姜艷華
【摘 要】基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理是評估計生管理水平的重要組成部分,隨著社會發(fā)展不斷推進(jìn),人們逐步加強(qiáng)依法行政觀念,對計劃生育檔案管理工作提出了更高要求,需要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行革新和優(yōu)化,以更好地適應(yīng)新時代的趨勢發(fā)展。在基層衛(wèi)生與計劃生育管理中,檔案管理是其中必不可少的關(guān)鍵內(nèi)容,如何摒棄落后的管理方式,促進(jìn)基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理往規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展是當(dāng)前繼續(xù)探究的重要課題。本文探討了基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理的不足之處,并提出相應(yīng)的解決對策,旨在為推進(jìn)人口計生檔案提供參考依據(jù)。
【關(guān)鍵詞】基層衛(wèi)生;計劃生育;檔案管理
【中圖分類號】R169 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1002-8714(2020)08-0289-01
伴隨信息化時代的來臨,現(xiàn)代化管理逐步滲透至各行各業(yè)中,這也對基層衛(wèi)生及計劃生育檔案管理提出了革新要求,以往的管理方式已難以滿足信息化建設(shè)的需要,較難承擔(dān)海量檔案數(shù)據(jù)的采集、整合及開發(fā)工作,因此需轉(zhuǎn)換更有效的管理模式,將現(xiàn)代化管理理念落實到每項程序中,這樣有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量[1]。
1 基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理的不足
(一)對檔案管理缺乏重視
工作人員的管理意識淡薄,對相關(guān)檔案知識欠缺充分的認(rèn)知度,同時存在注重業(yè)務(wù)管理而忽略檔案管理的現(xiàn)象,未從根本上將檔案管理作為自身工作的重要環(huán)節(jié),和業(yè)務(wù)工作同推進(jìn)、齊部署、共考核,造成部分單位在管理檔案時出現(xiàn)“不嚴(yán)”“不實”的狀況,并引發(fā)檔案管理的“形式化”及“口頭化”等問題。此外,加上基層衛(wèi)生與計劃生育單位欠缺科學(xué)全面的檔案管理考核激勵體系,較難調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,從而導(dǎo)致創(chuàng)新能力匱乏,無法形成良好的檔案管理氛圍。
(二)檔案管理制度尚不規(guī)范
檔案保存環(huán)境及管理者的綜合素養(yǎng)是影響檔案管理的重要因素,由于部分檔案室存儲空間狹窄,案卷數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜繁難,無法有效地在傳統(tǒng)模式下進(jìn)行科學(xué)管理,只有建立高效的立卷規(guī)范制度,才能改善檔案資料遺失、規(guī)格不一致、質(zhì)量低下、難以傳遞等問題[2]。此外,基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理還發(fā)生大量信息失實的現(xiàn)象,一些單位未能嚴(yán)格履行工作職能,從而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)遺漏檔案、疏忽管理、文件造假等問題,難以確保檔案信息的可靠性、真實性以及檔案管理的公平性。
(三)檔案管理方式缺乏先進(jìn)性
目前,我國基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理機(jī)制還不健全,管理方式缺乏創(chuàng)新性和實效性,同時基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理還未確定統(tǒng)一的規(guī)范要求以及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致不少檔案處于放任自流的狀態(tài),未能嚴(yán)格遵循檔案的立卷原則進(jìn)行計劃生育資料的采集管理工作,且基本通過手工操作的形式完成歸檔工作,從而間接提升了檔案資料的出錯率,嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率[3]。
2 基層衛(wèi)生與計劃生育檔案現(xiàn)代化管理的對策
(一)強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)
通過加強(qiáng)信息化管理的人才及資源的投入力度,確?;鶎有l(wèi)生與計劃生育檔案現(xiàn)代化管理穩(wěn)定推進(jìn);同時,充分借助大數(shù)據(jù)算法、“互聯(lián)網(wǎng)+”、檔案管控軟件等信息技術(shù),促進(jìn)檔案管理工作效率的提升,加速實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通,從“信息孤島”到“數(shù)據(jù)中心”,加強(qiáng)檔案資料的使用率和利用率,促使檔案管理和“政務(wù)服務(wù)+信息技術(shù)”相適應(yīng),以更好的服務(wù)于基層衛(wèi)生與計劃生育檔案現(xiàn)代化管理。
(二)重視人才培養(yǎng),組織專業(yè)的技能培訓(xùn)
為了提升檔案管理人員的職能素養(yǎng)及專業(yè)能力,需將培養(yǎng)檔案管理人才計劃納入基層衛(wèi)生與計劃生育單位發(fā)展戰(zhàn)略中,通過統(tǒng)籌規(guī)劃,科學(xué)布局,制定相應(yīng)的人員培訓(xùn)計劃表(附表1),為檔案管理工作打造堅實的人才基礎(chǔ)[4]。同時,通過組織專業(yè)的技能培訓(xùn),切實提升檔案管理人員的實踐技能與理論水平,使工作人員建立起本職工作和信訪檔案管理工作之間共同影響、共同促進(jìn)、共同發(fā)展的理念,進(jìn)一步加強(qiáng)管理的統(tǒng)籌工作,并促進(jìn)業(yè)務(wù)執(zhí)行和檔案管理相適應(yīng)、相協(xié)調(diào),實現(xiàn)人才促進(jìn)發(fā)展,發(fā)展帶動人才的作用,利用人才的專業(yè)化激發(fā)基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理的專業(yè)化。
(三)建立檔案管理的規(guī)范化標(biāo)淮
在進(jìn)行檔案著錄的過程中,可通過3個層次提高案卷著錄的效率,主要為:①對有顯著查考價值以及可反映復(fù)雜問題的檔案采取文件級著錄方式;②對重要度不高或是反映問題比較單一的檔案采取案卷級著錄方式;③對同1卷中的不同文件中含有相似或相同內(nèi)容的檔案采取文件組合級著錄方式。將檔案管理流程與程序進(jìn)行簡化和系統(tǒng)化,才可以切實加強(qiáng)基層衛(wèi)生與計劃生育檔案管理的質(zhì)量,進(jìn)而促進(jìn)檔案管理制度實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,這樣不僅有助于明確不同檔案整理人員的職能分工,同時還改善了檔案立卷管理水平,便于文件信息的檢索、采集、應(yīng)用與共享。
結(jié) 語
人口計生檔案是輔助人口及計劃生育政策制定的主要依據(jù)和憑證,具有重要的參考及利用價值,同時是做好基層衛(wèi)生與計劃生育工作不可或缺的基礎(chǔ)性內(nèi)容,通過文字+圖表的統(tǒng)計形式對真實情況進(jìn)行詳細(xì)記錄,為今后的計生檔案管理工作提供創(chuàng)新的發(fā)展思路以及發(fā)展路徑。在新時代背景下,促進(jìn)基層衛(wèi)生和計劃生育工作向系統(tǒng)化、合理化、制度化發(fā)展,因此需不斷優(yōu)化檔案管理工作流程,充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性和必要性,以進(jìn)一步提升基層衛(wèi)生與計劃生育工作檔案管理的水平,為促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展發(fā)揮積極的現(xiàn)實作用。
參考文獻(xiàn)
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