顏雪

摘要：妥善完成企業(yè)檔案滾來(lái)工作，積極的在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中提供服務(wù)，是檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起來(lái)的一項(xiàng)重要責(zé)任，企業(yè)檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析新形勢(shì)之下檔案管理的新模式，更為主動(dòng)的在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域中提供服務(wù)，從而也就可以在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中，做出一定貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理工作;面臨問(wèn)題;完善策略

信息化時(shí)代的到來(lái)為企業(yè)檔案管理工作提供了更好的契機(jī)，實(shí)施檔案信息化管理已經(jīng)成為重要的管理手段。這不僅需要企業(yè)完善自身的管理制度，更需要檔案管理人員不斷提升自身素質(zhì)，完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理工作的地位與作用

企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部關(guān)系中所處的地位固然與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有關(guān)，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度又往往來(lái)自于企業(yè)檔案和檔案管理工作對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科技等活動(dòng)的作用與貢獻(xiàn)。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案管理工作的地位與作用是息息相關(guān)的。原機(jī)械工業(yè)部部長(zhǎng)何光遠(yuǎn)曾在《切實(shí)加強(qiáng)檔案工作，為振興機(jī)械工業(yè)服務(wù)》一文中，辯證地、言簡(jiǎn)意賅地提出“有為才能有位”的觀點(diǎn)，這是對(duì)企業(yè)檔案管理工作地位與作用關(guān)系最精辟的闡述。“為”即作為、作用，“位”即地位。很顯然，有作為才能有地位，有地位則能有更大的作為。反之，沒(méi)有作為，地位何在？即使暫時(shí)有地位，也不可能長(zhǎng)久。兩者之間，相互依存，相互制約，缺一不可。道家老子曾說(shuō)過(guò)“將欲取之，必先予之”，企業(yè)檔案管理工作要想在企業(yè)內(nèi)部得到應(yīng)有的地位，必須首先對(duì)企業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。特別是在國(guó)家全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新形勢(shì)下，如果還想“守株待兔”，就只能落得“坐以待斃”的后果。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人員流動(dòng)頻繁導(dǎo)致檔案經(jīng)常處于動(dòng)態(tài)變化中

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制之下，機(jī)構(gòu)繁復(fù)以及人員閑置等問(wèn)題在各個(gè)企業(yè)當(dāng)中都有所體現(xiàn)，在改革工作進(jìn)行的過(guò)程中，閑置的工作人員經(jīng)常會(huì)被大量裁員，而后在空閑的崗位上引進(jìn)更多專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，這實(shí)際上是一個(gè)人員頻繁流動(dòng)的過(guò)程。但是在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善起來(lái)的背景之下，人員的流動(dòng)除去是會(huì)為企業(yè)提供一定發(fā)展動(dòng)力之外，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中不可避免的一個(gè)趨勢(shì)。首先和人員流動(dòng)速度進(jìn)行相互比較，培訓(xùn)的效率其實(shí)是非常低的，因此也就會(huì)讓檔案管理人員培訓(xùn)難度不斷提升。其次，很多崗位職責(zé)都需要檔案管理人員承擔(dān)，從而檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中，就難以將全部的精力都集中在歸檔這一項(xiàng)工作上，在此背景下想要對(duì)檔案管理工作的效率及水平做出保證，自然是一件十分困難的事情。

（二）企業(yè)檔案管理隨意性強(qiáng)

因?yàn)槠髽I(yè)當(dāng)中各種檔案資料的歸檔及保管統(tǒng)一性不強(qiáng)，導(dǎo)致一些本來(lái)應(yīng)當(dāng)保存的資料沒(méi)有被保存，因?yàn)闅w檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒(méi)有任何保存價(jià)值或者是沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料會(huì)被長(zhǎng)期保管，讓檔案管理經(jīng)營(yíng)成本大幅提升。檔案管理的規(guī)范性不是很強(qiáng)，存在隨意修改等問(wèn)題，越到基層當(dāng)中這一問(wèn)題就會(huì)顯得約為嚴(yán)重，甚至還有隨意抽取檔案資料這一問(wèn)題，檔案鑒定及銷(xiāo)毀工作的隨意性比較強(qiáng)，這一問(wèn)題的形成原因是，單位不是十分重視這一問(wèn)題，也沒(méi)有制度的限制，因此在這一項(xiàng)工作進(jìn)行的過(guò)程中，自然也就會(huì)手袋人為這一因素的影響。

