chǔ)存檔案的庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的檢測(cè)，尤其是對(duì)濕度和溫度等進(jìn)行強(qiáng)化檢測(cè)，避免明火和蟲(chóng)霉發(fā)生的概率。同時(shí)，還應(yīng)該采用適宜的科學(xué)技術(shù)手段，比如翻拍、掃描等，對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生損壞的人事檔案資料進(jìn)行恢復(fù)和彌補(bǔ)。另外，檔案管理人員還應(yīng)該具備信息化意識(shí)，加快傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，從以往的紙質(zhì)材料保存走向數(shù)字化管理，提高計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的應(yīng)用效率，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)化管理。同時(shí)，應(yīng)并聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，以便于能夠形成良好的預(yù)警系統(tǒng)，避免病毒等因素對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生危害，提高檔案管理的安全性。

（三）促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。首先，需要做好文書(shū)處理工作。文書(shū)處理工作和檔案工作具有不同的工作內(nèi)容，兩者之間相對(duì)獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)，兩者相輔相成共同促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。因此，在做好文書(shū)處理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中，應(yīng)該正確處理文書(shū)處理工作的基礎(chǔ)性和日常性工作，重視人員的合理分配，讓檔案管理工作更加符合事業(yè)單位的實(shí)際需求，發(fā)揮檔案管理工作的最佳效率，實(shí)現(xiàn)人事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化。此外，還應(yīng)將人事檔案資料納入人員崗位責(zé)任制中，以此作為考核提升工作效率，全面促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（四）根據(jù)工作實(shí)踐，優(yōu)化檔案管理體系

檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要保障。為此，首先應(yīng)做好檔案管理的宣傳工作，提高檔案管理部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性，以提高檔案材料管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其次，在實(shí)際工作中，應(yīng)該對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，明確各個(gè)崗位應(yīng)盡的責(zé)任，對(duì)各個(gè)工作內(nèi)容的實(shí)際要求進(jìn)行明確劃分，以促進(jìn)部門(mén)之間的協(xié)作能力。再次，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的公開(kāi)化、透明化，以提高監(jiān)督管理的效率。最后，應(yīng)該對(duì)檔案管理的詳細(xì)情況進(jìn)行公布，確保各項(xiàng)檔案管理制度能夠貫徹落實(shí)到具體的工作項(xiàng)目之中，將檔案管理的工作內(nèi)容明確到某一個(gè)具體的執(zhí)行人上。

總結(jié)

人事檔案管理的規(guī)范化是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑，需根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，創(chuàng)新人事檔案管理措施，發(fā)揮信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理的實(shí)際效用，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

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