呂瑩

摘 要：在現(xiàn)階段，對干部人事檔案進(jìn)行管理主要的目的是為機(jī)關(guān)單位選拔人才提供必要的參考信息，干部人事檔案的內(nèi)容通常以干部個(gè)人的綜合能力以及對過去學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷的總結(jié)，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，過去的紙質(zhì)化檔案管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需求，為了有效提升機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理水平，需要有關(guān)單位重視其干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，筆者簡單地介紹了干部人事檔案信息化管理的重要作用，并提出了幾點(diǎn)能夠完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化管理;重要性;措施

1 完善干部人事檔案信息化管理體系的重要意義

在目前的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)如今干部人事檔案管理工作的需求，因此，需要有關(guān)單位加大投入力度，完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過不斷提升干部人事檔案信息化管理水平，對保障檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，內(nèi)容包括：

1）提高了檔案查詢效率。通過將干部人事檔案的相關(guān)資料輸入至計(jì)算機(jī)軟件中平臺(tái)上，然后利用信息化的管理手段，能夠更加快捷地查詢到相關(guān)干部的檔案資料，供于后續(xù)的閱覽與存檔服務(wù)。

2）加強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范性。干部人事檔案管理手段相比傳統(tǒng)的人工管理手段其更具規(guī)范性，采用信息化管理手段進(jìn)行入檔的過程中，要求填寫的人員進(jìn)行登記，另外，檔案的字體與大小及其格式內(nèi)容等方面均需要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定進(jìn)行設(shè)置，這種設(shè)置大大地方便了后續(xù)的查閱工作，僅僅還需要輸入目的名字、代碼就能夠快速地定位到目標(biāo)檔案。另外，采用檔案信息化管理手段還能夠隨時(shí)隨地地開展各項(xiàng)數(shù)據(jù)遷移與檔案共享工作，這種優(yōu)勢特征切實(shí)有效地提升了檔案信息的利用率。

3）加強(qiáng)了檔案的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段需要注意到紙質(zhì)的與筆墨的質(zhì)量，一旦存放時(shí)間過長，容易引起字跡模糊的問題，影響了檔案的閱覽質(zhì)量。通過采用信息化管理手段，既能夠保障檔案的質(zhì)量，同時(shí)將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，通過設(shè)置相關(guān)的技術(shù)保密工作，就能夠大大地提升檔案質(zhì)量的持久性及安全性。

2 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的措施

2.1 完善干部人事檔案信息化管理設(shè)施的建設(shè)

信息化管理設(shè)備作為采取檔案信息化管理手段的硬性條件，設(shè)備的性能質(zhì)量與數(shù)量和干部人事檔案信息化管理質(zhì)量息息相關(guān)，這就要求相關(guān)單位必須重視起檔案信息化管理設(shè)施的完善性，通過加大建設(shè)資金的投入，對檔案管理硬件設(shè)施給予充足的資金支持力度，這是保障干部人事檔案信息化管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新干部人事檔案管理模式

現(xiàn)階段，完善干部人事檔案信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的今天，對干部人事檔案管理人員的專業(yè)性提出了一定的要求，工作人員需在不同的發(fā)展背景下對檔案管理形式進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆此寂c總結(jié)，要側(cè)重于提升檔案的快捷服務(wù)水平。通過對以往工作的總結(jié)與分析，不斷簡化檔案管理程序，從而提升干部人事檔案的管理與運(yùn)轉(zhuǎn)效率。另外，還要不斷提升自身對檔案信息化管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)，并善于利用互聯(lián)網(wǎng)管理思維，謹(jǐn)慎地對檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理，例如在采用條形碼對干部檔案號(hào)進(jìn)行識(shí)別與檢索的過程中，要注意避免干部人事檔案信息的泄露問題，降低檔案安全隱患。

2.3 完善干部人事檔案信息化管理機(jī)制

為了能夠更好地利用檔案信息化管理手段的優(yōu)勢，首先需要完善檔案信息化管理機(jī)制，包括以下內(nèi)容：

1）加強(qiáng)對檔案真實(shí)性的管理。在新時(shí)期發(fā)展背景下，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，給廣大社會(huì)群眾的生活與工作提供了巨大的便利，但仍需注意信息化技術(shù)所帶來的虛假問題，要求檔案管理人員在執(zhí)行各項(xiàng)工作的過程中，要時(shí)刻保持警惕性，并樹立正確的防偽意識(shí)。管理單位還需要定期組織檔案管理人員參與到各項(xiàng)新型防偽鑒別技術(shù)的培訓(xùn)課程中，提升檔案管理工作人員對檔案憑證真實(shí)性的辨識(shí)能力，從而確保整體干部人事檔案的真實(shí)性。

2）健全檔案監(jiān)管機(jī)制。為了能夠進(jìn)一步確保干部人事檔案的完整性、安全性與真實(shí)性。要求相關(guān)單位要不斷優(yōu)化檔案信息監(jiān)管機(jī)制，可通過利用相關(guān)信息技術(shù)軟件來監(jiān)測檔案信息的調(diào)閱記錄與信息跟蹤，這能夠全面地對調(diào)閱人員的行為展開跟蹤與監(jiān)控，避免干部人事檔案出現(xiàn)泄露或被非法復(fù)制、偷拍等問題，在利用信息化管理手段對干部人事檔案進(jìn)行管理的過程中，還要注意落實(shí)好對借閱人員的借閱登記工作，一旦發(fā)現(xiàn)借閱人員出現(xiàn)違規(guī)操作，就要依法追究其責(zé)任，最大限度地保障干部人事檔案信息的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，采用過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)今干部人事檔案管理工作的實(shí)際需求，因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)地引入各種信息化技術(shù)來提升干部人事檔案管理水平，并根據(jù)不同的發(fā)展階段，完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，確保干部人事檔案的真實(shí)性與安全性。

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