李瀟

摘要：當今時代，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，以及各行各業(yè)龍頭企業(yè)對業(yè)務流程設置信息化的深入，眾多中小企業(yè)逐漸領悟到信息化管理對企業(yè)業(yè)務發(fā)展的穩(wěn)定性、時效性具有至關重要的作用。但是，大多數(shù)中小企業(yè)面臨的問題是僅有信息化管理的意愿，卻不懂得信息化部署的方法，并且由于信息化管理成本高昂，且中小企業(yè)缺乏相關經(jīng)驗，故更不敢輕易實施。近年來，隨著SaaS架構ERP系統(tǒng)的發(fā)展，越來越多的中小企業(yè)能夠在較低預算的情況下，使用大型集團級別的ERP系統(tǒng)，為企業(yè)打下良好的內(nèi)控管理發(fā)展基礎。然而，仍有許多中小企業(yè)，因為SaaS架構ERP系統(tǒng)的實施過程“調(diào)研難、部署難、推行難”而舉步不前。文章在分析中小企業(yè)實施SaaS架構ERP的重要性基礎上，闡述了中小企業(yè)實施此類系統(tǒng)的優(yōu)勢，分析了中小企業(yè)在實施此類系統(tǒng)的過程中較易遇到的問題，可簡要歸納為“缺乏溝通、需求片面、推行無方”。針對上述問題，文章建議是中小企業(yè)在實施此類系統(tǒng)時，一定要結合自身業(yè)務特性，在部署的全過程中做好內(nèi)外部的溝通協(xié)調(diào)，科學理性地提出需求并在準備周全的基礎上有序推行，以期為中小企業(yè)帶來啟發(fā)，幫助中小企業(yè)成功實施SaaS架構ERP系統(tǒng)，促進中小企業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：SaaS;ERP系統(tǒng);中小企業(yè)

一、引言

中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中處于重要地位，是大型企業(yè)不可或缺的合作伙伴;就企業(yè)自身而言，中小企業(yè)也是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)階段。在當今大數(shù)據(jù)時代，只有懂得利用先進的信息技術去收集、分析、理解信息并以此做出高效決策的企業(yè)才能存活下來，繼而成為市場贏家。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化管理的最得力工具之一;SaaS是Software-as-a-service（軟件即服務）的簡稱，是21世紀興起的一種完全創(chuàng)新的軟件應用模式。SaaS架構下的ERP系統(tǒng)，即是ERP供應商通過原有軟件產(chǎn)品與SaaS平臺模式相結合，創(chuàng)造出的一種全新概念的ERP平臺。采用SaaS架構，ERP軟件是放在廠商的服務器上，企業(yè)通過租賃的方式取得對系統(tǒng)的使用權，數(shù)據(jù)歸屬于企業(yè)。

隨著近些年來SaaS架構ERP系統(tǒng)的發(fā)展降低了實施成本及使用門檻，使更多中小型企業(yè)能夠在創(chuàng)立初期，就能以長期發(fā)展的眼光來架設信息化系統(tǒng)。然而，國內(nèi)ERP軟件商雖有豐富的實施經(jīng)驗，卻暫未形成十分科學規(guī)范的實施方法;他們能提供技術與支持，卻不能完全替代企業(yè)去做設計與規(guī)劃;企業(yè)在決定推行或升級ERP系統(tǒng)時，不知如何去做、如何做好、如何降低實施過程中投入的各類成本，甚至無法避開上線失敗的悲慘局面。本文針對中小企業(yè)在實施SaaS架構ERP系統(tǒng)的過程中可能會遇到的問題給出建議，希望能對企業(yè)上線ERP系統(tǒng)提供幫助。

二、中小企業(yè)實施SaaS架構ERP的優(yōu)勢

（一）成本較低

1. 軟件購買成本低

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)需要一次性支付高額的軟件購買費用。SaaS模式下，企業(yè)僅需每年支付相對低額的軟件租賃費，即可取得軟件使用權限。

以某公司2018年向國內(nèi)兩家主流ERP供應商的中大型企業(yè)ERP產(chǎn)品詢價結果作比對，可以看出傳統(tǒng)模式與SaaS模式下，相同產(chǎn)品的成本差異之大（報價均以200人企業(yè)規(guī)模為例）。

