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        新時(shí)期城建檔案信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展探析

        2020-09-10 16:53:47毛勇
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新與發(fā)展城建檔案信息化管理

        毛勇

        摘要:文章基于目前城建檔案管理工作現(xiàn)狀和開(kāi)展信息化管理的必要性,分析目前開(kāi)展城建檔案信息化管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和面臨的挑戰(zhàn),提出創(chuàng)新和發(fā)展信息化管理模式的有效策略,以供參考。

        關(guān)鍵詞:城建檔案;信息化管理;創(chuàng)新與發(fā)展

        一、引言

        城建檔案管理工作的主要內(nèi)容是保存城市建設(shè)和發(fā)展中的文字、圖表和聲音等文件材料,便于今后開(kāi)展城市建設(shè)時(shí)作為參考依據(jù),有助于后續(xù)城市建設(shè)效率和效果的提升。由此可以看出,在城市建設(shè)和發(fā)展中,城建檔案起到關(guān)鍵作用,這也對(duì)此類檔案管理工作提出更高要求。尤其是在目前城市化快速發(fā)展的進(jìn)程中,結(jié)合飛速發(fā)展的信息化技術(shù),也需要加強(qiáng)城建檔案管理工作的信息化建設(shè),推進(jìn)此檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展,適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)此管理工作的要求。

        二、城建檔案管理的現(xiàn)狀

        鑒于此檔案管理工作在城市建設(shè)與發(fā)展中的重要作用,在城市化進(jìn)程中,也需要通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提升城建檔案收集、整理和管理工作模式,提升管理效率和工作質(zhì)量。在此種管理模式下,通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)自動(dòng)處理城建檔案,提升此管理工作效率,便于工作人員將工作重點(diǎn)放在對(duì)檔案資源更深層次意義和作用的研究和開(kāi)發(fā)方面,更好地滿足城市建設(shè)對(duì)城建檔案的需求。此外,通過(guò)信息化管理方式,也有助于促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享,使得城建檔案的社會(huì)共享性隨之提升,為城市建設(shè)提供更廣泛的服務(wù)。還可以加強(qiáng)不同部門(mén)之間的業(yè)務(wù)協(xié)作,通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)存儲(chǔ)數(shù)字化的城建檔案資料,便于高效和準(zhǔn)確開(kāi)展此資料的整理、分類以及后續(xù)的檢索查詢工作,發(fā)揮系管理模式的虛擬化優(yōu)點(diǎn),可以在虛擬網(wǎng)絡(luò)中完成杉樹(shù)工作,便于對(duì)文獻(xiàn)資料的長(zhǎng)時(shí)間保存,大幅度提升城市建設(shè)的工作效率。

        三、城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

        (一)城市建設(shè)管理分塊分化現(xiàn)象問(wèn)題所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

        城建檔案管理部門(mén)在各級(jí)政府中比較常見(jiàn),其通常屬于住房城鄉(xiāng)建設(shè)局或者房地產(chǎn)管理局、市政建設(shè)處的二級(jí)機(jī)構(gòu),通過(guò)下設(shè)二級(jí)科室等方式開(kāi)展對(duì)城建檔案的分塊分項(xiàng)目建設(shè)和管理工作,或者自動(dòng)管理行政主管部門(mén)以下設(shè)置檔案室的方式。但是容易導(dǎo)致工作中的多重管理問(wèn)題以及管理成本和人力資源的浪費(fèi)問(wèn)題,阻礙信息化建設(shè)步伐。

        (二)城市化建設(shè)隊(duì)伍老齡化問(wèn)題所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

        普通大眾通常會(huì)以為檔案管理工作屬于閑職,很多年輕人不愿意從事此崗位工作,使得此部門(mén)人員的平均年齡較高,老齡化比較嚴(yán)重的問(wèn)題。而且在管理隊(duì)伍中,部分人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn),因此不熟悉自身工作業(yè)務(wù),也缺乏閘室的業(yè)務(wù)知識(shí),不適應(yīng)此工作。尤其是在目前信息化建設(shè)的過(guò)程中,越來(lái)越多先進(jìn)信息化設(shè)備和系統(tǒng)應(yīng)用其中,造成年齡較大的管理人員接受新事物比較慢,難以熟練操作先進(jìn)儀器和設(shè)備,仍然沿用傳統(tǒng)方法開(kāi)展業(yè)務(wù)的問(wèn)題,阻礙了此管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。

        (三)檔案管理信息化意識(shí)薄弱帶來(lái)的挑戰(zhàn)

        目前各級(jí)政府已經(jīng)逐漸意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性,且在積極應(yīng)用先進(jìn)信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展此管理工作的信息化建設(shè)工作,不僅在積極建設(shè)更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì),而且也在逐漸完善此管理工作的相關(guān)規(guī)章制度等,主要目的是保證此管理工作的有序開(kāi)展并提升其工作效率。但是在上述發(fā)展形勢(shì)下也表現(xiàn)出此部門(mén)人員的信息化管理意識(shí)不到位的問(wèn)題,所采用的管理方法仍然比較落后,導(dǎo)致工作效率較低,難以發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì),阻礙了城市化建設(shè)進(jìn)程和效果。

