馮笑

摘 要：人事檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中占據(jù)較為重要的分量，考驗(yàn)人事部門工作人員的能力，也關(guān)乎單位的發(fā)展情況。新時(shí)期，人事檔案管理工作面臨著新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，做好人事檔案管理工作對(duì)于本單位提高工作效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重大意義。本文將結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，并給出相應(yīng)解決辦法，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;新時(shí)期

一、引言

經(jīng)過四十余年的改革開放，我國已經(jīng)初步形成了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。在這一大環(huán)境中，若想讓自身實(shí)現(xiàn)較快發(fā)展，就必須盡快融入這一環(huán)境，將自身發(fā)展前景與市場(chǎng)需求緊密聯(lián)系在一起，作為國家行政功能一部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也是如此。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，人力資源部門能夠與市場(chǎng)進(jìn)行有效交流和對(duì)接，人事檔案管理工作又是人力資源部門開展日常工作的重要內(nèi)容。只有不斷完善工作方式，轉(zhuǎn)變陳舊思想，與時(shí)代變化統(tǒng)一步伐，在不斷進(jìn)步的社會(huì)中打牢發(fā)展的基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作方式向新工作方式的平穩(wěn)過渡，在發(fā)展中繼續(xù)創(chuàng)新人事檔案管理工作機(jī)制。

二、新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于提升人力資源管理工作效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作與社會(huì)上其他類型單位略有不同，其本身具有較為鮮明的特性，在實(shí)際開展過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，履行自身職責(zé)。如果對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可分為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的身份信息、基本履歷和工作表現(xiàn)等，這些內(nèi)容關(guān)系著工作人員的組織關(guān)系、薪資待遇等個(gè)人福利，是一切人事檔案管理工作內(nèi)容的基礎(chǔ)。

（二）有利于進(jìn)一步深化人力資源管理改革

受到傳統(tǒng)因素的影響和制約，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中仍然不可避免地出現(xiàn)一些問題和障礙，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該方面工作積極性不高、事業(yè)單位部門和工作內(nèi)容配置不合理、工作模式不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求等均為事業(yè)單位存在的現(xiàn)象。加強(qiáng)人事檔案管理，對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，不僅能夠提高相關(guān)部門工作人員的工作效率，還會(huì)讓一些荒廢的工作動(dòng)能得到釋放，讓事業(yè)單位工作氛圍活起來，進(jìn)一步推動(dòng)整體性的人力資源管理改革，對(duì)當(dāng)前深化改革起到側(cè)面促進(jìn)作用。

三、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展以及我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作經(jīng)過不斷完善和改革，取得了一定成績(jī)，相比以往已有明顯改觀，但科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步速度也在加快，人事檔案管理工作不可避免地會(huì)受到傳統(tǒng)工作模式的影響，在開展工作時(shí)還存在以下問題。

（一）人事檔案管理工作缺乏主動(dòng)性

以往開展人事檔案管理工作時(shí)，部分工作是為了迎合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，這就造成工作人員不能以正常工作態(tài)度來對(duì)待人事檔案管理。受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，國有企業(yè)和事業(yè)單位等國有單位的工作人員一定程度上出現(xiàn)懈怠和工作積極性低迷等問題，日常工作中消極配合或不配合相關(guān)部門的人事檔案管理工作。這種消極的工作方式已經(jīng)不滿足日新月異的社會(huì)發(fā)展，已經(jīng)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響，必須盡快得到重視。

（二）人事檔案管理水平低，管理力度差

國內(nèi)一些事業(yè)單位的人事檔案管理工作并不是自主管理的，往往外包給當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心或者就業(yè)服務(wù)中心。這些機(jī)構(gòu)的共性特點(diǎn)是流動(dòng)性大，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)和軟硬件設(shè)施、有成熟管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，這就容易出現(xiàn)管理效率低下甚至管理資料丟失等情況，無法適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好服務(wù)社會(huì)的需求。此外，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息采集和收錄已經(jīng)成為社會(huì)主流，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位很多還在采用手工記錄檔案的方式，嚴(yán)重拖慢工作進(jìn)度，影響工作效率，管理理念也與現(xiàn)代技術(shù)脫鉤，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好開展工作。

（三）相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)差

人事檔案管理操作難度高、流程復(fù)雜，屬于技術(shù)類工作，工作人員不僅要充分掌握手頭檔案的詳細(xì)內(nèi)容，也必須嚴(yán)格按照管理制度對(duì)人事檔案進(jìn)行修改或優(yōu)化。目前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚未建立人事檔案管理人員的培訓(xùn)體系，也很少有效監(jiān)督和指正他們的日常工作，相關(guān)管理辦法的制定也并不嚴(yán)謹(jǐn)，致使人事檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)低，不能滿足新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位越來越大的人力資源管理工作量。同時(shí)，相關(guān)人員工作狀態(tài)懶散，不能盡快處理好上級(jí)交代的工作，也不利于更好開展人力資源管理工作。

