茆先華

摘 要：辦公室行政事務(wù)管理工作是一個(gè)單位的綜合工作，也是單位的核心工作。做好辦公室行政事務(wù)管理工作不僅能夠促進(jìn)單位內(nèi)部其他工作的有序、正常開展，對單位的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益提升也有重要作用。但隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度改革不斷加快，辦公室行政事務(wù)管理也逐漸暴露出一些問題。鑒于此，本文就從新時(shí)期下的行政事務(wù)管理工作這個(gè)角度出發(fā)，對辦公室行政管理工作的作用、新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的現(xiàn)狀以及改善策略進(jìn)行有效探究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;辦公室;行政事務(wù)管理

一、辦公室行政管理工作的作用

（一）協(xié)調(diào)上下級之間的關(guān)系。新時(shí)代發(fā)展下我國事業(yè)單位逐漸增多，工作種類與內(nèi)容也在不斷拓展。隨著事業(yè)單位的增多，辦公室行政管理的重要性也逐步提高。而在辦公室的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)中，行政管理工作都直接或間接地影響上下級之間的和諧融洽關(guān)系的營造。所謂辦公室行政管理工作，主要是指完成上級部門下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，科學(xué)處理人與人、組織與組織之間的關(guān)系，確保上下級之間的和諧穩(wěn)定。因此，一方面，辦公室作為單位組織的協(xié)調(diào)者，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，仔細(xì)落實(shí)上級部署的各項(xiàng)任務(wù)與工作，并監(jiān)督各項(xiàng)任務(wù)與工作的完成情況。另一方面，作為單行政事務(wù)管理的推動者，辦公室還應(yīng)確保上級能夠在認(rèn)真聽從基層的意見與想法的基礎(chǔ)上更加深入群眾內(nèi)部了解其真實(shí)想法，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。因此，將上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示與建設(shè)規(guī)劃落實(shí)到具體的工作中，不僅是辦公室行政管理工作的重要內(nèi)容，也是協(xié)調(diào)上下級關(guān)系的重要載體，進(jìn)而在向員工傳遞各項(xiàng)任務(wù)和指標(biāo)的過程中，真正起到“傳聲筒”和“協(xié)調(diào)者”的作用。

（二）組織協(xié)調(diào)的主要載體。辦公室行政事務(wù)管理工作是一個(gè)單位的綜合工作，也是單位的核心工作。這就使得辦公室工作與各個(gè)部門的工作密切相關(guān)、互相協(xié)作。因此，辦公室首先應(yīng)從意識發(fā)生改變，轉(zhuǎn)換自己的角色，在單位組織結(jié)構(gòu)中起到中介和橋梁的作用，做好上下級的溝通工作。由于上下級事務(wù)既存在聯(lián)系又存在區(qū)別，但區(qū)別遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于聯(lián)系。這就需要辦公室在傳遞領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的任務(wù)與工作時(shí)，立足時(shí)效性原則，做到快捷、周密地傳達(dá)各項(xiàng)指示。隨著我國社會節(jié)奏不斷加快，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷成熟，辦公室的工作也逐漸朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。從而造成行政事務(wù)管理工作還應(yīng)堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的原則，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)人民，為單位組織與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供合理科學(xué)的建議，必要時(shí)掌握組織決策方向與信息渠道，對組織與基層出現(xiàn)的問題提出針對性解決方，做好各項(xiàng)工作規(guī)劃。因此，在辦公室行政事務(wù)管理工作的過程中，辦公室應(yīng)正確處理文書工作與行政工作之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)組織與部門之間的關(guān)系，這樣才是真正意義上發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)與組織作用[1]。

二、新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的現(xiàn)狀

（一）行政管理制度缺失。行政管理制度作為我國各個(gè)事業(yè)單位管理制度的重要組成部分，在會議管理、檔案管理、人才管理等方面發(fā)揮巨大作用。但在我國社會主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與現(xiàn)代企業(yè)制度改革的大背景下，事業(yè)單位的規(guī)模與工作內(nèi)容也在發(fā)生改變，從而導(dǎo)致傳統(tǒng)的行政事務(wù)管理制度已不能很好地滿足新時(shí)期下行政管理工作發(fā)展的實(shí)際要求，而且很多問題的暴露多與事業(yè)單位管理工作有關(guān)。行政事務(wù)管理工作不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，而且隨著我國供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革進(jìn)程慢慢加快，人事制度改革也相應(yīng)做出調(diào)整。員工的積極性受到打擊，價(jià)值行政管理制度的缺失，造成新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)[2]。

（二）主動與被動矛盾突出。主動與被動矛盾突出主要表現(xiàn)在我國各個(gè)地區(qū)的事業(yè)單位的辦公室管理人員素質(zhì)水平偏低，管理人員自身專業(yè)知識與工作經(jīng)驗(yàn)的缺乏，導(dǎo)致辦公室某些行政管理工作無法正常開展，從而引發(fā)一些矛盾。例如：單位內(nèi)部員工自我管理、自我控制能力不足，易受限制影響;事業(yè)單位的員工缺乏行政管理等相關(guān)知識;事業(yè)單位的行政管理制度僅停留在表面，領(lǐng)導(dǎo)人員也不夠重視;上下級之間任務(wù)與工作匯報(bào)等需要經(jīng)過冗長的過程，辦事效率低等。因此，這些問題的暴露都需要辦公室管理人員主動參與協(xié)調(diào)與匯報(bào)工作，保證各項(xiàng)工作順利實(shí)施，同時(shí)還需利用新時(shí)期的人事管理制度簡化工作流程，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置[3]。