        (四)檔案信息化管理制度不健全帶來(lái)的挑戰(zhàn)

        受到上述檔案管理信息化意識(shí)比較薄弱問(wèn)題的影響,在目前的此管理工作開(kāi)展中,出現(xiàn)管理方法比較落后以及工作效率較低的問(wèn)題,不僅阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程,還會(huì)導(dǎo)致信息流失的問(wèn)題,影響檔案信息的完整性。

        因此,基于上述挑戰(zhàn),在目前的檔案管理信息化建設(shè)中逐漸興起新型的管理技術(shù)和存檔方法,通過(guò)電子信息通訊技術(shù)的應(yīng)用,提升網(wǎng)絡(luò)傳播的廣泛性和效率,通過(guò)電子信息化管理方式在此檔案管理工作中的逐漸普及,便于用戶查找以及檔案管理工作,提升工作效率和綜合服務(wù)水平。此外,還需要不斷升級(jí)改造上述信息化建設(shè)的硬件和軟件,加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培養(yǎng)。比如通過(guò)微信公眾號(hào)、微博以及短視頻平臺(tái)等方式加強(qiáng)信息化管理方式的宣傳,推動(dòng)此管理信息化建設(shè)進(jìn)程。而且在此升級(jí)和改造的過(guò)程中,也要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和教育,保證其掌握更加科學(xué)化和智能化的管理方法與管理模式,適應(yīng)并推動(dòng)此管理工作的信息化建設(shè)。

        四、城建檔案信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展對(duì)策

        (一)統(tǒng)一思想、提高意識(shí)

        為了推進(jìn)此管理信息化建設(shè),首先要從思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí),提高對(duì)此信息化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí),這有助于城市建設(shè)和發(fā)展,影響著國(guó)家的繁榮與進(jìn)步。因此,在意識(shí)到信息化建設(shè)工作重要性的同時(shí),還要積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),結(jié)合我國(guó)城建檔案管理現(xiàn)狀,不斷總結(jié)和分析此管理信息化建設(shè)工作中的問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新。只有從思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)并提高意識(shí),才能加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。

        (二)整合資源、統(tǒng)一管理

        針對(duì)目前檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)中的分塊分化問(wèn)題,首先要改變整體格局,加強(qiáng)不同部門(mén)之間的相互配合,合理分配不同部門(mén)的工作,發(fā)揮不同部門(mén)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升管理工作效率,使得檔案管理結(jié)構(gòu)性更加完善。同時(shí)要針對(duì)信息零散的問(wèn)題,通過(guò)借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來(lái)逐步構(gòu)建檔案信息化,統(tǒng)一管理和資源整合,使得信息更加準(zhǔn)確,信息管理工作也更加成熟有效。

        (三)加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)以及軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)

        在信息化建設(shè)過(guò)程中,要提高重視并加大資金投入,采購(gòu)所需要的先進(jìn)設(shè)備和引入先進(jìn)技術(shù),吸引更多的優(yōu)秀人才從事此工作,還要整合各類基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)提升管理工作的穩(wěn)定性,合理利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提升數(shù)據(jù)處理效率。要開(kāi)展先進(jìn)軟件,將高科技產(chǎn)品應(yīng)用于此檔案管理工作中,加大宣傳力度來(lái)滿足不同客戶的需求,實(shí)現(xiàn)城建檔案使用量的增加和綜合服務(wù)質(zhì)量的提升。

        (四)完善各類規(guī)章制度

        針對(duì)目前此檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的分塊分化問(wèn)題以及管理混亂、管理制度缺失等問(wèn)題,為了推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程,需要加強(qiáng)制度建設(shè)工作。不僅要加強(qiáng)建存檔案制度建設(shè)工作,明確建存檔案的主體以及具體工作內(nèi)容,明確監(jiān)管職責(zé)內(nèi)容以及管理要求,保證此檔案管理和建設(shè)工作的規(guī)范化和合法化。此外,要保證所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度,能夠約束作業(yè)人員的行為以及規(guī)范,嚴(yán)格按照規(guī)章制度開(kāi)展建存檔案以及檔案借調(diào)等工作,保護(hù)檔案的安全性與完整性。

        五、結(jié)語(yǔ)

        在目前的信息化時(shí)代下,為了更有效發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用,基于目前開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)和管理中出現(xiàn)的分塊分化管理、人員、信息化意識(shí)以及制度等方面的問(wèn)題。在未來(lái)的城建檔案管理工作中,要從思想意識(shí)上提高重視、采取統(tǒng)一管理和資源整合的方式、加大基礎(chǔ)硬件和軟件的建設(shè)和開(kāi)發(fā)力度,完善各類規(guī)章制度來(lái)推進(jìn)城建檔案管理的信息化建設(shè)步伐,推動(dòng)此信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展,為城市建設(shè)與發(fā)展提供更有效和準(zhǔn)確的城建檔案信息資料,為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 伍偉華. 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)和途徑分析[J]. 中國(guó)房地產(chǎn)業(yè), 2019, 000(024):37.

        [2] 王樹(shù)凜. 城建檔案信息化管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及未來(lái)展望[J]. 城建檔案, 2018(4):13-14.

        [3] 肖芳. 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理信息化建設(shè)路徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2019, 000(009):41.

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