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        項目物資管理與決策

        2020-08-14 13:10:38胡強(qiáng)
        理財·財經(jīng)版 2020年5期
        關(guān)鍵詞:采購物資管理成本

        胡強(qiáng)

        摘 要:項目作為協(xié)作主體,需要各項管理在工期內(nèi)通力協(xié)作,才能使各項責(zé)任目標(biāo)落實,工序的合理性會直接影響項目工期的流暢度。加強(qiáng)項目物資管理的重點,就是根據(jù)項目工序進(jìn)度和流程實施步驟,提供適合項目工序使用的物料,使得項目有序推進(jìn),最終共同協(xié)作實現(xiàn)項目既定工期目標(biāo),這樣物資管理與決策的重要性才能得到體現(xiàn)。

        關(guān)鍵詞:物資管理;成本;采購

        所謂項目物資管理,是指在企業(yè)項目生產(chǎn)過程中,對項目所需物資的計劃采購、過程使用、消耗控制及庫存管理等行為的管控。物資管理是施工項目管理中的重要環(huán)節(jié),在全流程管理過程中,其核心任務(wù)是在確保施工進(jìn)度和質(zhì)量的前提下,通過管理決策的實施,使現(xiàn)場物資消耗狀態(tài)滿足項目生產(chǎn)對物資的需求,同時通過強(qiáng)化“價、量”控制工作,達(dá)到節(jié)約材料費用支出的目的,努力降低項目工程成本,加速資金周轉(zhuǎn),使項目獲得預(yù)期利潤,提升項目的市場競爭能力。

        項目的物資管理包括物資計劃制定、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環(huán)節(jié),這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都將對項目的物資供應(yīng)造成不良影響。因此,在市場異?;钴S的今天,物資管理已不能用計劃、配額、定量等幾個簡單概念詮釋,它已經(jīng)成為項目現(xiàn)代化管理的重要組成部分,成為項目成本控制的利器,成為項目生產(chǎn)經(jīng)營正常運作的重要保證,成為項目發(fā)展與壯大的重要基礎(chǔ)。

        從整個項目物資管理的流程管理中可以看到,項目物資管理即對生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的采購、驗收、保管、發(fā)放、使用、核算、儲備、回收等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行計劃、組織、控制等管理工作的總稱,包括精細(xì)化物資管理,也就是將以上各環(huán)節(jié)管理責(zé)任具體化、明確化,它要求每一個管理者都要盡職盡責(zé),對工作日清日結(jié),每天都要對當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、及時處理等。但是,因為項目的物資管理影響到項目生命周期的全過程,包括多方面的程序和環(huán)節(jié),而各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣又各有不同,所以,為實現(xiàn)項目精細(xì)化管理目標(biāo),達(dá)到高效、低價、及時、經(jīng)濟(jì)的物資管理能效,必須通過一定的管理控制手段,注重細(xì)節(jié)管理,努力提高物資管理水平,這樣才能實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。綜上,做好施工項目精細(xì)化物資管理的方法和手段顯得尤為重要,通過歸集項目各項物資管理流程,總結(jié)管理效果,筆者認(rèn)為,從決策效果來說,重點體現(xiàn)在如下幾個方面。

        一、深挖市場,超前籌劃調(diào)查詢價,確保物料性價比高

        按照集團(tuán)公司物資管理文件要求和公司文件細(xì)化約束,新建項目部在開工前需有根據(jù)性地進(jìn)行項目成立前期的施工調(diào)查,包括物料市場價格摸排,提前介入當(dāng)?shù)刭Y源市場尤其是受地域限制明顯的地材資源市場,掌握一手資源信息,及時形成書面調(diào)查結(jié)果并上報上級單位。

        項目進(jìn)駐駐點后,由項目物機(jī)部、工程部、工經(jīng)部、試驗室等部門組成前期調(diào)查組,針對項目所需主要材料對周邊市場進(jìn)行走訪調(diào)查,收集、記錄、整理和分析市場的需求狀況、單價情況,快速對比分析成本,找出價差;采取背對背多方詢價方式,確保價格的經(jīng)濟(jì)性、合理性;調(diào)查內(nèi)容的針對性、真實性、時效性要強(qiáng),在確保質(zhì)量的前提下以最合理的價格購買最優(yōu)質(zhì)的材料。