（三）辦公室作風(fēng)滯后。隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)張，受新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)文化環(huán)境的影響與社會不良風(fēng)氣的影響，有些地區(qū)的辦公室行政管理人員的管理意識和監(jiān)督意識淡薄，在事后才發(fā)現(xiàn)存在違法違規(guī)行為，并且試圖蒙混過關(guān)，損害了單位的長遠(yuǎn)利益，給社會帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。例如：缺乏堅(jiān)定地工作意志，工作理念還停留過去，出現(xiàn)思想上的作風(fēng)問題。其次，有些辦公室行政管理人員本身缺乏終身學(xué)習(xí)的意識，秉承老一套的工作模式，難以全身心投入工作，從而造成新時(shí)期下的行政管理工作難以順利開展。

三、新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的改善策略

（一）樹立正確的辦公室行政管理工作目標(biāo)。為了更好地適應(yīng)新時(shí)期下的行政管理制度要求，辦公室首先應(yīng)明確自身的工作定位，樹立正確的辦公室行政管理工作目標(biāo)。因?yàn)檗k公室是一個(gè)綜合性的活動單位，它的發(fā)展?fàn)顟B(tài)與活動規(guī)定是確保組織各項(xiàng)活動有序開展的紐帶。因此，這就需要辦公室在日常的單位工作中注意某些細(xì)節(jié)，明確每項(xiàng)工作的意義，對一些細(xì)節(jié)性的活動制定獨(dú)特、新穎的實(shí)施方案。例如：辦公室需要負(fù)責(zé)日常的接聽電話，辦公室行政人員就需注意回答問題的講話方式，切實(shí)讓群眾體會單位的誠意，為其提供滿意的服務(wù)。

（二）切實(shí)履行辦公室行政管理的職責(zé)。辦公室的行政管理職責(zé)主要在于將上級發(fā)布的各項(xiàng)任務(wù)及時(shí)傳達(dá)到下級手中;協(xié)助上下級之間工作的順利開展。因此，在新時(shí)期下的辦公室行政事務(wù)管理過程中，行政人員應(yīng)立足為人民服務(wù)的原則，對上級工作負(fù)責(zé)，切實(shí)將各項(xiàng)工作與任務(wù)落實(shí)到每個(gè)員工受中。同時(shí)，辦公室還應(yīng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，努力維持工作秩序，促使各個(gè)部門之間建立和諧融洽的關(guān)系，并且能認(rèn)真傾聽員工的建議與想法，推動行政管理制度的改革。

（三）構(gòu)建多元化的行政事務(wù)處理格局。由于辦公室行政管理制度存在主動與被動突出的矛盾，辦公室工作應(yīng)發(fā)揮協(xié)調(diào)與組織的作用，樹立大局意識，對一些常規(guī)工作提前做好解決方案，但對那些突發(fā)性事件辦公室人員也應(yīng)從大局出發(fā)，做好靈活應(yīng)變的準(zhǔn)備，盡可能地按照領(lǐng)導(dǎo)的思路解決實(shí)際問題。同時(shí)，在新時(shí)期辦公室行政管理制度的改革過程中，還可以通過指標(biāo)橫縱方向數(shù)據(jù)的比較，及時(shí)分析與掌握單位各項(xiàng)事務(wù)的完成情況，并且在第一時(shí)間做出應(yīng)對策略，防范可能引發(fā)地風(fēng)險(xiǎn)隱患事故，并且做好風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對等基本內(nèi)控控制規(guī)范工作，最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建多元化行政事務(wù)處理格局的目標(biāo)。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室的行政管理工作作為單位管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，對單位的各項(xiàng)活動合法合規(guī)開展具有重要的監(jiān)督和指導(dǎo)意義。因此，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)管理的政府單位與事業(yè)單位都應(yīng)該高度重視新時(shí)期下辦公室行政管理工作對單位可持續(xù)發(fā)展的意義，通過明確辦公室行政管理的目標(biāo)、切實(shí)履行行政管理職責(zé)、協(xié)調(diào)上下級之間的關(guān)系、以及加強(qiáng)事業(yè)單位組織與相關(guān)部門的相互溝通來充分發(fā)揮行政管理制度的作用，提升單位經(jīng)營管理的質(zhì)量，推動事業(yè)單位行政管理制度的高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王曉劍. 試論做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作的方法[J]. 絲路視野， 2018， 000（031）：101.

[2] 周軍. 解析做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的措施[J]. 中外企業(yè)家， 2018， 596（06）：196.

[3] 陳姝霖. 試論新時(shí)期如何做好國企辦公室行政管理工作[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019（5）：89-90.