摘 要:辦公室是國(guó)有企業(yè)的重要部門(mén),其承擔(dān)著內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部對(duì)接、公文發(fā)布等眾多職能,是整個(gè)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的神經(jīng)中樞。辦公室文秘,是承擔(dān)國(guó)有企業(yè)內(nèi)外對(duì)接、上傳下達(dá)工作的重要崗位,其主要工作內(nèi)容涉及公文寫(xiě)作、宣傳報(bào)道、總結(jié)匯報(bào)、綜合管理等多個(gè)方面,故而其能力素養(yǎng)要求應(yīng)包括學(xué)習(xí)研究能力、溝通協(xié)調(diào)能力、保密管理能力等幾個(gè)方面。因此,國(guó)有企業(yè)辦公室文秘應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí),注重實(shí)踐運(yùn)用;收集處理信息,合理運(yùn)用工具;掌握公文規(guī)律,提高寫(xiě)作質(zhì)量,以不斷提升綜合素質(zhì),以期為企業(yè)的健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。
關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè);辦公室;文秘工作;能力要求
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài),國(guó)有企業(yè)的發(fā)展也面臨著越來(lái)越多的市場(chǎng)挑戰(zhàn),對(duì)于人才的素質(zhì)和能力要求越來(lái)越高。辦公室是國(guó)有企業(yè)的重要部門(mén),其承擔(dān)著內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部對(duì)接、公文發(fā)布等眾多職能,是整個(gè)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的神經(jīng)中樞。辦公室文秘,作為承擔(dān)辦公室職能的重要崗位,既要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)干部的工作安排,又要對(duì)內(nèi)、對(duì)外開(kāi)展良好的互動(dòng)溝通,還要注重相關(guān)信息和資源的保密性,是一個(gè)對(duì)個(gè)人綜合素質(zhì)與能力要求較高的工作崗位。在國(guó)有企業(yè)集團(tuán)化和股份制改革的背景下,企業(yè)往往擁有較多的業(yè)務(wù)板塊,開(kāi)展內(nèi)外部溝通的工作也逐漸增多,亦對(duì)辦公室文秘的能力提出了新的要求。只有立足于辦公室文秘的工作內(nèi)容,掌握其核心的能力和素養(yǎng),不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì),才能夠更好地服務(wù)于企業(yè),以促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。
一、國(guó)有企業(yè)辦公室文秘的主要工作內(nèi)容
(一)公文寫(xiě)作與管理
公文是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行正式溝通的重要形式,辦公室文秘不僅要對(duì)上級(jí)公文依照程序下發(fā),而且還要組織撰寫(xiě)企業(yè)內(nèi)部公文。其中要求最高的撰寫(xiě)公文,在公文寫(xiě)作過(guò)程中,辦公室文秘不僅要從企業(yè)的全局出發(fā),全面地表達(dá)通知、文件的內(nèi)容,還要兼顧政策、法規(guī)、上級(jí)文件的一致性。此外,辦公室文秘還要管理各類(lèi)公文。根據(jù)公文的類(lèi)別、項(xiàng)目、時(shí)間,對(duì)公文進(jìn)行整理和歸檔,以保障所有公文可追溯、可檢索[1]。
(二)宣傳報(bào)道
宣傳工作是國(guó)有企業(yè)行政管理的重要內(nèi)容,其目的在于準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)政策,宣傳企業(yè)的文化和管理動(dòng)作,凝聚全體員工的思想,提升企業(yè)的品牌影響力。辦公室文秘是宣傳報(bào)道的主要參與人員,其不僅要參與到宣傳內(nèi)容的采寫(xiě)、拍攝、編輯等工作,還需要對(duì)企業(yè)的相關(guān)宣傳平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)。尤其是隨著新媒體的發(fā)展,越來(lái)越多的國(guó)有企業(yè)開(kāi)通了微信公眾號(hào)、官方微博等相關(guān)賬號(hào),在新媒體宣傳中,辦公室文秘需要緊緊圍繞公司的相關(guān)政策和新聞進(jìn)行內(nèi)容編寫(xiě),通過(guò)一定的活動(dòng)與互動(dòng)開(kāi)展新媒體運(yùn)營(yíng),以提升企業(yè)整體的品牌傳播。
(三)總結(jié)匯報(bào)
辦公室文秘的工作與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的工作安排密切相關(guān),領(lǐng)導(dǎo)干部的定期綜合性總結(jié)匯報(bào)材料往往需要文秘進(jìn)行起草和編寫(xiě)??偨Y(jié)匯報(bào)的材料一般涉及到企業(yè)整體的運(yùn)行情況,因此,辦公室文秘需要立足于企業(yè)的發(fā)展實(shí)際,對(duì)企業(yè)整體各個(gè)板塊、各個(gè)部門(mén)的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行整體梳理和統(tǒng)籌,盡可能地展現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果,并對(duì)下一步工作安排進(jìn)行展望。如企業(yè)的年度經(jīng)營(yíng)匯報(bào)工作,往往是由辦公室作為統(tǒng)籌部門(mén),人力資源部、財(cái)務(wù)部、戰(zhàn)略發(fā)展部等主要職能部門(mén)作為參與部門(mén)展開(kāi)工作的。在這一過(guò)程中,辦公室文秘不僅要對(duì)整體工作進(jìn)行安排,還需要深入了解各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容,開(kāi)展跨部門(mén)的協(xié)同合作,以提升報(bào)告的質(zhì)量。
