齊莉莉 趙盼盼 蔣楠

摘要：當(dāng)前我國很多企業(yè)都普遍存在文書檔案管理過程復(fù)雜、效率低下等問題，這些問題的出現(xiàn)與文書檔案管理方式落后、管理制度不規(guī)范等有重要關(guān)系，在信息化背景下有效促進文書檔案管理規(guī)范化，不斷提升文書檔案管理的效果十分迫切?；诖?，本文就探究將信息化技術(shù)引入企業(yè)文書檔案管理中，以此優(yōu)化文書檔案管理的流程，規(guī)范化文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)文書檔案管理效果的全面提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息化;規(guī)范化;流程;效果

當(dāng)前的時代是信息技術(shù)盛行的時代，各個行業(yè)都開始離不開信息化技術(shù)，文書檔案管理行業(yè)也一樣，有效對信息化技術(shù)進行運用，能夠提升管理的效率，促進管理過程更為規(guī)范。不過當(dāng)前我國很多企業(yè)并沒有對信息化建設(shè)提升重視度，導(dǎo)致部門工作面臨著嚴(yán)重的問題，工作效率極其低下。在企業(yè)不斷深化發(fā)展的過程中，文書檔案信息資料不斷增多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)表現(xiàn)出很大的不足和缺陷，亟待對其進行健全和完善，因此做好信息化建設(shè)十分關(guān)鍵。此外，在信息化建設(shè)和運用的過程中，也要做好風(fēng)險防范，提升安全管理的有效性。

一、文書檔案管理信息化的概述

（一）文書檔案管理信息化的含義

文書檔案管理信息化指的是利用信息化技術(shù)來對文書檔案進行管理，通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機系統(tǒng)等對文書檔案資料進行收集、處理、歸檔、保存等的活動。在當(dāng)前，文書檔案管理信息化已經(jīng)成為了文書檔案管理工作的大趨勢，其有助于實現(xiàn)文書檔案管理效率的提升，并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實發(fā)展情況對各個管理流程進行規(guī)劃，實現(xiàn)管理整個流程的規(guī)范化、科學(xué)化、準(zhǔn)確化。

（二）信息化技術(shù)為文書檔案管理工作帶來的有利作用

信息化技術(shù)改變了文書檔案管理的模式，不僅為該項工作帶來了較大的生機與活力，而且對工作流程、工作規(guī)范、工作內(nèi)容等都進行了改變，使文書檔案管理工作面臨著新的機遇，賦予了新的活力。具體來看，信息化技術(shù)為文書檔案管理工作帶來的有利作用有以下幾方面：

1.提升了文書檔案管理的效率

通過在文書檔案管理過程中引入信息化技術(shù)，構(gòu)建對應(yīng)的信息系統(tǒng)，能夠通過系統(tǒng)對企業(yè)各個層面的文書檔案資料進行收集和傳遞，文書檔案管理者不用再跑到有關(guān)的部門等待相關(guān)人員對資料進行尋找或者收集了，這就能夠節(jié)省收集資料的時間。同時，借助于信息化技術(shù)，系統(tǒng)還可以自動對有關(guān)的信息進行篩選、分類等，文書檔案管理者不用再花費更多的精力來對各種各樣的資料進行篩選和分類，有更多的時間來思考如何對工作進行創(chuàng)新、優(yōu)化等，這不僅能夠促進文書檔案管理效率的提升，而且對工作創(chuàng)新具有較大的意義。

2.有助于促進文書檔案管理工作流程的優(yōu)化

在運用信息系統(tǒng)對文書檔案進行管理的時候，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況對系統(tǒng)模塊進行設(shè)定，比如設(shè)定文書檔案信息收集模塊、資料分類模塊、各個部門文書檔案信息存儲模塊等，這樣文書檔案管理者就能夠嚴(yán)格依據(jù)各個模塊的功能、作用等來開展工作，對各項有關(guān)的文書資料進行科學(xué)匯總和保存，避免工作過程的混亂，不斷提升工作的規(guī)范性，促進工作流程的優(yōu)化。

3.有助于促進文書檔案管理價值的發(fā)揮

企業(yè)對文書檔案資料進行保存的主要目的是為了對其進行運用，而在傳統(tǒng)模式下，以紙質(zhì)形式對其進行保存，在需要運用某項資料信息的時候，往往要花費很多時間去尋找，且久而久之容易毀損或者丟失，難以實現(xiàn)其運用效果的提升。通過信息化技術(shù)的運用，則能夠?qū)⑵湟噪娮影娴男问奖４嫫饋恚⒏鶕?jù)具體內(nèi)容對其進行命名，這樣在需要用的時候就可以直接搜索名字而調(diào)取出來，不僅快捷而且不容易毀損、丟失等，這就能夠促進檔案運用價值的提升，使檔案更好地發(fā)揮自身的價值。

