楊洋

摘 要：文章基于企業(yè)檔案管理的重要性，在對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析之后，提出了進(jìn)行此類信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);問題;路徑

1 引言

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的所有實(shí)踐的記錄，而企業(yè)檔案管理工作就是對(duì)這些記錄的分類整理以及保存工作，對(duì)此管理工作的真實(shí)性以及完整性有著較高的要求。在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展并隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和應(yīng)用推動(dòng)我國進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代的形勢(shì)下，為了滿足企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)步發(fā)展的要求，就需要通過信息化技術(shù)的應(yīng)用來提升企業(yè)檔案管理水平。

2 企業(yè)檔案管理的重要性

在目前我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展以及推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善的過程中，不僅表現(xiàn)出市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)更加多元化的特點(diǎn)，而且也對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到推動(dòng)作用，使得企業(yè)內(nèi)部信息資源也更加豐富，對(duì)于企業(yè)檔案管理的規(guī)范性也提出更高的要求。這主要由于企業(yè)檔案管理工作就是對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄的工作，通過這些檔案數(shù)據(jù)可以總結(jié)與分析公司的運(yùn)行狀態(tài)，有助于企業(yè)管理人員通過對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)的分析來開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并保證決策的準(zhǔn)確性。此外，對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的分析，有助于管理者分析企業(yè)運(yùn)營情況并做出有效判斷，保證企業(yè)收益的最大化，是推動(dòng)企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的強(qiáng)大技術(shù)支持。因此，為了推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展，就需要意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，保證檔案管理工作的規(guī)范有序。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

一是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中的策劃和指導(dǎo)不夠規(guī)范的問題。這主要由于企業(yè)中缺少高素質(zhì)的檔案信息技術(shù)管理人才，造成了無法有效發(fā)揮管理人員引導(dǎo)作用的問題，這不僅會(huì)減緩信息化建設(shè)速度，而且還會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)中各種人力等資源的浪費(fèi)，同時(shí)也影響信息化管理模式的效果。二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視。在目前企業(yè)外部的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境更加惡劣的形勢(shì)下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通常將管理重點(diǎn)放在提升經(jīng)濟(jì)效益以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力方面，表現(xiàn)出針對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品銷售往往會(huì)投入較大的人力物力，而對(duì)檔案管理工作則不夠重視。這不僅會(huì)造成對(duì)企業(yè)檔案管理的資金投入不足，造成了僅僅是確保檔案完整，影響了檔案管理信息化建設(shè)，而且還會(huì)由于工作人員的工資待遇水平較低而影響其工作熱情的問題，這也會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)造成阻礙。三是技術(shù)投入以及專業(yè)人員不足的問題。在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。而針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，表現(xiàn)出由于管理方法的專業(yè)性不足以及紙質(zhì)檔案資料在長時(shí)間保存過程中出現(xiàn)檔案信息不夠完整以及人工辨認(rèn)困難等問題。針對(duì)上述問題則需要投入較多的資金來引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，但是相應(yīng)的技術(shù)投入不足以及專業(yè)的檔案管理人員缺乏的問題則會(huì)造成上述信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢的問題。四是缺乏有效的信息化管理方法的問題。這主要在企業(yè)快速發(fā)展以及追求經(jīng)濟(jì)效益的過程中，往往會(huì)忽視檔案管理信息技術(shù)的發(fā)展，造成了此技術(shù)的發(fā)展落后與企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，表現(xiàn)出所采用的管理方式仍然比較傳統(tǒng)和落后而造成工作效率較低的問題。而在目前檔案管理信息化管理技術(shù)逐漸成熟的同時(shí)，企業(yè)沒有意識(shí)到檔案管理的重要性以及對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視，容易導(dǎo)致資金的不足而造成信息化管理手段的缺乏，這就會(huì)對(duì)檔案管理的信息化管理效率造成較大的影響，表現(xiàn)出信息化管理進(jìn)程較為緩慢以及紙質(zhì)資料未能及時(shí)向電子資料轉(zhuǎn)換的現(xiàn)狀。五是檔案管理工作制度執(zhí)行力不足的問題。在目前通過先進(jìn)信息技術(shù)來推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)通常都已經(jīng)建立了比較完善的檔案管理制度。但是在此制度的執(zhí)行過程中，容易出現(xiàn)工作人員沒有及時(shí)進(jìn)行檔案報(bào)備的問題。這主要是由于管理人員對(duì)此工作以及信息化建設(shè)的重視不足，造成了檔案信息報(bào)備延后或不報(bào)備的問題，影響了企業(yè)檔案信息的時(shí)效性以及完整性，也阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的效率。

4 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

一是要提高企業(yè)管理人員的信息化意識(shí)。對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來說，管理人員缺乏信息化管理意識(shí)會(huì)直接影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要定期開展對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并且面向全體員工做好信息化宣傳工作，確保管理人員從自身觀念上提高對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到只有通過信息化建設(shè)才能滿足目前大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展對(duì)于企業(yè)發(fā)展的要求。而且還能意識(shí)到通過檔案管理的信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)人力、物力以及財(cái)力的節(jié)省，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源配置的優(yōu)化，進(jìn)而提升資源利用率。

二是要對(duì)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)進(jìn)行完善。針對(duì)企業(yè)檔案管理中采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式影響企業(yè)檔案管理效率的問題，需要通過信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)來簡(jiǎn)化檔案管理流程。這主要是通過此平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)一體化的工作流程來提升工作效率。而且在檔案管理工作中可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用來完善檔案收集以及提取工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流程的優(yōu)化和簡(jiǎn)化，提升工作效率。此外，在檔案管理工作中，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)將產(chǎn)生的檔案資料向公司檔案室傳送，便于檔案室對(duì)資料的完整和及時(shí)收集，實(shí)現(xiàn)檔案室人力資源投資的減少。

三是創(chuàng)新檔案信息化管理方法。通過企業(yè)檔案信息化建設(shè)可以電子檔案的形式進(jìn)行檔案管理，保證檔案的完整性，同時(shí)還可以對(duì)檔案資料通過計(jì)算機(jī)防火墻等方式來進(jìn)行加密，從而防止檔案信息資料丟失或被竊取的問題，保障檔案資料的安全。同時(shí)還可以對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份來繁殖出現(xiàn)遺失或被損毀的問題。

四是選拔和聘用專業(yè)的檔案信息化管理人才。在企業(yè)檔案的信息化建設(shè)中，由于對(duì)檔案信息化保存和提取的專業(yè)性要求更強(qiáng)，想要做好檔案細(xì)節(jié)處理，就要求企業(yè)招聘和選拔具有較高專業(yè)性和綜合素質(zhì)的信息化管理人才，保證管理人員對(duì)檔案信息化管理工作有著良好的認(rèn)知并端正工作態(tài)度、保持更高的工作熱情，提升檔案管理信息化建設(shè)的效率。

5 結(jié)語

在目前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說，向信息化方向發(fā)展也是其必然趨勢(shì)。為此，針對(duì)目前企業(yè)中存在的檔案管理手段比較落后的問題，就需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理手段，推動(dòng)企業(yè)的長遠(yuǎn)和健康發(fā)展。

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