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        論大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式

        2020-08-15 13:28:34劉冰潔
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2020年17期
        關(guān)鍵詞:模式計(jì)算機(jī)管理

        劉冰潔

        摘? ?要:現(xiàn)在人類社會(huì)進(jìn)入信息科技時(shí)代,知識經(jīng)濟(jì)的特征日益明顯,在新的時(shí)代形勢下,企業(yè)檔案管理也面臨心得機(jī)遇,需要及時(shí)進(jìn)行改革出更新,應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理模式。對檔案工作者來說,是機(jī)遇,同時(shí)也是更新的挑戰(zhàn)。因此,我們每一個(gè)檔案員必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù),來積極地面對檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢。本文擬在理論和實(shí)際研究基礎(chǔ)上,探討大型企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理體系模式問題,希冀研究結(jié)果能為企業(yè)檔案管理水平進(jìn)一步提高,提供一定的參考。

        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)? 管理? 模式

        中圖分類號:G275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號:1674-098X(2020)06(b)-0176-02

        大型企業(yè)的檔案管理部門承擔(dān)著保存和傳遞企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的關(guān)鍵角色?,F(xiàn)代的大型企業(yè)檔案管理部門一般包括文字、圖紙、音頻、視頻、多媒體等多種檔案載體信息。其檔案積累的規(guī)模、收藏的結(jié)構(gòu)等構(gòu)成了一個(gè)有代表性的企業(yè)文明。因此,在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下,大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式已成為評價(jià)一個(gè)大型企業(yè)技術(shù)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

        1? 大型企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理體系模式發(fā)展概述

        1.1 從數(shù)據(jù)準(zhǔn)備開始

        企業(yè)檔案管理在我國起步比較早,隨著計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等的不斷深化應(yīng)用,計(jì)算機(jī)也逐漸開始被引入到我國大型企業(yè)檔案管理中。在剛開始的時(shí)候,檔案機(jī)讀數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量是非常關(guān)鍵的,也是必須要進(jìn)行解決的問題。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo),渤海造船廠集團(tuán)有限公司檔案館的檔案員和科技與信息化處的程序員、網(wǎng)絡(luò)員一起搞研究和開發(fā),在檔案工作人員辛辛苦苦一條一條地手工輸入的檔案數(shù)據(jù)已達(dá)10萬多條的基礎(chǔ)上初步建立了大型檔案目錄數(shù)據(jù)庫,檔案工作人員并沒有因?yàn)闈M足而停下腳步,目前正在積極努力地開發(fā)多媒體檔案信息的數(shù)據(jù)庫,只有這樣不斷地開發(fā)新項(xiàng)目才能使大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式更先進(jìn)、更科學(xué)。

        1.2 積極應(yīng)用新技術(shù),實(shí)現(xiàn)新功能拓展

        在各方的積極推動(dòng)下,計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在各領(lǐng)域得到了進(jìn)一步推廣應(yīng)用。在大型企業(yè)檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn),推動(dòng)了計(jì)算機(jī)體系模式的建立健全,有效解決了其檔案管理中的問題與不足。最初是機(jī)讀目錄的編目,后來逐漸發(fā)展到光盤存儲(chǔ)的檔案全文信息保存。同時(shí),處理能力也不斷提高,從只能處理一般文件信息,慢慢發(fā)展到可以處理很多錄音檔案、影像檔案等,而且,這些新型的多媒體檔案信息處理速率也越來越快。以及將部分檔案管理信息聯(lián)機(jī)進(jìn)入大型企業(yè)的局域網(wǎng)絡(luò)上,實(shí)現(xiàn)了在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上,以計(jì)算機(jī)硬件及通訊設(shè)備為依托,以應(yīng)用軟件為手段、以數(shù)據(jù)庫信息為利用對象、以電子文獻(xiàn)的形式為提供的大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式。

        1.3 建立數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享

        現(xiàn)在所有歸檔單位的計(jì)算機(jī)已建立了大型企業(yè)的檔案計(jì)算機(jī)管理體系模式的信息管理局域網(wǎng),改變了以往孤立的檔案信息系統(tǒng)中常見的應(yīng)用方式封閉的狀況,我們讓這些這歸檔單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫走出深閨,充分利用現(xiàn)代化的大型企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)來共享各個(gè)歸檔案單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫,使之全方位地參與到企業(yè)發(fā)展中來,應(yīng)用主頁發(fā)布技術(shù)合理有效地進(jìn)行檔案資源的二次開發(fā)及利用服務(wù),不僅使大型企業(yè)面臨的檔案數(shù)據(jù)存量激增、保存質(zhì)量降低、保管壽命減少等問題得到緩解,而且能進(jìn)一步提高大型企業(yè)信息資源在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化方面的管理。

        2? 大型企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理體系模式未來趨勢

        2.1 網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用

        網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理體系模式,總的來說就是對計(jì)算機(jī)技術(shù)、文檔一體化技術(shù)及其設(shè)備的合理組配,建立完整、高效、安全、可靠的大型企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息服務(wù)模式能夠逐步解決大型企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)信息無序、污染等問題,以科學(xué)的控制技術(shù)對大型企業(yè)檔案資源進(jìn)行管理,以使檔案信息利用者獲取有效的檔案信息。