二、信息化背景下文書檔案管理的措施

信息化背景下，文書檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)要綜合分析信息化的作用，結(jié)合自身的文書檔案管理部門現(xiàn)實情況進行信息化技術(shù)的引進，使其更好地引領(lǐng)文書檔案管理效果的提升。

（一）構(gòu)建科學(xué)的硬件和軟件設(shè)備

硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，企業(yè)只有結(jié)合自身的情況及時進行這些基礎(chǔ)設(shè)施的引進，才可以為文書檔案管理工作更好地開展信息化機建設(shè)做好保障。當(dāng)前我國很多企業(yè)因為領(lǐng)導(dǎo)對這項工作不注重或者考慮資金成本等問題，而不注重硬軟件設(shè)備的引入，影響了文書檔案管理信息化的進程。在新時代背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對自身的傳統(tǒng)思想觀念進行改革，不能一味地考慮信息化建設(shè)的成本問題，而要對其積極作用進行深入認(rèn)識，明確信息化建設(shè)的優(yōu)勢，促進思想觀念的優(yōu)化，以更好地進行設(shè)備的引入。一方面要根據(jù)文書檔案管理崗位、人員等引進對應(yīng)數(shù)量的計算機設(shè)備，另一方面還要結(jié)合部門具體工作進行軟件系統(tǒng)的開發(fā)或者引進。需要注意的是，在對軟件系統(tǒng)進行開發(fā)或者引進的時候，一定要考慮到其實用性、操作性等問題，確保系統(tǒng)與企業(yè)工作相適應(yīng)，有較高的兼容性。

（二）建立規(guī)范的文書檔案管理制度

近年來，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度已經(jīng)不再適用于信息化背景，企業(yè)必須要結(jié)合現(xiàn)實情況，構(gòu)建新的制度體系。第一，要結(jié)合文書檔案管理的整體工作情況進行部門規(guī)章制度的設(shè)立，為部門明確工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作方向等，使部門員工都能夠在明確的制度規(guī)定下開展工作。同時，還要結(jié)合各個崗位的現(xiàn)實情況進行崗位規(guī)章制度的建設(shè)，使各個崗位員工都能夠有明確的工作內(nèi)容，職業(yè)操守等，嚴(yán)格依據(jù)制度來開展工作。第二，要結(jié)合文書檔案管理信息化的現(xiàn)實情況進行崗位劃分，確保所劃分的崗位具有較強的科學(xué)性，能夠更好地對工作進行分解，提升員工工作的積極性。還要結(jié)合具體崗位的現(xiàn)實情況進行權(quán)限的設(shè)定，使各位人員都可以在權(quán)限內(nèi)開展工作，不斷提升工作的有效性。第三，要構(gòu)建科學(xué)的績效考核制度。要根據(jù)部門工作構(gòu)建對應(yīng)的考核制度，定期對員工進行考核，使員工有一定的工作壓力，積極主動地開展工作，不斷學(xué)習(xí)新知識，提升工作的適應(yīng)力，促進工作效率和質(zhì)量的提升。在考核之后，還要對員工進行獎懲，對考核結(jié)果好的員工進行獎勵，而對考核結(jié)果不好的員工進行懲罰，使員工提升工作的動力，形成良好的競爭局面。

（三）做好系統(tǒng)安全防護工作

在信息化背景下開展文書檔案管理工作，還需要做好系統(tǒng)安全防護。當(dāng)前雖然我國信息化技術(shù)水平不斷提升，各個行業(yè)對信息化的運用更為普遍，但是計算機被病毒入侵、信息資料被盜取的現(xiàn)象也層出不窮，這些問題的產(chǎn)生都警示我們要加強系統(tǒng)安全防護。對于企業(yè)來說，文書檔案資料信息是重要信息，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展前途、發(fā)展方向以及決策信息等，所以必須要對其做好安全管理，提升信息資料的安全性。這就要求企業(yè)要結(jié)合信息系統(tǒng)的現(xiàn)實情況進行防護系統(tǒng)的構(gòu)建，可以在企業(yè)中設(shè)置專門的信息安全防護崗位，定期對系統(tǒng)進行檢測，找出系統(tǒng)中的漏洞和隱患，并及時對其進行解決，確保系統(tǒng)順利運行。同時還要讓員工在自身的計算機中安裝有關(guān)的防護軟件，對計算機進行實時保護，做好防護。還要對員工進行培訓(xùn)，引導(dǎo)員工樹立較高的安全意識，時刻認(rèn)識到安全管理的重要性。

