張麗婭

摘要：做好企業(yè)的庫存管理工作是順利開展其他工作的物質(zhì)保障和根本前提，秘書人員要做好企業(yè)庫存管理工作就要做到登記好信息，填好庫存控制卡，建立庫存目錄并對物品進(jìn)行合理擺放。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書;庫存管理;庫存控制卡

企業(yè)在運(yùn)營中所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足需求，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此需要進(jìn)行庫存管理。一個有效的庫存系統(tǒng)對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很大的作用。一般來說，辦公室用品和辦公用品進(jìn)庫后，必須保存在安全的地方并有序擺放，以防物品損壞、浪費或失竊，還要消除事故和火災(zāi)隱患，但當(dāng)需要時又能很容易找到。有些大型的公司有專門的庫存管理人員，他們相對比較專業(yè)。但是有些企業(yè)，尤其是小型企業(yè)是沒有專職的庫存管理人員的，庫存管理工作大多由企業(yè)的秘書人員充當(dāng)。這就要求秘書人員要學(xué)習(xí)一些庫存管理知識，做好辦公用品、消耗品、小型辦公設(shè)備的進(jìn)貨和出貨記錄。秘書在收到貨物后，應(yīng)該立即辦理辦公用品和耗材的進(jìn)貨登記、檢驗、核對等各項工作，保證辦公用品和耗材準(zhǔn)確無誤地入庫。入庫前核對三單（訂購單、交貨單、入庫單）。本文就簡單的談?wù)劽貢藛T如何做好企業(yè)庫存管理工作。

1.庫存控制的作用

在一個有效的庫存控制系統(tǒng)中，準(zhǔn)確的庫存記錄可以起到以下作用：保證大量的資金不被不必要的庫存占用;保證空間不被用來存儲不必要的貨物;能監(jiān)督個人和部門對物品的使用;保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作延遲;避免任何偷竊和破壞造成的損失;可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價。由此可見，良好的庫存管理工作對企業(yè)開源節(jié)流是非常重要的。

2.庫存定義

庫存定義涉及到三個概念，秘書人員要做好庫存管理工作首先得弄清這三個概念，即最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。

最大庫存量是為防止物品超量存儲而保存該項物品的最大數(shù)量。庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。確定這個數(shù)字時要考慮到費用、存儲空間和保存期限。

最小庫存量是以防物品全部消耗完而保存該項物品的最小數(shù)量。當(dāng)庫存余額達(dá)到這個水平，必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)訂貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時間。緊急時有必要向供應(yīng)商緊急訂購，以保證在很短的時間內(nèi)就能交貨。

再訂貨量，也稱重新訂購線。當(dāng)庫存余額達(dá)到這個水平，必須訂購新的貨物來使余額達(dá)到最大庫存量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量和物品交貨時間的長短決定的，一般用下面的公式計算：重新訂購線=日用量×運(yùn)送時間+最小庫存量。

例如，每天要用去半包A4復(fù)印紙，運(yùn)送時間需要6天，最小庫存量是10包，重新訂購線就是：0.5×6+10=13包。

3.秘書人員做好庫存的管理的策略

3.1做好庫存管理工作

這就要求秘書人員在收到貨物以后，應(yīng)立即輸入辦公設(shè)備和耗材的進(jìn)貨登記，保證辦公設(shè)備和耗材準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。辦公設(shè)備和耗材出貨時，秘書應(yīng)實時辦好出貨手續(xù)，對發(fā)放什么物品，發(fā)放給誰，哪些物品還存儲在庫里等項目做好記錄。辦公設(shè)備和耗材的庫存管理要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。對決定報廢的辦公用品做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。

3.2填好庫存控制卡

庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計算機(jī)中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。無論使用什么系統(tǒng)，都是記錄同樣的信息。每一種物品都要有一張庫存卡。庫存卡用以登記、接收和發(fā)放物品，并使管理人員隨時掌握物品的最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。

庫存控制卡上的內(nèi)容主要有：

（1）項目。庫存項目要準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量。

（2）單位。貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，如盒、包等。

（3）庫存參考號。給每一庫存項編號，一般與存放位置相聯(lián)系，例如C4，代表柜子編號為C，架板編號為4。

（4）最大庫存量。一項物品應(yīng)該存儲的最大數(shù)量。

（5）再訂貨量。當(dāng)庫存余額達(dá)到這個水平，必須訂購新的貨物。

（6）最小庫存量。庫存余額達(dá)到這個水平，須采取緊急行動檢查訂貨情況，并確保盡快交貨。

（7）日期。必須記錄所有行動的日期。

（8）接收。記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應(yīng)商的名字。

（9）發(fā)放。記錄發(fā)放物品的數(shù)量、申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人/部門。

（10）余額。在每一次處理后計算物品庫存余額。接收物品時在余額上加上接收的數(shù)量，物品的發(fā)放將從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存物品的實際數(shù)量，并用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異要通知和報告給管理人員。

庫存的每一項都應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。秘書在每次物品發(fā)放或接收時都要填寫庫存記錄卡，并記錄該項庫存的余額。

3.3建立庫存目錄

庫存目錄包括庫存目錄系列序號、財產(chǎn)描述、財產(chǎn)消耗、供應(yīng)商名稱、接收日期、存放位置。各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。

3.4合理擺放

確保安全庫房內(nèi)的物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，以保證物品不會因過期而不得不銷毀。體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少和避免從架子上取物時發(fā)生事故的危險。小物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于察看和領(lǐng)取。

儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。儲藏需要的面積取決于單位的大小，儲藏間要有良好的通風(fēng)、照明設(shè)施，房間要保持干燥，平時加強(qiáng)清點和檢查，切實做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盜等工作。

只有如此，做好了庫存管理，做好了辦公用品的管理工作，才能提高工作效率，保證企業(yè)其他工作得以順利完成。

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