(四)綜合管理
除了公文寫(xiě)作、宣傳報(bào)道和總結(jié)匯報(bào)之外,辦公室文秘還要承擔(dān)一定的綜合管理工作。其包含了公司公文系統(tǒng)維護(hù)、IT設(shè)備管理、會(huì)議安排、會(huì)議室管理、辦公采購(gòu)管理等多個(gè)方面。綜合管理工作要求辦公室文秘能夠?qū)唧w的工作流程和細(xì)節(jié)進(jìn)行把控,站在公司整體角度,從公司利益出發(fā),做出合理化的安排[2]。在這一過(guò)程中,涉及到資源分配、行政審批等相關(guān)事項(xiàng),需要協(xié)調(diào)多個(gè)方面的利益,在企業(yè)的相關(guān)管理規(guī)則之下,有序開(kāi)展工作。
二、國(guó)有企業(yè)對(duì)辦公室文秘的能力素養(yǎng)要求
(一)學(xué)習(xí)研究素養(yǎng)
辦公室秘書(shū)主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作,因此其需要更廣的視野和更高的站位,要從全局出發(fā),做好領(lǐng)導(dǎo)的幫手。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中,領(lǐng)導(dǎo)往往有眾多需要處理的公務(wù),也有眾多需要進(jìn)行內(nèi)外部聯(lián)系的事項(xiàng),辦公室秘書(shū)需要準(zhǔn)確獲取領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)工作內(nèi)容,協(xié)助其開(kāi)展材料處理、公文撰寫(xiě)、溝通聯(lián)系等工作。由于辦公室文秘所學(xué)專(zhuān)業(yè)往往是文學(xué)類(lèi)、經(jīng)管類(lèi)專(zhuān)業(yè),如果不進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)研究,難以把握企業(yè)管理的各個(gè)方面,對(duì)于企業(yè)的相關(guān)政策、文件也需要通過(guò)不斷學(xué)習(xí),提升認(rèn)知。因此,對(duì)于辦公室文秘而言,學(xué)習(xí)研究能力是一項(xiàng)重要的能力,辦公室文秘需要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題,要能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展進(jìn)行全局性把握,只有這樣,才能做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀,輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。
(二)溝通協(xié)調(diào)能力
辦公室作為國(guó)有企業(yè)的中樞部門(mén),承擔(dān)著信息內(nèi)外部流通、上傳下達(dá)的重要任務(wù)。在我國(guó)國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展壯大的背景下,集團(tuán)公司會(huì)存在總部領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、分公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、支公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等多級(jí)管控的組織架構(gòu),信息的互動(dòng)與溝通對(duì)于企業(yè)工作的開(kāi)展至關(guān)重要[3]。在這一過(guò)程中,辦公室文秘就需要注重發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢(shì),在溝通協(xié)調(diào)方面不斷提升自身的能力。在外部溝通方面,其需要掌握溝通規(guī)律,注重宣傳自身的業(yè)績(jī)和成果,樹(shù)立起良好的企業(yè)形象和品牌;在內(nèi)部溝通中,應(yīng)當(dāng)做好上傳下達(dá),對(duì)下級(jí)組織能夠準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)文件和政策精神,對(duì)上級(jí)組織能夠?qū)崟r(shí)反映相關(guān)基層動(dòng)態(tài),保障企業(yè)內(nèi)部上下齊心,共同發(fā)展。
(三)保密管理素養(yǎng)
辦公室是信息的集中區(qū),辦公室文秘往往會(huì)掌握眾多企業(yè)內(nèi)部的信息或者保密信息,這對(duì)于辦公室文秘的保密管理能力提出了較高的要求[4]。在工作中,辦公室文秘往往知道較多的企業(yè)內(nèi)部管理信息,因此,其應(yīng)關(guān)注企業(yè)的保密制度,不斷提升自身的職業(yè)道德,對(duì)于應(yīng)當(dāng)保密的內(nèi)容,做到“守口如瓶”,堅(jiān)決不說(shuō)。對(duì)于一些涉及保密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度,進(jìn)行加密與存檔處理,杜絕各類(lèi)泄密事故的發(fā)生。
三、國(guó)有企業(yè)辦公室文秘素養(yǎng)的提升路徑
(一)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí),注重實(shí)踐運(yùn)用
