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        做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

        2020-08-13 07:19:55張愛軍
        卷宗 2020年17期
        關(guān)鍵詞:綜合管理

        張愛軍

        摘 要:經(jīng)濟發(fā)展對企業(yè)提出了更高要求,辦公室文秘工作的重要性愈發(fā)體現(xiàn),對于提高辦公室效率起著關(guān)鍵性的作用。新時期,需要重視辦公室管理工作,將文秘管理放在一個突出位置,不斷提升文秘綜合管理水平?;诖?,本文對辦公室文秘綜合管理的相關(guān)內(nèi)容進行了詳細分析,以供參考。

        關(guān)鍵詞:辦公室文秘;綜合管理;工作思考;文秘管理

        1 提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

        在企業(yè)日常管理中,辦公室管理是重要的行政工作,在企業(yè)發(fā)展的過程中,辦公室成為日常的工作場所,不斷增加的工作量涉及多方面的管理內(nèi)容,進一步凸顯了辦公室工作的重要性。只有把握好辦公室的角色,準確傳達各種信息,才能真正起到上傳下達的作用,做好各項工作的細節(jié)部分,強化管理的針對性。辦公室文秘工作者代表著企業(yè)和經(jīng)營者的形象,需要時長與外界溝通和交流,只有不斷強化與內(nèi)部人員的聯(lián)系,理順與合作企業(yè)之間的關(guān)系,保持經(jīng)濟往來的暢通性,才能使企業(yè)內(nèi)部的各項事務(wù)正常運轉(zhuǎn),增強企業(yè)的競爭力。在這種情況下,文秘工作者必須具備更高素養(yǎng)和更強的專業(yè)技能,才能應(yīng)對復雜工作。因此,文秘工作者必須認清自身的定位,把握相應(yīng)的工作原則,才能認真履行好自身的職責,為企業(yè)的快速發(fā)展做出積極有益的貢獻。同時,需要將大量的工作進行整合,將復雜東西簡單化,樹立良好的職業(yè)道德,嚴格遵循企業(yè)的內(nèi)部管理制度,對自身行為進行控制,有效約束自己,不斷強化自身的綜合技能,適應(yīng)新時期下對文秘工作者的需求。另外,需要鍛煉自身的協(xié)調(diào)能力,有效傳達各項信息,增強領(lǐng)導與下屬關(guān)系的和諧,對崗位職責進行統(tǒng)籌,借助現(xiàn)代化信息技術(shù),提高日常辦公效率,使辦公室工作質(zhì)量得到有效提升。其次,在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作,能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。

        2 文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化策略

        2.1 完善綜合辦公室的規(guī)章制度

        完善的制度能夠?qū)T工行為進行約束,幫助員工樹立正確的職業(yè)觀、道德觀和價值觀。因此,在新時代下,需要對已有的管理制度進行創(chuàng)新,找到以往制度中不合理的內(nèi)容,不斷細化和彌補,在改進的基礎(chǔ)上,增強制度的適應(yīng)性,起到真正的約束和保障作用,提高綜合辦公室的管理效率。具體來說,必須通過制度規(guī)定,對工作崗位和工作職責進行明確,強化員工的思想認知,真正領(lǐng)悟崗位的細節(jié)內(nèi)容,加強相互之間的配合,在溝通互助的過程中,挖掘每位員工的潛力,共同應(yīng)對面臨的挑戰(zhàn),實現(xiàn)階段性和預期性目標。同時,應(yīng)逐步完善工作程序,加深職工對工作內(nèi)容的理解,優(yōu)化工作流程,深化辦公室文秘管理的內(nèi)涵,使管理工作實效得到有效提升。建立健全相應(yīng)的獎懲制度,獎勵表現(xiàn)好的員工,懲罰表現(xiàn)不好的員工,以此來激發(fā)員工的積極性,用更加昂揚的態(tài)度投入到日常工作中,為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展做出更大的貢獻。

        2.2 增強員工的服務(wù)意識

        在企業(yè)日常運營中,綜合辦公室主要起到協(xié)調(diào)作用,使各個部門之間能夠加強聯(lián)系,靈活運轉(zhuǎn),共同促進企業(yè)的進步。文秘工作者需要正確認識到自身的崗位職責,找到部門之間的矛盾,站在客觀角度,公正有效的進行化解,增進不同部門的理解,減少實際工作中的困難。綜合辦公室具有服務(wù)性質(zhì),因此,必須強化每位員工的服務(wù)意識,可以定期開展專業(yè)的職業(yè)技能培訓,為員工講解工作細則,使員工能夠明確自身的工作價值,增強員工的職業(yè)認同感,更加樂觀自信的面對工作,以此來處理工作中的細小問題,真正領(lǐng)悟綜合辦公室文秘工作的作用,促進企業(yè)的進步和發(fā)展。在這個過程中,嚴格遵照制定的規(guī)章制度,按照新型管理方式,切實履行自身的職責,將個人職業(yè)規(guī)劃與企業(yè)未來發(fā)展相統(tǒng)一,增強員工的歸屬感。

