摘 要：醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院工作展開的重要記錄之一，有效地進行文書檔案管理工作對醫(yī)院各項政策的落實和完善有重要幫助。為了迎合時代的改變，醫(yī)院文書檔案管理面對多方面挑戰(zhàn)，醫(yī)院應作出相應管理模式改革。該文主要對醫(yī)院文書檔案管理問題以及改革策略進行分析，改進管理模式，提高醫(yī)院文書檔案管理整體效率。

關鍵詞：文書檔案管理;模式改革;檔案管理;措施

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 17-0-02

一、引言

隨著時代快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理工作愈來愈凸顯其服務性與知識性功能，但現(xiàn)階段醫(yī)院都存在或多或少的文書檔案管理問題，會對醫(yī)院文書檔案的標準化、網(wǎng)絡化發(fā)展產(chǎn)生負面影響。通過采取科學的檔案管理改革模式對文書檔案進行強化管理，能夠顯著的提升其工作實效與水平，為醫(yī)院各項工作和發(fā)展提供更加全面、可靠的依據(jù)和支持。

二、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀與問題

現(xiàn)階段，醫(yī)院文書檔案的類型、數(shù)量越來越多，以往的檔案管理理念、方式等，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的實際需求，甚至會對醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生阻礙，因此對醫(yī)院文書檔案管理的改革變得勢在必行。當今醫(yī)院文書檔案管理的問題有以下幾點。

（一）檔案管理意識不強

領導層、管理層對文書檔案的管理意識不強是造成醫(yī)院檔案管理意識不強、檔案管理工作實效差的根本原因[1]。領導層和管理層沒有認識到檔案管理工作的價值和重要性，沒有投入專項的資金用于檔案管理模式變革，由于缺乏資金支持，無法購置檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化變革的軟件和硬件設備，也無法對檔案管理工作人員進行專項培訓，對檔案管理模式改革造成阻礙。其次是檔案管理人員意識不強。醫(yī)院檔案管理工作過程中時常會出現(xiàn)檔案資料不全、信息不完整、數(shù)據(jù)不準確、檔案丟失等現(xiàn)象，導致各科室需要利用檔案時出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)失真、不全等問題，無法充分的發(fā)揮檔案的作用[2]。再次是院內醫(yī)護人員檔案管理意識不強。檔案的價值在于歸檔整理后便于日后檔案的查看和借閱。而院內醫(yī)護人員日常借閱檔案文件不按時歸還，在檔案文件上隨意涂畫，損壞檔案文件，甚至借閱后造成檔案遺失，都是沒有認識到檔案管理工作的重要性，沒有對醫(yī)院所有檔案信息進行全面的采集，致使出現(xiàn)檔案丟失、數(shù)據(jù)不全等問題。

（二）醫(yī)院檔案歸檔流程不規(guī)范，歸檔方法不適合醫(yī)院現(xiàn)狀

有些醫(yī)院由于檔案管理意識淡薄，檔案歸檔方式不規(guī)范，沒有編寫醫(yī)院的歸檔文件保管期限表，導致在日常文書檔案判斷是否歸檔時出現(xiàn)偏差，需要歸檔的沒有歸檔，致使在檔案歸檔過程中，因為一些粗心和不細致而遺漏一些重要文件的歸檔，造成檔案不全面，在后續(xù)的檔案使用中造成不必要的麻煩。另外，老舊的立卷歸檔方式已不適合當前大型醫(yī)院的文書歸檔需求，當今醫(yī)院應歸檔文件分散而零碎，立卷歸檔的方式會造成卷數(shù)過多，一文一卷等，不僅增加了歸檔人員的裝訂工作量，影響工作效率，而且也不利于后期檔案的借閱利用。

（三）檔案管理制度不完善

在實際工作當中，檔案的建立與管理沒有隨著醫(yī)院發(fā)展與時俱進創(chuàng)新相適應的模式，醫(yī)院檔案管理也處于較為放松隨意的狀態(tài)，管理制度落后，管理手段不多都是現(xiàn)階段檔案管理的致命缺陷。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革策略

（一）加強醫(yī)院內檔案管理人員專業(yè)知識教育

（1） 優(yōu)先選擇專崗專人。檔案管理工作人員既需掌握檔案管理專業(yè)知識，還要學習其他學科知識。而這些知識對日后在崗工作有很大幫助，醫(yī)院應盡量在檔案管理崗位上招收檔案專業(yè)人員，這樣可以節(jié)省對崗位人員的培訓和教育。