為了進(jìn)一步做好領(lǐng)導(dǎo)的好幫手、好參謀,更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展,辦公室文秘應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí),從政治理論、專(zhuān)業(yè)理論、調(diào)研素養(yǎng)等方面著手,全面提升自身的知識(shí)水平和服務(wù)能力。在政治理論上,應(yīng)當(dāng)牢牢抓住黨和國(guó)家的政策方針,對(duì)企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)學(xué)習(xí)材料和案例進(jìn)行深入學(xué)習(xí),明確企業(yè)的總體發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展愿景,在公文寫(xiě)作和匯報(bào)總結(jié)中,注重通過(guò)黨和國(guó)家的政策理論工具指導(dǎo)實(shí)踐,以更高的政治站位服務(wù)企業(yè)發(fā)展。在專(zhuān)業(yè)理論上,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)方面的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備,對(duì)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)過(guò)程和專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域深入了解,在內(nèi)外部溝通與公文寫(xiě)作中積累相關(guān)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),從而實(shí)現(xiàn)“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提出自身的建議,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策[5]。除了理論學(xué)習(xí)之外,還需要注重實(shí)踐與調(diào)研能力提升,因?yàn)橹挥型ㄟ^(guò)深入基層的調(diào)查研究,才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問(wèn)題,不斷改善管理制度,才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。
(二)收集處理信息,合理運(yùn)用工具
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì),越來(lái)越多的信息通過(guò)各種途徑傳播,信息化的技術(shù)和工具層出不窮。辦公室秘書(shū)作為統(tǒng)籌全局的管理人員,應(yīng)當(dāng)不斷增強(qiáng)自身收集信息、處理信息、運(yùn)用信息化工具的能力,充分借用現(xiàn)代化新興技術(shù)的力量,提升企業(yè)的管理水平。在收集信息方面,應(yīng)當(dāng)對(duì)國(guó)家的政策方針、行業(yè)的前沿動(dòng)態(tài)、標(biāo)桿企業(yè)的管理動(dòng)作、企業(yè)內(nèi)部的管理實(shí)踐等進(jìn)行有意識(shí)的學(xué)習(xí)和整理,站在管理者的角度收集信息,保持對(duì)政策與市場(chǎng)的敏銳度,從而為企業(yè)的相關(guān)管理決策提供參考。在信息處理方面,辦公室文秘應(yīng)當(dāng)具備高質(zhì)量的信息處理能力,對(duì)報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)媒體等多元化的信息“去偽存真”,提取其中的關(guān)鍵信息進(jìn)行解讀,根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理情況,輸出相關(guān)的研究報(bào)告、政策解讀、發(fā)展建議等相關(guān)成果。在信息化工具的使用上,辦公室文秘應(yīng)當(dāng)在學(xué)好用好office辦公軟件、專(zhuān)業(yè)辦公軟件的基礎(chǔ)上,不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化、可視化數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)和使用,例如通過(guò)檢索工具提高內(nèi)容檢索的精準(zhǔn)度,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)工具開(kāi)展內(nèi)部檔案的電子化管理,通過(guò)移動(dòng)辦公工具提高流程審批效率等[6]。
(三)掌握公文規(guī)律,提高寫(xiě)作質(zhì)量
公文寫(xiě)作與報(bào)告撰寫(xiě)是辦公室文秘的基本職責(zé),也是對(duì)個(gè)人綜合能力要求較高的工作內(nèi)容。在公文寫(xiě)作能力的提升上,應(yīng)當(dāng)通過(guò)不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí),掌握公文寫(xiě)作的規(guī)律,在行文風(fēng)格上,不斷提高寫(xiě)作的準(zhǔn)確性、凝練性。一方面,應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的寫(xiě)作能力和表達(dá)技巧,通過(guò)適當(dāng)?shù)奈淖趾驼Z(yǔ)言,表達(dá)相關(guān)的觀點(diǎn)、通知和意見(jiàn),準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)內(nèi)容;另一方面,應(yīng)當(dāng)杜絕“假大空”的公文,追求凝練簡(jiǎn)潔的公文語(yǔ)言,通過(guò)接地氣的表達(dá)方式,全面客觀地進(jìn)行分析與論證,使相關(guān)公文內(nèi)容實(shí)事求是、有針對(duì)性[7]。除此之外,公文寫(xiě)作與表達(dá)的重要目的在于分析問(wèn)題和解決問(wèn)題,因此,應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作過(guò)程中,注重客觀分析與論證,提出有利于企業(yè)發(fā)展的新思路、新理念、新動(dòng)作,在黨和國(guó)家政策的引領(lǐng)下,為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展帶來(lái)新活力。
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作者簡(jiǎn)介:盛銘(1987- ),女,土家族,湖南常人,中級(jí)經(jīng)濟(jì)師,碩士,研究方向:教育人力資源管理、辦公室業(yè)務(wù)。