        2.3 提升公文寫作能力

        作為辦公室文秘,公文寫作能力是的必備能力,只有記錄和傳遞最準確最有效的信息,才能提升信息的傳遞效率,實現(xiàn)信息內(nèi)容的豐富化。公文寫作具有一定的技巧,根據(jù)領(lǐng)導的意圖,對部門工作進行總結(jié),將工作任務(wù)進行細化,結(jié)合會議精神,及時準確的下發(fā)工作內(nèi)容,符合領(lǐng)導的指示和企業(yè)的發(fā)展需求。在公文寫作的過程中,離不開文字的編輯,因此,辦公室文秘必須具備良好的文字能力,加快編輯速度,提高文字整合和語言組織能力,通過合適的文字表達出領(lǐng)導的意思,實現(xiàn)有效的上傳下達。另外,辦公室文秘需要積極學習理論知識,多多搜集和積累公文寫作模板,結(jié)合本企業(yè)領(lǐng)導的講話風格,認真研究每次會議細節(jié),準確把握會議細則,形成最精確、最合理、最有效的公文內(nèi)容,加強領(lǐng)導與員工之間的信任與理解,減少日常工作中的誤會。同時,辦公室文秘應(yīng)結(jié)合日常工作經(jīng)驗,形成具有個人特色的公文模板,在短時間內(nèi)高效快捷完成公文寫作,保證內(nèi)容的簡明,并且具有較強的指向性。

        2.4 做好細節(jié)管理工作

        辦公室文秘工作者應(yīng)注重細節(jié)管理,在日常辦公中,管理的內(nèi)容較為復雜,包含文字、語言、信息、文件等,因此,必須重視細節(jié),捕捉容易忽視的信息,準確傳達信息,避免出現(xiàn)失誤。文秘工作者必須將文字細節(jié)作為關(guān)鍵對象,尤其重視特定詞和專屬詞,敲定細節(jié),精細謀劃遣詞造句等,用最簡明扼要的文字傳達領(lǐng)導指示,防止出現(xiàn)語法錯誤等現(xiàn)象,減少不必要的矛盾。同時,辦公室文秘工作者必須樹立認真負責的精神,不放過任何一個字句,細致審閱文件信息,重視細節(jié)部分的內(nèi)容,有序管理文件編輯、文件傳輸、文件處理等環(huán)節(jié),增強文件整個使用過程的合理性,提高文件管理的質(zhì)量。同時,可以對文件進行編號,做好相應(yīng)的編制工作,實時跟蹤文件進度,掌握文件的動態(tài)發(fā)展狀況,使文件能夠發(fā)揮出良好的輔助作用。辦公室文秘工作者必須精細處理職責范圍內(nèi)的各項工作,樹立精益求精的態(tài)度,從細節(jié)著手,放大細節(jié),刪繁就簡,高效完成辦公室管理工作。

        2.5 提升自身綜合素質(zhì)

        辦公室工作在企業(yè)日常經(jīng)營中具有統(tǒng)領(lǐng)性的作用,文秘工作者需要具備堅定的理想信念,高標準嚴要求對待自己。同時,由于政策性和政治性的影響,文秘工作者必須提升自身的政治素質(zhì),以敏銳的政治覺悟,準確判斷工作中的優(yōu)劣,站在客觀角度,辯證看待工作中的問題,以最合適的方式處理問題。由于辦公室業(yè)務(wù)具有綜合性與復雜性,涉及較廣的知識面,因此,文秘工作者必須加強日常的知識積累,多多閱讀和學習,了解更多的社會常識和綜合知識,適應(yīng)工作的需求。不僅需要學習理論知識,還要勇于實踐,深度掌握各類信息,找到理論與實踐的融合點,成為學習型和復合型人才。可以加強文秘工作者的培訓,加快知識更新速度,針對個人實際情況,從寫作、溝通、處事等方面入手,按照“菜單式”的培訓模式,使文秘工作者提筆能寫,開口能講,有事能辦。

        3 結(jié)語

        辦公室文秘綜合管理工作雖然繁瑣,但是對企業(yè)正常運行起著比較重要的作用,需要在思想上給予高度重視。文秘工作者不僅需要具備良好的協(xié)調(diào)能力,還要具備較強的溝通和理解能力,準確傳達各種信息,協(xié)助上級領(lǐng)導完成工作,使企業(yè)能夠高效靈活運轉(zhuǎn)。因此,需要強化辦公室管理制度,完善獎懲機制,加強理念創(chuàng)新,嚴格手段方式,積極與各部門進行溝通,真正發(fā)揮綜合辦公室的作用。在這個過程中,彌補辦公室日常管理中的弊端,增強企業(yè)的綜合競爭力,實現(xiàn)更大的經(jīng)濟效益。

        參考文獻

        [1]馮文娟.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究[J].中國培訓,2016(16):250.

        [2]姜希.如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平[J].才智,2016(12):272.

        [3]黃金風.如何加強文秘人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)[A].《現(xiàn)代教育教學探索》組委會,2015年7月現(xiàn)代教育教學探索學術(shù)交流會論文集[C].2015:2.

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