胡娟

摘要：事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中不可或缺的組成部分，其工作內(nèi)容涉及到多個(gè)領(lǐng)域，在眾多的工作內(nèi)容中，人力資源檔案管理占據(jù)著非常重要的地位。且隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，人逐漸成為各行各業(yè)發(fā)展的核心，也正是因?yàn)槿绱?，人力資源檔案的管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，本文將探討如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位人力資源檔案管理工作的進(jìn)步提供建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源檔案管理;管理水平;提升

隨著管理理念以及技術(shù)水平的進(jìn)步，人力資源檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)要隨之改善和進(jìn)步。近些年，受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的影響人才流動(dòng)越來(lái)越傾向于“雙向選擇”，部分單位人員流動(dòng)性較大，事業(yè)單位傳統(tǒng)意義上對(duì)人才的“禁錮”也逐漸被打破?；诖?，怎樣將人力資源檔案管理與時(shí)代發(fā)展的步調(diào)保持一致并發(fā)揮其應(yīng)有的效用，已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展過程中的首要任務(wù)。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位人力資源檔案具有明顯的多樣性特點(diǎn)，其不僅包括員工的學(xué)歷認(rèn)證材料、履歷、獎(jiǎng)懲記錄、工作業(yè)績(jī)等，還包括員工應(yīng)有的各種福利待遇資料、保險(xiǎn)繳納資料等，且載體較為多元化，包括紙張形式、數(shù)字化形式等。但是在對(duì)這些檔案資料進(jìn)行管理的過程中，由于其多樣性較強(qiáng)且載體多元化，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)了一定的問題，如：由于部分檔案管理制度存在漏洞，導(dǎo)致員工的檔案資料存在不完整的現(xiàn)象;信息化手段使用效果較差;部分人力資源檔案管理者的綜臺(tái)能力偏低，管理水平低下。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的意義

事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的提升對(duì)事業(yè)單位人力資源管理工作的進(jìn)步有著重要的促進(jìn)性作用，且對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說有著重要的意義。人力資源檔案管理工作不僅僅是對(duì)員工的各種資料進(jìn)行管理并保證其絕對(duì)真實(shí)，同時(shí)也是為了更好地挖掘員工潛在的價(jià)值和能力，人力資源管理部門需要根據(jù)檔案所記錄的情況對(duì)員工的工作進(jìn)行合理調(diào)配，將人才的利用率達(dá)到最優(yōu)，并將人才中價(jià)值較大的潛力股調(diào)動(dòng)到合適的崗位中，基于員工更好的發(fā)展空間，同時(shí)也為事業(yè)單位的發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位的發(fā)展依靠的是人才的能力，事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力的提升也是通過人才發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此，對(duì)人力資源檔案進(jìn)行有效管理，能夠做到人盡其才、物盡其用，同時(shí)也能夠?yàn)閮?nèi)部各項(xiàng)考核制度、獎(jiǎng)懲制度、激勵(lì)制度的建立提供參考和依據(jù)。從整體角度來(lái)看，人力資源檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)發(fā)展有著舉足輕重的作用。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

基于上述內(nèi)容可知，事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的高低直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展情況、人才的發(fā)展情況等，因此，需要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。

（一）保證人力資源檔案內(nèi)容的完整性

保證人力資源檔案內(nèi)容的完整性是非常重要的。在實(shí)際情況中，人力資源檔案管理必須要包括檔案建立過程、檔案內(nèi)容補(bǔ)充過程以及檔案內(nèi)容更新等，將每一個(gè)檔案可能變更的環(huán)節(jié)都囊括到其中，形成一個(gè)完整的鏈條，保證檔案的完整性。如：人力資源檔案管理部門在員工入職穩(wěn)定后開始收集完整的資料建立檔案，各項(xiàng)活動(dòng)記錄如期裝訂存檔，崗位變動(dòng)及時(shí)登記統(tǒng)計(jì)反映出來(lái)等等。

（二）健全檔案管理相關(guān)制度

在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理的過程中，需要有健全的檔案管理制度來(lái)作為保障。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要不斷完善和健全人力資源檔案管理相關(guān)制度，堅(jiān)持科學(xué)合理的原則、以人為本的原則、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的原則，對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母?。如：?duì)于檔案的銷毀制度中，可以適當(dāng)增加這樣的制度條款一一對(duì)離職超過兩年和面試未錄取人員超過半年的資料進(jìn)行集中銷毀，需先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)審定，完備審批手續(xù)后，進(jìn)行嚴(yán)格保密銷毀，并派專人監(jiān)銷，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)的資料信息進(jìn)行刪除，更新。

（三）檔案管理方式多元化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作也逐漸開始實(shí)現(xiàn)信息化?；谛畔⒒膬?yōu)勢(shì)，管理人員可以適當(dāng)打破傳統(tǒng)的管理模式，可以從分類管理角度來(lái)看，針對(duì)不同的檔案類型，可以采取不同的管理方式。如：針對(duì)數(shù)據(jù)型的檔案，諸如各項(xiàng)憑證、物料盤點(diǎn)表格等，由于紙質(zhì)憑證較多，數(shù)量較大，且各項(xiàng)數(shù)據(jù)很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)，因此，可以將其轉(zhuǎn)化為電子文檔，然后將紙質(zhì)憑證分類歸檔。針對(duì)信息型的檔案，諸如調(diào)查報(bào)告、重要事件記錄等，可將其紙質(zhì)文檔掃描成數(shù)字圖片或生成電子文字，并可將其作為知識(shí)資源進(jìn)行管理。針對(duì)知識(shí)型檔案，諸如中長(zhǎng)期規(guī)劃、部門工作總結(jié)、科研報(bào)告等，由于這些內(nèi)容是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容，因此，需要極重視紙質(zhì)材料與電子文檔的安全存儲(chǔ)，并進(jìn)行加密處理。

（四）提高管理人員的綜合水平

為了讓管理人員能夠更好地掌握信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效化的檔案管理，應(yīng)當(dāng)要通過多種方式來(lái)提高管理人員的綜合水平和能力。第一，培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括計(jì)算機(jī)操作能力、大數(shù)據(jù)理解能力、數(shù)據(jù)安全保護(hù)能力、職業(yè)道德等，相關(guān)部門需要定期展開培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)專家來(lái)進(jìn)行能力培訓(xùn)，全面提升管理人員的綜合管理能力。此外，也可以派遣管理人員外出進(jìn)修，去到先進(jìn)的單位去學(xué)習(xí)，并將所學(xué)知識(shí)和技能應(yīng)用于本單位的檔案管理工作中。第二，考核。單位需要定期對(duì)管理人員的綜合能力進(jìn)行考核，特別是其計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理要點(diǎn)技能等，為檔案管理水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。如：以“6S”管理為基礎(chǔ)的考核，該管理體系包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等6個(gè)項(xiàng)目，能夠?qū)n案管理劃分為戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單元，將管理工作從多元化管理轉(zhuǎn)到各自專業(yè)化管理上，這樣，能夠方便對(duì)管理人員進(jìn)行專項(xiàng)考核。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人力資源檔案管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展水平。因此，面對(duì)人力資源檔案管理的多樣化特點(diǎn)，單位應(yīng)當(dāng)要從多個(gè)角度來(lái)提升檔案管理的綜合水平，包括檔案的真實(shí)性方面、制度建設(shè)方面、信息化水平方面以及管理人員綜合能力方面等，通過適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)提升管理水平。

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