陳雨羚

摘要：高校是開展高等教育的學(xué)府，其辦公室工作為教育工作的開展提供管理與服務(wù)。辦公室工作是高校得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和大腦，它作為教育工作的幫手、參謀，起著不可替代也不可輕視的橋梁作用。但是在實(shí)際日常工作過程當(dāng)中，辦公室工作由于其的日常性而受輕視導(dǎo)致效率受到影響。上下級、各部門、同級同事之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作;工作目標(biāo)與服務(wù)對象的認(rèn)識;與現(xiàn)代化管理技術(shù)的融合都成為辦公室工作效率能否提高的研究對象。

關(guān)鍵詞：高校辦公;同事協(xié)作;管理;服務(wù)

引言：

“辦公室”是人們?nèi)粘９ぷ骱蜕町?dāng)中司空見慣的名詞，其在社會各項工作開展中居于大腦、橋梁、基礎(chǔ)性地位。對于教育事業(yè)來說，一所高校的創(chuàng)辦和運(yùn)營離不開辦公室的存在。但是現(xiàn)代化社會大背景下，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，有個性的“90后”也走上工作崗位，辦公室自身發(fā)展也受到不同高校的實(shí)際情況以及體制機(jī)制的管理不當(dāng)?shù)葐栴}工作效率提速緩慢，高校辦公室工作如何更“高效”成了人們爭相思考與研究的問題。

一、高校辦公室工作職能與發(fā)展現(xiàn)狀

學(xué)院辦公室是學(xué)院日常工作展開的基礎(chǔ)和橋梁，作為不可缺少的一部分在高校教育事業(yè)發(fā)展下充當(dāng)著多種角色。當(dāng)下高校辦公室工作職能劃分詳細(xì)，協(xié)作有序，但是在日常工作發(fā)展中也存在種種阻礙辦公效率的問題。

（一）高校辦公室職能與作用

學(xué)院辦公室是學(xué)院行政、黨委的綜合辦事機(jī)構(gòu)，由黨委辦公室、校長辦公室組成。其工作職能是：參與政務(wù)、管理事務(wù)、辦文辦會辦事;綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、對外聯(lián)絡(luò);提供服務(wù)、調(diào)查研究、決策咨詢、事業(yè)規(guī)劃;檔案管理、綜合統(tǒng)計、信息公開。

辦公室的存在仿佛是必然，這讓人們經(jīng)常會忘記辦公室的作用。辦公室首先為高校領(lǐng)導(dǎo)老師以及各部門工作人員提供了處理工作事物的場所，工作文件和工具的存放地;其次它是學(xué)院行政工作、學(xué)生事務(wù)、教學(xué)科研工作的風(fēng)向標(biāo)，有利于促進(jìn)各項工作的有序發(fā)展，最后，它是學(xué)院學(xué)生、家長、教室的服務(wù)機(jī)構(gòu)，幫助高校在校人員學(xué)習(xí)工作開展。

（二）高校辦公室發(fā)展現(xiàn)狀

對于一所高校而言，辦公室的存在已經(jīng)達(dá)到了100%的比例，但是其各個部門設(shè)置卻各有不同。大部分辦公室層級分明，行政教學(xué)分開管理，學(xué)生參與自我管理與服務(wù)部分，有條不紊，但是由于參與人員的能動性、辦公職能與目標(biāo)設(shè)置不清晰以及現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展等因素依然存在辦公室各部門或各個職員互相推諉工作與責(zé)任，辦公室工作人員因公務(wù)和私事產(chǎn)生矛盾影響工作效率，計算機(jī)多媒體的運(yùn)用比率和效果都欠缺，管理和服務(wù)的現(xiàn)代化與習(xí)慣運(yùn)用傳統(tǒng)方式辦公的工作者產(chǎn)生了矛盾。

從現(xiàn)狀的發(fā)展中總結(jié)當(dāng)下高效辦公室工作效率提高之路遇到的問題并提出相應(yīng)對策幫助高校辦公室工作效率提高。

二、辦公走向高效的主要阻礙

（一）管理目標(biāo)與服務(wù)對象認(rèn)識不清

學(xué)院辦公室各項職能大體能夠劃分為兩類，就是管理與服務(wù)。具體事務(wù)有政務(wù)、事務(wù)、教學(xué)、對外聯(lián)絡(luò)，服務(wù)師生家長、研究、決策、管理檔案等。不同具體工作類型都有著不同的管理目標(biāo)與服務(wù)對象。其不僅是上對領(lǐng)導(dǎo)，政府的服務(wù)，還有下對教師，學(xué)生，家長以及社會的服務(wù)。當(dāng)前高校普遍存在面對學(xué)生家長事務(wù)服務(wù)不到位的情況。部分學(xué)院因規(guī)模等實(shí)際情況教師身兼多職卻疏于管理，導(dǎo)致學(xué)生有問題時求訴無門，找不到老師“蓋章”、審批資料等。

