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        芻議機關單位檔案規(guī)范化管理與信息化建設

        2020-08-18 08:39:28張永紅
        文存閱刊 2020年9期
        關鍵詞:機關單位檔案工作規(guī)范化管理

        張永紅

        摘要:當前,機關單位檔案工作應重點將檔案信息化建設納入機關單位檔案規(guī)范化管理建設的整體規(guī)劃,加快推進檔案信息化建設,改造傳統(tǒng)檔案工作流程,創(chuàng)新檔案服務方式,提高檔案服務效率,最終形成一套全新的智能化檔案服務體系,努力做到檔案信息化與檔案規(guī)范化管理的同步規(guī)劃、同步建設,保證同步協(xié)調(diào)發(fā)展。文章在此背景下,積極分析和探討了機關單位檔案規(guī)范化管理與信息化建設。

        關鍵詞:機關單位;檔案工作;規(guī)范化管理;信息化建設

        《中華人民共和國檔案法》第九條規(guī)定:機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。中央國家機關根據(jù)檔案管理需要,在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。日前,十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的檔案法,國家主席習近平簽署第47號主席令予以公布,自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用,將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年,并進一步要求加強檔案信息化建設。由此可見,檔案信息化建設已經(jīng)提上了機關單位檔案管理工作的重要日程。

        檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作。新中國成立伊始,就對歷史檔案的收集、新政權(quán)機關單位檔案的積累和管理、各級檔案機構(gòu)的建立等制定了相應的規(guī)章制度。機關單位的檔案規(guī)范化管理工作,要遵循集中統(tǒng)一的檔案管理,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。維護完整有兩方面的含義:一是從數(shù)量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義:一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。具體到機關單位檔案工作規(guī)范化管理和信息化建設中,需從以下幾個方面加以實施:

        一是完善檔案管理體制,明確國家和地方檔案主管部門負責全國或本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算,確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。

        二是健全檔案管理相關制度,建立檔案工作責任制,明確機關、團體、國有企業(yè)事業(yè)單位和其他組織歸檔范圍,規(guī)定非國有企業(yè)、社會服務機構(gòu)等單位的檔案管理責任,同時規(guī)范檔案收集工作,強化檔案服務企業(yè)管理,做好突發(fā)事件應對活動相關檔案工作。

        三是推動檔案開放與利用,將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年;要求檔案館不斷完善利用規(guī)則,創(chuàng)新服務形式,強化服務功能,提高服務水平,為國家機關制定法律、法規(guī)、政策和開展有關問題研究提供支持和便利。

        四是加強檔案信息化建設,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

        五是完善檔案安全工作機制,改善檔案保管條件,保障檔案信息安全。

        六是加大對檔案工作的支持保障力度,加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設,推動檔案科技進步,促進檔案領域的國際交流與合作,支持社會力量參與檔案事業(yè)。

        七是增加檔案監(jiān)督檢查的規(guī)定,明確監(jiān)督檢查事項,完善監(jiān)督檢查措施。

        八是完善法律責任,對損毀、擅自銷毀檔案,擅自復制屬于國家所有的檔案,不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案,發(fā)生檔案安全事故后不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調(diào)查等行為,規(guī)定相應的法律責任,明確罰款處罰的數(shù)額幅度。

        習近平總書記曾就檔案工作指出:檔案工作是一項非常重要的工作,經(jīng)驗得以總結(jié),規(guī)律得以認識,歷史得以延續(xù),各項事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案,并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標。黨的十八大以來,黨中央、國務院對做好新時代檔案工作作出了重要部署,提出要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標,進一步完善檔案工作體制機制,加大對檔案工作的支持保障力度,要求抓緊清理修改相關法律法規(guī),著力解決由于法規(guī)不健全而造成的一些地方推行電子檔案認定使用難、跨地區(qū)辦理難等問題。這次檔案法的修訂,堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為科學指引,貫徹落實黨中央、國務院的決策部署,總結(jié)實踐經(jīng)驗,致力于解決制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸問題,為做好新時代檔案工作提供法律制度遵循。

        隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和信息時代的到來,機關單位檔案管理工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化。新的組織和治理形態(tài)不斷催生新的檔案記錄形式和管理方式,機關單位的檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)。檔案全面記錄人類生活的各個領域,它與每個人和每個組織密切相關。無論是普通公民還是決策者、管理者,無論是國家機構(gòu)還是社會組織,都是檔案的形成者、檔案保護的參與者、檔案的利用者,檔案工作需要全社會的共同參與。站在“兩個一百年”的歷史交匯點上,機關單位檔案工作者責任重大,使命光榮。我們要高舉習近平新時代中國特色社會主義思想的偉大旗幟,增強“四個意識”,堅定“四個自信”,做到“兩個維護”,緊緊抓住貫徹實施新修訂檔案法的契機,勇于擔當,不懈奮斗,努力開創(chuàng)新時代檔案規(guī)范化管理與信息化建設的工作新局面,為實現(xiàn)中華民族偉大復興中國夢作出新的更大貢獻。

        參考文獻:

        [1]董麗華,楊華.科研單位檔案管理存在的問題及對策[J],蘭臺內(nèi)外,2016年06期.

        [2]王雪松,有關新聞單位檔案管理的探討與實踐[J],辦公室業(yè)務,2012年11期.

        [3]劉宗華,新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J],中國職工教育;2018年12期.

        [4]楊翠蓉,針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的幾點思考[J],檔案天地,2018年10期.

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