（四）管理的權(quán)限存在問題

我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理模式以行政權(quán)力起主導(dǎo)作用，各職能部門間存在一定的級(jí)別差，部門之間開展工作的權(quán)限范圍也有所不同。這一現(xiàn)象導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門間不能做到職級(jí)分明，人員開展工作職責(zé)模糊不清。例如，人事檔案管理中有的工作內(nèi)容歸屬于組織部門，也有的歸屬于人事部門，還有的歸屬于綜合檔案管理部門，這就導(dǎo)致一項(xiàng)工作多頭管理，讓開展這一工作的工作人員無所適從。這一工作本身也欠缺規(guī)范，管理的分散性造成工作效率低下，部門協(xié)調(diào)性差，信息交互不對(duì)稱等。一旦工作中某環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，管理和實(shí)際應(yīng)用間就會(huì)加速分裂，很難調(diào)與各方之間的矛盾，極度制約人事檔案管理工作的正常開展。

四、做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策

前文提到，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)過不斷自我探索和改革，在人事檔案管理工作方面已經(jīng)取得一定成果，能夠逐步適應(yīng)快節(jié)奏社會(huì)的需要。為了能夠讓人力資源部門進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮其價(jià)值，筆者提出了做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

（一）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作的重視程度

人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的受重視程度與人事制度在單位中的變遷直接相關(guān)。在我國人事制度變遷過程的開始階段，人事檔案地位極高，一個(gè)人若想在社會(huì)更好生存，首先要在人事檔案上下功夫。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案不再是改變生存條件的唯一辦法，地位有所降低，其權(quán)限也不能保證完好，人事檔案管理工作的重要性也相對(duì)下降。在新時(shí)期，要想更好開展人事檔案管理工作，先要讓機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作至今仍然具有現(xiàn)實(shí)意義，需要得到足夠重視，這樣才能有效促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。通過這一工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠在社會(huì)上發(fā)掘人才并招攬到內(nèi)部，發(fā)揮其作用，為單位本身發(fā)展提供力量，保障單位能夠始終全身心投入改革工作模式，更好履行社會(huì)職責(zé)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人事檔案管理人員要多加配合，加強(qiáng)合作，更好適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于這一工作的需求，讓管理思維和管理措施更好融合，讓人事管理真正落到實(shí)處，發(fā)揮作用。

（二）加快優(yōu)化人事檔案管理工作模式

信息化社會(huì)加快了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革進(jìn)程。有些單位已經(jīng)開始著手，調(diào)整和優(yōu)化人事檔案管理工作中存在的管理分散、工作效率低下、部門間信息壁壘等問題，讓人事管理朝著更加集中和高效的管理模式行進(jìn)，促進(jìn)各部門間信息的快速流動(dòng)和高效融合。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展工作的首要目的是服務(wù)于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，因而管理人員要多學(xué)習(xí)新思維，摒棄傳統(tǒng)觀念，推進(jìn)管理模式創(chuàng)新，并防止在開展工作時(shí)出現(xiàn)漏洞。

（三）提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前社會(huì)變化速度快，人事檔案管理的工作內(nèi)容和難度也隨之上升，這就對(duì)相關(guān)工作人員提出了新的要求。這一人群的整體素質(zhì)決定了該單位人事管理工作的水平，為了保障單位內(nèi)部的平穩(wěn)運(yùn)行，可先進(jìn)行各部門之間的信息流通，讓同一門類下的信息自動(dòng)匹配，減小改革過程中對(duì)信息內(nèi)容的遺漏。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立健全工作人員定期培訓(xùn)制度，使其通過自身工作水平的提升來不斷應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)的挑戰(zhàn)，更好服務(wù)于人民，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)單位人事管理工作的促進(jìn)作用。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧管理

互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)不可或缺的工作手段，作為國家行政功能一部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，也應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利條件。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，盡快將手工信息采集儲(chǔ)存人事檔案的方式轉(zhuǎn)換到線上采集儲(chǔ)存的先進(jìn)工作模式上來，紙質(zhì)文件日后只作為存檔，以備查證需要。開展線上線下協(xié)同進(jìn)行的人事檔案管理工作，會(huì)節(jié)約工作人員的時(shí)間，促使他們將更多精力放在其他管理工作上。

五、結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)水平和社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平快速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)事業(yè)單位決不能抱殘守缺。要想自身獲得長(zhǎng)久發(fā)展且更好服務(wù)于人民，必須要摒棄傳統(tǒng)觀念和工作模式，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，加快工作模式的創(chuàng)新，并保持工作人員的高素質(zhì)水平，形成良好的工作氛圍，全面做好新時(shí)期人事檔案管理工作，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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