馮松

摘 要：本文選擇就行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計這一論點(diǎn)進(jìn)行分析和研究，為了確保分析和研究的全面性，設(shè)計了如下研究框架。首先，闡述了行政事務(wù)管理工作的內(nèi)涵，了解行政管理工作廣義以及狹義的定義，利于為后續(xù)的分析奠定理論基礎(chǔ)。其次，分析了行政事務(wù)管理的主要工作內(nèi)容，了解行政管理的不同方面。最后探索了行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計的有效舉措，力求為相關(guān)單位以及工作人員提供理論參考依據(jù)，設(shè)計更加科學(xué)和滿足實(shí)際需求的行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)，降低事務(wù)管理工作的難度，保證行政事務(wù)管理工作更加高效的落實(shí)。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);管理信息系統(tǒng);設(shè)計

前言

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶動了我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使得人們的生活以及工作節(jié)奏加快。在此背景下，行政事務(wù)管理此項(xiàng)工作的任務(wù)量也不斷增加，為了尋求更加科學(xué)高效和實(shí)用的行政事務(wù)管理方法，成為當(dāng)下社會發(fā)展的迫切需求。總的來說，企業(yè)要想更加高效地落實(shí)此項(xiàng)工作，必須設(shè)計一套滿足實(shí)際需求的行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)。這樣才能降低行政事務(wù)管理工作更加高效落實(shí)此項(xiàng)工作。

1.行政事務(wù)管理工作概述

從廣義的角度來說，行政管理事務(wù)，主要是主要包括對行政事務(wù)的管理以及辦公事務(wù)的管理。從狹義的角度來說，行政事務(wù)管理主要是把行把行政放在主要位置，對行政事務(wù)以及辦公事務(wù)有效結(jié)合，但更注重行政管理工作。行政事務(wù)管理工作的職責(zé)要求相關(guān)工作人員在日常工作期間，做好計劃安排工作，明確崗各崗位的職責(zé)，注重橫向溝通以及縱向溝通，有效的和各個主體進(jìn)行聯(lián)系，做好各部門的協(xié)調(diào)工作。

此外，也要注重信息的收集與整理，及時把所收集到的重要信息提供給管理者。利于帶動企業(yè)單位的發(fā)展，只有這樣才能更加高效地落實(shí)好行政事務(wù)管理工作[1]。

2.行政事務(wù)管理工作主要內(nèi)容

2.1物品管理與會議組織工作

行政事務(wù)管理工作需要負(fù)責(zé)物品的管理以及會議的組織工作，首先要其負(fù)責(zé)對公司全部辦公用品以及辦公設(shè)備的采購、登記和核查管理等工作，負(fù)責(zé)對物品的調(diào)配和保管等工作，此項(xiàng)工作要求工作人員做到賬務(wù)的相符。其次，負(fù)責(zé)企業(yè)文化的建設(shè)，組織各類企業(yè)活動，宣傳企業(yè)的文化理念。

2.2環(huán)境衛(wèi)生與安全保衛(wèi)工作

環(huán)境衛(wèi)生與安全保衛(wèi)工作主要是對辦公秩序以及環(huán)境的監(jiān)督環(huán)境的監(jiān)管工作，負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，結(jié)合實(shí)際制定完善的安全防火管理制度，保證公司處于穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)[2]。

2.3各項(xiàng)事務(wù)與設(shè)備管理工作

各項(xiàng)事務(wù)的管理，包括企業(yè)、企業(yè)和客戶之間各類相關(guān)事務(wù)，以及企業(yè)發(fā)展期間的各類事務(wù)等工作。此外，行政事務(wù)管理工作人員也要發(fā)揮自身的職責(zé)，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時所交代的各類任務(wù)，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量。

3.行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計舉措

首先，在系統(tǒng)設(shè)計期間，應(yīng)了解系統(tǒng)設(shè)計的需求，明確業(yè)務(wù)目標(biāo)，讓系統(tǒng)參與者來進(jìn)行設(shè)計，首先，對于企業(yè)來說，其行政事務(wù)工作的有效開展屬于企業(yè)內(nèi)部的工作，因此，企業(yè)需要在內(nèi)部建設(shè)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息共享平臺，以此來協(xié)助行政部門兒以及各個部門之間的各項(xiàng)工作，利于各個部門及時交流、高效管理，確保行政事務(wù)管理工作的高效落實(shí)。保證行政事務(wù)管理的便捷性、公開性以及高效性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息平臺的備份以及查詢，企業(yè)管理者以及工作人員可利用系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)信息來判斷企業(yè)當(dāng)下發(fā)展的情況，并為企業(yè)未來的發(fā)展做指引。

企業(yè)信息系統(tǒng)參與者應(yīng)包括總經(jīng)理、行政主管、行政專員和部門主管、各部門助理以及系統(tǒng)的管理工作人員，對于總經(jīng)理來說，其可以進(jìn)行一些申請和審批的操作;行政主管則可以負(fù)責(zé)全部行政事務(wù)的管理;審批以及考核行政專員對行政事務(wù)相關(guān)基礎(chǔ)工作進(jìn)行負(fù)責(zé);部門主管以及部門助理需要做好部門事務(wù)相關(guān)工作的審核以及監(jiān)督[3]。普通工作人員可通過系統(tǒng)平臺獲取滿足自身工作需求的數(shù)據(jù)信息，保證自身工作的高效落實(shí)，系統(tǒng)管理工作人員具備所有的系統(tǒng)操作權(quán)限。

此外，在系統(tǒng)設(shè)計期間，也要確保系統(tǒng)設(shè)計的安全性，了解系統(tǒng)安全性的需求，如加密解密的需求數(shù)據(jù)存儲以及安全需求身份認(rèn)證與日志的需求等，做好安全防護(hù)設(shè)計工作，這樣才能保證存儲到數(shù)據(jù)庫的信息被有效被保密，避免重要信息的泄露[4]。

結(jié)束語

綜上所述可以看出，行政管理行政事務(wù)管理工作主要包括以下幾個方面：包括行政物品、會議組織的管理工作環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)工作以及各項(xiàng)事務(wù)和設(shè)備管理工作，基于行政事務(wù)管理工作的繁雜性以及重要性，企業(yè)在管理期間需要構(gòu)建行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的設(shè)計，利用系統(tǒng)來落實(shí)各方面的工作?？偟膩碚f，企業(yè)在行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計期間，應(yīng)明確業(yè)務(wù)的目標(biāo)，考慮到系統(tǒng)參與者來進(jìn)行設(shè)計，如考慮到總經(jīng)理、行政主管以行政專員和部門主管的工作需求，以此來開發(fā)和設(shè)計系統(tǒng)，利于更加便捷的應(yīng)用系統(tǒng)平臺，確保信息數(shù)據(jù)的有效傳遞，通過系統(tǒng)提供重要信息，科學(xué)決策，更加高效地落實(shí)行政事務(wù)管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇藍(lán)天，魏寶林.行政辦公實(shí)物管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用[J].大科技，2018，000（033）：302-304.

[2]李東旭.綜合行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].科學(xué)與財富，2018，000（022）：211-212.

[3]王星月.新時期辦公室行政事務(wù)管理分析[J].數(shù)碼世界，2019，000（007）：175.

[4]山東國子軟件股份有限公司.推動信息化建設(shè)助力國有資產(chǎn)管理——對行政事業(yè)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)改造的思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018（15）：25-26.