【摘 ?要】檔案管理是每個(gè)企業(yè)都必不可少的部分，而檔案管理又被分為建檔、保存和管理、利用和服務(wù)三個(gè)方面，其中最為前期也最為基礎(chǔ)的工作就是建檔工作。雖然聽起來只是簡簡單單的建立檔案，但事實(shí)上這樣基礎(chǔ)工作的工作量極其巨大，不僅需要對基礎(chǔ)的信息進(jìn)行核對和整理，同時(shí)還需要各部門負(fù)責(zé)人的配合和簽字，最終形成書面內(nèi)容，保存在一份完整的檔案之中。因此，檔案管理前期的基礎(chǔ)工作，建檔部分必須作為計(jì)算機(jī)檔案管理工作的核心和重點(diǎn)。本文將對計(jì)算機(jī)檔案管理前期基礎(chǔ)工作的重要性展開探討和研究。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)檔案管理;前期工作;基礎(chǔ)工作

引言：

計(jì)算機(jī)檔案管理最重要的工作是在前期向計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，如果不能保證信息的準(zhǔn)確，就會讓整個(gè)檔案體系的工作變得凌亂不堪，因此，對于計(jì)算機(jī)檔案管理的前期基礎(chǔ)工作就是輸入工作。在前期的輸入工作中，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確以及數(shù)據(jù)輸入的速度，是保障計(jì)算機(jī)檔案管理工作正常運(yùn)行的有效保障。

一、計(jì)算機(jī)檔案管理前期工作的現(xiàn)狀

計(jì)算機(jī)檔案管理的前期工作大多分為三個(gè)方面：軟件、硬件和數(shù)據(jù)。而作為軟硬件而言，準(zhǔn)備也較為容易，并且耗時(shí)比較短，這樣的工作相對比較輕松和簡單，只需要檔案管理工作者在挑選軟硬件的時(shí)候，依據(jù)具體的工作情況進(jìn)行選擇即可。但基礎(chǔ)工作中的數(shù)據(jù)部分就比較繁瑣，因?yàn)閿?shù)據(jù)工作是整個(gè)基礎(chǔ)工作中耗時(shí)最長的工作，在檔案管理工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分析的時(shí)候，必須對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行落實(shí)，確保其有效性。并在輸入數(shù)據(jù)的過程中進(jìn)行分類和校正，以免在后期出現(xiàn)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的問題，如果不能正視數(shù)據(jù)信息的規(guī)范管理，會直接影響到檔案管理工作的后期運(yùn)行，檔案管理人員必須要保障整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)，同時(shí)信息輸入對計(jì)算機(jī)軟件的要求并不是很高，但對數(shù)據(jù)的要求比較關(guān)鍵，以下將對計(jì)算機(jī)檔案管理的前期基礎(chǔ)工作的問題展開具體的討論。

二、計(jì)算機(jī)檔案管理前期工作的問題

1.檔案內(nèi)容沒有規(guī)范

首先，對于紙質(zhì)版的檔案資料，很多數(shù)據(jù)都是通過人工手寫，在內(nèi)容上沒有進(jìn)行具體的規(guī)范，同時(shí)檔案文件中的內(nèi)容也不夠詳盡，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候回頭找尋相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息十分困難，并且難度極高，甚至因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，很多數(shù)據(jù)已經(jīng)無從查證，對計(jì)算機(jī)信息錄入的工作造成了極大的困難。

2.資料整理不夠具體

另外，在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理的過程中，傳統(tǒng)的資料整理也不夠具體，因此進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入的時(shí)候也面臨較多的困難，諸如字跡不清晰或者潦草的問題，因?yàn)闆]有專門的檔案整理規(guī)范，也就直接影響計(jì)算機(jī)檔案錄入的整體效果。

3.檔案卷宗不夠統(tǒng)一

在進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入工作的時(shí)候，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案并未對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的要求，因此在進(jìn)行檔案輸入時(shí)檔案厚薄不均，最終在進(jìn)行錄入的時(shí)候很容易出現(xiàn)資料丟失或者資料錄入不全的問題。