通過上述報價可以看出，SaaS模式下的初次購買價格基本是傳統(tǒng)模式的30%左右。雖然從第4年起，SaaS模式的成本看上去可能會超過傳統(tǒng)模式，但是考慮到現(xiàn)金流、資金的時間成本、企業(yè)迭代ERP系統(tǒng)等不確定因素，SaaS模式的價格門檻更低，模塊配比更為靈活，結合下文將要論述的其他優(yōu)勢，對企業(yè)來講更具有吸引力。

2. 軟件部署及維護成本低

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)不僅需要支付ERP供應商首次實施費，還需承擔購買硬件服務器、建設機房、維護硬件設施及配置專職IT崗位員工等費用。SaaS模式下，企業(yè)僅需支付首次實施費，ERP供應商將為企業(yè)提供信息化所需要的所有網(wǎng)絡基礎設施及軟件、硬件運作平臺，并提供前期實施、后期維護等一系列服務。SaaS模式不僅免去了企業(yè)購買、維護硬件設施的成本，也大大降低了企業(yè)對IT維護員崗位的依賴性，從而節(jié)約高額的人員開支。

（二）數(shù)據(jù)安全

1. 防止信息竊取

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)數(shù)據(jù)放在本地架設的服務器內(nèi)，而SaaS模式下，數(shù)據(jù)則是放在廠商的云服務器內(nèi)。有部分企業(yè)會擔憂自家數(shù)據(jù)放在別人家服務器上的安全隱私問題。坦白來講，在當今信息化如此發(fā)達的時代，數(shù)據(jù)即便完全放在本地服務器，也不能完全保證不被泄露。

沒有絕對的安全，只有相對的安全，選擇SaaS模式的ERP系統(tǒng)，安全性還是極有保障的。首先，ERP供應商要確保所有客戶數(shù)據(jù)的安全性及隱私性，就好比銀行要確保客戶存款的安全及隱私一樣，這是供應商維持經(jīng)營的基本前提。其次，ERP供應商對于信息防護的手段更為專業(yè)，提供信息的方式也更為嚴密。假設客戶公司的競爭者想通過駭入ERP供應商服務器的方式取得客戶公司信息，則需要越過ERP供應商極其專業(yè)的防護系統(tǒng)才有可能做到。再假設客戶公司的內(nèi)部員工想要惡意獲取數(shù)據(jù)，則必須經(jīng)過供應商系統(tǒng)的驗證手續(xù)才能獲取信息;驗證過程通常要求申請人必須提供企業(yè)加蓋公章的授權書，且數(shù)據(jù)下載的路徑及接收地址都有記錄，能在數(shù)據(jù)萬一泄露的情況下追蹤責任人。

2. 防止信息破壞

信息破壞的原因通常包括硬盤損壞、人為錯誤、病毒侵入、自然災害及電磁干擾等。傳統(tǒng)模式下，企業(yè)需要專職的IT人員來防護上述相關問題，一是防護效果受員工專業(yè)能力的限制，二是企業(yè)將為此投入大量物資、人力成本。SaaS模式下，ERP供應商大多是與世界級的云服務器企業(yè)合作，或者是自行組建團隊來負責服務器的運維工作，專業(yè)性要比大多數(shù)客戶企業(yè)高出許多。

（三）標準化部署

在SaaS模式尚不成熟的時期，若由企業(yè)自行開發(fā)ERP系統(tǒng)，需要精確提煉企業(yè)當前業(yè)務流程及特征，憑空架設系統(tǒng)，從無到有，白手起家;若請ERP供應商開發(fā)，供應商也需投入大量精力來了解企業(yè)、研究企業(yè)，因此通過ERP供應商架設系統(tǒng)的花費也十分高昂。

進入SaaS模式較為成熟的年代，ERP供應商已經(jīng)有了足夠的經(jīng)驗積累，能夠根據(jù)各個行業(yè)的共通流程，制定出可廣泛復制的基本模板;再通過云服務器的架設，降低了企業(yè)部署ERP系統(tǒng)的硬件投入門檻。企業(yè)在此基礎上部署ERP平臺，好比初始已經(jīng)有了一個基本骨架，后續(xù)再結合企業(yè)自身特性進行調(diào)整即可投入使用。

三、中小企業(yè)在實施SaaS架構ERP時存在的問題

（一）主推部門與各部門間缺乏協(xié)調(diào)

