張愛軍

摘 要：經(jīng)濟發(fā)展對企業(yè)提出了更高要求，辦公室文秘工作的重要性愈發(fā)體現(xiàn)，對于提高辦公室效率起著關(guān)鍵性的作用。新時期，需要重視辦公室管理工作，將文秘管理放在一個突出位置，不斷提升文秘綜合管理水平?；诖?，本文對辦公室文秘綜合管理的相關(guān)內(nèi)容進行了詳細分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;綜合管理;工作思考;文秘管理

1 提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

在企業(yè)日常管理中，辦公室管理是重要的行政工作，在企業(yè)發(fā)展的過程中，辦公室成為日常的工作場所，不斷增加的工作量涉及多方面的管理內(nèi)容，進一步凸顯了辦公室工作的重要性。只有把握好辦公室的角色，準確傳達各種信息，才能真正起到上傳下達的作用，做好各項工作的細節(jié)部分，強化管理的針對性。辦公室文秘工作者代表著企業(yè)和經(jīng)營者的形象，需要時長與外界溝通和交流，只有不斷強化與內(nèi)部人員的聯(lián)系，理順與合作企業(yè)之間的關(guān)系，保持經(jīng)濟往來的暢通性，才能使企業(yè)內(nèi)部的各項事務(wù)正常運轉(zhuǎn)，增強企業(yè)的競爭力。在這種情況下，文秘工作者必須具備更高素養(yǎng)和更強的專業(yè)技能，才能應(yīng)對復雜工作。因此，文秘工作者必須認清自身的定位，把握相應(yīng)的工作原則，才能認真履行好自身的職責，為企業(yè)的快速發(fā)展做出積極有益的貢獻。同時，需要將大量的工作進行整合，將復雜東西簡單化，樹立良好的職業(yè)道德，嚴格遵循企業(yè)的內(nèi)部管理制度，對自身行為進行控制，有效約束自己，不斷強化自身的綜合技能，適應(yīng)新時期下對文秘工作者的需求。另外，需要鍛煉自身的協(xié)調(diào)能力，有效傳達各項信息，增強領(lǐng)導與下屬關(guān)系的和諧，對崗位職責進行統(tǒng)籌，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高日常辦公效率，使辦公室工作質(zhì)量得到有效提升。其次，在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作，能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。

2 文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化策略

2.1 完善綜合辦公室的規(guī)章制度

完善的制度能夠?qū)T工行為進行約束，幫助員工樹立正確的職業(yè)觀、道德觀和價值觀。因此，在新時代下，需要對已有的管理制度進行創(chuàng)新，找到以往制度中不合理的內(nèi)容，不斷細化和彌補，在改進的基礎(chǔ)上，增強制度的適應(yīng)性，起到真正的約束和保障作用，提高綜合辦公室的管理效率。具體來說，必須通過制度規(guī)定，對工作崗位和工作職責進行明確，強化員工的思想認知，真正領(lǐng)悟崗位的細節(jié)內(nèi)容，加強相互之間的配合，在溝通互助的過程中，挖掘每位員工的潛力，共同應(yīng)對面臨的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)階段性和預期性目標。同時，應(yīng)逐步完善工作程序，加深職工對工作內(nèi)容的理解，優(yōu)化工作流程，深化辦公室文秘管理的內(nèi)涵，使管理工作實效得到有效提升。建立健全相應(yīng)的獎懲制度，獎勵表現(xiàn)好的員工，懲罰表現(xiàn)不好的員工，以此來激發(fā)員工的積極性，用更加昂揚的態(tài)度投入到日常工作中，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展做出更大的貢獻。

2.2 增強員工的服務(wù)意識

在企業(yè)日常運營中，綜合辦公室主要起到協(xié)調(diào)作用，使各個部門之間能夠加強聯(lián)系，靈活運轉(zhuǎn)，共同促進企業(yè)的進步。文秘工作者需要正確認識到自身的崗位職責，找到部門之間的矛盾，站在客觀角度，公正有效的進行化解，增進不同部門的理解，減少實際工作中的困難。綜合辦公室具有服務(wù)性質(zhì)，因此，必須強化每位員工的服務(wù)意識，可以定期開展專業(yè)的職業(yè)技能培訓，為員工講解工作細則，使員工能夠明確自身的工作價值，增強員工的職業(yè)認同感，更加樂觀自信的面對工作，以此來處理工作中的細小問題，真正領(lǐng)悟綜合辦公室文秘工作的作用，促進企業(yè)的進步和發(fā)展。在這個過程中，嚴格遵照制定的規(guī)章制度，按照新型管理方式，切實履行自身的職責，將個人職業(yè)規(guī)劃與企業(yè)未來發(fā)展相統(tǒng)一，增強員工的歸屬感。

