王靜

【摘要】進入新時代以后，信息化發(fā)展越來越迅猛，對社會的進步產(chǎn)生了深刻的影響。在人們檔案管理工作中，信息化的應用也極其普遍，在提高檔案信息化管理效率的同時也遇到了一些挑戰(zhàn)。本文在分析檔案管理工作特點和重要性的基礎(chǔ)上，針對信息化對檔案管理工作的挑戰(zhàn)，提出具有建設(shè)性意義的應對措施。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;挑戰(zhàn);策略

檔案管理工作是指檔案室對個人或企業(yè)的信息進行歸檔管理并提供相應的服務的總稱。

一、檔案工作的特點

（一）管理性

檔案管理工作主要是對檔案信息進行收集、整理、保管、提供利用等一系列活動。但是，檔案管理工作不直接生產(chǎn)物質(zhì)性財富，檔案信息也不歸檔案管理組織和檔案管理工作人員所產(chǎn)生和使用，它主要是專門負責管理個人和企業(yè)各個部門形成的歷史文件，所以是一項具有管理性的工作。

（二）保密性

檔案中所包含的內(nèi)容大多都涉及個人隱私信息和相關(guān)組織的認定結(jié)果，或者企業(yè)的一些重要文件等，這些內(nèi)容對個人或者企業(yè)來說，都具有較強的保密性。檔案工作流程具有嚴格的規(guī)定，尤其是人事檔案，即使是檔案信息所有人也不能夠隨意調(diào)取、查看其中的內(nèi)容。這些都對檔案管理工作提出了較高的標準。

（三）服務性

檔案管理工作的主要內(nèi)容雖然是整理、研究檔案，但是檔案管理工作的根本目的還是為了更好地服務于檔案所有人，通過提供檔案信息內(nèi)容來適應和滿足社會利用的發(fā)展性需求，為社會實踐服務。在對檔案信息進行整理、鑒別、利用、歸檔的各個環(huán)節(jié)都需要并體現(xiàn)著檔案工作人員專業(yè)的服務水平，具有顯著的服務性。

二、檔案信息化管理的重要性

檔案管理系統(tǒng)是國家文獻信息完整系統(tǒng)中的重要組成部分，對檔案進行信息化管理不僅對個人企業(yè)的工作和生產(chǎn)具有意義，對整個社會也具有長遠的現(xiàn)實意義。

（一）有利于提高檔案工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理主要是需要檔案工作人員親自動手收集整理，一般來說工作量較大，也比較費時費力。對檔案進行信息化管理有利于降低檔案管理工作人員的工作量，提高人工操作的效率。

（二）有利于檔案信息的保存查找

傳統(tǒng)的檔案管理多為紙質(zhì)版檔案收錄，而紙質(zhì)版檔案容易受潮變黃，毀壞檔案的內(nèi)容。檔案經(jīng)過長時間的翻閱查看，容易產(chǎn)生磨損和丟失的現(xiàn)象。而且檔案數(shù)量比較多，查找起來非常不方便。在檔案工作中進行信息化管理，能夠避免檔案的破損，使檔案的檢索更加方便快捷。

三、信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)

（一）對檔案工作人員的工作能力提出挑戰(zhàn)

信息化時代，檔案工作中出現(xiàn)了一些新問題需要解決，這就對工作人員的工作能力提出了更加嚴格的標準。然而，部分工作人員的責任心不足，保密意識較為淡薄，這與檔案工作的發(fā)展要求不相符合。尤其是基層的檔案管理部門對高素質(zhì)的專業(yè)性人才需求量大，而關(guān)于這方面的技術(shù)型人才十分短缺，檔案管理工作人員隊伍建設(shè)存在著亟待解決的問題。

（二）對檔案管理工作的保密效果提出挑戰(zhàn)

檔案管理最重要的就是要確保機密文件的保密性，然而在當下信息化快速發(fā)展的環(huán)境之下，檔案管理的安全性和保密性受到了嚴重的威脅，主要有以下兩方面的影響因素：一是客觀技術(shù)問題。檔案管理信息化要求全部數(shù)據(jù)得進行聯(lián)網(wǎng)操作，但是，當下電腦病毒和黑客肆意妄行，極易侵入和攻擊檔案信息管理系統(tǒng)。二是人為主觀因素。由于檔案管理工作人員的不加審查就隨意在檔案網(wǎng)站上發(fā)布信息，就致使網(wǎng)站信息得到泄露和入侵。這些問題都對檔案管理工作的保密效果造成了一定的挑戰(zhàn)。

（三）對檔案管理工作的傳統(tǒng)模式提出挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為對象，進行手工操作整理。而隨著信息化的普及，要想適應計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展就必須把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，而紙質(zhì)檔案現(xiàn)在的數(shù)量龐大，進行數(shù)據(jù)錄入的工作量較大。而且，檔案管理信息化還要求檔案能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化、共享化。檔案信息除了涉及國家和個人的重要信息以外，其他的檔案信息應該向社會開放，實現(xiàn)檔案資源的最佳使用率，更好地為社會的進步奠定基礎(chǔ)。

四、信息化時代檔案工作的應對策略

（一）提高工作人員的工作意識和能力

首先要加強檔案管理人員的信息化意識。不斷地鍛煉工作人員對信息的敏銳度，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次要培養(yǎng)現(xiàn)代化的人才。檔案管理工作人員不能僅僅滿足于計算機操作的一般水平，要不斷積極主動地學習相關(guān)的政策，牢牢地掌握和熟練地運用檔案管理信息化專業(yè)知識，并不斷的進行檔案管理信息化研究。

（二）完善檔案管理工作的安全性系統(tǒng)

應對信息化對檔案管理工作的挑戰(zhàn)，就要完善檔案管理的安全性系統(tǒng)，從而有效地防止檔案信息出現(xiàn)泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應當加強網(wǎng)絡監(jiān)管的力度，通過完善網(wǎng)絡監(jiān)管機制對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全程監(jiān)控，從而保證工作人員在第一時間發(fā)現(xiàn)黑客入侵。同時，部門還要使用網(wǎng)絡信息防護技術(shù)，保證檔案信息的完整性與安全性。

（三）加強檔案管理工作的整體性水平

檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，應用現(xiàn)代化的科學技術(shù)，對檔案資源進行整合，根據(jù)客戶不同的需求來制定有針對性的、個性化的檔案利用服務。檔案管理工作人員也應該充分挖掘客戶的潛在需求，積極主動的為他們提供便捷的檔案利用服務。這樣才能提高和加強檔案管理工作的整體性水平。

綜上所述，我們要實現(xiàn)檔案信息利用效率的最大化，提高工作人員的信息意識和能力，完善檔案管理工作的安全性系統(tǒng)，加強檔案管理工作的個性化服務，更好地發(fā)揮檔案信息服務社會的重要作用。

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