4.類目分組不夠清晰

此外，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入時(shí)因?yàn)榧堎|(zhì)檔案并未進(jìn)行有效分類，因此在進(jìn)行信息錄入的過程中也會出現(xiàn)不知道如果分類的情況，同時(shí)因?yàn)槟承╊惸康膬?nèi)容比較相近，沒有進(jìn)行細(xì)分就會影響整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的分類。

5.傳統(tǒng)檔案頁碼丟失

對計(jì)算機(jī)檔案信息進(jìn)行管理，首要的任務(wù)就是將前期的所有數(shù)據(jù)錄入到電腦軟件之中，但因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案可能因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，導(dǎo)致部分頁碼丟失，這樣計(jì)算機(jī)檔案信息錄入就很難詳盡和完善，不完善的和頁碼丟失的檔案錄入都會成為計(jì)算機(jī)檔案信息錄入的極大障礙。

三、計(jì)算機(jī)檔案管理前期工作的策略

根據(jù)前文提到問題可以發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢，想要將計(jì)算機(jī)檔案管理工作做得更好，就需要對檔案的基礎(chǔ)工作做出一定的規(guī)范和章程：

1.保障數(shù)據(jù)錄入的真實(shí)性

對于計(jì)算機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)工作，必須要保障數(shù)據(jù)錄入的真實(shí)性，對數(shù)據(jù)信息不夠完善和不夠清晰的部分，檔案工作人員必須將其進(jìn)行核對并整理錄入，并保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)殘缺不全的問題，相關(guān)工作人員還需要對檔案管理工作進(jìn)行配合，完善數(shù)據(jù)，進(jìn)而保障后期檔案管理工作的正常運(yùn)作。

2.建目錄并做出檔案分類

計(jì)算機(jī)檔案管理的目的就是為了后期進(jìn)行查找和調(diào)取更為方便，因此，在初期進(jìn)行檔案錄入的過程中，應(yīng)該對每一份檔案的類別進(jìn)行甄別和篩選，做出有效的分類，同時(shí)編撰目錄，讓檔案的每一項(xiàng)類目都能通過目錄和索引快速查找到，這樣的方式才能讓計(jì)算機(jī)檔案管理工作落到實(shí)處。另外，對于類目中比較相同的部分可以進(jìn)行細(xì)分，做出更精細(xì)的分類，并在目錄中做出細(xì)分的部分。

3.做好檔案管理監(jiān)督工作

計(jì)算機(jī)檔案管理工作必須落實(shí)到人頭，對檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的管理和約束，對于工作人員所負(fù)責(zé)的部分應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，一旦工作人員所管轄的檔案部分出現(xiàn)問題，應(yīng)該接受相應(yīng)的懲罰。同時(shí)檔案管理工作中的數(shù)據(jù)也應(yīng)該受到一定的監(jiān)督，負(fù)責(zé)人進(jìn)行定期檢查，對不夠完善和不夠清晰的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充和查證。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

作為計(jì)算機(jī)檔案管理工作人員，必須具有職業(yè)操守，對自己所錄入的每一份數(shù)據(jù)都要保證其真實(shí)有效，因此對檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)能力必須進(jìn)行培訓(xùn)和提高，切不可因?yàn)槟承?shù)據(jù)不清晰而進(jìn)行自我猜測，隨意上傳和輸入數(shù)據(jù)，同時(shí)也是缺乏素質(zhì)的表現(xiàn)。因此，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理工作之前，必須對所從事此項(xiàng)工作的人員進(jìn)行監(jiān)督和培訓(xùn)，同時(shí)進(jìn)行安全意識和端正工作態(tài)度的培養(yǎng)，以保障檔案管理工作的正常運(yùn)行。

四、結(jié)束語

綜上所述，計(jì)算機(jī)檔案管理工作是當(dāng)下時(shí)興的檔案管理工作，但依然離不開與傳統(tǒng)檔案工作中相同的部分和重點(diǎn)，因此對檔案管理，基礎(chǔ)工作的監(jiān)督和管理、人員的配備和培訓(xùn)等，都是企業(yè)需要考慮的重點(diǎn)，只要能有效保障檔案管理基礎(chǔ)工作的正確運(yùn)行，就能為后期的檔案管理工作奠定良好的基石。

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作者簡介：

譚貴，男，漢族，1998.08.24出生，中國人民解放軍軍事科學(xué)院系統(tǒng)工程研究院，研究方向：檔案管理、計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)。