申秀蘭

摘 要：隨著我國各行各業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用程度不斷深化，行業(yè)領(lǐng)域的信息化應(yīng)用范疇日益廣泛。面臨如此快速的社會發(fā)展旋律，煙草企業(yè)的檔案管理變革已經(jīng)是箭在弦上，亟待突破。本文針對目前我國煙草行業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和未來煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展開展細(xì)致深入的分析，并以此為研究依據(jù)提出加快煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的新思路。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

檔案資料真實而全面地記錄了煙草企業(yè)的起步成長、破舊立新發(fā)展的歷程，是煙草行業(yè)的寶貴財富。在新的社會發(fā)展歷史時期，煙草企業(yè)未來的發(fā)展之路是荊棘叢生，我們要有緊迫的時代感，充分發(fā)揮好檔案信息化建設(shè)的管理價值，指導(dǎo)煙草企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案部門的常規(guī)工作中，大大提高了檔案工作的實際價值和指導(dǎo)性，不斷優(yōu)化、提高檔案資料的管理價值、經(jīng)濟價值。

1 數(shù)字信息時代煙草企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)的重要意義

在新一輪的信息技術(shù)科技革命的帶動下，我國各行各業(yè)都在積極信息技術(shù)相融合，在新技術(shù)的驅(qū)動下，實現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)在我國社會主義市場經(jīng)濟體系中仍占據(jù)主要地位，在拉動我國國民經(jīng)濟繁榮發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。近些年來煙草企業(yè)的檔案資料的總量和種類是越來越多，檔案部門以往的工作方法已經(jīng)呈現(xiàn)出低效、指導(dǎo)決策弱化等問題，因此檔案信息化建設(shè)將會是促進(jìn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新變革。煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)就是以傳統(tǒng)檔案管理工作為基礎(chǔ)，驅(qū)動計算機信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，從檔案資料收集檢索，到數(shù)據(jù)分析、遠(yuǎn)程共享、企業(yè)決策指導(dǎo)等，全面提升了檔案資料的實際價值。

2 煙草企業(yè)在建設(shè)檔案信息化過程中面臨的主要難題

1）建設(shè)檔案信息化的成本較高。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是短期一蹴而就的事情，它需要煙草企業(yè)投入一定數(shù)量的計算機基礎(chǔ)設(shè)備，同時還要根據(jù)本企業(yè)發(fā)展實際情況，自主研發(fā)或者是購買檔案信息化管理軟件，組建一支信息化檔案管理專業(yè)團隊，這樣才能滿足新時代發(fā)展環(huán)境下煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體要求。正是由于建設(shè)檔案信息化的成本較高，因此很多中小型煙草企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入機會相對薄弱、保守。

2）缺少相對規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。煙草行業(yè)推行信息化管理的起步比較晚，目前正處于信息化發(fā)展的雛形階段，所以在短時期內(nèi)難以形成相對規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。基于此種原因，有些煙草企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)過程中就會出現(xiàn)電子檔案資料的收集編碼、查找編號不一致，電子檔案資料保存格式不統(tǒng)一等情況，這就給后期檔案資料的共享、決策指導(dǎo)等工作帶來很多困擾和不便。

3）檔案管理工作人員的信息化水平不高?，F(xiàn)階段，煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中還存在著一個較為突出的問題就是檔案管理工作人員的信息化水平普遍不高，與檔案管理工作結(jié)合度不高。在信息化快速應(yīng)用轉(zhuǎn)型發(fā)展的今天，檔案資料的呈現(xiàn)形式將會變得更加多變、靈敏，且風(fēng)險系數(shù)也比較高，這樣就要求檔案人員在扎實基本功的同時，還要不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用能力和應(yīng)對突發(fā)事件的機變能力。然而實際情況是，大多數(shù)煙草企業(yè)的檔案工作人員缺少信息技術(shù)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新應(yīng)用的意識，這應(yīng)該是未來煙草企業(yè)需要著重解決的問題。

3 加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

1）不斷健全并完善煙草企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫是煙草企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)工作的核心重點，是逐步提高煙草企業(yè)檔案信息化水平的關(guān)鍵，也是開展檔案資料共享共建的依據(jù)。長期以來，由于很多煙草企業(yè)出于經(jīng)營成本考量，在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入較少，煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完整，電子檔案數(shù)據(jù)庫也遲遲沒有建設(shè)成功。所以說，加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展首要做的就是不斷健全并完善煙草企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)收集來的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一分類、篩選、編碼、歸檔。另外，該數(shù)據(jù)庫中還包含了若干子系統(tǒng)，子系統(tǒng)則會根據(jù)不同使用對象，以多樣化的形式呈現(xiàn)，實現(xiàn)檔案信息的逐級共享，充分滿足各類使用者的需要。

