張超 彭晨 馮敏燕 王冉

摘要：隨著科技改革三十條等政策的落地實(shí)施，科研院所的自主權(quán)進(jìn)一步擴(kuò)大。科技人員出訪、外國(guó)專家來(lái)訪等活動(dòng)日益頻繁，傳統(tǒng)的管理方法及效率已經(jīng)不能滿足需求。對(duì)江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院因公出訪和外事接待管理中的問(wèn)題進(jìn)行梳理和分析，從出訪審批和接待審批2個(gè)方面對(duì)國(guó)際合作信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“讓信息多跑路，讓科研人員少跑腿”，使得國(guó)際合作管理全過(guò)程清晰化、流程化、精細(xì)化，提高了工作效率，為提升國(guó)際合作決策部署水平起到了重要支撐作用。

關(guān)鍵詞：國(guó)際合作;信息化;管理系統(tǒng);規(guī)范化;設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：G311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A文章編號(hào)：1002-1302（2020）13-0245-06

收稿日期：2020-03-11

作者簡(jiǎn)介：張超（1986—），男，河北棗強(qiáng)人，碩士，助理研究員，主要從事農(nóng)業(yè)國(guó)際合作研究。Tel：（025）84392890;E-mail：zcnicky@163.com。

通信作者：王冉，博士，研究員，主要從事農(nóng)業(yè)國(guó)際合作、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全研究。Tel：（025）84390011;E-mail：ranwang@jaas.ac.cn。隨著江蘇省委省政府出臺(tái)的《關(guān)于深化科技體制機(jī)制改革推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展若干政策》的實(shí)施，科研院所的國(guó)際合作氛圍日益濃厚，科研人員因公臨時(shí)出國(guó)和外國(guó)專家來(lái)訪數(shù)量均大幅增加[1]。長(zhǎng)期以來(lái)，科研院所的管理部門主要是以人工方式，使用文件夾、表格、文字材料等作為信息存儲(chǔ)和管理的方法，隨著數(shù)據(jù)量和種類的增多，傳統(tǒng)的管理方式已無(wú)法適應(yīng)新的發(fā)展要求[2]。為了加快信息化建設(shè)步伐，進(jìn)一步做好江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的國(guó)際合作工作，不斷提高管理水平，針對(duì)國(guó)際合作管理工作的特點(diǎn)，結(jié)合相關(guān)工作管理程序，在江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息平臺(tái)大框架下，設(shè)計(jì)本研究系統(tǒng)。

1設(shè)計(jì)背景

1.1出訪和來(lái)訪數(shù)量的增加制約了管理的質(zhì)量

自2014年以來(lái)，江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院就一直致力于推進(jìn)高水平、國(guó)際化現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研院所的建設(shè)。國(guó)際合作交流日益頻繁，因公臨時(shí)出訪團(tuán)組數(shù)從2015年的69批128人次，躍升至2019年的110批219人次;外賓來(lái)訪量也從每年52批96人次躍升至106批242人次。隨著國(guó)際合作中重要出訪和來(lái)訪量的增加，管理工作的難度越來(lái)越大[3]。傳統(tǒng)管理方式中存在的紙質(zhì)文檔冗繁、檔案管理易缺失、數(shù)據(jù)參考利用價(jià)值低等問(wèn)題，無(wú)不制約著國(guó)際合作管理的質(zhì)量[4]。

1.2信息化是國(guó)際合作管理的趨勢(shì)

隨著科技的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化、電子化及不見(jiàn)面審批，如江蘇省外事辦公室的出國(guó)請(qǐng)示報(bào)送、江蘇省科技廳的外國(guó)專家項(xiàng)目申請(qǐng)等[5]。此外，很多高校的因公出訪也早已實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化操作。他們利用信息系統(tǒng)良好地管理了數(shù)倍于科研院所的國(guó)際合作事宜，可見(jiàn)，國(guó)際合作管理的信息化也是現(xiàn)代院所建設(shè)的必由之路。

2系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

2.1需求分析

建立國(guó)際合作全流程信息化管理系統(tǒng)的目的，是使國(guó)際合作管理工作數(shù)字化、流程化、信息化，提高流程化管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審批和統(tǒng)計(jì)的規(guī)范化和精細(xì)化管理[6]。本研究通過(guò)對(duì)出訪審批和接待審批全流程各環(huán)節(jié)和現(xiàn)行管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行梳理和分析，制定出管理流程圖，進(jìn)而設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出管理系統(tǒng)（圖1、圖2）。

2.2系統(tǒng)功能

本研究系統(tǒng)的主要功能如下：（1）出訪審批管

理，包括出國(guó)批件申請(qǐng)、批匯核銷管理、回國(guó)登記管理、用戶和管理員及權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份及導(dǎo)出等;（2）接待審批管理，包括來(lái)訪報(bào)批管理、接待記錄管理、報(bào)賬審批記錄導(dǎo)出等[7];（3）統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括出訪來(lái)訪統(tǒng)計(jì)、合作單位、國(guó)別、頻次等分類統(tǒng)計(jì)。

2.3功能模塊設(shè)計(jì)