（2） 加強理論知識結合實踐操作的培訓和再教育。為了保障檔案管理工作人員能夠具備支持檔案管理模式變革的能力，需要不斷提升檔案管理工作人員的理論知識水平和實踐操作能力。檔案管理工作人員既需要傳統(tǒng)紙質檔案的采集、整理、儲存工作，數(shù)字化、電子檔案的收集、整理、存儲以及備份等工作，還需要了解其他不同專業(yè)的理論知識。醫(yī)院檔案管理人員需在日常工作實踐中總結經(jīng)驗，掌握檔案保護技能，提升其解決檔案管理問題的能力。醫(yī)院要充分重視檔案管理工作人員的專業(yè)理論知識和實操培訓，通過科學的專業(yè)理論知識培訓，能夠讓檔案管理工作人員掌握國內外檔案管理的先進理論知識，為醫(yī)院檔案管理變革提供理論支持。對于實操培訓，能夠讓檔案管理人員對檔案管理工作的各種操作技巧、要點等進行掌握，尤其是各種應急狀況、突發(fā)事件的處理，以理論結合實踐的方式，更加高效、快速地完成檔案管理工作。

（3） 醫(yī)院檔案管理工作對工作人員網(wǎng)絡操作技能水平的要求非常高，這就要求檔案管理工作人員必須轉變思想，緊隨時代步伐，對檔案管理網(wǎng)絡操作技能進行強化訓練，以此更好地提升檔案管理效率。醫(yī)院需要對檔案管理人員進行強化培訓和再教育，通過對檔案管理工作人員進行定期的網(wǎng)絡檔案管理實操培訓，不斷提升檔案管理工作人員的網(wǎng)絡操作水平、專業(yè)技術水平。同時，在進行檔案管理工作人員選聘階段，需要聘用網(wǎng)絡操作水平高、經(jīng)驗豐富的科技型、創(chuàng)新型人才，這樣能夠更加快速的適應檔案網(wǎng)絡操作變革的要求。

（二）實施數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及信息化檔案管理變革

首先，檔案管理工作人員需要轉變觀念，充分認識檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及信息化管理的價值，以多種途徑強化變革，不斷地提升醫(yī)院檔案信息管理的質量與實效。其次，為了能夠滿足檔案管理的變革需求，需要配備穩(wěn)定的軟件操作系統(tǒng)、先進的硬件系統(tǒng)，采用掃描技術、圖像處理技術、儲存技術等，對海量的檔案信息進行電子化、數(shù)字化處理，保證醫(yī)院所有科室檔案資源可以順利、高效共享和銜接。

信息化時代背景下，醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累了大量的檔案，檔案管理工作人員面對海量的文書檔案無從下手，并且依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導致檔案管理工作質量和效率較低。為了解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，需要采用信息化技術、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術等，對檔案管理方式進行調整和優(yōu)化，創(chuàng)建電子檔案，為信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化檔案管理體系的創(chuàng)建奠定基礎。新型檔案管理模式的創(chuàng)建，需要醫(yī)院檔案管理工作人員不斷的更新觀念，強化信息技術、數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術的應用，這對于醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)建和落實具有積極的作用。檔案管理工作人員采用先進的信息管理系統(tǒng)，能夠有效地提升檔案管理工作的實效，同時避免出現(xiàn)人為操作失誤導致檔案丟失、損壞等情況，為醫(yī)院其他工作的穩(wěn)定運行提供可靠、完整、真實的檔案支持。此外，檔案管理工作人員在利用信息技術時，需要配備先進的硬件設備和軟件系統(tǒng)，對檔案信息進行備份、維護，以此實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效化、數(shù)字化管控。

（三）健全制度，規(guī)范操作

現(xiàn)階段，許多醫(yī)院都存在不重視文書檔案管理的問題，未創(chuàng)建規(guī)范、完善的管理制度對文書檔案進行標準管理，導致文書檔案管理工作效率比較低。同時，部分醫(yī)院管理層、領導層的觀念比較陳舊，依然沿用傳統(tǒng)的理念和方式進行文書檔案管理，對文書檔案管理模式改革的實施產(chǎn)生了負面影響。因此，為了保證文書檔案管理工作高效、有序進行，醫(yī)院領導層、管理層需要轉變觀念，由專門的檔案管理工作人員創(chuàng)建健全的文書檔案管理制度體系，并嚴格按照制度體系的規(guī)范和標準，對文書檔案實施規(guī)范化的操作，這樣能夠顯著提升文書檔案的真實性、準確性以及完整性。

四、結束語

總而言之，文書檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中占據(jù)著至關重要的地位，文書檔案管理質量會對醫(yī)院的日常工作、未來發(fā)展等產(chǎn)生直接的影響。所以，醫(yī)院檔案管理工作人員必須充分認識文書檔案管理的價值，針對現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，采取多種針對性強的改革對策，不斷對檔案管理模式進行調整和改進。此外，醫(yī)院文書檔案管理運用檔案管理模式改革時，需要做好人才選聘和培訓工作，由綜合素質水平高的檔案管理人才進行文書檔案管理，不僅能夠顯著提升文書檔案管理實效，還能夠為患者提供更好的醫(yī)療服務。

參考文獻：

[1]張勝男.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].科技創(chuàng)新導報：創(chuàng)新管理版，2017（34）：179，181.

[2]王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學學報：社會科學版，2014，23（4）：66-69.

作者簡介：林寫意，女，漢族，廣東揭陽人，助理館員。研究方向：檔案管理。