首先，主推部門對于公司整體業(yè)務流程以及其他部門的運作流程可能不夠了解，且在初期調(diào)研需求時沒有經(jīng)過完整的、系統(tǒng)性的溝通，導致部分業(yè)務模塊的功能缺失或者冗余，影響公司業(yè)務的運作效率，甚至不能運作。

其次，各部門僅關注本部門的需求及問題，缺乏整體聯(lián)動性、協(xié)調(diào)性，導致業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞缺失，影響各業(yè)務模塊的統(tǒng)計效果，不能形成高效的管理依據(jù)，也最終影響了財務數(shù)據(jù)的完整性及正確性。

（二）各部門及企業(yè)的需求片面

對各部門而言，在ERP系統(tǒng)上線或是更新前，部門本身一定已經(jīng)有了既定的工作流程。在調(diào)研需求階段及系統(tǒng)部署階段，各部門很可能會按照舊有的工作模式照搬，卻不考慮原有流程可能存在的漏洞及缺失。

對企業(yè)而言，如果業(yè)務在短期內(nèi)有明確的轉向計劃，且在架設ERP系統(tǒng)的過程中沒有考慮進來，仍按照舊有業(yè)務架設ERP系統(tǒng)的話，那么當業(yè)務轉型以后，系統(tǒng)必定不會滿足企業(yè)需求，導致系統(tǒng)需要進行結構性調(diào)整，屆時企業(yè)將要再次支付實施費用，不僅成本高昂，還會影響業(yè)務開展的效率。

（三）推行困難

之所以稱SaaS架構下的ERP系統(tǒng)相對傳統(tǒng)模式ERP而言易于推行、成本低廉，就是因為它以各行業(yè)的標準化流程為骨架，再針對具體客戶企業(yè)的需求做出調(diào)整。然而，SaaS架構下的ERP系統(tǒng)有其局限性，表現(xiàn)在該系統(tǒng)不能完全依照客戶的需求砍掉某些必要步驟，僅能盡量縮短這些流程，或者不能完全依照客戶的需求設置功能，必須通過增加實施費進行特別開發(fā)來實現(xiàn)企業(yè)的個別需求。

員工對舊系統(tǒng)的習慣性可能導致對新系統(tǒng)產(chǎn)生抵制情緒，尤其是SaaS模式下的ERP系統(tǒng)是以行業(yè)通用模塊為基礎，可能與企業(yè)的貼合度不夠嚴密。新系統(tǒng)很可能會增加工作流程，導致員工不僅要熟悉新系統(tǒng)的使用，還要改變已經(jīng)習慣的舊流程，必定會令員工更加抵觸。

在新系統(tǒng)已經(jīng)投入使用的前期階段，可能因為系統(tǒng)設置不完整、不全面，導致后續(xù)又要對系統(tǒng)設置進行調(diào)整;前期已經(jīng)按照錯誤流程執(zhí)行的工作內(nèi)容，因為SaaS模式的嚴謹性，數(shù)據(jù)不易修改，只能重做或后臺修復，導致效率低下甚至數(shù)據(jù)紊亂。

四、完善中小企業(yè)實施SaaS架構ERP的對策建議

（一）確保主推部門業(yè)務素質，加強各部門間的溝通協(xié)調(diào)

ERP系統(tǒng)的上線或更新，應該得到公司最高層領導的許可及支持。本項工作，應由上級領導指派一個主推部門，可以是財務部，也可以是IT部門。主推部門應該了解公司業(yè)務及各部門工作流程，并應具有良好的溝通以及協(xié)作能力，在ERP系統(tǒng)上線的工作中發(fā)揮積極作用。

在實施SaaS架構ERP系統(tǒng)的需求調(diào)查、規(guī)劃藍圖及部署實施的過程中，各部門應格外注意溝通協(xié)調(diào)，不能僅局限于本部門工作流程，以及本部門的上下游部門工作流程，而是應該站在公司整體業(yè)務流程的角度去分析本部門對應的ERP模塊設置是否足夠完整且精簡，在保證公司整體業(yè)務運作流暢的基礎上，仍要盡可能地提升每個部門的工作效率。