2.3.1出訪請(qǐng)示模塊由信息錄入員登錄“江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息化辦公平臺(tái)”，進(jìn)入國(guó)際合作菜單后，在因公出國(guó)（境）欄目下創(chuàng)建出訪申請(qǐng)，并填寫出訪必要性、出訪重點(diǎn)任務(wù)、出訪天數(shù)、費(fèi)用和邀請(qǐng)函等字段數(shù)據(jù)，上傳邀請(qǐng)函及翻譯件、預(yù)算審批表和公示結(jié)果掃描件等材料，提交給相關(guān)研究所國(guó)際合作管理員（以下簡(jiǎn)稱國(guó)合管理員）進(jìn)行審核，審核通過(guò)的提交給該研究所領(lǐng)導(dǎo)審核;審核不通過(guò)的必須填寫理由，以方便填報(bào)人員查閱。相關(guān)研究所領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，即提交到國(guó)際合作處審核（圖3）。

2.3.2院發(fā)文流程模塊由國(guó)際合作處（以下簡(jiǎn)稱國(guó)合處）專辦員審核、請(qǐng)示并制作院請(qǐng)示文件，提交給國(guó)合處領(lǐng)導(dǎo)審核。若出訪團(tuán)員中有處所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)并提交給國(guó)合處、人事處、科研處進(jìn)行三方領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審。通過(guò)后，由分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)請(qǐng)示文（圖4）。

2.3.3批匯審批流程模塊在獲得江蘇省政府電子批件后，國(guó)合處專辦員將批件上傳至系統(tǒng)，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提示短信給填報(bào)人員。在出國(guó)人員線下辦理完因公護(hù)照和簽證后，自行購(gòu)買政府采購(gòu)機(jī)票，并將政府采購(gòu)機(jī)票和查驗(yàn)單上傳至系統(tǒng)，如參加國(guó)際會(huì)議，還需上傳會(huì)議注冊(cè)費(fèi)中英文材料。另外，根據(jù)出訪國(guó)別及城市、天數(shù)進(jìn)行外匯預(yù)算申報(bào)。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)國(guó)家用匯標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算出此次出訪所需外匯數(shù)額。信息錄入完畢后，由出國(guó)人員提交給研究所國(guó)合管理員審核。通過(guò)后，由研究所領(lǐng)導(dǎo)提交給國(guó)合處審核，最后由會(huì)計(jì)中心批匯專員審核結(jié)束（圖5）。

2.3.4回國(guó)登記管理模塊當(dāng)?shù)竭_(dá)填寫的回國(guó)日期后，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)回國(guó)登記流程，同時(shí)發(fā)送提示短信給填報(bào)人員，提醒出國(guó)人員及時(shí)歸還因公護(hù)照，并在系統(tǒng)中勾選實(shí)際出國(guó)人員，上傳出訪報(bào)告、反饋表、公示結(jié)果和出訪活動(dòng)圖片（圖6）。

2.3.5外匯核銷流程模塊回國(guó)登記流程結(jié)束后，出國(guó)人員方可填寫外匯核銷信息。此時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)展示批匯數(shù)據(jù)，對(duì)比填寫的實(shí)際外匯開(kāi)支，多退少補(bǔ)，一目了然。當(dāng)會(huì)計(jì)中心的核銷專員審核結(jié)束后，該條出國(guó)記錄流程結(jié)束（圖7）。

2.3.6接待報(bào)批流程模塊由信息錄入員登錄“江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息化辦公平臺(tái)”，進(jìn)入國(guó)際合作菜單后，在外賓來(lái)訪欄目下創(chuàng)建接待報(bào)批申請(qǐng)，并填寫外賓人員信息、抵離日期、是否引智項(xiàng)目、接待預(yù)算、行程說(shuō)明等字段數(shù)據(jù)，提交給相關(guān)研究所國(guó)合管理員進(jìn)行審核。通過(guò)后，由相關(guān)所領(lǐng)導(dǎo)提交給國(guó)合處審核（圖8）。

2.3.7接待記錄管理模塊接待完成后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提示短信給填報(bào)人員，提醒其在系統(tǒng)中填寫接待記錄， 包括實(shí)際接待人員相關(guān)信息、接待情況、互

贈(zèng)禮品資料、實(shí)際開(kāi)支、英文報(bào)道及活動(dòng)圖片等。當(dāng)國(guó)合處審批結(jié)束后，該條接待記錄流程結(jié)束。填報(bào)人員如需報(bào)賬，可以一鍵打印審批流程留痕記錄，作為報(bào)賬附件材料（圖9）。

4討論與結(jié)論

國(guó)際合作信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，極大地提高了江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院國(guó)際合作管理的工作效率，有助于將科研人員從繁瑣的審批手續(xù)中解放出來(lái)，縮短了審批時(shí)間，且可以實(shí)時(shí)了解審批進(jìn)度。同時(shí)，該系統(tǒng)還可將內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，整合報(bào)告、圖片等檔案資料，為制定工作目標(biāo)、優(yōu)化管理服務(wù)提供決策依據(jù)。最新問(wèn)卷調(diào)研結(jié)果顯示，該系統(tǒng)獲得江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院各部門外事管理人員以及科技人員的一致好評(píng)，是目前江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息化辦公平臺(tái)中使用頻率最高的平臺(tái)之一，系統(tǒng)用戶滿意度高達(dá)100%。

當(dāng)然，該系統(tǒng)未來(lái)還有許多待完善之處，如：需加強(qiáng)國(guó)際合作項(xiàng)目申報(bào)、外國(guó)專家管理、國(guó)際合作成果錄入等功能，以更好地推動(dòng)“管理服務(wù)科研”理念實(shí)施，助力高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)再上新臺(tái)階[8]。

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