（二）與同事工作與私人關(guān)系處理不當(dāng)

與人相處在各個人生階段和工作單位都是難題。因?yàn)檗k公室工作人員具有很強(qiáng)的主觀能動性，他們的個性和成長背景也各不相同，在某些工作問題處理時還可能會牽扯個人利益，所以同事矛盾時有發(fā)生，甚至互相構(gòu)陷極大影響工作效率。大到工作任務(wù)分配、升值加薪等問題，小到借物不歸還，性格不和，班級比拼等原因都有可能使得工作者之間矛盾重重，影響團(tuán)結(jié)合作的發(fā)展，大大降低辦公室工作效率。

（三）辦公現(xiàn)代化發(fā)展受阻

隨著信息和多媒體以及各種軟硬件現(xiàn)代化的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理以及服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足工作者和被管理以及服務(wù)者的需要。但是現(xiàn)代化的阻礙依然存在。例如高校領(lǐng)導(dǎo)大多年齡偏長，對新鮮事物認(rèn)識、接受、掌握的節(jié)奏慢;高校對于管理現(xiàn)代化的不重視，沒有積極發(fā)展線上管理，電子檔案等。最常見的指紋簽到為例，方便快捷進(jìn)行了身份識別，也免去了人工簽到的多變性。

有了明確的問題歸納總結(jié)就需要明確的針對措施。針對上述三大問題對如何解決做出粗略陳列。

三、提高辦公效率的對策

（一）明確各部門管理與服務(wù)職責(zé)

明確職責(zé)，承擔(dān)到個人、職責(zé)劃分明確，管理與服務(wù)對象統(tǒng)一是提高管理與服務(wù)針對性的有效方法。針對規(guī)模龐大，人員充足的高校，一個在校工作者隨著對學(xué)院事務(wù)的熟悉了解程度而隨之增加自身工作量，并針對其特性分配工作。針對規(guī)模相對較小的高校，一人身兼多職的前提是工作參與者有“剩余經(jīng)歷”。除此以外還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是服務(wù)黨政工作的管理黨政工作，服務(wù)師生工作著管理師生工作。對待學(xué)生和家長的態(tài)度應(yīng)當(dāng)和對待領(lǐng)導(dǎo)一樣負(fù)責(zé)溫柔。

（二）團(tuán)結(jié)辦事、公私分明

與人處事矛盾激化既是個人原因，也是上級管理不當(dāng)造成的。沒有人愿意與矛盾相處，解決矛盾才能更好共存。管理者應(yīng)當(dāng)首先關(guān)注員工心理動態(tài)，強(qiáng)化公平，營造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍，嚴(yán)厲打擊歪風(fēng)形成，加強(qiáng)制度建設(shè)。總重要的是管理更加人性化，而不是將人員管理變成高聳在空中的閣樓，應(yīng)當(dāng)針對員工的個性管理。面對矛盾不可不聞不問，積極談話處理配合獎懲制度，達(dá)到管理高效。

（三）緊跟現(xiàn)代化，創(chuàng)新管理與服務(wù)

管理與服務(wù)現(xiàn)代化會給予高校工作者和學(xué)生很多便捷。創(chuàng)建校園網(wǎng)站統(tǒng)一管理教師和學(xué)生信息，引進(jìn)先進(jìn)的管理和服務(wù)理念以及工具，辦公室內(nèi)部積極配設(shè)對工作有幫助的現(xiàn)代化工具。積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)自媒體宣傳招新，加強(qiáng)與國內(nèi)外高校往來合作，積極開設(shè)符合社會發(fā)展的課程與工作項目，與國際接軌，解放思想實(shí)事求是，走現(xiàn)代化發(fā)展之路。

四、總結(jié)

辦公室作為高校的行政組織機(jī)構(gòu)，是不可缺少的日常工作部門，辦公室工作直接關(guān)系到一個學(xué)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前國內(nèi)各大高校競爭激烈，要想有更出彩的發(fā)展，教學(xué)和辦公室工作都是是發(fā)展重點(diǎn)。本文問題總結(jié)和對策提出闡述了依據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查基礎(chǔ)之上的個人觀點(diǎn)，高校想要獲得更好的發(fā)展，正視當(dāng)前高效辦公運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)的三類問題，重視和解決是學(xué)院未來發(fā)展的必答題。

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