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        數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

        2020-08-13 07:19:48李夏
        卷宗 2020年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院檔案數(shù)字化

        李夏

        摘 要:隨著社會不斷進步的今天,我國的信息技術(shù)得到了最大程度的應(yīng)用。我國本就是人口大國,所以對各行各業(yè)的需求也更多。對于醫(yī)療行業(yè),更是如此。目前,在醫(yī)療行業(yè)最突出的問題就是檔案室的管理。檔案室里的文件包括醫(yī)院各方面的東西,時間久了,檔案室塞得滿滿當當,用的時候卻又手忙腳亂,管理起來更是難上加難。所以,在醫(yī)院引進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)非常有必要的。本文就醫(yī)院檔案管理的問題展開討論,分析了當前檔案管理中存在的一些問題,以及應(yīng)用計算機數(shù)字化技術(shù)帶來的解決方法。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案管理系統(tǒng);醫(yī)院檔案

        社會不斷發(fā)展,人們在追求用更好的方式來處理生活中所遇到的各類問題。隨著信息時代的到來,在日常中生活中隨處可見信息網(wǎng)絡(luò)帶給我們的便利。在醫(yī)院檔案管理中合理的運用數(shù)字化檔案管理,可以處理很多不必要的麻煩。數(shù)字云端可以儲存成千上萬的資料,而且隨時隨地都可以調(diào)出來進行查看。一方面便于醫(yī)院管理和審查,另一方面也給工作人員減輕了工作壓力。

        1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)簡介

        目前,我國的信息技術(shù)已經(jīng)有了很好的發(fā)展,各領(lǐng)域因為信息技術(shù)的加入都輕松不少,人們的日常生活也變得更加便利。在醫(yī)院引進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),好處頗多。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)就是將原本紙質(zhì)的文件全部儲存在電腦云端,可以通過關(guān)鍵詞和基本信息查出所有就醫(yī)材料,以及醫(yī)院內(nèi)所有工作人員的信息和醫(yī)院的整體概括。不管是哪個科室部門,或者是病人、醫(yī)生需要以往的資料,都可以以最快的速度找到。既節(jié)省不必要的時間,又方便快捷。原來醫(yī)院的檔案管理工作是很繁瑣的,檔案數(shù)目多,保存不好的話很容易丟失。在真正需要用的時候又不能及時找出來,帶來的損失是難以估量的。數(shù)字化檔案管理要遠比原來的管理方式方便,不僅在于查找方面,儲存起來也是十分便利的。而且,它涵蓋了醫(yī)院各方面的文件,采用數(shù)字化管理不管是對于醫(yī)院的發(fā)展,還是醫(yī)生的醫(yī)學(xué)研究都是十分有益的。

        2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

        2.1 管理人員管理意識不強

        可以說,目前醫(yī)院檔案管理工作做得并不理想。因為檔案管理工作本就比較繁瑣,而且工資收益并不高。醫(yī)院本來也是缺人手的地方,每天病人那么多,醫(yī)院當然更愿意安排人手在治療病人方面,對檔案管理方面自然也就沒那么重視。長此以往,檔案管理就變得越來越難做,而且經(jīng)常是舊的沒整理好,新的又來了,那么想要把所有檔案整理好、分類好,就又增加了難度。

        2.2 檔案未進行統(tǒng)一管理

        因為醫(yī)院本身是有很多科室和部門的,如果檔案沒有及時統(tǒng)一的話,是很容易產(chǎn)生遺漏和丟失了。而且各部門也應(yīng)該及時溝通交流,保證信息的通暢性。各種檔案要及時送往檔案室,進行登記和保存。在送往檔案室之前也應(yīng)該進行檢查,確保檔案材料沒有重復(fù)和遺漏。

        2.3 檔案資料收集不完整

        目前多數(shù)醫(yī)院檔案資料收集是不完整的。隨著社會的不斷進步發(fā)展,給病人診斷的方式不斷更新變化,醫(yī)院也時常出現(xiàn)設(shè)備更新,人員替換的情況,舉辦的活動也不在少數(shù)。這些有價值的文件都需要整理成材料,歸入檔案室管理。其次,不同文件要按照不同的時間標準劃分,具體有永久、長期和短期這三類。但是,因為以前技術(shù)和信息的限制,很多材料沒有得到妥善保存,有部分甚至丟失了。而且,醫(yī)院往往只選取了一些重大事件或者是罕見病例進行了記錄,導(dǎo)致很多時候在查找以往檔案時根本找不到任何材料。

        3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

        3.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

        通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),可以更有效地保存醫(yī)院內(nèi)所有的有效資料。不管是紙質(zhì)的,還是電子版的,又或是打印出來的片子,都可以儲存在電腦云端。就算病人要用也只需要把信息調(diào)出來就可以了,可以有效地防止檔案資料丟失。而且,減少了去檔案室查找的時間。