三、完善企業(yè)檔案管理策略

（一）創(chuàng)新檔案管理體制

明確相關(guān)的責(zé)任人，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，需要不斷完善檔案管理制度，最重要的是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體制進(jìn)行改革，利用信息化技術(shù)構(gòu)建一體化的圖書(shū)檔案信息一體化的檔案管理中心;并采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)各類(lèi)資源進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，這樣既便于信息共享，使利用者可以更加便捷地查閱利用所需的資料信息;同時(shí)還可以提升工作效率，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和手段

在信息化不斷發(fā)展的今天，各企業(yè)己經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，可以在很大程度上打破時(shí)間和空間的限制，企業(yè)員工只要在電腦前就可以隨時(shí)查找到所需要的檔案信息。這不僅可以方便企業(yè)員工共享信息，查找數(shù)據(jù)，還可以使檔案信息更新速度加快，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和共享。更重要的是利用網(wǎng)絡(luò)信息的流通，打造良好的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

（三）提升檔案服務(wù)機(jī)制

提升檔案管理服務(wù)機(jī)制，就是對(duì)服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，采取的措施就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行明確的分類(lèi)，便于企業(yè)不同層次的人員查找和利用信息資源。還可以為領(lǐng)導(dǎo)者提供更加準(zhǔn)確的信息和決策參考，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

（四）提升企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量

企業(yè)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，最重要的環(huán)節(jié)就是對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，并著重提升檔案信息的分析水平，以此來(lái)達(dá)到提升用戶(hù)滿(mǎn)意度及應(yīng)用效果的目的。首先，提升對(duì)企業(yè)檔案信息的分析質(zhì)量，從而更好地服務(wù)員工和管理者;其次，企業(yè)檔案管理工作需要開(kāi)發(fā)更多的智能化功能;第三，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，不斷創(chuàng)新檔案信息歸檔功能，完善檔案管理模式;第四，建立完善的企業(yè)檔案開(kāi)放中心，進(jìn)一步提升檔案信息的利用效率，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理快速進(jìn)步;最后，為了提升檔案服務(wù)的總體質(zhì)量，要對(duì)電子檔案歸檔分類(lèi)的程序進(jìn)行優(yōu)化，保證電子檔案的科學(xué)性、有效性和真實(shí)性。在實(shí)施檔案管理的各環(huán)節(jié)中，需要各部門(mén)之間的緊密配合、有效溝通，使檔案資料信息在形成、歸檔、分類(lèi)及查詢(xún)等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)有效的銜接。新時(shí)代企業(yè)要不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，用戶(hù)在查找資料信息時(shí)，首先需要登錄檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)，根據(jù)查詢(xún)條件進(jìn)行檢索，如果需要在線(xiàn)請(qǐng)求幫助，則需要聯(lián)系在線(xiàn)客服，從而更好地解決實(shí)際問(wèn)題。通過(guò)這種方式為用戶(hù)提供更好的解決方案，提升企業(yè)檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和企業(yè)的工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的前途是光明的，道路是曲折的。企業(yè)檔案工作者必須發(fā)揚(yáng)百折不撓、奮勇前進(jìn)的精神迎接挑戰(zhàn)，用我們自己的作為向社會(huì)、向企業(yè)展示檔案的地位、檔案工作的作用以及檔案工作者的風(fēng)采，力爭(zhēng)在企業(yè)中贏得應(yīng)有的地位，保證企業(yè)檔案工作實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

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