2）逐步建立較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以大大提高檔案信息化建設(shè)的效率，還能提高煙草企業(yè)電子檔案的實用性和自我價值。（1）煙草企業(yè)要制定出完整統(tǒng)一的電子檔案格式、上傳通道、存儲空間、共享下載渠道，這樣可以大大減輕檔案工作人員的壓力，降低失誤率的發(fā)生，有助于提高檔案信息化管理質(zhì)量。（2）為了方便電子檔案在部門間傳輸、下載，確保發(fā)送或者是接受的文件不混淆，檔案工作人員能否快速準(zhǔn)確地查找到相對應(yīng)的電子文檔，那么就需要統(tǒng)一電子文檔的歸檔編號。（3）通過虛擬模型和智能分析信息技術(shù)統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的收發(fā)流程，這樣可以做到電子檔案資料的共享、互通和傳輸使用，這樣不僅可以最大限度地避免涉密資料的外泄，還能保證檔案資料的共通性、共享性。

3）加強檔案信息化管理的安全性能。如何尋求電子檔案安全管理與檔案資料的共享開放功能之間的關(guān)系，積極探尋兩者之間的最緊密結(jié)合點，維護安全性能在檔案信息化建設(shè)過程中是十分必要的。（1）明確每一位檔案工作人員的職責(zé)目標(biāo)，逐級分層落實崗位職責(zé)，將檔案信息化管理落到每一個崗位實處，誰負(fù)責(zé)、誰擔(dān)責(zé)。（2）計算機信息技術(shù)在為我們企業(yè)帶來方便高效快捷資源的同時，還給我們帶來了不確定性的安全危險因素。我們在開展煙草企業(yè)檔案的信息化建設(shè)期間，尤其要加強數(shù)據(jù)信息的安全防護意識，盡量避免涉密資料外泄情況的發(fā)生。（3）提升電子檔案的網(wǎng)絡(luò)防護級別。在電腦上安裝計算機防火墻，并確保其時刻開啟狀態(tài)，防止資料的丟失和外泄。此外還要尤其注意檔案資料要備份，對一些涉密檔案要提高其涉密等級，最大程度地防止泄密和越級查閱。

4）持續(xù)增加資金投入，培養(yǎng)綜合性檔案人才。煙草企業(yè)一定要保證在檔案信息化建設(shè)期間的資金投入，計算機相關(guān)的硬件設(shè)備要準(zhǔn)備到位，檔案數(shù)據(jù)庫軟件、安全軟件等也要同步到位，這是檔案信息化建設(shè)的重要前提保障。

綜合型的檔案專業(yè)人才是煙草企業(yè)發(fā)展檔案信息化的重要人力資源支撐，是煙草企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的決定性要素。煙草企業(yè)在建設(shè)檔案信息化階段不僅要求檔案工作人員強化檔案專業(yè)性技能，還要要求他們要熟練操作計算機，應(yīng)用相關(guān)信息軟件，還要學(xué)習(xí)如何將計算機信息技術(shù)和檔案常規(guī)工作結(jié)合起來，使其成為一種常態(tài)化。為了適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求，煙草企業(yè)需要持續(xù)強化檔案工作者的職業(yè)培訓(xùn)，讓檔案工作人員在實際工作中提升綜合業(yè)務(wù)水平和能力。

4 結(jié)語

信息技術(shù)在諸多領(lǐng)域正經(jīng)歷著爆炸性轉(zhuǎn)型和突破，以信息化為杠桿的培育出來的產(chǎn)業(yè)新動能正在蓄勢待發(fā)。煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不能再停擺不前，而是需要一場全面深刻的蛻變，這是確保煙草企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要工作。面對當(dāng)下煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中的不足，尋癥結(jié)，補短板，積極調(diào)整優(yōu)化檔案信息化建設(shè)方案，充分利用好互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)檔案管理與信息建設(shè)的共同發(fā)展，激發(fā)內(nèi)在價值。

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作者簡介

申秀蘭（1979-），女，江蘇泰州人，泰州市煙草公司姜堰分公司，文檔機要保密管理員，研究方向：檔案管理。