        同時,在項目施工過程中,針對項目所采購的材料需做定期、不定期的市場調(diào)查,對比、分析價格趨勢,制定有利于節(jié)約成本的采購方案。所有階段調(diào)查結(jié)果均需以書面形式報項目領(lǐng)導(dǎo)及上級公司主管部門審批。

        二、規(guī)范采購程序,確保物資材料進(jìn)場合理合規(guī)

        按集團(tuán)公司物資精細(xì)化管理要求,項目部負(fù)責(zé)編制項目物資采購申請計劃并上報公司物資管理部。公司物機(jī)部依據(jù)采購權(quán)限,確定采購模式,涉及大宗集中采購的,由公司實施魯班平臺集中采購,本著應(yīng)招盡招的原則,實施線上集中采購,而對于二三項料實行阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)競價采購。通過陽光采購降低采購成本,保證工程物資質(zhì)量,規(guī)范項目采購行為。

        三、嚴(yán)格實行采購計劃管理制度,禁止超計劃采購

        項目工程部向物機(jī)部提供項目材料總需求計劃,分工號核算表,年度、季度、月度計劃,物機(jī)部則以需用量為依據(jù)形成采購計劃,按時在電商平臺上提交項目物資總控計劃及月度采購計劃,建立項目總控臺賬及分工點(工號)消耗控制臺賬,嚴(yán)格控制項目材料成本。

        依據(jù)期間各計劃要求,項目部將各類需集采物資匯總,實施集中采購,確保工期內(nèi)各類物資如期到場。針對二三項料類采購,由工程部分工點提報計劃,項目物機(jī)部匯總后統(tǒng)一在阿里巴巴平臺分期分批實施網(wǎng)絡(luò)集中采購。

        四、實施合格供應(yīng)商管理,確保物資材料供應(yīng)渠道通暢

        項目部對合格供應(yīng)商的使用管理,應(yīng)嚴(yán)格從集團(tuán)公司發(fā)布的合格供應(yīng)商名錄里挑選。根據(jù)集團(tuán)公司要求的“誰使用誰評價”原則,每年復(fù)評一次,對供應(yīng)商一年中的綜合實力變化、技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)、價格、信譽(yù)等方面進(jìn)行綜合評定和評價,以年度為單位,將統(tǒng)計結(jié)果上報上級物資管理部門,對不合格供方經(jīng)集團(tuán)公司物設(shè)部批準(zhǔn)后從合格供方目錄中剔除,形成合格供應(yīng)商動態(tài)管理機(jī)制,確保項目材料施工的供應(yīng)渠道合法、通暢。

        五、確保物資使用有據(jù)可查,執(zhí)行月末盤點制度

        項目嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)場材料的用量把控,要求進(jìn)場材料先驗收再進(jìn)場,依據(jù)工程物資計劃用量卡控現(xiàn)場物資的采購量,建立分工號需用量計劃消耗臺賬,主要物資限額供應(yīng)實行限額發(fā)料。在材料供應(yīng)量達(dá)到比例時,物機(jī)部將進(jìn)行材料動態(tài)預(yù)警,書面通知施工隊伍材料領(lǐng)用情況。在材料達(dá)到計劃用量時,物機(jī)部將停止對其發(fā)料,如有圖紙變更或計劃調(diào)整,工程部將以書面形式告知物機(jī)部,寫明超出原因和所調(diào)整的數(shù)量,經(jīng)總工審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,物機(jī)部才能繼續(xù)發(fā)料。嚴(yán)格執(zhí)行月末盤點制度,每月末物機(jī)部管理人員會同工程部技術(shù)員、施工隊伍負(fù)責(zé)人對材料進(jìn)行月末盤點,并當(dāng)場簽字確認(rèn),物機(jī)部將盤點表作為月度核算依據(jù),對材料進(jìn)行季度物資成本分析。

        六、落實分析核算制度,實施成本節(jié)超控制

        項目部對主要物資消耗情況堅持“月核算、季分析”原則,定期開展材料核算工作。每月進(jìn)行一次詳細(xì)的量、價核算分析,工程部對當(dāng)月勞務(wù)隊伍實際已完工工程量提報“勞務(wù)隊伍分包主要物資應(yīng)耗量計算表”,物資消耗損耗率按照勞務(wù)分包合同的約定執(zhí)行,物機(jī)部編制勞務(wù)隊伍扣款清單,經(jīng)財務(wù)部、工程部及項目經(jīng)理審核,勞務(wù)隊伍簽認(rèn)后提交財務(wù)部執(zhí)行扣款。

