摘要：面對(duì)緊急情況的突然爆發(fā)，對(duì)醫(yī)院防護(hù)用品等物資的保障機(jī)制提出了更大的挑戰(zhàn)。在緊張的形勢下，醫(yī)院均采取了防控物資的緊急采購流程，但是由于時(shí)間緊迫，緊急采購流程缺乏規(guī)范，造成緊急采購檔案管理的混亂和無序。所以探索制定規(guī)范化的緊急采購檔案管理意義重大，本文將對(duì)緊急情況下醫(yī)院緊急采購現(xiàn)狀和緊急采購檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的規(guī)范化措施。

關(guān)鍵詞：緊急情況;醫(yī)院;緊急采購檔案管理

1.緊急采購現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)階段我國醫(yī)院緊急采購的秩序相對(duì)混亂，呈現(xiàn)出采購市場緊急和短缺并存的情況，各個(gè)采購方通過各種途徑，利用各路人脈和手段搶購物質(zhì)，造成了積極惡劣的影響[2]。其次目前緊急采購流程缺少具體的操作流程和規(guī)則，緊急采購活動(dòng)尚處于一個(gè)摸索的階段。并且在選擇供應(yīng)商的過程中，由于各種因素的影響，時(shí)間緊迫、任務(wù)緊急，導(dǎo)致選擇時(shí)很容易出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況。在采購的過程中各種資料、記錄憑證等缺失或者不完整，緊急情況下的采購隨意性較大，采購過程缺少相關(guān)記錄。最后目前對(duì)于采購的監(jiān)管難度較大，由于缺少相關(guān)法律法規(guī)，各個(gè)監(jiān)管部門的權(quán)責(zé)劃分不清，導(dǎo)致監(jiān)管不到位。

2.緊急采購檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前較多醫(yī)院缺少專門針對(duì)緊急采購的檔案管理規(guī)章制度，在檔案管理中僅停留在收集檔案這一層面，檔案收集整理工作和實(shí)際業(yè)務(wù)不同步。采購檔案管理制度的缺失導(dǎo)致檔案管理的混亂，此外，在進(jìn)行檔案移交和歸檔的時(shí)候也欠缺完整性。同時(shí)部分醫(yī)院在檔案管理中職責(zé)劃分不清，各自為政，存在重復(fù)管理或者管理不到位。這主要是因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成的，缺乏嚴(yán)格的流程和規(guī)范。并且部分檔案管理人員欠缺專業(yè)業(yè)務(wù)和知識(shí)，導(dǎo)致歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作呈被動(dòng)狀態(tài)。

3.緊急采購檔案管理的規(guī)范化措施

3.1重視緊急采購檔案管理

對(duì)于檔案管理工作人員和采購工作人員，需進(jìn)行定期有針對(duì)性的培訓(xùn)，通過專家授課，學(xué)習(xí)觀摩、專業(yè)技能培訓(xùn)等活動(dòng)來提升員工的職業(yè)技能和安全意識(shí)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，轉(zhuǎn)變對(duì)緊急采購檔案管理的應(yīng)用意識(shí)，提高檔案資源利用效率。

3.2劃清采購檔案管理職責(zé)

在日常管理中，通過制定的規(guī)章制度，有效的約束采購相關(guān)人員按照采購檔案管理的要求認(rèn)真的做好每一次采購工作。購人員采購?fù)戤呉皶r(shí)將緊急采購項(xiàng)目檔案按要求初步整理，移交檔案管理人員。以免造成采購檔案分散或遺失情況的出現(xiàn)。

3.3制定緊急采購檔案管理制度

制定緊急采購檔案管理制度，有利于更好的整合檔案，快速的調(diào)取和整理，促進(jìn)檔案管理工作良性發(fā)展。建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，完善收集和儲(chǔ)存制度。優(yōu)化檔案借閱制度，明確檔案的借閱主體，防止檔案丟失。建立健全銷毀制度，根據(jù)國家規(guī)定的程序嚴(yán)格執(zhí)行。

3.4采購檔案收集與采購工作同步開展

3.4.1緊急采購前

采購前應(yīng)該明確哪些資料需要進(jìn)行歸檔管理，怎樣對(duì)檔案的保管期進(jìn)行分類。這樣做不僅可以便于采購人員對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目所需的歸檔文件進(jìn)行收集和整理，而且能夠規(guī)范采購人員的采購行為。在有了明確的清單后，采購人員可以按照步驟和清單內(nèi)容完成采購。同時(shí)，制定規(guī)范合法的采購標(biāo)準(zhǔn)模板，進(jìn)一步規(guī)范化采購流程，提升采購效率。

3.4.2緊急采購中

采購人員根據(jù)制定的采購文件歸檔范圍、分類和保管期限的相關(guān)制度，分成多個(gè)階段落實(shí)資料收集工作，明確在某一個(gè)過程需要收集什么資料，需要提交什么資料，從而降低采購過程中的人為和管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.4.3緊急采購后

加強(qiáng)事后監(jiān)管，重點(diǎn)檢查采購項(xiàng)目原始檔案。采購人員應(yīng)妥善保管采購檔案，為各種監(jiān)督檢查工作提供重要依據(jù)。

綜上所述，緊急采購是特殊工作形式，由于情況的特殊性在采購的過程中也存在較多問題，目前對(duì)緊急采購缺乏相關(guān)的規(guī)范化流程。國家和醫(yī)院應(yīng)不斷探索，制動(dòng)科學(xué)、合理的流程，確保緊急采購的規(guī)范、有效。

參考文獻(xiàn)：

[1]何衛(wèi). 淺析醫(yī)院政府采購檔案管理[J]. 中外企業(yè)家， 2019， 636（10）：141-142.

[2]蘆艷玲. 淺談醫(yī)院檔案資料管理工作的規(guī)范化[J]. 赤子， 2018， 000（016）：132.

[3]Shin D J ， Athamanolap P ， Chen L ， et al. Mobile nucleic acid amplification testing （mobiNAAT） for Chlamydia trachomatis screening in hospital emergency department settings[J]. Scientific Reports， 2017， 7（1）：4495.

[4]周敏. 淺談規(guī)范醫(yī)院基建檔案管理的體會(huì)[J]. 養(yǎng)生保健指南， 2018， 000（027）：198.

作者簡介：

于愛麗（1985— ），女，山東乳山人，研究生，廣東省中山市第二人民醫(yī)院，三級(jí)。