（二）以科學發(fā)展的眼光修正需求

對各部門而言，不要照搬舊有的流程圖。各部門的舊有流程很可能是不完整、不規(guī)范的，此些流程大多包含人為主觀判斷、系統(tǒng)化程度低、設置不夠嚴謹?shù)葐栴}，若仍按原先模式執(zhí)行，一定會制約部門乃至公司整體業(yè)務的規(guī)模式增長。各部門要結合SaaS模式下的標準模塊，分析哪些功能是行業(yè)內(nèi)既定標準流程但是本部門還沒有遵從執(zhí)行的，分析哪些功能是確實可以砍掉且不影響公司整體業(yè)務的流暢性及嚴謹性的。

對企業(yè)而言，如果已經(jīng)有了一個較為明確的業(yè)務方向轉換計劃，那么在部署SaaS架構ERP系統(tǒng)時務必要做好以下幾點：一是分析當前業(yè)務與未來計劃的差異，二是繪制好新的業(yè)務流程圖;三是確保ERP供應商在前期實施階段將計劃業(yè)務流程設置完整，以備后續(xù)切換。

（三）做好新系統(tǒng)使用手冊并多加宣揚新系統(tǒng)的優(yōu)點

主推部門或相關負責部門，一定要做好新系統(tǒng)的使用手冊。不能僅以編制部門自身的角度去撰寫，而是應站在使用者的角度去考慮問題。多收集測試者、使用者的意見，提煉主流問題及次要問題，在編制手冊時也要分清主次，方便使用人查閱。針對不同模塊的使用說明，要切實地與測試者溝通，觀察首次測試者是否僅通過使用手冊就能順利地操作系統(tǒng)。使用手冊的編制不應只局限于文字，應考慮各部門員工的工作特性及文化程度，結合圖片、動畫、音頻及視頻等形式呈現(xiàn)。

向員工宣揚新系統(tǒng)的優(yōu)點，比如新系統(tǒng)可以通過手機端APP填報報銷單，并能通過手機端APP實時查詢本次報銷的審批流程、打款進度等便利優(yōu)勢，以此增加員工對SaaS架構ERP系統(tǒng)的使用好感。

（四）系統(tǒng)設置盡量完善并做好系統(tǒng)測試及切換工作

結合本文上述問題及建議，企業(yè)在實施SaaS架構ERP系統(tǒng)時，要格外注意需求調(diào)查及設置部署這兩個階段。要根據(jù)ERP的實施進度，及時開展部署會議，高層領導及一線員工代表均應積極參加會議;領導應把控ERP系統(tǒng)設置是否與企業(yè)發(fā)展方向一致，與企業(yè)文化理念是否相符;一線員工應積極反饋設置意見，真實準確地反映當前業(yè)務執(zhí)行現(xiàn)狀，對提升工作效率提出切實可行的系統(tǒng)設置意見。

企業(yè)要做好系統(tǒng)測試工作，這是企業(yè)排查系統(tǒng)設置漏洞的主要過程;查漏補缺得越多，后續(xù)返工修復的可能性就越小。而且測試工作是編寫使用手冊的基本前提，如果相關負責部門沒有深入?yún)⑴c測試工作，那么該部門對系統(tǒng)的了解就不會全面，編寫的員工手冊就一定有偏差或漏洞。

在切換到新系統(tǒng)之前，企業(yè)一定要做好培訓工作，確保所有涉及到ERP系統(tǒng)使用的員工都拿到使用手冊。同時建議企業(yè)開展全員性的培訓大會，以實操流程作為展示基礎，向初次接觸新系統(tǒng)的員工介紹使用流程及方法。

在切換到新系統(tǒng)時，企業(yè)最好能暫停業(yè)務處理。企業(yè)應規(guī)劃出一個時間段，要求員工不再通過舊有系統(tǒng)處理工作，而且要嚴格按照新系統(tǒng)的流程去執(zhí)行，不要惡意發(fā)覺漏洞，以此增加ERP維護部門的工作難度。

綜上所述，SaaS架構下的ERP系統(tǒng)是中小企業(yè)的良好選擇，前提是企業(yè)一定要結合自身業(yè)務特性，做好各部門間的溝通，正視企業(yè)舊有流程設置的缺陷并加以修正，在此基礎上盡量完善新系統(tǒng)的設置工作，保證系統(tǒng)測試、培訓及切換有序進行。做到以上幾點，相信SaaS架構下的ERP系統(tǒng)能夠為當今中小企業(yè)提供全面有效的信息支持，成為企業(yè)強而有力的內(nèi)控管理工具。

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（作者單位：北京升哲科技有限公司）