王儉奎

摘要：檔案管理工作對(duì)于傳統(tǒng)的行政單位來(lái)講是相當(dāng)重要的工作之一，檔案管理工作雖是普通的日常工作，但卻具備一定的特殊意義及較為普及的工作任務(wù)，檔案管理工作的順利開(kāi)展對(duì)行政單位能否穩(wěn)妥發(fā)展起到了重要的決定作用，檔案管理工作就是妥善保管單位的各類(lèi)資料以及一些囊括方針政策的文書(shū)資料。檔案部門(mén)是檔案管理工作的所屬部門(mén)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，行政單位的檔案管理部分也在對(duì)自身工作進(jìn)行一定意義上的發(fā)展與前進(jìn)，為檔案管理工作融入現(xiàn)代化與電子科技的元素，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;現(xiàn)代化

就目前而言，行政單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行電子化及現(xiàn)代化的革新，從一定程度上提升了相關(guān)工作的完成效率。并且對(duì)檔案相關(guān)開(kāi)發(fā)工作及充分利用起到了一定的提升作用，推動(dòng)了行政單位工作的進(jìn)一步發(fā)展，科技技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)為行政單位的檔案管理工作注入了新的血液，檔案管理部門(mén)作為行政單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的“先行者”，其進(jìn)一步的發(fā)展也為單位其他部門(mén)的發(fā)展提供了進(jìn)一步的指引，并為其夯實(shí)基礎(chǔ)，為其他部門(mén)的工作方式革新提供了很好的示范作用。

一、現(xiàn)代化與電子化在行政單位檔案管理工作中的具體要求

（一）確保相關(guān)檔案的“無(wú)紙化”保存

對(duì)于行政單位檔案管理部門(mén)的進(jìn)一步發(fā)展而言，確保相關(guān)檔案的“無(wú)紙化”保存是最重要的硬性要求之一，何為“無(wú)紙化”保存，用言簡(jiǎn)意賅的話(huà)來(lái)解釋就是將文件不以紙張記錄的方式予以保存，而是利用現(xiàn)代科技數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行妥善保存。伴隨著我國(guó)科技技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，“無(wú)紙化”保存己在眾多單位及企業(yè)中普及發(fā)展，“無(wú)紙化”己經(jīng)成為單位及企業(yè)文書(shū)檔案管理工作改革的一大趨勢(shì)，數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展在推動(dòng)時(shí)代進(jìn)行的同時(shí)也為諸多行業(yè)帶來(lái)了便利，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，常常需要諸多的紙張進(jìn)行記錄，而現(xiàn)如今只需要軟件記錄及文檔整理就可以將檔案妥善保管，從本質(zhì)上便捷了繁瑣檔案的歸納與整理，為檔案管理人員提供了便利，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)上整理與保存，也便捷了調(diào)取與查詢(xún)流程，更加有利于日常的檔案管理工作。

（二）對(duì)檔案的電子化實(shí)行進(jìn)一步的強(qiáng)化

對(duì)檔案管理工作而言，內(nèi)容及信息顯示方式的壓縮是現(xiàn)代化及數(shù)字化的顯著展現(xiàn)。此壓縮并不是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行壓縮，而是對(duì)檔案內(nèi)容存儲(chǔ)空間進(jìn)行壓縮，解放空間。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，記錄檔案內(nèi)容往往是厚厚一疊的紙張，在無(wú)形之中也對(duì)工作人員的管理工作造成了一定意義上的困擾，由于紙張記錄存在容易遺漏及丟失的風(fēng)險(xiǎn)，若想要妥善記錄并保存，工作人員就必須耗費(fèi)大量的時(shí)長(zhǎng)與精力，給工作人員帶來(lái)了諸多壓力，而現(xiàn)如今的檔案管理工作，利用現(xiàn)代化設(shè)備與現(xiàn)代化技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)為載體，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容予以保存，保存的空間為虛擬空間，節(jié)省了許多不必要的空間，由于數(shù)字化保存具備靈活性與安全性具備的特點(diǎn)，在保存過(guò)程中也降低了許多不必要的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)檔案信息存儲(chǔ)進(jìn)行進(jìn)一步的壓縮，從而保證檔案信息的妥善保存，利用現(xiàn)代化電子技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理保存，不僅提高了保存效率，而且從一定意義上降低了檔案存儲(chǔ)過(guò)程中可能會(huì)遇到的諸多風(fēng)險(xiǎn)，并且有利于日后的查找與整理工作，不需要再像之前翻閱大量文書(shū)資料，只需要在計(jì)算機(jī)上輸入相關(guān)信息便可進(jìn)行查找，方便了工作的開(kāi)展。