        2.2 多媒體技術(shù)應(yīng)用

        計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在近幾年發(fā)展很快,實(shí)現(xiàn)大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式的多媒體化,已有了一些明顯的趨勢:從技術(shù)發(fā)展上看,現(xiàn)在3D音頻與視頻、新一代圖形處理AGP、MMx多媒體擴(kuò)展、高速互聯(lián)網(wǎng)等都已經(jīng)出現(xiàn)。這正是大企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系的多媒體化的一個(gè)大好契機(jī),我們新一代的檔案員要讓我們的死檔案活起來,計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù)正是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)最好的方法。

        3? 大型企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式待解決問題

        3.1 加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

        (1)提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。計(jì)算機(jī)檔案管理涉及的內(nèi)容比較多,需要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)技術(shù)支持,只有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,才能促進(jìn)這些順利實(shí)現(xiàn)。

        (2)在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)檔案工作人員的競爭意識,按照公平競爭、優(yōu)勝劣汰的原則先拔人才。這樣,才能由輸血式提高轉(zhuǎn)變?yōu)樵煅教岣摺?/p>

        (3)除了采取優(yōu)惠政策吸引人才外,還要加快檔案工作人員的計(jì)算機(jī)知識普及。檔案工作者自身必須要加強(qiáng)學(xué)習(xí),注重骨干和尖子人才的培養(yǎng),企業(yè)也要積極引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)素養(yǎng)的檔案管理人才,使檔案管理工作隊(duì)伍水平不斷得到提升。

        3.2 實(shí)現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)長期保存

        (1)大型企業(yè)要組織專業(yè)的檔案管理人才,對各類電子文件特性進(jìn)行深入研究,深度剖析其生成機(jī)制至歸檔全過程,對各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究,以真正確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、安全性。

        (2)加強(qiáng)與電子文件相關(guān)部門的配合與協(xié)作,通過共同交流完善相關(guān)的制度與機(jī)制等,形成標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案信息管理。加強(qiáng)協(xié)作,也能促進(jìn)電子檔案信息的搜集、整理,保證電子檔案信息資料搜集全面。

        (3)有效解決電子文件歸檔后出現(xiàn)的不足情況,例如,解決邏輯歸檔存在的安全問題,物理歸檔需要應(yīng)用的載體等,同時(shí),還要對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代,以保證電子檔案信息能得到長期保存,不會(huì)丟失或出現(xiàn)其他問題。

        3.3 網(wǎng)絡(luò)安全

        網(wǎng)絡(luò)具有公開性,對大型企業(yè)檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理,就需要提高上網(wǎng)的安全性,如應(yīng)用防火墻、安全軟件等,以防止黑客、病毒等攻擊系統(tǒng),造成信息資料泄露或被篡改。面對網(wǎng)絡(luò)的先天不足,應(yīng)用一定的資金投入來彌補(bǔ)上訴的安全缺陷。如采用相關(guān)的安全產(chǎn)品:采用主火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒產(chǎn)品、實(shí)時(shí)入侵檢查手段、相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)漏洞掃描產(chǎn)品等。

        3.4 多媒體信息管理的實(shí)用化要解決的問題

        (1)工具化問題。在當(dāng)前多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)中,很多開發(fā)軟件都有其自身的特點(diǎn),軟件缺乏通用性,如果想要開發(fā)系統(tǒng),就需要先開發(fā)軟件,這樣就會(huì)造成大量資源浪費(fèi)。入股歐式線開發(fā)工具化,就可以減少重復(fù)工作,只要少量改變參數(shù),就可以進(jìn)行不同系統(tǒng)的開發(fā),實(shí)現(xiàn)降本增效。

        (2)解決多媒體檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化處理和長期保存問題。由于設(shè)備兼容性不強(qiáng),多媒體信息技術(shù)在處理和保存方面,還存在一定的問題,盡管已有若干此方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證中,但還不能投入到實(shí)際使用中。

        (3)檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)更新問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異地發(fā)展,將其應(yīng)用于大型企業(yè)電子檔案管理,還必須要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)更新,以增強(qiáng)技術(shù)的先進(jìn)性,提高管理水平。

        總之,檔案的計(jì)算機(jī)管理體系模式是大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中所處理的所有信息的重要組成部分。在人類社會(huì)邁向知識經(jīng)濟(jì)信息化時(shí)代,敏捷的大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中檔案資源的管理、開發(fā)和有效利用直接關(guān)系企業(yè)的發(fā)展命運(yùn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 柴琳,范熙胤,劉鴻飛.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用[J].科技資訊,2015,13(29):116,165.

        [2] 李英子,田立超.計(jì)算機(jī)在企業(yè)檔案管理中的安全性探討[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用,2016(2):15-16.

        [3] 馬瀟宇.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究[J].電腦知識與技術(shù),2020,16(4):13-14,21.

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