        同時,每季度按時召開經(jīng)濟(jì)活動分析會,深入分析項目經(jīng)營情況、工程進(jìn)度、產(chǎn)值完成及資源配備情況、實際成本與預(yù)算成本對比情況,分析責(zé)任成本盈虧原因,找出原因所在,制定整改措施,有效控制成本。

        針對分析過程中所發(fā)現(xiàn)的問題,涉及價差方面的,在組織項目部實施市場價格復(fù)核的同時,結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌龈潘銉r格和期初的投標(biāo)價格進(jìn)行比對,如涉及價差較大且無法通過調(diào)差減虧的方式減少損失時,需立即開展變更索賠和后期價差彌補(bǔ)相關(guān)工作,將損失減少。如因現(xiàn)場施工原因或設(shè)計變更等原因形成量差為負(fù),項目部需立即組織工程、工經(jīng)、物資設(shè)備、財務(wù)等職能業(yè)務(wù)部門開展經(jīng)濟(jì)活動分析,查找在施工過程中出現(xiàn)量差的原因,如因管理方面形成量差,應(yīng)責(zé)任到人實施管理糾偏,如因協(xié)作單位等形成扣款不及時,需及時補(bǔ)扣,最大限度減少項目施工過程中的成本損失,對項目過程中的成本卡控形成有力保障。

        七、規(guī)范廢舊物資處理程序,降低成本消耗

        項目部按照公司文件要求成立廢舊物資處理領(lǐng)導(dǎo)小組,并制定管理辦法,落實責(zé)任到人。根據(jù)一定時間內(nèi)對庫房廢舊物資如鋼筋頭、短鋼絞線等鋼材產(chǎn)品的清點,了解現(xiàn)場廢舊料的實際庫存情況,然后尋找周邊可回收廢舊料的企業(yè)資源,進(jìn)行市場價格評估,尋求價格最優(yōu)轉(zhuǎn)讓,在明確轉(zhuǎn)讓單價和處理范圍后,形成處理報告報上級公司審批,待審批后再做處理。

        物資部門對廢舊物資讓售處理的數(shù)量、金額必須與財務(wù)賬面數(shù)量、金額一致,過磅單要粘貼完整,同時要求原始單據(jù)中工程部、物機(jī)部、財務(wù)部、勞務(wù)班組等人員必須簽字齊全,確保項目廢舊物資處理過程全程有人監(jiān)督。

        八、利用信息化管理優(yōu)勢,確保物資材料資料留存

        公司目前已經(jīng)針對項目物資管理實施中國中鐵工程項目成本管理信息系統(tǒng)V2.0平臺管理,對物資收、發(fā)、存,周轉(zhuǎn)材料,物資成本進(jìn)行分析管理,充分利用信息系統(tǒng)進(jìn)行物資合同審批、結(jié)算和支付。足不出戶就可以完成相關(guān)的結(jié)算、審核、上報工作,既滿足了工作需要,減少了人力成本投入,又規(guī)范了資料管理,方便資料留存、查驗,夯實了管理基礎(chǔ)。

        九、建立監(jiān)督檢查機(jī)制,實施責(zé)任追究制度

        建立監(jiān)督制衡機(jī)制,實施權(quán)限采購管理,物資管理程序需各個環(huán)節(jié)相互約束,執(zhí)行物資從采購進(jìn)場到驗收發(fā)放流程的相互監(jiān)督機(jī)制,各崗位之間保持既相互銜接又相互分離的協(xié)作機(jī)制,同時穿插進(jìn)度控制管理和績效考核實施,借助行政聯(lián)席監(jiān)督,最大程度杜絕違規(guī)違紀(jì)問題,對存在相關(guān)問題的責(zé)任人實施責(zé)任追究制度,使違規(guī)行為人受到應(yīng)有懲罰,也對廣大物資管理人員起到一定的警示作用。

        綜上所述,要做好施工項目物資決策管理工作,就必須做到崗位分工明確、過程全面把控、落實管理制度、突出管理效能。只有做到施工項目物資管理工作的精細(xì)化,物資管理水平才能得到提高,企業(yè)成本才能得到有效控制,企業(yè)才能積累更多的利潤,在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

        參考文獻(xiàn)

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