二、提升行政單位檔案管理電子化與數(shù)字化的具體舉措

（一）完善相關(guān)管理制度

行政單位作為有體系、人員完善的基層組織，作為國(guó)家下屬工作單位，在諸多日常工作中都具備“黨性”原則，在行政單位工作的人員大多都具備完備的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及良好的個(gè)人素質(zhì)，在工作中具備專(zhuān)業(yè)性及管控力，但針對(duì)部分情況來(lái)講，行政單位的相關(guān)管理制度還需要進(jìn)行進(jìn)一步的完善，針對(duì)檔案管理工作來(lái)講，行政單位還需要完善與其相關(guān)的管理制度，一個(gè)完善的工作制度，可以使工作人員在日常工作中予以參考，完善其檔案管理制度可以使管理工作更加具備條例，一項(xiàng)完備的管理制度需要行政單位參考自身單位發(fā)展情況以及順應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展方向，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展予以及時(shí)更新，做到完美契合自身發(fā)展目標(biāo)以及適應(yīng)自身發(fā)展形勢(shì)。

（二）提升相關(guān)工作人員的管理水平

就當(dāng)下的檔案管理工作而言，行政單位的檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)由紙張記錄到數(shù)字化整理的飛躍，但無(wú)論是紙張記錄還是數(shù)字化整理都離不開(kāi)工作人員的記錄與操控，工作人員的管理水平也是決定檔案管理工作是否順利進(jìn)行的一大重點(diǎn)要素。擁有過(guò)硬的管理水平對(duì)于檔案管理工作的工作人員來(lái)講是十分重要的，因此，行政單位在進(jìn)行檔案管理工作的數(shù)字化及現(xiàn)代化革新時(shí)，也要注重對(duì)工作人員的工作水平進(jìn)行進(jìn)一步的拔高，例如可以在日常工作中對(duì)工作人員進(jìn)行基礎(chǔ)管理技術(shù)的培訓(xùn)，將任務(wù)分配到個(gè)人，確保人人有任務(wù)，人人皆完成。呼吁工作人員將自身專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)與數(shù)字化操控技術(shù)相結(jié)合，提高自己的工作標(biāo)準(zhǔn)，從嚴(yán)要求自己的工作過(guò)程。

（三）將現(xiàn)代化與電子化實(shí)施于檔案整理與查找工作

若想要實(shí)現(xiàn)檔案整理與查找工作的現(xiàn)代化與電子化，從兩個(gè)方面進(jìn)行敘述，第一個(gè)方面，在工作人員進(jìn)行任務(wù)交接時(shí)，下任的工作人員要對(duì)上任工作人員的工作遺留內(nèi)容進(jìn)行逐一的校對(duì)，然后將全部檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與入庫(kù)。第二個(gè)方面，在全部檔案信息進(jìn)行校對(duì)入庫(kù)后，工作人員要采用科學(xué)合理的存儲(chǔ)方法，以不同檔案的不同屬性進(jìn)行逐一排序與整理，從而方便今后的檔案查找工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

就目前而言，行政單位的檔案管理工作己逐步實(shí)現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，告別了傳統(tǒng)意義上的紙張記錄與人工整理，取而代之的是計(jì)算機(jī)錄入與數(shù)字化整理，從本質(zhì)上改變了檔案整理工作，大大提升了管理效率與記錄水準(zhǔn)，傳統(tǒng)的記錄工作已不能完美契合高速發(fā)展的時(shí)代。在數(shù)字化發(fā)展的大浪潮下，行政單位也要及時(shí)對(duì)自身管理工作中仍存在的不足加以更新，從而保證自身的高速發(fā)展。

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