摘 要：當(dāng)前階段，我國(guó)正處在信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的大背景之下，以計(jì)算機(jī)輔助運(yùn)轉(zhuǎn)的產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系處于不斷完善發(fā)展之中，人們都清晰的認(rèn)識(shí)到了計(jì)算機(jī)具備的強(qiáng)大功能。因此，我國(guó)事業(yè)單位要想取得更大的進(jìn)步，加強(qiáng)自身的數(shù)字化管理及信息化建設(shè)是非常關(guān)鍵的一步。只有這樣不會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，才能更好的實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。本文首先分析我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，其次，提出促進(jìn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的有效應(yīng)對(duì)措施，助推事業(yè)單位檔案管理效率的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化;現(xiàn)狀與對(duì)策

檔案管理在事業(yè)單位中占據(jù)著重要的地位，作為事業(yè)單位管理的組成部分之一，他對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用，我們必須引起充分的重視。然而我們可以清晰看到事業(yè)單位的檔案管理工作還不夠完善，存在著一些顯而易見(jiàn)的問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的更好發(fā)展。結(jié)合當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代發(fā)展的大背景，為了更好的促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理工作的有效開(kāi)展，強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 辦公設(shè)備陳舊

經(jīng)過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理設(shè)備老化，有的設(shè)備甚至都已經(jīng)無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)了。由于事業(yè)單位缺乏新型的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)偏差，對(duì)資源整合的進(jìn)度造成了很大的影響。與此同時(shí)，甚至有些事業(yè)單位檔案堆積如山，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的歸納整理。甚至一些基本指標(biāo)都達(dá)不到滿分，例如：防潮、防盜等方面的保護(hù)措施也是不夠完善。這種情況造成了現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理與國(guó)家信息整合工作的嚴(yán)重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪手段陳舊，缺乏現(xiàn)代化的設(shè)備，從而大大降低了事業(yè)單位檔案管理的效率，同時(shí)數(shù)據(jù)信息也無(wú)法得到安全保障[1]。

1.2 檔案檢索效率低下

當(dāng)前階段，我們可以清晰的看到現(xiàn)在的事業(yè)單位數(shù)對(duì)檔案的檢索還處于原始手工階段，很多事業(yè)單位還沒(méi)有脫離手工檢索的工作模式。眾所周知的是，手工檢索沒(méi)有計(jì)算機(jī)檢索更加便捷高效。由于人工檢索存在很大的弊端，事業(yè)單位檔案信息檢索的準(zhǔn)確率受到嚴(yán)重影響，同時(shí)還造成了工作速度緩慢的現(xiàn)象。這種人工檢索的方式不僅給工作人員增加了困難，加大了檔案查閱工作量，同時(shí)對(duì)于檔案借用人員來(lái)說(shuō)也是十分不便的。人力手工檢索的局限性大大降低了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，下面筆者結(jié)合例子進(jìn)行具體分析。例如，如果需要緊急調(diào)出某一個(gè)工作人員的人事檔案時(shí)，事業(yè)單位各部門由于工作人數(shù)眾多，而且大家年齡差異也比較大。此時(shí)通過(guò)人工檢索的方式就會(huì)給檔案工作人員帶來(lái)很多的困擾和麻煩，不僅難以迅速提取信息，耗費(fèi)大量人力，同時(shí)也給整個(gè)事業(yè)單位的整體工作造成了不利影響。因此，為了更好的提高工作效率，事業(yè)單位必須改革人工檢索的現(xiàn)狀。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)低下

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。因此，事業(yè)單位也在這個(gè)大背景下進(jìn)行了改革。數(shù)字化信息管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實(shí)施，信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能是管理者必須要了解的。具備了數(shù)字化檔案管理專業(yè)知識(shí)以后，這樣才可以熟練運(yùn)用數(shù)字化檔案管理設(shè)備，更好的保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。但當(dāng)前階段，有很多檔案管理者年齡較大，因此他們對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息不了解，學(xué)習(xí)起來(lái)困難較大?，F(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備是大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)擁有了的，這是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供的一個(gè)良好契機(jī)。但是隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，工作人員的技能問(wèn)題也開(kāi)始日益凸顯。由于工作人員技能方面還存在著一定的問(wèn)題，所以事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的工作依然無(wú)法順利進(jìn)行。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)還要進(jìn)行重新培訓(xùn)整頓。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化方法

2.1 引進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

現(xiàn)代化的設(shè)備在社會(huì)中已經(jīng)獲得了人們的一致好評(píng)，不僅為人們的日常生活提供了很多方便，同時(shí)也給數(shù)字化檔案管理的更好發(fā)展提供契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理不同于其他的工作，他是一個(gè)綜合性的管理工作，需要處理很多繁多復(fù)雜的信息內(nèi)容。為了解決信息量龐大的這一難題，引進(jìn)一些高效的數(shù)字化管理設(shè)備系統(tǒng)是解決問(wèn)題的關(guān)鍵途徑。為了更好的提高工作效率，確保信息的安全，我們可以根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全。這種做法不僅能夠?yàn)閿?shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，同時(shí)還能夠更好的促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部工作的順利開(kāi)展[2]。

2.2 運(yùn)用數(shù)字化管理的方法

目前，由于檔案管理還存在很多的問(wèn)題，亟待人們解決。為了更好的提升整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，事業(yè)單位必須運(yùn)用高效的數(shù)字化管理方法，解決工作效率低下的現(xiàn)狀。首先，對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進(jìn)行提升可以增加系統(tǒng)內(nèi)部?jī)?chǔ)存量，可以解決信息存儲(chǔ)容量小的問(wèn)題。其次，強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤(pán)陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)做法為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來(lái)功能的更新可以奠定良好的基礎(chǔ)[3]。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在整個(gè)檔案管理中占據(jù)著非常重要的地位，作為數(shù)字化檔案管理的執(zhí)行者和操作者，他們的綜合素質(zhì)直接決定著整個(gè)工作的進(jìn)程。當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位檔案管理人員還存在著各種各樣的一些問(wèn)題。為了促進(jìn)事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)接待解決。主要可以從以下幾點(diǎn)入手：首先，對(duì)所有工作人員進(jìn)行定期組織現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，每次培訓(xùn)完成以后，為了更好的提升他們的工作技能，還需要進(jìn)行定期考核，提升他們對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的操作水平。此外，還可以通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)鼓勵(lì)檔案管理人員努力提升自身素質(zhì)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)才會(huì)收獲更大，利用這種方法，可以輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理人員的技能提升。如果在考核過(guò)程中出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，事業(yè)單位也要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。最后，還需要從入職前的篩選工作入手，通過(guò)提高入職人員的門檻，對(duì)數(shù)字化檔案人員的選拔要加大難度，進(jìn)行嚴(yán)格篩選，確保入職的每一位工作人員都符合標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理方式已經(jīng)成為世界發(fā)展的一種潮流，同時(shí)他的便捷性我們也是有目共睹的。不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位需要重點(diǎn)做的一項(xiàng)工作，盡管這項(xiàng)工作任重而道遠(yuǎn)，但在長(zhǎng)期優(yōu)化過(guò)程中，可以在很大程度上提高檔案的利用效率和安全性，讓數(shù)字化檔案管理更好的服務(wù)于整個(gè)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉斌.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（06）.

[2]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（01）.

[3]鄭輝.新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）.

作者簡(jiǎn)介

湯滌（1980-），男，漢族，遼寧本溪，本科，研究方向：網(wǎng)絡(luò)傳播與檔案管理。