（四）加強員工計算機技能培訓(xùn)與教育

信息化背景下有效開展文書檔案管理工作，離不開文書檔案管理者綜合素質(zhì)與技能的提升。因為信息化工作與傳統(tǒng)的手工工作有較大的不同，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要注重對文書檔案管理者的培訓(xùn)與教育，定期為其灌輸計算機新知識、新技能等，使他們更深入地對計算機系統(tǒng)進行學(xué)習(xí)，掌握豐富的計算機技能，更好地借助于信息系統(tǒng)來優(yōu)化工作。企業(yè)還可以派計算機系統(tǒng)專家到企業(yè)中為員工開展培訓(xùn)，為員工講解系統(tǒng)的運用技巧，促進員工工作水平的提升。還要構(gòu)建激勵機制，鼓勵員工自主學(xué)習(xí)計算機技能和知識，形成良好的競爭效應(yīng)。

三、信息化背景下文書檔案管理的注意事項

（一）加強宣傳，營造良好的信息化氛圍與環(huán)境

信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工作，不僅僅涉及文書檔案管理部門，同時與其他部門也存在較大的聯(lián)系，這就要求企業(yè)在開始信息化建設(shè)之前要對員工進行宣傳，使員工認(rèn)識到信息化建設(shè)的意義，在企業(yè)中營造良好的信息化氛圍與環(huán)境，這樣才能夠為信息化的順利實施奠定良好的基礎(chǔ)，促進員工順利從原始工作過渡到信息化工作。比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在引入信息化設(shè)備和系統(tǒng)之前的一個月中要做好這方面的宣傳，適當(dāng)為員工傳遞一些信息化的信息，讓員工有個思想準(zhǔn)備，避免突如其來開展信息化建設(shè)，使員工猝不及防，難以短時間內(nèi)適應(yīng)工作。

（二）安全防護是關(guān)鍵

信息化建設(shè)既有機遇也有挑戰(zhàn)，機遇是為企業(yè)內(nèi)部各項工作的開展帶來了較大的便利，有助于提升工作的質(zhì)量和效率，而挑戰(zhàn)則是導(dǎo)致企業(yè)信息處于互聯(lián)網(wǎng)開放性的大環(huán)境中，很容易遭受攻擊，從而會導(dǎo)致信息面臨損失，所以加強安全防護尤為重要。當(dāng)前我國很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對安全防護工作的認(rèn)識較為缺失，不注重這方面的教育，一旦系統(tǒng)遭受危害，勢必會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的損失。企業(yè)一方面要在局域網(wǎng)中構(gòu)建防護措施，做好防護系統(tǒng)的設(shè)置，另一方面還要引導(dǎo)各位員工提升安全防護意識，只有企業(yè)全體人員都有較高的安全意識，才能夠更好地開展安全管理工作，才能夠抵抗互聯(lián)網(wǎng)的安全沖擊。

（三）明確文書檔案管理風(fēng)險點

文書檔案管理是一項復(fù)雜的工作，涉及到的環(huán)節(jié)較多，內(nèi)容較為零散，在實際工作中往往容易面臨風(fēng)險，尤其是在信息化建設(shè)的背景下，更容易遭受攻擊，所以應(yīng)當(dāng)對該項工作的風(fēng)險點進行明確，使員工在嚴(yán)格的管控下開展工作，提升風(fēng)險隱患的處理效果。比如，收集文書檔案信息資料過程中的風(fēng)險點，這一方面工作的風(fēng)險在于信息資料的真實性、虛假性等，要加強信息資料的辨識，確保所收集到的資料較為真實、準(zhǔn)確。再比如，儲存過程中的風(fēng)險點，該工作風(fēng)險點在于被盜、存儲丟失等，要加強安全管理，并對信息進行科學(xué)備份。要根據(jù)各個不同的工作環(huán)節(jié)科學(xué)進行風(fēng)險點的設(shè)置，這樣才能夠更好地對風(fēng)險進行降低。

四、結(jié)語

對企業(yè)文書檔案管理工作進行信息化建設(shè)是提升該項工作效率和質(zhì)量的重要途徑，也是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的重要渠道，不過當(dāng)前我國很多企業(yè)對信息化建設(shè)的重視度還不夠，在信息化建設(shè)中還面臨很多問題，相信隨著時代的發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)會取得更好的效果。

參考文獻：

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