2.3 提升公文寫作能力

作為辦公室文秘，公文寫作能力是的必備能力，只有記錄和傳遞最準確最有效的信息，才能提升信息的傳遞效率，實現(xiàn)信息內(nèi)容的豐富化。公文寫作具有一定的技巧，根據(jù)領(lǐng)導的意圖，對部門工作進行總結(jié)，將工作任務(wù)進行細化，結(jié)合會議精神，及時準確的下發(fā)工作內(nèi)容，符合領(lǐng)導的指示和企業(yè)的發(fā)展需求。在公文寫作的過程中，離不開文字的編輯，因此，辦公室文秘必須具備良好的文字能力，加快編輯速度，提高文字整合和語言組織能力，通過合適的文字表達出領(lǐng)導的意思，實現(xiàn)有效的上傳下達。另外，辦公室文秘需要積極學習理論知識，多多搜集和積累公文寫作模板，結(jié)合本企業(yè)領(lǐng)導的講話風格，認真研究每次會議細節(jié)，準確把握會議細則，形成最精確、最合理、最有效的公文內(nèi)容，加強領(lǐng)導與員工之間的信任與理解，減少日常工作中的誤會。同時，辦公室文秘應(yīng)結(jié)合日常工作經(jīng)驗，形成具有個人特色的公文模板，在短時間內(nèi)高效快捷完成公文寫作，保證內(nèi)容的簡明，并且具有較強的指向性。

2.4 做好細節(jié)管理工作

辦公室文秘工作者應(yīng)注重細節(jié)管理，在日常辦公中，管理的內(nèi)容較為復雜，包含文字、語言、信息、文件等，因此，必須重視細節(jié)，捕捉容易忽視的信息，準確傳達信息，避免出現(xiàn)失誤。文秘工作者必須將文字細節(jié)作為關(guān)鍵對象，尤其重視特定詞和專屬詞，敲定細節(jié)，精細謀劃遣詞造句等，用最簡明扼要的文字傳達領(lǐng)導指示，防止出現(xiàn)語法錯誤等現(xiàn)象，減少不必要的矛盾。同時，辦公室文秘工作者必須樹立認真負責的精神，不放過任何一個字句，細致審閱文件信息，重視細節(jié)部分的內(nèi)容，有序管理文件編輯、文件傳輸、文件處理等環(huán)節(jié)，增強文件整個使用過程的合理性，提高文件管理的質(zhì)量。同時，可以對文件進行編號，做好相應(yīng)的編制工作，實時跟蹤文件進度，掌握文件的動態(tài)發(fā)展狀況，使文件能夠發(fā)揮出良好的輔助作用。辦公室文秘工作者必須精細處理職責范圍內(nèi)的各項工作，樹立精益求精的態(tài)度，從細節(jié)著手，放大細節(jié)，刪繁就簡，高效完成辦公室管理工作。

2.5 提升自身綜合素質(zhì)

辦公室工作在企業(yè)日常經(jīng)營中具有統(tǒng)領(lǐng)性的作用，文秘工作者需要具備堅定的理想信念，高標準嚴要求對待自己。同時，由于政策性和政治性的影響，文秘工作者必須提升自身的政治素質(zhì)，以敏銳的政治覺悟，準確判斷工作中的優(yōu)劣，站在客觀角度，辯證看待工作中的問題，以最合適的方式處理問題。由于辦公室業(yè)務(wù)具有綜合性與復雜性，涉及較廣的知識面，因此，文秘工作者必須加強日常的知識積累，多多閱讀和學習，了解更多的社會常識和綜合知識，適應(yīng)工作的需求。不僅需要學習理論知識，還要勇于實踐，深度掌握各類信息，找到理論與實踐的融合點，成為學習型和復合型人才。可以加強文秘工作者的培訓，加快知識更新速度，針對個人實際情況，從寫作、溝通、處事等方面入手，按照“菜單式”的培訓模式，使文秘工作者提筆能寫，開口能講，有事能辦。

3 結(jié)語

辦公室文秘綜合管理工作雖然繁瑣，但是對企業(yè)正常運行起著比較重要的作用，需要在思想上給予高度重視。文秘工作者不僅需要具備良好的協(xié)調(diào)能力，還要具備較強的溝通和理解能力，準確傳達各種信息，協(xié)助上級領(lǐng)導完成工作，使企業(yè)能夠高效靈活運轉(zhuǎn)。因此，需要強化辦公室管理制度，完善獎懲機制，加強理念創(chuàng)新，嚴格手段方式，積極與各部門進行溝通，真正發(fā)揮綜合辦公室的作用。在這個過程中，彌補辦公室日常管理中的弊端，增強企業(yè)的綜合競爭力，實現(xiàn)更大的經(jīng)濟效益。

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