        3.2 可有效改進文件歸檔方式

        在原來的醫(yī)院檔案管理中,每一份檔案都需要管理人員花費大量的時間進行分類和整理。而且,檔案管理的人員工作人員并不多整理起來也更是難上加難。一旦哪一個科室的檔案出現(xiàn)問題,又要重新找出來,甚至可能會影響到后續(xù)一系列檔案的排序問題。但是,現(xiàn)在應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng),可以很有效地解決這一問題。原本需要幾個人完成的工作量,現(xiàn)在只需要一個人即可操作完成,而且花費的時間更短。就算出現(xiàn)一個兩個錯誤查找出來也更加方便,不至于打亂所有的材料。數(shù)字化管理系統(tǒng)很大程度上解放了管理人員的雙手,提高了他們的工作效率,用數(shù)字化的方式減輕了工作的壓力。

        3.3 便于檔案資源的整合與共享

        醫(yī)院對檔案資料進行保存,目的還是在于后期的使用。比如:醫(yī)生對于一些罕見病例的研究,可以及時在數(shù)字管理端找到相關(guān)的資料;對于常見病例也可以通過檔案資料進行總結(jié),從而找出最有效的解決方法。數(shù)字化的檔案管理方式,可以讓資源得到最大的利用。不管在哪里,只需要輸入關(guān)鍵信息、字眼就可以找出與之相關(guān)的所有檔案資料,這對于醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展也是有極大的好處的。

        4 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

        4.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運用

        在醫(yī)院引進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),可以很好的處理醫(yī)院人事信息的登記和管理。每個工作人員進入到醫(yī)院的各個崗位之前都是要將自己的人事信息匯報填寫,上交保存。填寫的內(nèi)容包括自己個人身份信息和一些特長方面等問題,有助于后期對人員的合理分配。但是,在一層一層的遞交和謄寫過程中,很容易出現(xiàn)錯誤,而且不容易發(fā)現(xiàn)。就算發(fā)現(xiàn)了,還需要一層一層的改,費時費力效果不好。但是,引入了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)就可以讓新入職的工作人員自行在檔案系統(tǒng)中,填寫自己的相關(guān)信息并進行檢查,確保信息的準確性。減少了一層一層遞交信息的麻煩,同時也降低了出現(xiàn)錯誤情況的概率。而且,查找起來十分方便快捷。其次,醫(yī)院還可以建立專門的人事檔案管理。將人事檔案與病例檔案分開管理,逐步帶領(lǐng)各個部門走向規(guī)范化。

        4.2 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運用

        運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),可以更好地整理醫(yī)院的數(shù)據(jù)。在以往的研究中,對于某一病的研究需要調(diào)走檔案室里與這一病例相關(guān)的所有資料。這樣通常會給管理人員帶來巨大的工作量。而且,檔案材料的查找和遞送的過程很容易造成檔案的丟失和損壞。但是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中,只需要輸入關(guān)鍵字詞,就可以找出與此相關(guān)的所有檔案材料。隨后直接進行打印即可,原件還在檔案室,數(shù)字化地保存方式可以很好地避免丟失的問題。

        4.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的運用

        醫(yī)院檔案資料的安全性是非常重要的。不管是以前檔案室管理,還是現(xiàn)在引入的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),對于信息的保護是一定要做到位的。以往要查找資料就是去檔案室進行調(diào)查,雖然檔案室有人員看管,但是避免不了會出錯,很容易導(dǎo)致醫(yī)院信息泄露。但是,現(xiàn)在用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以很有效的避免這一點。除了醫(yī)院等專業(yè)部門,其他人是不可以進入網(wǎng)站查找信息的。就算是病人自己,也需要通過醫(yī)生才能查找到病歷的相關(guān)信息,需要備份的話也只能通過醫(yī)院提供的途徑才能進行。可以說安全性和隱私性,得到保護。

        5 結(jié)語

        綜上所述,醫(yī)院檔案資料的管理是非常重要的。合理的運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),可以有效地提高工作效率,保證檔案材料的安全性,為檔案管理工作人員減輕工作壓力。

        參考文獻

        [1]劉亞靜.基于OA平臺的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2013.

        [2]宮巖.試論信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的價值和作用[J].臨床醫(yī)藥文獻雜志(電子版),2014.

        [3]夏令國,王道峰,劉婷婷.淺談醫(yī)院科技檔案的信息化管理——以滕州市中心人民醫(yī)院醫(yī)療儀器設(shè)備檔案為例[J].檔案天地,2016.

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